TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
1
TÀI LI
ỆU ÔN TẬP MÔN
NGHI
ỆP VỤ CHUYÊN NGÀNH
CHUYÊN Đ
Ề 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
(Các ng
ạch Kế toán vi
ên Trung cấp, Kiểm lâm viên, Kiểm lâm viên Trung cấp
không thi Chuyên đ
ề này
)
1. Khái ni
ệm chung về quản lý h
ành chính nhà nước.
1.1. Khái ni
ệm quản lý
Dư
ới góc độ khoa học, khái niệm về “quản lý” có nhiều cách tiếp cận khác nhau.
V
ới ý nghĩa thông th
ường, phổ biến thì
qu
ản lý có thể hiểu l
à hoạt động tác động một

ũng như lựa chọn các hình thức, phương pháp thích hợp.
1.2. Khái ni
ệm quản lý nh
à nước
Quản lý nhà nước xuất hiện cùng với sự xuất hiện của nhà nước, gắn với chức
năng, vai tr
ò của nhà nước trong xã hội có giai cấp. Quản lý nhà nước tiếp cận với
ngh
ĩa rộng nhất bao gồm to
àn bộ các hoạt động: hoạt động lập pháp của cơ quan lập
pháp, ho
ạt động hành chính (chấp hành và
đi
ều hành) của hệ thống hành pháp và hoạt
đ
ộng tư pháp của hệ thống tư pháp.
1.3. Qu
ản lý h
ành chính nhà nước.
Trong qu
ản lý nhà nước nói chung, hoạt động quản lý hành chính là hoạt động
có v
ị trí trung tâm, chủ yếu. Đây là hoạt động tổ chức và điều hành
đ
ể thực hiện các
ch
ức năng, nhiệm vụ c
ơ bản nhất của nhà nước trong quản lý xã hội.
Có thể hiểu quản lý hành chính nhà nước là hoạt động thực thi quyền hành
pháp c

ớc, chức năng tổ chức rất quan trọng,v
ì không có tổ chức thì không
th
ể quản lý được. Nhà nước phải tổ chức cả triệu người và mỗi người đều có vị trí
tích c
ực đối với xã hội, đóng góp phần của mình để tạo ra lợi ích cho xã hội. Quản lý
hành chính nhà nư
ớ
c có tính đ
ịnh hướng vì thông qua tác động quản lý của mình các
ch
ủ thể quản lý hành chính nhà nước định hướng hành vi con người và các quá trình
xã h
ội theo những quỹ đạo, mục ti
êu nhất định.
- Qu
ản lý hành chính nhà nước được tiến hành trên cơ sở pháp
lu
ật và theo
nguyên t
ắc pháp chế: Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động thực thi quyền lực
nhà nư
ớc, sử dụng sức mạnh c
ưỡng chế của nhà nước nhưng phải trong khuôn khổ
c
ủa pháp luật. Đây là một trong những nguyên tắc cơ bản của nhà nước pháp quyền.
2. Các tính ch
ất v
à đặc điểm cơ bản của quản lý hành chính nhà nước ở
nư

ộng hành chính nhà nước phải chịu sự kiểm tra, giám sát của nhân dân, phải đảm
b
ảo quyền l
àm chủ thực sự của nhân dân trong quản lý nhà nước, quản lý xã hội.
2.1.3. Tính khoa h
ọc và nghệ thuật.
Trong quá trình phát tri
ển của xã hội, hoạt động quản lý không chỉ là một khoa
h
ọc m
à còn là một nghệ thuật. Quản lý là một khoa học vì nó có tính quy luật, có các
nguyên lý và các m
ối quan hệ tương hỗ với các môn khoa
h
ọc khác. Quản lý là một
ngh
ệ thuật vì nó gắn với tài nghệ, bản lĩnh, nhân cách, trí tuệ, kinh nghiệm của
ngư
ời quản lý.
Qu
ản lý hành chính nhà nước là biểu hiện quan trọng và tập trung nhất của toàn
b
ộ hoạt động của nhà nước trong quá trình phát triển
kinh t
ế và đời sống xã hội.
Chính vì vậy, người cán bộ, công chức phải có kiến thức về những quy luật khách
quan c
ủa hoạt động quản lý nói chung và quản lý nhà nước nói riêng.
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011

ộng vào các quan hệ xã hội đã được pháp luật xác định.
2.2. Các đ
ặc điểm c
ơ bản của quản lý hành chính nhà nước.
Khi nói đ
ến đặc điểm của quản lý hành chính nhà nước là nói đến những nét đặc
thù c
ủa quản lý hành chính nhà
nư
ớc để phân biệt với các dạng quản lý xã hội khác.
V
ới cách tiếp cận nh
ư trên, quản lý hành chính nhà nước dưới chế độ xã hội chủ
ngh
ĩa ở nước ta có các đặc điểm cơ bản sau đây:
- Qu
ản lý h
ành chính nhà nước mang tính quyền lực đặc biệt, tính tổ chức
cao và tính m
ệnh lệnh đơn phương của nhà nước.
Hoạt động quản lý hành chính nhà nước luôn mang tính quyền lực nhà nước và
đư
ợc đảm bảo bằng sức mạnh của nh
à nước. Tính quyền lực là đặc điểm cơ bản nhất
đ
ể phân biệt hoạt động quản lý hành chính nhà nước với cá
c ho
ạt động quản lý mang
tính xã h
ội khác.

ổ
ch
ức v
à hoạt động.
N
ền hành chính nhà nước có nghĩa vụ phục vụ nhân dân một cách thường xuyên
cho nên qu
ản lý hành chính nhà nước phải đảm bảo tính liên tục để thoả mãn nhu cầu
hàng ngày c
ủa nhân dân, của x
ã hội và phải có tính ổn định cao để đảm bảo h
o
ạt
đ
ộng không bị gián đoạn trong bất kỳ tình huống chính trị
- xã h
ội nào.
- Qu
ản lý h
ành chính nhà nước có tính hệ thống thứ bậc chặt chẽ, là một hệ
th
ống thông suốt từ Trung uơng đến cơ sở, cấp dưới phục tùng cấp trên, thực hiện
m
ệnh lệnh và chịu sự k
i
ểm tra thường xuyên của cấp trên (đặc điểm này có điểm
khác v
ới hệ thống các c
ơ quan dân cử và hệ thống các cơ quan xét xử).
TUY

ất phát từ bản
ch
ất nhà nước dân chủ xã hội chủ nghĩa, tất cả các hoạt động của nền hành chính nhà
nư
ớc đều có m
ục ti
êu ph
ục vụ con người, tôn trọng quyền và lợi ích hợp pháp của
công dân và l
ấy đó làm xuất phát điểm của hệ thống pháp luật, thể chế, quy tắc và thủ
t
ục hành chính.
3. Các nguyên t
ắc c
ơ bản của hoạt động quản lý hành chính nhà nước.
Nguyên t
ắc quản lý
hành chính nhà nư
ớc là những tư tưởng chỉ đạo mọi hành
đ
ộng, hành vi quản lý của các cơ quan và cán bộ, công chức trong quá trình thực thi
ch
ức năng, nhiệm vụ.
Nguyên tắc quản lý hành chính nhà nước được hình thành dựa trên cơ sở nhận
th
ức các quy luật khá
ch quan, qua k
ết quả nghi
ên cứu sâu sắc các điều kiện thực tế xã
h

x
ếp, bố trí cán bộ.
Đ
ảng chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết Đảng cũng nh
ư pháp luật
c
ủa nhà nước trong các hoạt động quả
n lý hành chính nhà n
ước.
Đ
ảng lãnh đạo quản lý nhà nước nhưng không làm thay các cơ quan nhà nước.
Chính vì v
ậy, việc phân định chức năng l
ãnh đạo của các cơ quan Đảng và chức năng
qu
ản lý của cơ quan nhà nước là vấn đề vô cùng quan trọng và cũng là điều
ki
ện cơ
b
ản để nâng cao vai trò lãnh đạo của Đảng và hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy
nhà nước ở nước ta hiện nay.
S
ự tham gia của nhân dân vào quyền lực chính trị là một trong những đặc trưng
cơ b
ản của chế độ dân chủ. Quyền tham gia v
ào hoạt động th
ực hiện quyền lực nh
à
nư
ớc của nhân dân được quy định tại điều 53 Hiến pháp 1992: “Công dân có quyền

quan nhà nư
ớc; thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo hành vi vi phạm pháp luật trong
qu
ản lý nh
à nước Nhân dân còn gián tiếp tham gia vào quản lý nhà nước thông qua
ho
ạt động của các cơ quan, các đại biểu do mình bầu ra (Quốc hội, HĐND các cấp).
M
ột hìn
h th
ức tham gia gián tiếp vào quản lý nhà nước rất quan trọng khác là
thông qua các t
ổ chức x
ã hội. Pháp luật Việt Nam trao cho các tổ chức xã hội quyền
tham gia thành l
ập các cơ quan nhà nước, quyền giám sát, phản biện xã hội đối với
ho
ạt động của các cơ
quan nhà nư
ớc.
Đ
ể đảm bảo sự tham gia v
ào quản lý nhà nước của nhân dân có hiệu quả, cần
phải thể chế hoá các quyền đó một cách cụ thể, phát huy hơn nữa vai trò của các đại
bi
ểu nhân dân v
à nâng cao hiệu quả hoạt động của các tổ chức chính trị
- xã h
ội, đo
àn

Hi
ến pháp 1992 quy định tập trung dân chủ là nguyên tắc tổ chức và hoạt động của
cơ quan nhà nư
ớc.
Trong ho
ạt động quản lý hành chính nhà nước nguyên tắc tập trung dân chủ
đư
ợc biểu hiện rất đa dạ
ng trong nhi
ều lĩnh vực, nhiều cấp quản lý, từ vần đề tổ chức
b
ộ máy đến c
ơ chế vận hành của bộ máy. Chẳng hạn như quan hệ trực thuộc, chịu
trách nhi
ệm và báo cáo của cơ quan quản lý hành chính nhà nước trước cơ quan dân
c
ử; phân định chức năng, thẩm quyền
gi
ữa các cơ quan quản lý hành chính nhà nước
các cấp; nguyên tắc “hai chiều trực thuộc” đảm bảo kết hợp tốt quản lý theo ngành
và theo lãnh th
ổ, kết hợp hài hòa lợi ích của cả nước với lợi ích của từng địa
phương
T
ổ chức và hoạt động quản lý hành chín
h nhà nư
ớc, là một thể thống nhất. Tập
trung dân ch
ủ đối lập với xu hướng cơ quan cấp trên “làm thay” “lấn sân” vào thẩm
quy

ớc phải chấp hành luật và các quyết định
c
ủa Quốc hội trong chức năng thực hiện
quy
ền h
ành pháp; Khi ban hành các quyết định quản lý hành chính phải phù hợp với
n
ội dung và mục đích của luật và các văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý
cao hơn.
Đ
ể thực hiện nguy
ên tắc này, cần làm tốt c
ác n
ội dung c
ơ bản sau:
- Xây d
ựng và hoàn chỉnh hệ thống pháp luật.
- T
ổ chức thực hiện tốt pháp luật đã ban hành
- X
ử lý nghi
êm mọi hành vi vi phạm pháp luật
- Tăng cường giáo dục ý thức pháp luật cho toàn dân.
3.4. Nguyên t
ắc kết hợp quản lý h
ành chính
theo ngành và theo lãnh th
ổ.
Qu
ản lý theo ngành và quản lý theo lãnh thổ là hai mặt không tách rời nhau mà

ạt động quản lý t
heo ngành c
ủa cơ quan nhà nước nhằm đề ra các chủ
trương, chính sách phát tri
ển to
àn ngành, tạo môi trường thuận lợi cho các đơn vị
kinh t
ế phát huy tính chủ động, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất
– kinh doanh.
C
ần nhấn mạnh rằng, quản lý theo ngành ở
đây là qu
ản lý về mặt nhà nước: nhà nước
đ
ề ra chủ tr
ương chính sách, xây dựng chiến lược, sử dụng các đòn bẩy còn quản lý
s
ản xuất kinh doanh là quyền chủ động của đơn vị sản xuất kinh doanh.
N
ội dung quản lý theo lãnh thổ nhằm tổ chức sự điều hoà phối
h
ợp các hoạt
đ
ộng của các ng
ành, các thành phần kinh tế và các tổ chức kinh tế, văn hoá, xã hội,
an ninh, qu
ốc phòng trên phạm vi cả nước cũng như trên từng đơn vị hành chính
lãnh th
ổ với mục tiêu bảo đảm pháp chế XHCN, tôn trọng quyền làm chủ của nhân
dân, ổn định và cải thiện đời sống nhân dân về mọi mặt.

ường và điều kiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh
- Đ
ịnh hướng và hỗ trợ
nh
ững nỗ lực phát triển thông qua kế hoạch và các chính
sách kinh t
ế
- Ho
ạch định v
à thực hiện chính sách xã hội, đảm bảo sự thống nhất giữa phát
tri
ển kinh tế và phát triển xã hội.
- Qu
ản lý và kiểm soát việc sử dụng tài nguyên, tài sản quốc gia
- T
ổ chức
n
ền kinh tế v
à điều chỉnh bằng các công cụ và biện pháp vĩ mô.
- Tổ chức và giám sát hoạt động tuân thủ pháp luật của các đơn vị kinh tế.
Nhà nư
ớc thực hiện các chức năng tr
ên thông qua một hệ thống các cơ quan
hành chính nhà nư
ớc; thông qua việc tổ chức
h
ệ thống các tổ chức kinh tế của nhà
nư
ớc; thông qua việc đào tạo, bồi dưỡng, bố trí đội ngũ cán bộ có phẩm chất chính
tr

ắc công khai
T
ổ chức hoạt động hành chính của nhà nước ta là nhằm phục vụ lợi ích quốc gia
và l
ợ
i ích h
ợp pháp của công dân nên cần phải công khai hoá, thực hiện đúng chủ
trương “dân bi
ết, dân b
àn, dân làm, dân kiểm tra”. Phải quy định các hoạt động cần
công khai cho dân bi
ết, tạo điều kiện thu hút đong đảo quần chúng nhân dân tham gia
ki
ểm tra, giám
sát ho
ạt động hành chính nhà nước.
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
8
4. Các hình th
ức và phương pháp quản lý hành chính nhà nước
4.1. Hình th
ức quản lý h
ành chính
Hình th
ức hoạt động quản lý hành chính nhà nước được hiểu là sự biểu hiện của
các ho
ạt động quản lý của cơ quan hành chính nhà

ức quản lý hành chính nhà nước có thể được chia thành 2 loại là: hình
th
ức pháp v
à hình thức không pháp lý.
4.1.1. Hình th
ức pháp lý
- Ban hành văn b
ản quản lý h
ành chính nhà nước
+ Ban hành văn b
ản quy phạm pháp luật (lập quy)
Ban hành văn b
ản quy phạm pháp luật là hình thức pháp lý quan trọng nhất trong
ho
ạt động của các chủ thể quản lý h
ành chính nhà nước nhằm thực hiện chức năng,
nhi
ệm vụ của mình.
Thông qua các văn b
ản quy phạm
pháp lu
ật, các cơ quan hành chính nhà nước
quy đ
ịnh những quy tắc xử sự chung; những nhiệm vụ, quyền hạn v
à nghĩa vụ cụ thể
c
ủa các bên tham gia quan hệ quản lý hành chính nhà nước; xác định rõ thẩm quyền
và th
ủ tục tiến hành các hoạt động quản lý nhà nước
.

Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
9
+ Đăng ký nh
ững sự
ki
ện nhất định như đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn,
đăng ký ph
ương ti
ện giao thông…
+ L
ập và cấp các giấy tờ nhất định như lập biên bản về vi phạm hành chính.
+ Ho
ạt động công chứng, chứng thực.
…
4.1.2. Hình th
ức không pháp lý:
- T
ổ chức hội nghị
- Sử dụng các ph
ương tiện kỹ thuật
- Hình th
ức phối hợp, kết hợp
…
4.2. Phương pháp qu
ản lý hành chính nhà nước
Các ch
ủ thể quản lý hành chính nhà nước trong quá trình hoạt động của mình
đ
ều sử dụng rất nhiều ph

ống k
ê:
Phương pháp này đư
ợc các cơ quan hành chính nhà nước sử dụng để tiến hành
đi
ều tra khảo sát, sử dụng các phương pháp tính toán để phân tích tình hình và
nguyên nhân của hiện tượng quản lý, làm căn cứ khoa học cho việc ra quyết định
qu
ản lý.
S
ử dụng các ph
ương pháp thu thập số liệu, tổng hợp và chỉnh lý để tính toán tốc
đ
ộ phát triển của các chỉ tiêu, kế hoạch nhất định.
- Phương pháp toán h
ọc:
V
ới ph
ương pháp này, cơ quan hành chính nhà nước ứng dụng ma trận,
v
ận tr
ù
h
ọc, sơ đồ mạng…trong quản lý; sử dụng các máy điện toán để thu thập, xử lý và lưu
tr
ữ thông tin; toán học hóa các chương trình mục tiêu kinh tế xã hội; tính toán các cân
đ
ối li
ên ngành trong mọi lĩnh vực hoạt động quản lý.
- Phương pháp tâm l

ạo ra sự thoải mái trong làm việc
và ti
ết kiệm các thao tác không cần thiết nhằm tăng cường năng suất lao động như: bố
trí phòng làm vi
ệc; b
àn làm việc, nghế ngồi; vị trí điện thoại; ví trí để tài liệu; màu
s
ắc và ánh sáng…
4.2.2. Nhóm th
ứ hai
g
ồm 4 phư
ơng pháp ch
ủ yếu, đặc thù của khoa học quản lý.
- Phương pháp giáo d
ục đạo đức, t
ư tưởng:
Đây là phương pháp tác đ
ộng về tư tưởng và tinh thần đối với con người để họ
giác ng
ộ lý tưởng, nâng cao ý thức chính trị và pháp luật, nhận biết được làm việc
nào là t
ốt, xấu, thiện, ác, vinh, nhục…
Giáo dục chính trị, tư tưởng không chỉ bằng việc hô hào những khẩu hiệu chính
tr
ị, tuy
ên truyền, động viên lòng nhiệt tình, hăng hái một cách chung chung như
nhi
ều người quan niệm và nhiều nơi vẫn làm. Mà còn phải là nhữ
ng công vi

Phương pháp kinh t
ế l
à phương
pháp qu
ản lý bằng cách tác động đến ý thức v
à
hành vi c
ủa đối tượng quản lý thông qua việc sử dụng những đòn bẩy kinh tế, những
bi
ện pháp khen thưởng, xử phạt thích hợp tác động đến lợi ích của họ. Trong mọi
ho
ạt động nói chung v
à hoạt động quản lý hành c
hính nhà nư
ớc nói ri
êng, sử dụng
h
ợp lý phương pháp kinh tê sẽ tạo ra động lực quan trọng để nâng cao hiệu quả quản
lý.
- Phương pháp hành chính:
Phương pháp hành chính là phương pháp qu
ản lý bằng việc ra các mệnh lệnh
rõ ràng, d
ứt khoát, bắt buộc
đ
ối t
ượng quản lý phải làm hoặc không được làm những
công vi
ệc nhất định vì ý chí và mục tiêu của chủ thể quản lý. Phương pháp hành
TUY

CHUYÊN Đ
Ề 2
M
ỘT SỐ KỸ NĂNG
HÀNH CHÍNH VĂN PH
ÒNG
TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯ
ỚC
Lu
ật Cán bộ, công chức được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
Nam khóa XII, k
ỳ họp thứ 4 thông qua ngày 13 tháng 11 năm 2008,
có hi
ệu lực thi
hành t
ừ ng
ày 01 tháng 01 năm 2010,
là s
ự kế thừa của
Pháp l
ệnh Cán bộ, công chức
năm 1998 (sau đó đư
ợc sửa đổi, bổ sung vào năm 2000 và năm 2003), nhằm để đáp
ứng y
êu cầu xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nhân dân, do nhân
dân và vì nhân dân, xây dựng một nền hành chính trong sạch, hiệu lực, hiệu quả, phù
h
ợp với xu hướng chuyển đổi sang nền hành chính phục vụ, thực hiện tốt nhiệm vụ
xây d
ựng nền kinh tế thị tr

đ
ạo đức v
à quan hệ đạo đức; cũng có thể đó là những giá trị, chuẩn mực đạo đức.
- V
ới góc độ là một hình thái của hình thái ý thức xã hội, đạo đức là những quan
ni
ệm về thiện, ác, tốt, xấu, lương tâm, trách nhiệm, hạnh phúc, công bằng…và những
quy t
ắc
đánh giá, đi
ều chỉnh h
ành vi xử xự giữa cá nhân với nhau và với xã hội.
- V
ới góc độ thực tiễn đạo đức, đó là hoạt động, là hành vi của con người được
ch
ỉ đạo và quy định bởi ý thức đạo đức (hành động tuân theo một chuẩn mực đạo
đ
ức, nhằm mục đích do lý t
ư
ởng đạo đức chỉ ra v
à đư
ợc thúc đẩy bởi những động cơ
do lý tưởng đạo đức và các xúc cảm, tình cảm đạo đức tạo nên). Nó là sự thể hiện
m
ột cách trực quan của ý thức đạo đức, l
à hoạt động tinh thần của con người nảy sinh
trên cơ s
ở hoạt động vật chất và bị
quy đ
ịnh bởi hoạt động vật chất.

* Khái ni
ệm đạo đức công vụ
Đ
ạo
đ
ức công vụ l
à sự thể hiện đặc thù đạo đức chung của xã hội trong công vụ
c
ủa đội ngũ cán bộ, công chức, nhằm thực hiện chức năng của nhà nước trong quá
trình qu
ản lý các mặt của đời sống xã hội; đó là những quy tắc chuẩn mực, giá trị
đư
ợc x
ã hội thừa nhận
là t
ốt đẹp, do quá tr
ình tu dưỡng rèn luyện theo tiêu chuẩn mà
có đư
ợc khi họ thi hành công vụ.
- N
ội dung đạo đức công vụ thể hiện trong các quan hệ khi thi hành công vụ, đó
là: Công v
ụ quan hệ với nhà nước; công vụ quan hệ với nhân dân; công vụ quan hệ
v
ới cấp trên; công vụ quan hệ với cấp dưới; công vụ quan hệ với đồng nghiệp (cùng
c
ấp). Những mối quan hệ n
ày phản ánh các mối quan hệ lợi ích: Lợi ích cá nhân với
cá nhân; l
ợi ích cá nhân với xa hội. Từ đó hình thành những chuẩn mực đạo đức

à
chu
ẩn mực đạo đức cho từng loại, từng chức danh cán bộ, công chức; quy tắc đạo
đ
ức nghề nghiệp; chuẩn mực tính hợp pháp của hành vi công vụ, chuẩn mực về niềm
tin n
ội tâm trong công vụ;
- Xây d
ựng v
à hoàn thiện cơ chế dân chủ, bằng những quy định và c
hu
ẩn mực
pháp lu
ật, để nhân dân tham gia giám sát hoạt động công vụ và cơ quan nhà nước;
- Xây d
ựng và hoàn thiện quy chế đánh giá cán bộ, công chức theo hướng công
khai, dân chủ;
- Xây d
ựng qui chế về cam kết và lời thề công vụ của cán bộ, công chức khi
đư
ợc bổ nhiệm v
à định kỳ trước nhân dân;
- Đ
ầu tư nghiên cứu về đạo đức công vụ, về những giá trị, lý tưởng đạo đức công
v
ụ để từng bước thể chế nó thành qui tắc pháp luật.
* Đ
ối với từng cán bộ, công chức
- Không ng
ừng tu dưỡng, rèn luyện đạo đức cách mạng

ả lập tr
ường, bản lĩnh chính trị, đạo đức nghề nghiệp. Do vậy, việc rèn luyện
đ
ạo
đ
ức công vụ, cần rèn luyện những phẩm chất đạo đức công vụ sau:
- Tính ngay th
ẳng, trung thực, tiết kiệm;
- S
ự tự trọng;
- Kh
ắc phục những mặt tiêu cực như: Chây lười, cẩu thả, cậy thế, gian dối, lợi
d
ụng, b
è phái;
- Rèn luy
ện lập trường tư tưởng vững
vàng trong công vi
ệc;
- Rèn luy
ện về chuyên môn nghiệp vụ.
2. Tác phong và n
ếp sống n
ơi công sở, mối quan hệ trong công sở
2.1 Tác phong nơi công s
ở
* Khái ni
ệm: Tác phong nơi công sở là sự thể hiện thái độ và hành vi của mỗi
ngư
ời tr

ội và sự phát triển của khoa học công nghệ, điều kiện môi
trường…đặc biệt cần phải thể hiện được tính khoa học trong việc sắp xếp, tổ chức
công vi
ệc.
* Yêu c
ầu của nếp sống n
ơi công sở
- Th
ực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức nơi làm việc;
- Nhi
ệt tình trong công tác, tích cực trong học tập;
- Chân thành, c
ởi mở với mọi ng
ười; biết khiêm tốn và hòa mình với mọi người;
- Gi
ải quyết t
ốt các mối quan hệ trong công sở v
à các quan hệ xã hội khác;
- S
ống lành mạnh, không nghiện ngập, rượu chè, cờ bạc…
2.3 M
ối quan hệ trong công sở
* Quan h
ệ của nhân viên với lãnh đạo:
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
15
- Hi

trong xã h
ội nhằm trao đổi thông tin, t
ình cảm, hiểu biết, vốn sống t
ạo n
ên nh
ững
ảnh h
ưởng, những tác động qua lại để con người đánh giá, điều chỉnh và phối hợp với
nhau trong công vi
ệc.
- Giao ti
ếp h
ành chính là hoạt động xác lập mối quan hệ và tiếp xúc giữa con
người với nhau trong phạm vi hành chính, nhằm thoả mãn những nhu cầu nhất định
c
ủa quả
n lý hành chính.
1.2 Phân lo
ại giao tiếp
* Căn c
ứ vào tính chất tiếp xúc
, ho
ạt động giao tiếp được chia thành 2 loại: Giao
ti
ếp trực tiếp v
à giao tiếp gián tiếp.
- Giao ti
ếp trực tiếp: là giao tiếp “Mặt đối mặt”;
- Giao ti
ếp gián

ia thành 3 lo
ại: Giao tiếp ở thế
v
ững mạnh; giao tiếp ở thế yếu v
à giao tiếp ở thế cân bằng.
* Căn c
ứ vào đặc điểm ngôn ngữ thể hiện
, ho
ạt động giao tiếp có thể chia làm 2
lo
ại: Giao tiếp bằng ngôn ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ.
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
16
1.3 Các nguyên t
ắc trong gi
ao ti
ếp hành chính
a. Nguyên t
ắc chung
Đ
ể thành công trong giao tiếp hành chính, chúng ta cần bảo đảm những nguyên
t
ắc chung sau:
- B
ảo đảm sự h
ài hòa về mặt lợi ích giữa các bên tham gia giao tiếp;
- C

* Giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới, được thể hiện cho 4 mục đích sau:
- Hư
ớng dẫn công việc;
- Ph
ản hồi trả lời ý kiến của nhân viên;
- Khuy
ến
khích s
ự tham gia;
- Đ
ộng vi
ên gây cảm tình cảm hứng.
* Giao ti
ếp từ cấp dưới lên cấp trên, cần chú ý một số yếu tố quan trọng sau
:
- Giao ti
ếp từ dưới lên thực chất là sự phản hồi lại các đề nghị, chỉ thị và hành
đ
ộng của cấp tr
ên;
- C
ấp dưới thường báo
cáo nh
ững gì mà họ cho rằng cấp trên thích nghe, mặc dù
thông tin đó có th
ể không chính xác;
- Phải dựa vào lòng tin đối với cấp trên;
- Giao ti
ếp từ dưới lên phải tuân thủ triệt để nguyên tắc tập trung dân chủ.
* Giao ti

2. Các k
ỹ n
ăng giao ti
ếp
2.1. K
ỹ năng nghe
a. Khái ni
ệm: Nghe là một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong quá trình
giao ti
ếp nói chung và giao tiếp hành chính nói riêng. Nghe là hoạt động, nhờ đó,
chúng ta hi
ểu được các ý nghĩa của các âm thanh, ngôn ngữ (tiếng
nói) c
ủa con người
và nh
ững âm thanh khác.
b. Rèn luy
ện kỹ năng nghe
- Xác đ
ịnh điểm mấu chốt khi nghe: Khi nghe cần xác định đâu là điểm mấu
ch
ốt, quan trọng và cần làm gì để ghi nhớ được những điểm đó. Thông thường, người
nói có th
ể chỉ thẳng những điểm
m
ấu chốt đó, hoặc nói to l
ên giọng, có cử chỉ nhấn
m
ạnh, cũng có thể người nói nhắc lại những điều cần ghi nhớ.
- Ghi chép khi nghe: Mu

a. Khái ni
ệm: Kỹ năng nói được sử dụng thường xuyên trong giao tiếp nói chung
va giao tiếp hành chính nói riêng, đặc biệt là trong việc tiếp khách, nói chuyện điện
tho
ại, hội họp Kỹ năng nói
thư
ờng được sử dụng cùng với kỹ năng nghe.
Đ
ể cho hoạt động giao tiếp đạt kết quả tốt, điều quan trọng l
à cần phải biết nói ở
đâu, nói v
ới ai, nói cái gì và nói như thế nào.
b. Rèn luy
ện kỹ năng nói
- Gi
ọng nói: Chú ý độ vang, độ cao, độ nhanh chậm, độ dừn
g;
- Nói k
ết hợp với các hành vi phi ngôn ngữ như cử chỉ, ánh mắt, nụ cười, vẻ mặt,
các đ
ộng tác phụ họa;
- Tư th
ế, khoảng cách với ng
ười giao tiếp và trang phục phù hợp;
- S
ử dụng thuật khôi hài thích hợp, đúng chỗ, đúng lúc, đúng mức, đúng đối
tư
ợng;
- Khả năng diễn đạt các vấn đề, các nội dung và thông tin trong lời nói mạch lạc
và khúc chi

Tóm l
ại
, đ
ể có kỹ năng đọc đáp ứng các nhiệm vụ đ
ược giao, cần phải rèn luyện
và tích l
ũy kinh ngh
i
ệm. Có kỹ năng đọc tốt là một tiêu chuẩn chứng tỏ người có khả
năng và tr
ình độ giao tiếp cao, góp phần mang lại uy tín cho bản thân cũng như uy tín
cho cơ quan, t
ổ chức.
2.4. K
ỹ năng viết
Đ
ể có kỹ năng viết (soạn thảo) tốt trong giao tiếp hành chính, cần
chú ý m
ột số
v
ấn đề sau:
- Nắm vững những vấn đề cần phải viết (soạn thảo) hoặc cần được thể hiện trong
văn b
ản;
- Khi vi
ết (soạn thảo), phải xác định được đề cương, bố cục chung của văn bản.
Trong đó, xác đ
ịnh được phần trọng tâm, ý chính, ý phụ để đầu t
ư suy ngh
ĩ và thể

ất định.
Chương tr
ình, k
ế hoạch công tác được thể hiện bằng những văn bản có tên loại
tương
ứng với tính chất củ
a m
ột bản dự kiến những công việc cơ quan, tổ chức phải
làm trong m
ột khoảng thời gian nhất định nào đó. Những dự báo có tính phương
hư
ớng, chủ tr
ương trong một khoảng thời gian dài, nhiều năm gọi là chương trình.
Chương tr
ình thông thường có nội dung về n
h
ững công việc lớn, có ý nghĩa quan
tr
ọng, lâu đài của đất nước, địa phương, ngành, lĩnh vực.
Những hoạt động cụ thể nhằm triển khai những mục tiêu đã định trong khoảng
th
ời gian ngắn (tháng, quý, năm) thường được trình bày trong bản kế hoạch.
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
19
Nh
ững công
vi

ược sắp xếp
có h
ệ thống theo tr
ình tự ưu tiên liên hoàn, có
tr
ọng tâm, trọng điểm; không đổ dồn công việc sự vụ lên vai các cấp lãnh đạo.
- Ph
ải ăn khớp với chương trình, kế hoạch của tổ chức Đảng, đoàn thể cấp trên,
đ
ịa ph
ương (nếu có liên quan), bảo đảm cân đối giữ
a chương tr
ình, k
ế hoạch năm,
quý, tháng.
- Ph
ải đảm bảo có tính khả thi, tránh ôm đồm, n
êu quá nhiều công việc mà khả
năng th
ực hiện không được bao nhiêu; phải phân bổ quỹ thời gian sao cho hợp lý ( thí
d
ụ, không bố trí họp nhiều ngày liền hoặc vào những
th
ời điểm không thuận lợi như
mùa v
ụ, lễ hội truyền thống ); phải sắp xếp sao cho có thời gian dự ph
òng để điều
ch
ỉnh được khi có những sự kiện bất ngờ xảy ra.
c. Quy trình l

ọi của chương trình, kế hoạch; phạm vi thời gian và đối tượng thực hiện;
- Tên công vi
ệc cần giải quyết (một cách khái quát, rõ ràng);
- Hình th
ức giải quyết;
- Th
ời gian thực hiện
* Bư
ớc 3: Trình lãnh đạo và ban hành chính
th
ức để tổ chức thực hiện.
* Bước 4: Tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch. Cần định kỳ
ki
ểm tra, đánh giá và kịp thời điều chỉnh khi cần.
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
20
3.2 T
ổ chức hội họp
a. Khái ni
ệm: Hội họp l
à hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ
ch
ức v
à m
ục tiêu của một tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền
ho
ặc thảo luận ý kiến để tư vấn, kiến nghị.

thi
ết để thực hiện đầy đủ ch
ương trình, xác định cụ thể từng người chịu trách nhiệm
báo cáo ho
ặc tham luận. Việc hội họp cần phải đưa vào lịch và chương trình làm v
i
ệc
đ
ể chuẩn bị nội dung chu đáo. Kế hoạch hội họp có thể lập trong từng tháng, quý
ho
ặc cả năm. Trong bản kế hoạch hội họp cần n
êu rõ những vấn đề sau:
- Tên bu
ổi hội họp;
- Th
ời gian họp;
- Thành ph
ần tham dự họp;
- Đ
ịa điểm họp;
- Phương ti
ện kỹ
thu
ật, vật chất phục vụ cho cuộc họp;
- Nội dung họp;
- Các chương tr
ình khác (tham quan, biểu diễn văn nghệ, chiêu đãi…)
b. Quy đ
ịnh th
ành phần họp

T
ổ chức ấn loát các tài liệu phục vụ cuộc họp, các trang thiết bị n
hư máy ghi
âm, loa đài, tăng âm và các phương ti
ện khác.
e. Làm và k
ịp thời gửi giấy mời
Gi
ấy mời cần có nội dung như: người được mời, nội dung họp, thời gian họp,
đ
ịa điểm họp, thành phần họp, các giấy tờ cần thiết mang theo, các yêu cầu nghỉ lại,
các kh
ả năng dịch vụ, dự kiến kinh phí…
g. Chu
ẩn bị việc ghi bi
ên bản và các văn kiện cho hội nghị
.
h. Ki
ểm tra lần cuối tổng thể các công việc chuẩn bị.
* Bư
ớc 2: Tiến hành hội họp
a. Đón đ
ại biểu:
Đón ti
ếp đại biểu v
à phát tài liệu (nếu có).
b. Khai m
ạc, tr
i
ển khai phát biểu và thảo luận

* Bư
ớc 3: Công việc sau hội họp
- Hoàn thi
ện các văn kiện;
- Thông báo k
ết quả cuộc họp cho các cơ quan có liên quan biết;
- L
ập hồ sơ cuộc họp: Đố
i v
ới cuộc họp thông thường chỉ cần lưu giữ biên bản,
còn
đ
ối với các hội nghị lớn thì phải lập hồ sơ hội nghị. Hồ sơ này gồm:
+ Gi
ấy mời, giấy triệu tập;
+ Danh sách đ
ại biểu; danh sách những người tham dự;
+ L
ời khai mạc;
+ Các báo cáo tham lu
ận, lời phá
t bi
ểu;
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
22
+ Ngh
ị quyết cuộc họp; thư quyết tâm (nếu có)

ủ yếu sau đây:
a) Đón khách
- Chào h
ỏi một cách lị
ch s
ự với thái độ vui vẻ, niềm nở khi khách đến (nếu có
thể được nên chào hỏi bằng tên thật của họ);
- Tìm hi
ểu, giải quyết các y
êu cầu của khách; tỏ sự chủ ý đối với khách, sốt sắng
đ
ối với công việc;
- X
ử lý các tình huống đặc biệt khi tiếp khách (khách
b
ực tức, cáu giận, đòi theo
ý khách, khách đ
ã
đến theo hẹn nhưng không gặp, ).
b) Đ
ãi khách
- Gi
ải khát trong tiếp khách: Tiếp nước trà; tiếp các loại nước giải khát
- Đ
ặt tiệc đ
ãi khách: Tại trụ sở cơ quan hoặc tại nhà hàng.
3.2. Giao ti
ếp qua điện t
ho
ại

ập máy xuống khi người nghe đang nói (dù mình không muốn
nghe n
ữa). Nếu thấy cần th
ì xin lỗi người nghe rồi cúp máy;
- Khi g
ọi đi, không được nóng vội bỏ máy xuống khi chuô
ng reo đ
ã ba hồi, mà
ph
ải chờ tới hồi thứ sáu, thứ bảy mới được đặt máy xuống;
- Khi k
ết thúc cuộc nói chuyện n
ên có lời chào: “Chào tạm biệt”, “chào anh,
ch
ị, ”, hoặc nói “cảm ơn”, “không có chi”, tùy theo câu nói của người bên kia;
- Không nên nghe hai máy đi
ện thoại (điện thoại di động và điện thoại bàn) cùng
m
ột lúc;
- Không l
ạm dụng điện thoại công vào việc riêng./.
* Tài li
ệu tham khảo:
1. Lu
ật CBCC năm 2008
- Chương II.
2. Quy
ết định số 129/2007/QĐ
-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 c
ủa Thủ tướng

CÔNG TÁC QU
ẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
I. Khái ni
ệm, ý nghĩa công tác văn th
ư
1. Khái ni
ệm công tác văn thư
Công tác văn thư đư
ợc hiểu là hoạt động bảo đảm thôn
g tin b
ằng văn bản phục
v
ụ công tác l
ãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành các công việc trong các cơ quan,
t
ổ chức.
Công tác văn thư bao g
ồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản
lý và s
ử dụng con dấu trong công tác văn th
ư. Trong đó nội dun
g qu
ản lý văn bản v
à
tài li
ệu bao gồm: Quản lý và giải quyết văn bản đi; quản lý và giải quyết văn bản đến;
l
ập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2. Ý ngh
ĩa của công tác văn thư

ền nếp bảo đảm giữ g
ìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều
ki
ện tốt cho công tác lưu trữ.
II. N
ội dung công tác văn thư
M
ọi cán bộ, công chức, vi
ên chức trong một cơ quan, tổ chức khi thực thi công
vi
ệc có liên quan đến giấ
y t
ờ đều thực hiện nghiệp vụ của công tác văn thư. Tại mỗi
cơ quan, t
ổ chức đều lập bộ phận văn thư chuyên trách. Bộ phận văn thư chuyên trách
này g
ọi l
à văn thư cơ quan. Văn thư cơ quan là bộ phận thực hiện công tác đăng ký
văn b
ản và tác nghiệp một số vi
ệc của nội dung công tác văn th
ư.
1. Qu
ản lý v
à giải quyết văn bản đến
1.1. Khái niệm văn bản đến
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành

sau khi đăng ký.
- Nh
ững văn bản mật phải được người có trách nhiệm xử lý mới được bóc và xử
lý.
1.3. N
ội dung nghiệp vụ quản lý v
à giải quyết văn bản đến
a. Tiếp nhận văn bản đến
N
ội d
ung công vi
ệc tiếp nhận văn bản:
- Ki
ểm tra khi nhận văn bản: Kiểm tra xem văn bản nhận có đủ số lượng hay
không, phong bì v
ăn bản có bị rách, bị bóc hay chưa.
- Sau đó th
ực hiện phân loại văn bản, th
ường có 4 nhóm sau:
+ Lo
ại có dấu chỉ mức độ khẩn, mật.
+ Lo
ại sai thể thức: Như văn bản gửi nhầm địa chỉ, gửi vượt cấp, trình bày sai
th
ể thức…
+ Lo
ại thông thường: Sau khi nhận thì tiến hành bóc phong bì, lấy văn bản ra,
đ
ối chiếu số, ký hiệu văn bản ở trong văn bản với số, ký hiệu ghi ngoài bì.
+ Loại tư liệu: Các tờ quảng cáo, giấy thông hành mang tính chất dịch vụ,