UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 05
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
Bảng theo dõi sửa đổi
Lần sửa đổi
Vị trí
Nội dung sửa đổi Ngày sửa đổi Ghi chú

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 05
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
Phân phối
TT Đơn vị SL TT Đơn vị SL
1 Giám đốc Sở 1 6 Phòng Quản lý Khoa học 1
2 Phó Giám đốc Sở 2 7 Phòng Quản lý Công nghệ 1
3 Ban ISO 1 8 Phòng Kế hoạch -Tài chính 1
4 Văn phòng Sở 1 9 Phòng Quản lý KH&CN cơ sở 1
5 Thanh tra Sở 1

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN

của Sở được cập nhật, phổ biến và luôn có sẵn tại nơi tiến hành các hoạt động
để mọi người hiểu rõ và thực hiện theo đúng những yêu cầu của hệ thống.
- Quy định cách thức thống nhất trong việc soạn thảo, kiểm tra, phê duyệt,
ban hành, phân phối, bổ sung, thay đổi tài liệu và hủy bỏ tài liệu lỗi thời.
- Quy định việc quản lý trên mạng máy tính của HT QLCL dịch vụ hành
chính công và quản lý hành chính nhà nước, quản lý password của mạng máy
tính với mục tiêu cung cấp tài liệu và dữ liệu cho các Phòng, cá nhân có nhu
cầu sử dụng.

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 05
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
2. Phạm vi áp dụng; Trách nhiệm và quyền hạn
2.1 Phạm vi áp dụng
- Quy trình này được áp dụng cho hệ thống tài liệu có liên quan đến
HT QLCL dịch vụ hành chính công của Sở Khoa học và Công nghệ theo
tiêu chuẩn ISO 9001: 2008.
Ngoài ra thủ tục này còn quy định sự kiểm soát đối với các tài liệu có
nguồn gốc bên ngoài.
- Tất cả cán bộ chuyên viên Sở Khoa học và Công nghệ có liên quan
đến việc tham gia thiết lập tài liệu của HT QLCL dịch vụ hành chính công
và quản lý hành chính nhà nước có trách nhiệm thực hiện.

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN

(Gọi tắt là Tổ chức và Công dân) có yêu cầu giải quyết hồ sơ hành chính thuộc thẩm
quyền giải quyết của Sở Khoa học và Công nghệ.
Sản phẩm: sản phẩm ở đây được hiểu là kết quả của dịch vụ được thể hiện trên
các loại văn bản do Sở Khoa học và Công nghệ ban hành để giải quyết các yêu cầu về
dịch vụ hành chính công và quản lý hành chính nhà nước, theo yêu cầu của Tổ chức và
công dân và theo quy định của pháp luật.
- Hồ sơ của khách hàng: là toàn bộ các hồ sơ, giấy tờ liên quan do người yêu cầu
(khách hàng) đưa đến để giải quyết theo thủ tục hành chính quy định. Để phân biệt với
hồ sơ kết quả giải quyết, hồ sơ này được gọi tắt là "hồ sơ yêu cầu".

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 05
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
3.2 Các từ viết tắt
- Đại diện lãnh đạo: ĐDLĐ
- Hệ thống quản lý chất lượng: HT QLCL
- Tổ đánh giá chất lượng nội bộ: Tổ ĐGNB
- Cán bộ công chức: CBCC
- Sổ tay chất lượng: STCL
- Quy trình: QT
- Hướng dẫn công việc: HDCV
- Biểu mẫu: BM
- Dich vụ hành chính công: DV HCC
4. Tài liệu liên quan và tài liệu tham khảo
- Điều khoản 4.2.3 của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008
- Sổ tay chất lượng: Mục 4.2.3 Kiểm soát tài liệu

Ngày BH: 21/9/2009
5.1.2 Các quy định về ký hiệu, định dạng tài liệu
- Ký hiệu của hệ thống tài liệu được quy định như sau:
+ Quy trình: QT- XX- YY
+ Hướng dẫn công việc HDCV- XX- YY
+ Biểu mẫu BM-XX-YY.ZZ
- Quy định về cách ký hiệu tài liệu
- QT: Viết tắt chữ quy trình; XX là tên cơ quan, bộ phận soạn thảo
viết tài liệu; YY là số thể hiện số thứ tự của quy trình hướng dẫn, biểu
mẫu ; ZZ là số thể hiện số thứ tự của biểu mẫu trong quy trình.

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 05
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
Ví dụ:
- QT- TTr - 01: Quy trình thanh tra kiểm tra
- BM - TTr- 01.03: Biểu mẫu số 03 của quy trình số - biên bản làm việc của thanh tra sở
- Định dạng tài liệu:
Tất cả tài liệu phải được soạn thảo trên giấy khổ A4.
Quy định về Font chữ : toàn bộ tài liệu dùng kiểu chữ Times New Roman (Bộ mã Unicode),
cỡ chữ 14.
- Thành phần của một quy trình (dùng kiểu chữ in đậm)
1. Mục đích
2. Phạm vi áp dụng; Trách nhiệm và quyền hạn
3. Định nghĩa - thuật ngữ và các từ viết tắt
4. Tài liệu liên quan và tài liệu tham khảo

TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 05
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
- Tài liệu thuộc HT QLCL dịch vụ hành chính công và quản lý hành chính nhà
nước không được sao chép ở bất kỳ trường hợp nào nếu không được sự chấp thuận
của ĐDLĐ.
- Khi phân phối tài liệu sửa đổi thì Ban ISO có trách nhiệm thu hồi tài liệu cũ để
loại bỏ, trong trường hợp cần lưu trữ bản cũ để tham khảo thì gạch ngang chữ “Đã kiểm
soát” trên tài liệu và đóng dấu “Lỗi thời” vào cạnh chữ “Đã kiểm soát”.
- Trong trường hợp tài liệu cũ bị thất lạc không thu hồi được thì Ban ISO lập
phiếu yêu cầu hành động khắc phục và hành động phòng ngừa nhằm đảm bảo bộ phận
đó không sử dụng tài liệu đã lỗi thời.
- Trong trường hợp tài liệu đang hiện hành bị thất lạc thì Ban ISO kết hợp với bộ
phận đó truy tìm nguyên nhân và lập phiếu yêu cầu hành động khắc phục và hành động
phòng ngừa nhằm ngăn ngừa không để tái diễn tình trạng thất lạc tài liệu, đồng thời
đảm bảo cho bộ phận đó không sử dụng tài liệu lỗi thời. Sau đó, Ban ISO cấp bổ sung
bản sao tài liệu đó cho bộ phận sử dụng.
- Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài được kiểm soát bằng danh sách tài liệu có
nguồn gốc bên ngoài (BM-VP-05.02), và phải được ĐDLĐ phê duyệt. Nếu có sự thay
đổi tài liệu có nguồn gốc bên ngoài, các Trưởng phòng phải có trách nhiệm cập nhật và
thông báo cho Ban ISO để điều chỉnh trình ĐDLĐ phê duyệt bổ sung hay thay đổi.

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 05
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

trong hệ thống quản lý chất lượng, nhưng phải được kiểm soát bằng BM-
VP-05.02 (danh sách tài liệu có nguồn gốc bên ngoài).