TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Bài tập lớn
Môn: Phân tích thiết kế hệ thống
Đề tài: Phân tích thiết kế Hệ thống quản lý kinh doanh khách sạn.
Giáo viên hướng dẫn: Th.S Đỗ Văn Uy
Thực hiện: Nhóm sinh viên
Lương Thanh Bình
Hà Thành Lê
Nguyễn Việt Hoàng
Lớp: Tin 3 – K45

Hà Nội - Tháng 4/2004
PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG
1. Giới thiệu sơ bộ về khách sạn:
Cơ sở cần khảo sát là Khách sạn Tây Hồ. Đây là một khách sạn lớn, đạt tiêu chuẩn quốc
tế 3 sao, trực thuộc Công ty Du lịch Dịch vụ Tây Hồ.
Khách sạn có một vị trí rất thuận lợi, nằm trên bán đảo Tây Hồ, trông thẳng ra Hồ Tây.
Cơ sở hạ tầng khá khang trang với 3 khu nhà nghỉ (khu A, khu B và khu C) gồm 115 phòng
(trong đó có 8 phòng Suite, 14 phòng Deluxe và 93 phòng Standard). Khách sạn có 2 sân
tennis, một bể bơi được bố trí hợp lý trong một khuôn viên thoáng đãng với vườn hoa lớn bao
quanh.
Hiện nay, khách sạn kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực dịch vụ du lịch, đối tượng chủ yếu
là khách lưu trú theo đoàn với hệ thống đặt phòng , đăng kí theo tour từ trước cùng các loại
hình dịch vụ đi kèm. Ngoài ra, khách sạn còn nhận cung cấp địa điểm cho các hội nghị, cho
các khóa học ngắn hạn…
2. Tổ chức của cơ quan:
2
Ban giám đốc
Thị trường kế
hoạch

• Bộ phận kế toán thu ngân: có nhiệm vụ tổng hợp các hóa đơn (phiếu báo
thu dịch vụ; phiếu báo thanh toán phòng ngủ, hội trường) từ các bộ phận dịch vụ khác
chuyển đến để sau này thực hiện thanh toán với khách khi checkout.
• Cán bộ của phòng Kế hoạch và thị trường: tổng hợp các thông tin để đưa
ra báo cáo cho Ban giám đốc, phục vụ cho việc xây dựng chiến lược kinh doanh của khách
sạn. Đồng thời, tiếp nhận các chỉ thị của ban giám đốc rồi cập nhật vào hệ thống.
Hệ thống quản lý khách còn có một máy in và một phần mềm do công ty bưu điện cấp để
có thể tổng hợp thông tin về chi phí viễn thông mà khách sử dụng thành hóa đơn điện thoại.
3.3 Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý
Qua bước đầu điều tra khảo sát, có thể thấy quy trình thực hiện quản lý khách cùng các
loại chứng từ giao dịch được sử dụng trong hệ thống hiện tại như sau:
• Khi có nhu cầu đặt phòng, trung tâm du lịch lữ hành sẽ liên lạc với bộ phận lễ
tân, thông báo cụ thể về nhu cầu của mình (ngày khách đến, khách đi, số lượng phòng, loại
phòng…). Bộ phận lễ tân dựa vào Bảng quản lý phòng, đối chiếu khả năng đáp ứng của
khách sạn so với nhu cầu của khách và trả lời. Nếu có thể đáp ứng được nhu cầu của
khách, lễ tân sẽ yêu cầu trung tâm du lịch lữ hành cung cấp thêm một số thông tin. Những
thông tin này được dùng để lễ tân điền sẵn vào Danh sách khai báo tạm trú, phân bố khách
vào các phòng, cập nhật Bảng quản lý phòng và Sổ ghi khách đăng kí, nhằm thực hiện thủ
tục khi check-in một cách nhanh chóng. Ngược lại, nếu khách có yêu cầu thông tin về giá
phòng và giá dịch vụ, lễ tân sẽ dựa vào Bảng giá phòng và Bảng giá dịch vụ để cung cấp
thông tin cho khách.
3
• Khi khách đến check-in, lễ tân sẽ đối chiếu thông tin khách cung cấp với Sổ ghi khách
đăng kí. Nếu khách đã đăng kí trước, lễ tân sẽ thực hiện thủ tục check-in cho khách.
Ngược lại, khách sẽ phải thực hiện đặt phòng trước khi check-in. Nếu khách đã có trong
Sổ ghi khách đăng kí, lễ tân chỉ cần thu thập thêm một số thông tin như người thanh toán,
hình thức thanh toán, giấy tờ tùy thân (nếu là khách nước ngoài thì là hộ chiếu, nếu là
khách trong nước thì là chứng minh thư) rồi cập nhật vào sổ này (đặt tại bàn lễ tân). Mỗi
mẫu ghi khách đăng kí được ghi làm 3 bản. Một bản lưu tại cuống của Sổ ghi khách đăng
kí đặt tại bàn lễ tân, một bản chuyển cho kế toán thu ngân (đóng thành Sổ quản lý khách

nghị, thường thì ban tổ chức sẽ trả tiền phòng của cả đoàn, còn tiền dịch vụ khác do các cá
nhân trả. Lúc này, lễ tân dựa vào Sổ ghi khách đăng kí để làm Phiếu báo thanh toán phòng
ngủ, hội trường, chuyển cho kế toán thu ngân. Nếu là khách lẻ thì tiền phòng và tiền dịch
vụ sẽ được thanh toán gộp lại. Kế toán thu ngân có nhiệm vụ thu thập tất cả các hóa đơn
của khách (phiếu báo thanh toán phòng ngủ, hội trường; Phiếu báo thu dịch vụ, Hóa đơn
điện thoại) kết hợp với Sổ quản lý khách thuê phòng (bản này là liên 3, từ Sổ ghi khách
đăng kí do lễ tân chuyển đến khi khách check-in), tổng hợp lại, viết Hóa đơn giá trị gia
4
tăng (mẫu do Bộ tài chính ban hành) khi khách thanh toán và giao lại cho khách (bản giao
là liên 2, liên 1 được lưu lại tại cuống, liên 3 chuyển cho Tài chính kế toán để tổng hợp
doanh thu). Việc tính tiền điện thoại được thực hiện nhờ một phần mềm do bưu điện cung
cấp. Kế toán thu ngân chỉ cần nhập vào số phòng, ngày khách đến và ngày khách đi, hóa
đơn chi tiết sẽ được in ra. Nếu là khách đoàn hội nghị thì kế toán thu ngân còn phải làm
một bản tổng hợp chi tiết các dịch vụ mà đoàn sử dụng để ban tổ chức mang về giải trình
với cơ quan. Phương thức thanh toán có thể là tiền mặt hoặc chuyển khoản. Thời hạn thanh
toán đối với đoàn khách hội nghị chậm nhất là 5 ngày sau khi hội nghị kết thúc.
• Định kỳ hoặc những khi có biến động có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh,
Ban giám đốc khách sạn sẽ yêu cầu phòng Kế hoạch và thị trường đưa ra báo cáo về tình
hình biến động của số lượng khách. Lúc này, phòng kế hoạch và thị trường sẽ dựa vào Sổ
quản lý khách thuê phòng để tổng hợp, tính toán và làm báo cáo gửi cho Ban giám đốc.
Dựa vào những thông tin này, Ban giám đốc sẽ đưa ra những chiến lược kinh doanh phù
hợp. Cũng như vậy, các ý kiến của khách cũng được định kì xem xét để có những điều
chỉnh hợp lý.
• Dựa vào các báo cáo về tình hình biến động của lượng khách và ý kiến đóng góp, phản
ánh của khách, ban giám đốc sẽ đưa ra những thay đổi để phòng Kế hoạch và thị trường
cập nhật hệ thống. Các mục được cập nhật bao gồm Bảng giá dịch vụ và Bảng giá phòng.
3.4 Đánh giá hiện trạng
3.3.1 Tài nguyên và phương pháp hiện tại:
Hệ thống hiện có 5 máy tính, thực tế sử dụng là 3 máy, có một máy IBM-Server nhưng
chưa được sử dụng. Các máy đều cài hệ điều hành Windows.

tra cứu thông tin.
• Hệ thống có giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Có tính ổn định và hiệu năng cao. Có
khả năng mở rộng khi có nhu cầu.
6
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
1 Phân tích hệ thống về xử lý
1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng
Sau khi phân tích sơ bộ, có thể thấy được hệ thống có những chức năng sau:
Cập nhật hệ thống
Đặt phòng
Cập nhật
giá dịch
vụ
Cập nhật
giá
phòng
Cung cấp dịch vụCheck-in Check-out
Nhận
yêu cầu
Đối
chiếu,
kiểm tra
Nhận
yêu cầu
Quản lý khách
Xử lý
kết quả
Thanh
toán
dịch vụ

• Biểu đồ BLD mức khung cảnh:
Trong đó “Yêu cầu” và “Hồi đáp yêu cầu” tương ứng trong từng công đoạn có thể là:
Công đoạn Yêu cầu Hồi đáp yêu cầu
Đặt phòng Yêu cầu đặt phòng Chấp nhận
Từ chối
Check-in Yêu cầu check-in Chấp nhận + Bàn
giao phòng
Từ chối
Cung cấp dịch vụ Yêu cầu dịch vụ Đáp ứng dịch vụ +
Hóa đơn
Từ chối
Check-out Yêu cầu check-out Hóa đơn
Yêu cầu thanh toán tiền
phòng
Hóa đơn
Yêu cầu + Thông tin + Giấy tờ
Khai
báo
tạm
trú
Khách
Quản lý
khách
Ban giám đốc
Cơ quan quản lý
nhân khẩu
Trả tiền
Hồi đáp yêu cầu
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo

in
Đặt
phòng
Ban giám đốc
Cập nhật
hệ thống
Hồi đáp yêu cầu
Hồi đáp yêu cầu
Xác
nhận
Thanh toán
Hóa đơn
Yêu cầu lập
báo cáo
Báo cáo
10
1. Chức năng Đặt phòng:
Khách
Yêu cầu đặt phòng
Nhận
yêu cầu
Chấp nhận yêu cầu
Đối
chiếu,
kiểm tra
Xử lý kết
quả
Từ chối yêu cầu
Kết quả
kiểm tra

cá nhân
12
3. Chức năng Cung cấp dịch vụ
Thanh
toán dịch
vụ
Khách
Cập nhật
hệ thống
Nhận
yêu cầu
Yêu cầu dịch vụ
Từ chối dịch vụ
Xử lý
yêu cầu
Đáp ứng dịch vụ
Yêu cầu
dịch vụ
Danh sách
dịch vụ đã
đáp ứng
Thanh toán
Hóa đơn
13
4. Chức năng Check-out
Khách
Thanh
toán tiền
phòng
Hóa đơn

Báo cáo
Ban giám đốc
Cập nhật
giá dịch vụ
Yêu cầu cập
nhật giá dịch vụ
Cập nhật
giá phòng
Yêu cầu cập
nhật giá phòng
15
2 Phân tích hệ thống về dữ liệu
2.1 BCD theo mô hình thực thể liên kết:
a. Tạo các kiểu thực thể
Căn cứ vào hiện trạng, ta lần lượt phát hiện các kiểu thực thể sau:
Thực thể Khách sẽ xác định một khách cụ thể. Một Khách có thể thuộc về một Đoàn
khách hoặc không. Một Đoàn khách có thể có nhiều Khách.
Thực thể Phòng và Dịch vụ là những thực thể mà khách sử dụng. Có hai loại hóa đơn là
Hóa đơn Phòng và Hóa đơn Dịch vụ. Hóa đơn phòng được dùng khi trưởng một đoàn
khách cần thanh toán tiền phòng cho cả đoàn, còn Hóa đơn dịch vụ được ghi cho mỗi cá nhân
khi người đó sử dụng dịch vụ.
b. Xác định các mối liên kết giữa các thực thể
Giữa thực thể Đoàn khách và Khách có mối liên kết một – nhiều vì một Đoàn khách có
thể có nhiều Khách, trong khi đó một Khách chỉ có thể thuộc về một Đoàn khách:
Giữa thực thể Đoàn khách và Hóa đơn Phòng có mối liên kết một – nhiều vì một Hóa
đơn Phòng chỉ ghi cho một Đoàn khách và một Đoàn khách có thể cần ghi hơn một Hóa
đơn Phòng.
Giữa thực thể Khách và Phiếu báo thu dịch vụ có mối liên kết một - nhiều vì một Phiếu
báo thu dịch vụ chỉ ghi cho một Khách, còn một Khách có thể có nhiều Phiếu báo thu dịch
vụ.

*MaDoan Mã đoàn
TenDoan Tên đoàn
QuocTich Quốc tịch Quốc tịch của đoàn khách nếu
đoàn khách cùng quốc tịch.
MaTD Mã trưởng đoàn Mã của trưởng đoàn khách
NgayDen Ngày đến Ngày đoàn đến khách sạn
GioDen Giờ đến Giờ đoàn đến khách sạn
NgayDi Ngày đi Ngày đoàn rời khách sạn
GioDi Giờ đi Giờ đoàn rời khách sạn
• Thực thể DichVu:
Tên viết tắt Tên Ý nghĩa
*MaDV Mã Dịch vụ
TenDV Tên Dịch vụ
GiaDV Giá Dịch vụ
• Thực thể Phong:
Tên viết tắt Tên Ý nghĩa
*SoPhong Số phòng
Nha Nhà Khu nhà đặt phòng (A, B hoặc C)
LoaiPhong Loại phòng Loại phòng (Suite, Deluxe, Standard)
• Thực thể GiaPhong:
Tên viết tắt Tên Ý nghĩa
*LoaiPhong Loại phòng
Gia Giá
18
• Thực thể HDPhong:
Tên viết tắt Tên Ý nghĩa
*SoHD Số hóa đơn
NgayLap Ngày lập Ngày lập hóa đơn
NguoiLap Người lập Người lập hóa đơn này
MaDoan Mã đoàn Mã đoàn khách thuê phòng

NgaySD
DichVu
* MaDV
TenDV
GiaDV
Phong
* SoPhong
Nha
LoaiPhong
HDPhong
* SoHD
NgayLap
NguoiLap
MaDoan
ThanhTien
PBTDichVu
* SoPhieu
MaKhach
NgayBao
NguoiBao
ThanhTien
Gia_Phong
* LoaiPhong
Gia
21
DoanKhach
* MaDoan
TenDoan
QuocTich
MaTD