Chương XIII- Kiểm tra
- 291 -
CHƯƠNG XIII:
KIỂM TRA
Sau khi nghiên cứu xong chương này, bạn có thể:
1. Giải thích nền tảng của kiểm tra
2. Thảo luận các cách thức để tổ chức có thể quản lý một cách hiệu quả
3. Xác định sáu giai đoạn trong tiến trình kiểm tra
4. Thảo luận các phương pháp chính của kiểm tra.
I. NỀN TẢNG CỦA KIỂM TRA
Kiểm tra là tiến trình đảm bảo hành vi và thành tích tuân theo các tiêu chuẩn của tổ chức,
bao gồm quy tắc, thủ tục và mục tiêu. Đối với hầu hết mọi người, từ kiểm tra mang ý nghĩa tiêu
cực- kiềm chế, thúc ép, định ranh giới, theo dõi hoặc lôi kéo. Vì lý do này, kiểm tra thường là tâm
điểm của tranh luận và những đấu tranh chính sách bên trong tổ chức.
Tuy nhiên, kiểm tra là cần thiết và hữu ích. Kiểm sóat hiệu quả là một trong số các bí quyết
để gia tăng lợi nhuận của FedEx trong suốt thập niên qua.
 Hoạch định là một tiến trình chính thống của việc xây dựng mục tiêu, phát triển chiến
lược, chiến thuật, các tiêu chuẩn và phân bổ nguồn lực. Kiểm tra có thể đảm bảo rằng các quyết
định, hành động và kết quả nhất quán với các kế hoạch này.
 Hoạch định phác họa các hành vi và kết quả mong muốn. Kiểm tra giúp duy trì và tái
định hướng các hành vi và kết quả hiện tại.
 Nhà quản trị và nhân viên không thể lập kế hoạch một cách hiệu quả nếu thiếu thông tin
chính xác và kịp thời. Kiểm tra cung cấp các thông tin nền tảng này.
 Các kế hoạch chỉ ra các mục đích cần kiểm tra. Kiểm tra giúp đảm bảo các kế hoạch
được thực thi như định hướng. Vì vậy hoạch định và kiểm tra bổ sung và hỗ trợ cho nhau.
1. Kiểm tra ngăn ngừa và kiểm tra hiệu chỉnh
Có hai loại kiểm tra trong tổ chức: ngăn ngừa và hiệu chỉnh. Kiểm tra ngăn ngừa là cơ chế
định hướng việc giảm thiểu lỗi và vì thế tối thiểu hóa nhu cầu các hoạt động hiệu chỉnh. Ví dụ,
hầu hết các ngân hàng lớn và các hiệp hội tín dụng đã phát triển các phương pháp để gia tăng tính
an toàn của các máy ATM và độ bảo mật cho các khách hàng sử dụng.
Kiểm tra hiệu chỉnh là cơ chế định hướng giảm thiểu hoặc loại bỏ các hành vi hoặc kết

các quy tắc của công ty trong mối
quan hệ với kết quả mong đợi
Cô lập và phán đối nhân viên
không tuân theo các quy tắc của
nhóm
Cá nhân
Quyết định bỏ qua buổi ăn trưa
để hoàn thành công việc, dự án
đúng hạn
Hiệu chỉnh các báo cáo đã viết
a. Kiểm tra giới hữu quan
Kiểm tra giới hữu quan thể hiện như là áp lực từ các nguồn bên ngoài tổ chức nhằm thay
đổi hành vi. Giới hữu quan có thể là công đoàn, các tổ chức chính phủ, khách hàng, cổ đông và
những giới khác có quan tâm trực tiếp đến sự phát triển của tổ chức.
b. Kiểm tra tổ chức
Bao gồm các quy tắc và thủ tục chính thống nhằm ngăn chặn hoặc hiệu chỉnh sự sai lệch so
với kế hoạch và đạt được mục tiêu mong muốn. Những ví dụ bao gồm các quy tắc, tiêu chuẩn,
ngân sách và kiểm tra sổ sách.
c. Kiểm tra nhóm
Bao gồm những quy tắc và giá trị mà các thành viên trong nhóm chia sẻ và duy trì thông
qua phần thưởng và phạt.
d. Cá nhân tự kiểm tra
Bao gồm cơ chế hướng dẫn vận hành một cách có ý thức hoặc vô thức trong mỗi cá nhân.
Các tiêu chuẩn về trình độ nghiệp vụ ngày càng trở thành một khía cạnh quan trọng của tự kiểm
tra cá nhân.
3. Các mô hình kiểm tra
Kiểm tra của giới hữu quan, tổ chức, nhóm cá nhân hình thành nên những mô hình khác
biệt giữa các tổ chức.Văn hóa tổ chức mạnh thường củng cố và hỗ trợ song phương đến kiểm tra
tổ chức, nhóm và cá nhân.
1

bằng
Mất
Chi phí kiểm tra
Lợi ích ròng
tối ưu
Điểm cân
bằng
Mất
Thấp
Cao
Tối ưu
Zero
Cao
Chi phí & l
ợi ích
Quản trị học
- 294 -
Những nhà quản trị phải cân nhắc đến sự cân bằng khi chọn lựa mức độ kiểm tra sử dụng.
Khi ít có sự kiểm tra, chi phí vượt quá lợi ích và các kiểm tra là không hiệu quả. Khi gia tăng
mức độ kiểm tra, tính hữu hiệu cũng gia tăng- đến một điểm. Đằng sau điểm đó, tính hữu hiệu
giảm sút khi gia tăng mức độ kiểm soát.
2. Tiêu chuẩn cho kiểm tra hữu hiệu
Thiết kế một hệ thống kiểm tra hiệu quả là không đơn giản chút nào vì còn phải cân nhắc
rất nhiều vấn đề. Tuy nhiên, hệ thống kiểm tra trở nên hữu hiệu hơn nếu nó được kết nối vớ mục
tiêu mong muốn, hệ thống kiểm tra phải khách quan, đầy đủ, đúng lúc và được chấp nhận. Những
tiêu chuẩn này gạn lọc và cụ thể hóa các ý tưởng được trình bày ở mô hình chi phí-lợi ích.
a. Kết nối với mục tiêu mong muốn
Kiểm tra hoặc hệ thống kiểm tra nên được kết nối với mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Những mục tiêu này bao gồm cải thiện dịch vụ khách hàng, bảo vệ tài sản của tổ chức, cải tiến
chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cống hiến.

cụ thể, tiến trình chuyển đổi, hoặc kết quả. Kiểm tra đầu vào thường giới hạn tổng số nguyên vật
liệu sử dụng trong tiến trình chuyển đổi có thể khác biệt với tiêu chuẩn tổ chức.
Hình XIII-2: Mô hình kiểm tra hiệu chỉnh
2. Nhận dạng các đặc điểm chính
Những thông tin cần thu thập về con người, nhóm, bộ phận hoặc tổ chức phải được xác
định. Thiết lập hệ thống kiểm tra hiệu chỉnh chính thống yêu cầu việc xác định sớm những đặc
điểm có thể đo lường, chi phí và lợi ích của việc có được thông tin về mỗi đặc điểm, và liệu rằng
sự sai lệch trong mỗi đặc điểm có ảnh hưởng đến thành tích hay không.
3. Thiết lập các tiêu chuẩn
Các tiêu chuẩn là những tiêu chí để đánh giá các đặc điểm định tính và định lượng và nên
được thiết lập cho mỗi đặc điểm cần đo lường. Một trong số những khía cạnh khó khăn nhất,
nhưng quan trọng, để kinh doanh ở nước ngoài là phải hiệu chỉnh sự khác biệt trong các tiêu
chuẩn. Do những khó khăn mà các công ty gặp phải trong việc thiết lập các tiêu chuẩn để áp dụng
ở các thị trường và văn hóa khác nhau, nhiều tổ chức toàn cầu đã áp dụng chiến lược suy nghĩ
một cách toàn cầu, nhưng thực hiện góc độ địa phương.
4. Thu thập thông tin
Thông tin về mỗi tiêu chuẩn có thể được thu thập bằng tay hoặc tự động hóa. Nếu cá nhân
hoặc nhóm cần phải kiểm tra thành tích thực hiện thu thập thông tin thì những thông tin này cần
phải thẩm tra tính hiệu lực. Nhân viên và nhà quản trị có khuynh hướng bóp méo hoặc che đậy
thông tin nếu họ sẽ bị chỉ trích hoặc trừng phạt do kết quả kém.
5. Tiến hành so sánh
Các so sánh là cần thiết để xác định liệu rằng điều gì đang xảy ra có phải là những điều nên
xảy ra hay không. Mặt khác, thông tin về kết quả thực tế phải được so sánh với tiêu chuẩn thành
tích. Các so sánh như thế cho phép nhà quản trị và các thành viên nhóm tập trung vào các sai biệt
hoặc những ngoại lệ.
Xác định tiểu hệ
thống
Nhận dạng các
đặc điểm chính
Thiết lập các

hoạt quyền hành, bản mô tả công việc không rõ ràng, cá nhân tự kiểm tra, và các phương pháp
phi chính thức khác nhằm ngăn chặn và hiệu chỉnh sai biệt so với kết quả và hành vi mong muốn.
Kiểm tra hữu cơ phản ánh quản trị hữu cơ
2. Kiểm tra thị trường
Kiểm tra thị trường bao gồm việc thu thập và đánh giá dữ liệu liên quan đến doanh số,
giá, chi phí, và lợi nhuận để hướng dẫn cho việc ra quyết định và đánh giá kết quả. Để đảm bảo
hiệu quả, cơ chế kiểm tra thị trường thường yêu cầu:
 Chi phí các nguồn lực sử dụng trong việc sản xuất ra kết quả phải được đo lường dưới
góc độ tiền tệ
 Giá trị của hàng hóa và dịch vụ sản xuất phải được xác định rõ ràng và được định giá.
 Giá của hàng hóa và dịch vụ sản xuất phải được thiết lập có tính cạnh tranh
Hai cơ chế kiểm tra có thể đáp ứng những yêu cầu này là kế hoạch phân chia lợi nhuận và
quản lý khách hàng.
 Các kế hoạch phân chia lợi nhuận. Các kế hoạch phân chia lợi nhuận đem lại cho
nhân viên thu nhập bổ sung dựa trên lợi nhuận của toàn tổ chức hoặc của đơn vị nhỏ. Tiểu đơn vị
có thể là một đơn vị kinh doanh chiến lược, hoặc bộ phận, hoặc một cửa hiệu trong chuỗi dây
chuyền, hoặc các thực thể khác của tổ chức.
Tối thiểu ba nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu của kế hoạch phân chia
lợi nhuận. Trước tiên, nhân viên phải tin rằng kế hoạch là dựa trên công thức hợp lý, chính xác và
phản ánh sự công bằng. Đổi lại, công thức phải dựa trên những thông tin về tài chính và sản xuất
đảm bảo trung thực, nhất quán và hiệu lực. Thứ hai, nhân viên phải tin rằng những nỗ lực và
thành tích của họ đóng góp vào lợi nhuận. Thứ ba, nhân viên phải tin rằng mức phần thưởng
Chương XIII- Kiểm tra
- 297 -
khuyến khích dựa trên lợi nhuận sẽ gia tăng tỷ lệ khi lợi nhuận gia tăng. Những nhân tố này là
chính yếu trong việc xác đinh tính hữu hiệu của các kế hoạch này. Lưu ý rằng các kế hoạch phân
chia lợi nhuận tiếp tục lợi ích của hiệu suất gia tăng, cắt giảm chi phí, và cải tiến chất lượng.
Quản lý khách hàng. Quản lý khách hàng bao gồm các nỗ lực liên tục thu được thông tin
phản hồi từ khách hàng liên quan đến chất lượng của sản phẩm và dịch vụ. Những kiểm tra như
thế này nhằm ngăn chặn những vấn đề có thể nảy sinh, nhận thức được nó và giải quyết những

cách hiệu quả; (2) trợ giúp việc phân bổ nguồn lực; và (3) trợ giúp trong việc kiểm soát và quản
lý nguồn lực sử dụng trong suốt giai đoạn ngân sách. Khi nhà quản trị phân chia chi phí bằng tiền
cho các nguồn lực cần thiết, thi thoảng họ phát hiện ra rằng các công việc đề nghị không đáng giá
như chi phí, khi đó họ có thể hiệu chỉnh hoặc bác bỏ đề nghị.
c. Kiểm soát chi phí hoạt động
Kiểm soát chi phí hoạt động (ABC) là hệ thống tập trung vào các hoạt động như là trung
tâm chi phí. Một hoạt động là bất kỳ sự kiện nào tạo ra chi phí bao gồm chi phí năng lượng, chi
Quản trị học
- 298 -
phí đi lại, chi phí sử dụng máy tính, chi phí kiểm tra chất lượng, chi phí vận chuyển và chi phí đặt
hàng.
Ngược lại với hầu hết các cơ chế tài chính, ABC tập trung vào các hoạt động công việc liên
quan đến việc vận hành kinh doanh. Số lượng các hoạt động này thường lệ thuộc vào tính phức
tạp của hoạt động. Mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức càng lớn, các hoạt động phát
sinh chi phí có khả năng xảy ra càng lớn. Ở mức quan trọng tương tự, các nhà quản trị khám phá
ra rằng không phải tất cả sản phẩm có cùng những hoạt động này. Nếu một sản phẩm không cần
sử dụng một hoạt động, chi phí sẽ là không cho hoạt động đó.
Hình XIII-3: Mô hình kiểm soát chi phí theo hoạt động
Hình XIII-4 mô tả mô hình dòng thông tin trong kiểm tra chi phí theo hoạt động và được
nhìn nhận theo hai khía cạnh: chi phí và tiến trình. Nhìn nhận chi phí phản ánh luồng chi phí
nguồn lực sản phẩm và dịch vụ thông qua các hoạt động hình thành sản phẩm và dịch vụ đó.
Nhìn nhận chi phí này là khái niệm chính của kiểm tra chi phí theo hoạt động. Nguồn lực được
dùng cho các hoạt động, và hoạt động để tạo ra sản phẩm và dịch vụ.
Nhìn nhận tiến trình phản ánh dòng thứ hai từ chi phí của thông tin đầu vào đến hoạt động
và từ các hoạt động đến đánh giá mức độ thực hiện, hoặc các giao dịch quan sát được liên quan
đến hoạt động.
Sử dụng kiểm sóat chi phí theo hoạt động mang lại nhiều lợi ích, tối thiểu là bốn lợi ích.
Trước nhất, tất cả chi phí được xác định bởi hoạt động thay vì nhiều hoạt động được tính cho chi
phí cố định. Thứ hai, phân bổ chi phí dựa trên tỷ lệ các hoạt động hướng trực tiếp đến sản phẩm
hoàn thành, tương phản với sản lượng sản xuất. Thứ ba, chi phí tương ứng với một họat động cho

động tạo ra lợi nhuận và những hoạt động phi lợi nhuận một cách hiệu quả hơn.
4. Kiểm tra trên cơ sở tự động hóa
Sự tự động hóa liên quan đến việc sử dụng các công cụ và quy trình tự điều chỉnh vận hành
độc lập theo người sử dụng. Tự động hóa thường bao gồm việc liên kết các máy móc lại với nhau
để thực hiện công việc. Kiểm soát máy hóc sử dụng các thiết bị hoặc công cụ tự điều chỉnh nhằm
ngăn ngừa và hiệu chỉnh những sai lệch so với tiêu chuẩn được thiết lập.
Kiểm tra bằng máy đóng vai trò lớn cho chức năng kiểm tra của quản trị. Đó là, máy móc
bây giờ có thể tham gia vào tiến trình kiểm soát với các nhà quản trị. Ví dụ, các máy vi tính tại
các nhà máy lọc dầu thu thập thông tin, kiểm tra và tiến hành điều chỉnh tự động trong suốt tiền
trình lọc dầu. Đã và đang có sự dịch chuyển mạnh mẽ sang kiểm tra bằng máy trong hoạt động
sản xuất. Bắt đầu với một số máy móc được áp dụng để kiểm tra một vài hoạt động sản xuất,
ngay khi các máy cảm ứng tự động thay thế kiểm tra bằng mắt thường trong ngành sản xuất thép.
Khi sản xuất dây chuyền và công nghệ sản xuất hàng loạt, máy móc thay bổ sung các quy tắc như
là cách thức kiểm sóat trực tiếp các công nhân sản xuất. Ở các tiến trình sản xuất liên tục và hoạt
động robot, máy móc thực sự kiểm soát các máy móc khác.