Lời mở đầu
Bill Gates đã nói Chúng ta đang bớc vào một thời đại mới, thời đại mà chúng ta càng
cho bao nhiêu thì chúng ta lại càng giàu có lên bấy nhiêu, đó chính là thông tin và tri thức..
Hệ thống thông tin - một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin - đã có
nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp. Quản trị dữ liệu trong
hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan trọng của khoa học công nghệ thông tin, cho phép tin học
hoá hệ thống thông tin quản lý của đơn vị một cách hiệu quả nhất phục vụ yêu cầu quản lý kinh
doanh.
Việc ứng dụng máy vi tính để quản lý thông tin đã phát triển mạnh ở các nớc tiên tiến từ
những thập niên 70 của thế kỷ XX. Hiện nay, ở nớc ta, vấn đề áp dụng tin học để xử lý thông tin
trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết, các doanh nghiệp từng bớc tin học hoá quản
lý thông tin cho đơn vị mình. Tuy nhiên trong thời gian qua việc tin học hoá cha mang lại hiệu quả
nh nó đáng phải có bởi vì các đơn vị thờng quan tâm tơí hardware hơn, còn software thì chỉ sử
dụng những phần mềm xử lý dữ liệu có sẵn (nh Quatro, Excell) hoặc nếu có trang bị chơng trình
quản lý dữ liệu thì chỉ mang tính cục bộ.
Trong một thời gian dài trớc đây và cả hiên tại, việc thực hiện các chơng trình quản lý tin
học đa phần đợc thực hiện (hoặc theo cách thực hiện) bởi các lập trình viên chứ không phải do các
nhà phân tích thiết kế hệ thống đảm trách, điều này theo một mức nào đó có thể so sánh với việc
xây dựng công trình từ các thợ xây chứ không phải do các kiến trúc s chủ trì. Và nh vậy với những
công trình nhỏ bé tạm thời còn tạm chấp nhận đợc nhng với những công trình sử dụng lâu dài thì
ích lợi mang lại không xứng với những tốn kém về tiền bạc và thời gian bỏ ra, cha kể về lâu dài
đơn vị sẽ bất lợi về kinh doanh rất nhiều do hệ thống thông tin yếu kém của mình.
Cùng với xu thế phát triển chung của thời đại mới đòi hỏi các đơn vị phải nâng cao chất l-
ợng tin học hoá quản lý thông tin của mình một cách tốt nhất có thể. Để làm đợc việc đó cần phả
thực hiện việc khảo sát phân tích và thiết kế một hệ thống quản lý thông tin bằng máy tính tơng
ứng với đặc điểm hiện tại và triển vọng phát triển của đơn vị nhằm bảo đảm quá trình xử lý thông
tin một cách hiệu quả nhất.
Do các vấn đề vừa mới đợc trình bày, chuyên ngành lập trình quản lý đợc đào tạo ở nhiều
cấp độ từ đại học, cao đẳng đến kỹ thuật viên trung cấp để đáp ứng nhu cầu này. Trong các kiến
thức cung cấp cho học viên thì môn học quan trọng bậc nhất cho chuyên ngành này là môn phân

- Phân phối thông tin: Đa thông tin đến nơi cần thiết
Hệ thống thông tin chính thức bao gồm một loạt các qui tắc ràng buộc rõ ràng, phơng
pháp làm việc có văn bản, dựa trên truyền thống nào đó và phải có tính khách quan
Phân loại hệ thống theo mục đích phục vụ:
- Hệ thống thông tin giao dịch: Xử lý thông tin trong quá trình giao dịch với nhân
viên trong tổ chức hay bên ngoài tổ chức
- Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống hoạt động quản lý nh tập chiến lợc, điều
khiển quản lý hay điều khiển tác nghiệp. Hệ thống này có thông tin lấy đợc từ hệ thống
thông tin giao dịch, và nó có hoạt động tốt hay không là nhờ hệ thống thông tin giao dịch.
- Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định, bao gồm 3 giai đoạn sau:
+ Xác định vấn đề
+ Xây đựng các phơng án
+ Lựa chọn một phơng án khả thi
- Hệ chuyên gia: sử dụng cơ sở trí tuệ nhân tạo và một động cơ suy luận để giúp nhà
quản lý ra quyết định

Quản lý vật t
3
Nguồn Thu thập Xử lý Phân phối Đích
Lu trữ

- Hệ thống thông tin tăng cờng cạnh tranh thờng đợc thiết kế cho ngời ngoài tổ chức
nh khách hàng hay nhà cung cấp làm tăng cờng khả năng cạnh tranh của tổ chức
Các mô hình của hệ thống thông tin:
- Mô hình logic: Mô tả nhiệm vụ của hệ thống, bao gồm dữ liẹu cần thu thập, xử lý l-
u trữ các thông tin mà hệ cần sản sinh
- Mô hình vật lý ngoài: Mô hình này chú ý tới khía cạnh nhìn thấy của hệ thống nh
vật mang thông tin, mang kết quả, hình thức đầu vào, hình thức đầu ra, phơng tiện
thao tác của hệ thống
- Mô hình vật lý trong: Là cái nhìn của ngời kỹ thuật nh trang thiết bị của toàn bộ hệ

2.Hệ phát hàng
- Nhận hàng kèm theo phiếu giao hàng đợc lu trữ trong tệp Hàng nhận.
Thông tin trên phiếu giao hàng không lu thông tin ngời sử dụng hàng.
- Đa vào thông tin hàng nhận làm phiếu phát hàng.
_ Đối chiếu nhận hoá đơn với danh sách hàng về, nếu khớp chuyển cho kho
hàng nhận để trả tiền, nếu không khớp thì trao đổi bất nhất giữa Đơn hàng, Nhận hàng, Hoá đơn.
Nhiệm vụ: Theo dõi hàng từ khi nhận về, nhập vào kho tới khi phát hàng.
Qua quá trình khảo sát ta có hiện trạng của hệ thống nh sau:

Quản lý vật t
5

-Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
séc
Đơn hàng
DT-ĐH
Hàng nhận

Quản lý vật t
6
Hệ cung ứng
vật tư
Nhà cung cấp
Khách hàng
đơn đặt hàng
phiếu phát hàng
HĐ không khớp
Khiếu nại giao hàng
phiếu giao hàng

NCC
séc
(a) đơn đặt hàng
(b) NCC đợc chọn
(c) đơn hàng
(d) phiếu phát hàng
(e) danh sách hàng nhận
(f) trao đổi bất nhất
(g) séc
(h) khớp DT-ĐH với hàng nhận

Quản lý vật t
7
2.2
In phiếu
hàng
nhận
2.1
Nhận hàng về
1.2
Làm
đơn
hàng
1.1
Chọn
NCC
Khách hàng
NCC
a
g

h

Yếu kém
- Hệ thống quản lý trên cha phải là một hệ thống quản lý bằng máy tính mà phần chính là làm
thủ công. Do đó không có hớng phát triển hay nâng cấp trong tơng lai.
- Không có kho hàng thông dụng để lu tạm thời các mặt hàng nhập về và tạm thời cha sử dụng.
- Theo dõi thực hien đơn hàng không sát, xảy ra nhiều sai sót do phân tán về quản lý.
- Do quá trình đối chiếu thủ công để khớp từ khi dự trù, đơn hàng, hàng nhận phiếu giao hàng
và hoá đơn thanh toán.
Do vậy, đây là một hệ thống cung ứng vật t thủ công.Việc thiếu kho thông tin nội bộ gây
nên sự phức tạp, không kịp thời, tiếu tính thời sự của hệ thống thông tin.Quá trình đối chiếu thủ
công cần lợng nhân công lớn, sái sót do phân tán về quản lý tạo nên sự kém hiệu lực ảnh hởng lớn
đến quá trình kinh doanh cũng nh quản lý của công ty.

Quản lý vật t
8

II. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ:
Việc xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ là bớc kkhởi đầu cần đợc tiến hành cho những
mục đích sau:
- Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích
- Là cách tiếp cận logic tới hệ thống để làm sáng tỏ các quan hệ nhằm sử dụng cho
quan hệ sau này
Trớc hết, muốn xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, ta phải phân mức các chức năng.
Phân mức các chức năng:
- Thực hiện phân tích theo cây chức năng. Và thông thờng chỉ dừng ở 3 đến 4 mức
đối với các hệ thống trung bình, để cho vấn đề quản lý không bị phức tạp hoá; còn
đối với các hệ thống lớn thờng phân rã thành 6 hoặc 7 mức
- Trong một chức năng không có quá nhiều chức năng con vì nh vậy ta khó có thể
kiểm soát đợc mô hình. Một chức năng chỉ nên phân rã thành < 8 chức năng con

1.3
Làm
DT-
ĐH
1.4
làm dự
trù với
khách
hàng
1.5
Cập
nhập
KH
mới
Quản lý mua hàng
2.1
Kiểm
tra
kho
2.2
Làm
đơn
đặt
hàng
2.3
Chọn
NCC
2.3.1 Ghi
lại NCC
mới

trình
M/B
3.4
Giao
hàng
Quản lý bán hàng
Quản lý kho
4.1
Kiểm
định
hàng
trong
kho
4.3
Làm
thẻ
kho
4.4
Xuất
hàng
4.5
Kiểm
tra
hàng
trong
kho
4.4.1 Làm
phiếu xuất
kho
4.4.2 Làm hoá
Sơ đồ chức năngQuản lý vật t
13
QLVT
1
.
1
1
.
2
1
.
3
1
.
4
1
.
5
2
.
1
2
.
2
2

.
2
5
.
3
2.3.1
2.3.1.1
2.3.1.1.1
4
.
1
.
1
4
.
4
.
1
5
.
1
.
1
5
.
1
.
2
5
.

- Kho dữ liệu: Trên máy, nó chính là file dữ liệu hoặc tập tài liệu lu trữ ở văn phòng
- Tác nhân bên ngoài: Là những phần tử bên ngoài của hệ thống nhng cũng có mối
quan hệ mật thiết với hệ thống. Nó cung cấp thông tin cho hệ thống và cũng nhận
thông tin đầu ra của hệ thống

Quản lý vật t
14
QLVT

- Nội dung của một chức năng (tiến trình) chính là các chức năng con của nó
Kỹ thuật chính đợc sử dụng trong sơ đồ luồng dữ liệu là kỹ thuật phân mức với 3
mức cơ bản:
1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (Context Data Flow Diagram) Mức 1:
Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, ta xem cả hệ thống nh 1 chức năng. Tại
mức này hệ thống chỉ có duy nhất một chức năng. Các tác nhân ngoài và đồng thời các luồng dữ
liệu vào ra từ tác nhân ngoài đến hệ thống đợc xác định.
Đối với mô hình mà ta đang xét, nội tại của hệ thống đợc chi phối bởi các tác nhân ngoài
của hệ thống nh: Nhà cung cấp trên thị trờng, khách hàng của công ty. Bộ phận sản xuất trong
công ty có thể đợc coi nh một khách hàng chung thuỷ nhất của công ty. Công việc lu trữ và quản
lý vật t - hàng hoá đợc sản xuất tại xởng sản xuất của công ty cũng có thể coi nh là một loại vật t
đặc biệt cho dễ quản lý vẫn diễn ra bình thờng nếu không có sự thay đổi kế hoạch trên công ty
nh thay đổi chiến lợc dự trữ từ mô hình chu kỳ thay đổi sang mô hình chu kỳ cố định. Nh vậy hệ
thống đặt hàng tự động và chế độ báo động lợng hàng dự trữ tối thiểu thay đổi theo. Ngoài ra ta
thấy rằng khi sản xuất ra hàng hoá thì phải có nơi phân phối, đó là các cửa hàng và đại lý của công
ty. Vấn đề còn lại là những nguyên vật liệu phế thải cùng những sản phẩm sai hỏng thì giải quyết
ra sao, chúng cũng chịu sự quản lý của nhà kho, và nó đợc thu mua bởi những đơn vị thu mua phế
liệu.
Nh vậy tổng thể chung, biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh của hệ thống có dạng nh
sau:
2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (Top Level Data Flow Diapram) Mức 2:

BC kho
Hàng nhận
Thẻ kho
Hoá đơn
Phiếu nhập
Phiếu xuất
3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh Mức 3:
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh. Các chức năng đợc định nghĩa riêng từng biểu đồ hoặc
ghép lại thành một biểu đồ trong trờng hợp biểu đồ đơn giản. Các thành phần của biểu đồ đợc phát
triển nh sau:
- Về chức năng: Phân rã chức năng trên thành chức năng cấp dới thấp hơn

Quản lý vật t
16
Quản lý
đặt hàng
Quản lý
mua hàng
Quản lý
bán hàng
Báo cáo
Quản lý
kho
KH
NCC
KH
NCC

- Luồng dữ liệu:
+ Vào/ ra mức trên thì lặp lại (bảo toàn) ở mức dới(phân rã)

với khách hàng
1.1
Kiểm tra
mặt hàng
1a
1c
1l
1m
1g
1e
1h
1k
Khách hàng
1d
1b
1n

Chức năng(1.3) dựa trên yêu cầu của KH kết hợp với hàng trong kho sẽ làm dự trù cho cả
công ty
Chức năng (1.4) từ yêu cầu của khách hàng & Nhà quản lý sẽ thảo ra hợp đồng.Công ty sẽ
lu bản gốc hợp đồng, 1 bản sao sẽ đợc gửi tới khách hàng.
Chức năng(1.5) sẽ lu thông tin chi tiết về khách hàng mới vào danh mục KH nằm trong file
lu trữ KH của công ty.
(1a) Phiếu dự trù của KH.
(1b) Thông tin về mặt hàng trong phiếu dự trù đợc gửi tới kho để kiểm tra sự phù hợp
cua mặt hàng đó với loại hàng của công ty.
(1c) Mặt hàng phù hợp
(1d) Thông tin về khách hàng
(1e) (1g) (1l) Khách hàng hợp lệ
(1h) Hợp đồng đợc thoả thuận

2b
2e
2g
2c
2k
2i
2h
2m
2d
2a
2p
2.3.2
Ghi lại
NCC mới
2.2
Làm đơn
đặt hàng
NCC
2e
2n

Vật t yêu cầu của KH sau khi đợc kiểm tra ở bộ phận đặt hàng sẽ đợc gửi tới chức năng
(2.1).
Chức năng(2.1) này sẽ kiểm tra lợng hàng trong kho nếu d để cung ứng phiéu dự trù sẽ đ-
ợc gửi đến bộ phận xuất hàng, ngợc lại thì sẽ chuyển đến chức năng(2.2) để làm đơn đặt hàng.
Chức năng(2.2) kết hợp với DT-ĐH vừa lập để làm đơn đặt hàng gửi tới chức năng (2.3)
Chức năng(2.3) sẽ lựa chọn ra NCC thích hợp với vật t yêu cầu. NCC đợc lựa chọn từ danh
mục NCC đã có trong bộ phận lu trữ của công ty từ những NCC bên ngoài nếu NCC quen không
đáp ứng đợc
Chức năng (2.3.1) sẽ có chức năng (2.3.1.1) và (2.3.1.2).

(3b) Hàng kém chất lợng bị giả lại.
(3c) Hàng đạt yêu cầu.
(3d) Thông tin về hàng nhận.
(3e) Danh sách về hàng nhận.
(3g) Danh sách đơn hàng.
(3f) Hợp đồng với KH.
(3h) NQL yêu cầu hợp thực hiện hợp đồng.
(3i) Hàng xuất.
(3k) NQL yêu cầu xuất hàng đến chức năng(4.4),
(3l) Dánh sách hàng nhận đợc gửi đến chức năng(4.1).

Quản lý vật t
21
NCC
3. 1
Giám
định
hàng
3. 2
Làm danh sách
hàng nhận
3a
3b
3c
3d
3. 3
Theo dõi quá trình
mua/bán hàng
3. 4
Giao hàng

4b
4b
4d
4d
4g
4.3
Làm thẻ kho
4.2
Kiểm định hàng
trong kho
4i
4.4.2
Làm hoá đơn thanh
toán KH
4d
4c

Danh sách nhận đợc chuyển tới chức năng(4.1) để ghi số thông tin chi tiết về vật t
vào kho. Với mỗi lần nhập kho sẽ làm một phiếu nhập nhờ chức năng(4.1.1).
Mỗi vật t vào kho đều qua chức năng(4.2) để kiểm tra chất lợng hàng. Kết quả kiểm
tra sẽ đợc chuyển sang chức năng(5.1.4)
Mỗi vật t vào kho sẽ đợc lu lại vào 1 thẻ kho qua chức năng yêu cầu xuất hàng khỏi
kho từ bộ phận bán hàng đến chức năng (4.4). Với mỗi yêu cầu xuất hàng, chức năng (4.4) sẽ phải
làm 1 phiếu suất tại chức năng (4.4.1) và mỗi loại hàng xuất khỏi kho sẽ phải làm 1 thẻ kho tại
chức năng (4.3). Từ các vật t xuất, bộ phận quản lý kho sẽ làm các hoá đơn thanh toán khách hàng
ở chức năng (4.4.2). Các hợp đồng này sẽ đợc gửi lên NQL. NQL theo hoá đơnvà HĐ sẽ gửi yêu
vầu thanh toán đến khách hàng. Khi NQL yêu cầu giao hàng đến khách hàng , chức năng(4.4.2) sẽ
gửi phiếu xuất đến kho nhận hàng . Kho sẽ giao hàng đến chức năng(3.4) để hoàn tất HĐ với
khách hàng.
Chức năng (4.5) sẽ tổng hợp phiếu nhập/xuất và thẻ kho để đa ra kết luận chính sác

Kiểm định
hàng
5.1.4
Làm BC chất lượng
hàng trong kho
NQL
5.2
Làm báo cáo
thanh toán KH
5.1.2
Làm báo cáo
tổng nhập
5a 5b
5c
5d
5a
5d
5g
5h
5i
5.3
Làm báo cáo thanh toán NCC
5k
5l
5m

Chức năng(5.1) hoạt động khi cần tính tổng lợng tồn/ xuất/ nhập
Chức năng (5.1) dựa trên sự hoạt động của 4 chức năng(5.1.1), (5.1.2), (5.1.3),
(5.1.4).
Chức năng (5.1.1) sẽ khớp thẻ kho, phiếu xuất để đa ra tổng xuấtcủa 1loại hàng