GVHD: T.s Nguyễn Thị Bích ThuNhóm: Cuồng Phong Hội
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
BÀI TẬP NHÓM
QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
Đề tài:
BẢN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC GIÁM ĐỐC HÀNH CHÍNH-NHÂN SỰ
GVHD:T.s Nguyễn Thị Bích Thu
Nhóm thực hiện: Cuồng Phong Hội
QTNL3_09
GVHD: T.s Nguyễn Thị Bích Thu
NỘI DUNG BÀI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
I. Giai đoạn 1: Xác định công việc và mục tiêu phân tích
1. Mục đích của phân tích công việc:
- Mục đích chung nhất của phân tích công việc này là thiết lập thủ tục để lựa chọn
nhân sự,đào tạo nhân viên,phát triển các công cụ để đánh gia thành tích và thiết lập hệ
thống trả lương.
- Cung cấp các thông tin về:yêu cầu của công việc là gì,những đặc điểm nhân viên
cần có để thực hiện tốt công việc đó.
- Cơ sở để bố trí,luân chuyển đào tạo nhân viên với mức chi phí thấp nhất.
- Đánh giá công việc và thông qua đó xác định cấu trúc lương công bằng.
- Dự đoán tính chất của các công việc tương lai.
2. Xác định những công việc cần phân tích
- Đầu tiên,xác định được vị trí phân tích là: giám đốc hành chính nhân sự của tập
đoàn Mai Linh-chi nhánh Bắc Trung Bộ.
- Tiếp theo cần tìm hiểu những công việc mà chức vụ đó làm là gì?
- Tiếp cận người đang giữ vị trí hiện tại cần phân tích.

- Thi đua, K.thưởng, kỷ
luật
PHÒNG
HCNS
GVHD: T.s Nguyễn Thị Bích Thu
b. Mối quan hệ của phòng trong công việc
Cá nhân/ Đơn vị Công việc liên hệ với các Cá nhân/ Đơn vị bên ngoài Công ty
Cơ quan
Sở LĐTB-XH
• Đăng ký sử dụng lao động và thang bảng lương làm căn cứ
đóng BHXH theo quy định của Pháp luật lao động hiện hành.
Cập nhật quy chế nghĩa vụ và chế độ chính sách cho nhân viên.
Các đơn vị cung
ứng lao động
• Tuyển nhân sự.
Các đơn vị cung
ứng dịch vụ
hành chính khác
• Cung cấp, sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị văn phòng;
BHXH, BHYT
• Đóng và thanh toán bảo hiểm cho CBNV toàn Công ty
Đối thủ cạnh
tranh
• So sánh, thiết lập các chiến lược nhân sự phù hợp
Phòng, Bộ phận Công việc liên hệ với các bộ phận ngoài đơn vị nhưng thuộc nội bộ
hệ thống Tập đoàn
Ban Tổ chức –
HC Công ty mẹ
• Báo cáo công tác quản trị hành chính – nhân sự của Công ty &
các đơn vị trực thuộc. Đảm bảo sự phát triển theo định hướng của

ty.
Phòng Tài chính
Kế toán
• Điều động và bố trí nhân viên
Chế độ lương thưởng của CBNV và các chế độ chính sách.
Ứng tiền cho các hoạt động của phòng và xác nhận chế độ công
tác phí cho CBNV đi công tác
Phòng Phát
triển Kinh
doanh
• Điều động và bố trí nhân viên cho các hoạt động nhằm nâng
cao uy tín, chất lượng dịch vụ và thương hiệu.
Chế độ lương thưởng của CBNV và các chế độ chính sách.
Trao đổi thông tin, xác nhận kế hoạch và mục tiêu của Công ty.
Phòng Quản lý
chất lượng
• Phối hợp thực hiện và hoàn thiện các quy trình, thủ tục quy chế
liên quan đến quản lý nguồn nhân lực.
Các phòng ban
khác
• Điều động và bố trí nhân viên
Chế độ lương, thưởng của CBNV và các chế độ chính sách.
Cấp phát văn phòng phẩm và các công việc liên quan khác
GVHD: T.s Nguyễn Thị Bích Thu

2. Nguồn thông tin thu thập:
a) Nguồn con người:
Giám đốc hành chính-nhân sự của tập đoàn Mai Linh Bắc Trung Bộ, cô
Nguyễn Thị Lệ Thủy.
b) Nguồn phi con người

o Tiến hành thu thập thông tin
o Xử lý thông tin
o Đưa thông tin đã xử lý vào bảng phân tích công việc
 Phỏng vấn:
o Xây dựng bảng câu hỏi phỏng vấn qua mail
o Tiến hành thu xếp , lựa chọn buổi phỏng vấn và tiến hành phỏng vấn
o Đưa thông tin phỏng vấn được vào bảng phân tích
Nhật kí ngày làm việc
o Tiến hành thu thập và xử lí thông tin
III. Giai đoạn 3: Thu thập và phân tích dữ liệu
1. Thu thập thông tin
Qua thời gian tìm hiểu chức vụ Giám đốc hành chính-nhân sự và tiếp cận người
giữ chức vụ này-cô Nguyễn Thị Lệ Thủy,nhóm đã gởi câu hỏi phỏng vấn và bản
câu hỏi qua mail:
BẢN CÂU HỎI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Phần 1: Thông tin chung về đối tượng
Nhóm nghề nghiệp: Quản trị nhân sự
Chức danh: Giám đốc hành chính-nhân sự
Họ và tên: Nguyễn Thị Lệ Thủy
Người trả lời các câu hỏi sau đây là ai ?
o Giám đốc hành chính-nhân sự
o Người giám sát
o Chuyên gia tư vấn
o Đối tượng khác……………
Trình độ văn hóa trung bình của người đang làm việc này:
o Tốt nghiệp 12
o Đại học
o Trình độ cao hơn
Phần 2: Kiểm tra
Số nhân viên trực thuộc sẽ quản lý?

o Quản trị kinh doanh: Tài chính
o Ngoại ngữ
o Quản trị kinh doanh: Quản lý, bao gồm cả quản lý nhân sự/nguồn nhân lực
o Khác: ……… ……………
Bằng cấp, giấy chứng nhận nghề nghiệp ?
o Có
o Không
Mức độ sử dụng kiến thức hoặc kỹ năng này thường xuyên như thế nào?
o Hàng giờ
o Hàng ngày
o Hàng tuần
o Hàng tháng
o Hàng năm
Mức độ quan trọng của kiến thức kỹ năng?
o Cao
o Trung bình
Nhóm: Cuồng Phong Hội
GVHD: T.s Nguyễn Thị Bích Thu
o Thấp
Đòi hỏi về việc đi công tác của vị trí này?
o Trong khu vực
o Ngoài khu vục
o Qua đêm
o Không có
Sử dụng thiết bị văn phòng?
o Máy in, photocoppy, fax, điện thoại, máy tính,…
o Máy tính lớn
o Thiết bị bàn phím khác (laptop, đếm tiền, máy chữ, máy cộng,…)
Bạn làm gì với thiết bị này ?
o Vận hành, kiểm soát nó

Nhóm: Cuồng Phong Hội
GVHD: T.s Nguyễn Thị Bích Thu
o Toàn doanh nghiệp
Mức độ trách nhiệm tham gia trong các quyết định?
o Không chịu trách nhiệm
o Giao người khác làm
o Làm việc cùng người khác
o Đích thân thực hiện
Phần 5: Ngôn ngữ
Khi làm việc sử dụng ngôn ngữ ?
o Sử dụng một ngôn ngữ:……………
o Kết hợp nhiều ngôn ngữ: tiếng Việt và tiếng Anh……………….
Sử dụng ngôn ngữ để làm gì?
o Soạn thảo
o Dịch, hiệu chỉnh
o Ghi chép, tóm tắt
o Phát biểu
o Bàn bạc, đàm phán
o Tất cả ý trên
Phần 6: Môi trường làm việc
Những người có giao tiếp bên trong?
o Nhân viên tập sự, học nghề
o Nhân viên cùng phòng
o Những người giám sát
o Cấp trên
o Tất cả ý trên.
Bạn làm gì trong các giao tiếp ?
o Nhận thông tin, chỉ thị, mệnh lệnh
o Đưa thông tin, phỏng vấn, trao đổi
o Thương lượng, đàm phán

đồng, tăng 100,08% so với năm 2006.
Hiện nay, Mai Linh đã mở rộng hoạt động kinh doanh tại 52 tỉnh thành trong cả nước
với trên 100 công ty thành viên thuộc 8 lĩnh vực ngành nghề, Mai Linh đã thu hút được
trên 15 000 cán bộ nhân viên làm việc tại 6 khu vực trong cả nước và nước ngoài.
- Lĩnh vực hoạt động:
· Vận tải · Du lịch · Đào tạo
· Tài chính · Xây dựng · Tư vấn & quản lý
· CNTT & truyền thông
.
Thương Mại
- Wedsite: www.mailinh.vn
- Điện thoại: 05113 522333
- Địa chỉ trụ sở Đà Nẵng: số 92-94 đường 2 tháng 9 quận Hải Châu
2) Cô có thể cho con biết nhiệm vụ chính của cô trong công ty là gì?
- Nhiệm vụ chính của cô trong công ty là: quản lý nguồn nhân lực,quản trị hành
chính,quản lý bộ phận và công nghệ thông tin.
3) Thời gian làm việc một ngày của cô là bao nhiêu giờ?
Thông thường, thời gian làm việc của cô khoảng 10h/ngày, thậm chí nhiều hơn
mới có thể đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ.
Nhóm: Cuồng Phong Hội
GVHD: T.s Nguyễn Thị Bích Thu
4) Theo cô, trong quá trình làm việc có khi nào cô cảm thấy chán nản, mệt mỏi với công việc
hiện tại hay không?
Tất nhiên là trong công việc nào thì đôi lúc cũng có những lúc như thế, giai đoạn đầu luôn là giai đoạn
khó khăn nhất nhưng nếu bạn đam mê bạn sẽ vượt qua tất cả
5) Để thực hiện chức năng,nhiệm vụ của mình cô có liên hệ với phòng, ban,đơn vị nào trong
và ngoài công ty không?
-Bên trong: cô liên hệ với nhiều phòng ban như:phòng tài chính kế toán,phòng phát triển kinh
doanh,phòng quản lý chất lượng…
- Bên ngoài: cơ quan sở LDTB-XH,các đơn vị cung ứng lao động,các đối thủ cạnh tranh…

viên văn phòng;
Nhóm: Cuồng Phong Hội
GVHD: T.s Nguyễn Thị Bích Thu
• Triển khai áp dụng và góp ý kiến về các quy trình đào tạo nhằm đảm bảo chất
lượng của Công ty theo ISO 9001:2000;
• Tổ chức và theo dõi công tác đào tạo cho CBNV, đánh giá hiệu quả đào tạo;
• Hướng dẫn, tư vấn cho các phòng chức năng của Công ty, Giám Đốc các đơn vị
thành viên, chi nhánh, xí nghiệp và các trung tâm trực Công ty về các chiến lược,
chính sách nguồn nhân lực về đào tạo CBNV trong toàn Công ty;
• Kiểm soát việc lập kế hoạch, tổ chức đào tạo, huấn luyện và bồi dưỡng CBNV
trong Công ty theo chính sách, quy định của Tập đoàn;
 Đánh giá đề bạt CBNV
• Đánh giá năng lực làm việc của CBQL và đề xuất việc đề bạt CBNV trong Công
ty theo quy chế và quy trình đánh giá CBNV;
• Bổ nhiệm – sắp xếp – bố trí nhân viên hợp lý, phù hợp với năng lực của từng nhân
viên và bộ máy tổ chức;
• Áp dụng các quy trình đánh giá nhân viên nhằm đảm bảo chất lượng của toàn
Công ty theo ISO 9001:2000;
• Hướng dẫn, tư vấn cho Giám Đốc các đơn vị thành viên, chi nhánh và các phòng
chức năng trong việc thực hiện quy trình, kỹ năng đánh giá kết quả làm việc của
nhân viên;
• Kiểm soát việc thực hiện đánh giá kết quả làm việc của nhân viên theo đúng quy
định của Công ty;
 Định mức, lương thưởng
• Tham gia áp dụng các quy trình định mức lao động, quy trình tính lương nhằm
đảm bảo chất lượng của toàn Công ty;
• Quản lý về công tác chế độ chính sách về lương, khen thưởng, kỷ luật, chăm sóc –
đãi ngộ tại Công ty & kiểm soát các đơn vị thành viên trực thuộc ;
• Kiểm soát việc chấm công và thực hiện việc tính lương, chế độ phụ cấp, khen
thưởng, BHXH, BHYT cho CBNV trong toàn Công ty;

…
8) Theo cô trong công tác quản trị hành chính,những nhiệm vụ nào quan trọng?
Những nhiệm vụ đó là:
 Quản lý công tác văn thư, lưu trữ
• Xây dựng và hoàn thiện cơ sở dữ liệu quản lý văn bản hành chính, biểu mẫu in ấn
áp dụng trong Công ty nhằm đáp ứng việc tìm kiếm và thực thi văn bản một cách
có hiệu quả;
• Triển khai thực hiện qui chế soạn thảo, ban hành và lưu trữ văn bản hành chính áp
dụng đồng nhất trong Công ty & các đơn vị trực thuộc theo quy định;
 Quản lý tài sản, cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của Công ty, kiểm soát chi phí hành
chính; quản lý văn hóa số của Công ty
• Phối hợp xây dựng và hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu quản lý tài sản nhằm đáp ứng công
tác cấp phát và kiểm kê tài sản được nhanh chóng, hiệu quả, giảm chi phí;
• Cập nhật danh bạ của Công ty theo quy định của Công ty mẹ và theo dõi việc cấp
phát, thu hồi, kiểm soát chi phí điện thoại di động, điện thoại bàn, internet, ADSL
một cách chặt chẽ, có hệ thống;
 Quản lý việc thực hiện qui chế đồng phục
• Cấp phát đồng phục theo quy định & kiểm soát việc thực hiện quy chế đồng phục
tại Công ty;
• Triển khai, giám sát việc thực hiện quy chế đồng phục tại các đơn vị trực thuộc
theo đầu mối quản lý HCNS đơn vị;
 Quản lý việc in ấn biểu mẫu, bao bì;
 Quản lý việc thực hiện giờ giấc làm việc, vệ sinh môi trường, an ninh, phòng cháy chữa
cháy, an toàn bảo hộ lao động;
Nhóm: Cuồng Phong Hội
GVHD: T.s Nguyễn Thị Bích Thu
• Xây dựng ý thức tự giác về giờ giấc làm việc, giữ gìn vệ sinh môi trường, an ninh,
phòng cháy chữa cháy, an toàn bảo hộ lao động trong Công ty;
• Kiểm tra việc chấp hành nội quy, quy chế của Công ty;
 Quản lý, điều hành công tác tổ chức sự kiện cho các cuộc hội nghị, hội họp, học tập,…; lễ

lương trước niên hạn có thể là 6 tháng,có thể là một năm hoặc có thể chưa tới 2 năm thì đã tăng
rồi.
12) Số ngày nghỉ tối đa mà nhân viên được nghỉ phép trong một năm là bao nhiêu?
Nhóm: Cuồng Phong Hội
GVHD: T.s Nguyễn Thị Bích Thu
Thường thì số ngày nghỉ tối đa mà nhân viên được nghỉ trong một năm là 12 ngày,còn trường
hợp làm việc trong môi trường độc hại thì được nghỉ thêm 2 ngày nhưng công ty cô thì ko có
nên nhân viên được nghỉ phép tối đa 12 ngày.
NHẬT KÍ NGÀY LÀM VIỆC
* Buổi sáng :
- Đọc báo trên mạng 30 phút
- Xem xét trao đổi các vấn đề về chuyên môn với cán bộ chuyên viên liên quan
trong phòng nhằm giải quyết những công việc đã hẹn/chốt lịch làm việc từ trước. Trả lời bằng
văn bản hoặc qua điện thoại. 120- 150 phút
- Tiếp nhận chỉ đạo của lãnh đạo - trao đổi bàn bạc thống nhất và đề xuất giải
pháp
- Tiếp nhận đơn thư yêu cầu của các phòng ban/CBNV (đã thông qua cán bộ
chuyên trách của phòng HCNS). Xem xét hướng đề xuất giải quyết trước khi quyết định vấn đề
hoặc hẹn lịch làm việc cụ thể (nếu cần)
Đặc biệt, sáng thứ bảy hàng tuần sẽ họp phòng HCNS để kiểm soát việc thực
hiện KH công việc trong tuần và giải đáp vướng mắc trong công việc.
* Buổi chiều
- Nghiên cứu văn bản tài liệu liên quan. Tra cứu vận dụng trong từng tình
huống cụ thể.
- Hướng dẫn công việc cho CB dưới quyền (đào tạo trong công việc).
Đặc biệt, chiều thứ sáu hàng tuần tham gia họp giao ban toàn tập đoàn. Nhận
chỉ đạo và KH triển khai công việc tuần/tháng kế tiếp.
2. Làm cho tổ chức sẵn sàng.
- Trước khi bắt đầu thu thập thông tin thì nhóm đã chủ động trình bày rõ ràng mục
đích của của vệc phân tích công việc này với cô Thủy và nhờ cô giúp đỡ để hoàn thành tốt công

•
5 Kiểm soát việc lập kế hoạch, tổ chức đào tạo, huấn luyện và bồi
dưỡng CBNV trong Công ty theo chính sách, quy định của Tập
đoàn
•
6 Cô quản lý 7 đơn vị thành viên bao gồm 7 trưởng phòng nhân sự
•
7 Nhân viên phòng hành chính nhân sự được hưởng lương theo
thời gian làm việc.
•
8 Theo cô kĩ năng cần thiết và quan trọng của một nhà quản trị là
kĩ năng lắng nghe: quan tâm và hiểu những gì người khác nói,
biết cách đặt câu hỏi và chia sẻ
•
9 Những phẩm cần có của một nhà quản trị nhân sự:trung thực,có
tinh thần trách nhiệm cao,tâm huyết,tận tụy gắn bó với công
việc
•
10 Phương tiện làm việc: Máy tính, điện thoại, fax, máy in, máy
photocopy.
•
11
Kiểm soát việc chấm công và thực hiện việc tính lương, chế độ
phụ cấp, khen thưởng, BHXH, BHYT cho CBNV trong toàn
Công ty
•
12 Quản lý công tác tuyển dụng, đào tạo, chế độ chính sách thi đua
khen thưởng & quan hệ lao động, quản trị hành chính tại Công ty.
•
b. Phân loại nguồn thu thập thông tin

đến công tác nguồn nhân lực.
• Chỉ đạo, giám sát thực hiện, kiểm soát thường xuyên và tham mưu, hỗ trợ các phòng
nghiệp vụ, các đơn vị thành viên trực thuộc trong công tác quản trị nguồn nhân lực; quản trị
hành chính nhằm đảm bảo tính thống nhất trong toàn hệ thống.
• Duy trì kỷ luật & đảm bảo cơ sở vật chất, điều kiện làm việc tốt cho CBNV Công ty.

II. Quan hệ công việc
Báo cáo trực tiếp cho Ban lãnh đạo Công ty
Báo cáo gián tiếp cho Trưởng ban Tổ chức Hành chính Tập đoàn
Bên ngoài Nội bộ Bên ngoài
• Phòng, Sở LĐ-TBXH
• Các đơn vị cung ứng lao
động
• Cơ quan ban ngành chức
năng khác có liên quan
Ban lãnh đạo Tập đoàn ngành/
khu vực
CBNV phòng HCNS, đầu mối
nghiệp vụ HCNS các đơn vị
thành viên
• Phòng, Sở LĐ-TBXH
• Các đơn vị cung ứng lao động
• Cơ quan ban ngành chức
năng khác có liên quan
1. Công việc liên hệ với các Cá nhân/ Đơn vị bên ngoài Công ty
Cá nhân/ Đơn vị Kết quả
Nhóm: Cuồng Phong Hội
GĐ HCNS
GVHD: T.s Nguyễn Thị Bích Thu
Phòng, Sở LĐTB & XH • Cập nhật quy chế về nghĩa vụ và chế độ chính sách cho nhân

năng về tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, lương thưởng, quan hệ lao động &
kiểm soát công tác quản trị HC trong Công ty theo đúng quy định của Luật
pháp và chủ trương, chính sách của ban lãnh đạo Tập đoàn; đảm bảo sử
dụng có hiệu quả NNL & tài sản, cơ sở vật chất.
• Nghiên cứu, đề xuất cơ cấu tổ chức tại Công ty &
các đơn vị thành viên đảm bảo tính chuyên nghiệp, hiệu quả.
2. Công việc tác nghiệp:
• Đầu mối tiếp nhận thông tin liên quan về các văn
bản, quy trình, định hướng phát triển nhân lực, quản trị hành chính từ Công
ty mẹ & soạn thảo/ hoàn thiện các văn bản triển khai áp dụng tại Công ty,
các đơn vị thành viên
 Với các đồng nghiệp, phòng ban khác:
• Theo dõi và đánh giá tình hình nhân lực trong Công
ty đề xuất thực hiện các chính sách phát triển nguồn nhân lực. Hoạch định
chiến lược nguồn nhân lực trên cơ sở mục tiêu, chiến lược kinh doanh của
Công ty.
• Phân tích chi tiết công việc, nghiệp vụ để thu thập xử
lý các thông tin về nguồn nhân lực của Công ty theo cơ cấu tổ chức.
• Phối hợp với các Trưởng phòng, bộ phận hoạch định,
lập kế hoạch & thực hiện đào tạo và tuyển dụng nhân sự cho mỗi phòng, bộ
phận.
• Thực hiện công tác tính chế độ cho CBNV Công ty.
Xây dựng các quy định về chế độ chính sách, quy trình liên quan trên cơ sở
tham chiếu các quy định của Công ty mẹ và triển khai thực hiện tại Công ty;
các đơn vị trực thuộc.
• Thực hiện việc đánh giá năng lực CBNV để chủ
động về nguồn nhân lực (số lượng và chất lượng) & quản lý hồ sơ CBNV.
• Tổ chức thực hiện công tác quản trị hành chánh văn
phòng, văn thư, thông tin liên lạc và bảo mật thông tin trong đơn vị phụ
trách.

• Có kiến thức về công việc văn phòng, quản lý sắp xếp và lưu trữ
hồ sơ.
• Có hiểu biết về tiêu chuẩn chất lượng theo ISO.
Ngoại ngữ
• Khả năng giao tiếp và đọc hiểu tài liệu tiếng Anh chuyên ngành.
Vi tính
• Thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm ứng dụng có
liên quan
2 Kinh nghiệm
• Kinh nghiệm 3 năm ở vị trí tương đương trở lên.
3 Độ tuổi
• Độ tuổi trung bình từ 28 trở lên.
4 Các kỹ năng
• Khả năng hoạch định và phát triển nguồn nhân lực theo yêu cầu
phát triển của công ty.
• Kỹ năng lắng nghe: quan tâm và hiểu những gì người khác nói,
biết cách đặt câu hỏi và chia sẻ.
• Khả năng thuyết phục, động viên nhân viên.
• Kỹ năng trình bày rõ ràng, chính xác và hiệu quả làm cho người
nghe dễ tiếp nhận. Biết cách truyền đạt thông tin cho cấp trên và
nhận thông tin phản hồi từ cấp dưới.
• Kỹ năng tư vấn, giải đáp thắc mắc và biết cách giúp đỡ người
khác. Biết cách thiết lập và duy trì những mối quan hệ giữa
người và người.
• Có khả năng đọc, nghe và hiểu thông tin; và chuyển hóa thành
thông tin có ích dưới dạng văn bản.
5 Phẩm chất
• Trung thực.
• Có tinh thần trách nhiệm cao, tâm huyết, tận tụy gắn bó với
công việc