1
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất
kinh doanh
1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu
Bất cứ doanh nghiệp nào,muốn sản xuất phải có đầy đủ ba yếu tố cơ bản
là: Tư liệu lao động, Đối tượng lao động, Sức lao động.
Theo C.Mác tất cả mọi vật thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có
ích có thể tác động vào đối tượng lao động, như vậy nếu đối tượng lao động
được con người tác động vào thì đối tượng đó trở thành nguyên vật liệu. Đồng
thời C.Mác cũng chỉ ra rằng bất cứ một loại nguyên vật liệu nào cũng là đối
tượng lao động, nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là
nguyên vật liệu. Ví dụ như cây trên rừng không phải là nguyên vật liệu nhưng
cây đã qua chế biến thành gỗ thì lại là nguyên vật liệu cho ngành công nghiệp
chế biến gỗ.
1.1.2. Đặc điểm kinh doanh xây dựng có ảnh hưởng tới hạch toán nguyên
vật liệu tại các đơn vị sản xuất kinh doanh xây dựng
Doanh nghiệp nào cũng có đặc thù riêng và có ảnh hưởng đến công tác
kế toán trong doanh nghiệp đó. Xây dựng có đặc trưng riêng biệt so với các
loại hình doanh nghiệp khác, bởi sản phẩm của xây dựng là các công trình,
hạng mục công trình có kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, giá trị công
trình lớn. Vây khi tiến hành xây dựng nhất thiết phải có dự toán chi phí và dự
toán chi phí đó làm cơ sở cho các khoản mục chi phí. Hơn nữa sản phẩm của
ngành xây dựng thường cố định tại nơi sản xuất, trong khi đó các yếu tố để
tiến hành sản xuất thì vận động từ nơi này sang nơi khác. Trong quá trình di
chuyển các yếu tố đó thường gây ra hao hụt mất mát do điều kiện khách quan
và chủ quan của doanh nghiệp.
2
1.1.3. Vai trò của nguyên vật liệu:
Xuất phát từ đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu còn được theo dõi và
lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo
sản phẩm có thể diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể
rắn, và thể khí. Ví dụ: xăng, dầu, than, củi, gas,…
Phụ tùng thay thế: Là những vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa
những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,…
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được
sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao
gồm cả thiết bị cần lắp và không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng
để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản.
Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên,
thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu
hồi từ thanh lý tài sản cố định.
Ngoài ra tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp
trong từng loại nguyên vật liệu trên chia thành từng nhóm, từng thứ. Cách
phân loại này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho
từng loại, từng thứ nguyên vật liệu là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết
nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu được chia thành hai
nguồn
Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận góp vốn liên
doanh, nhận biếu tặng,…
4
Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất. Cách phân loại này là
căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là
cơ sở xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho.
Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên
vật liệu thành:
Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm:
Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm.
Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, cho bộ phận bán hàng,
Tính giá của nguyên vật liệu nhập kho tuân thủ theo nguyên tắc giá phí.
Nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều
nguồn nhập khác nhau. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá trị thực tế của vật
liệu nhập kho được xác định khác nhau.
Đối với vật liệu mua ngoài:
Giá thực tế
của NVL
mua ngoài
=
Giá mua
ghi trên
hoá đơn
+
Chi phí
thu mua
+
Các khoản thuế
không được
hoàn lại
-
CKTM,
Giảm giá
hàng mua
Trong đó:
Chi phí thu mua: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong ĐM.
Các khoản thuế không được hoàn lại: như thuế nhập khẩu, thuế GTGT (nếu
doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)...
Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:
6
Giá thực tế
Giá thực tế của vật liệu
nhận góp vốn liên doanh
=
Giá trị vốn góp
do hđld đánh giá
Đối với vật liệu được biếu tặng, viện trợ:
Giá thực tế của vật liệu
được biếu tặng, viện trợ
=
Giá thị trường
tại thời điểm nhận
Đối với phế liệu thu hồi từ sản xuất:
Giá thực tế của
phế liệu thu hồi
=
Giá có thể sử dụng lại
hoặc giá có thể bán
Tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho
phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số
lần nhập xuất nguyên vật liệu, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều
7
kiện kho tàng của doanh nghiệp. Điều 13 chuẩn mực số 02 nêu ra 4 phương
pháp tính giá xuất hàng tồn kho:
- Phương pháp giá thực tế đích danh
- Phương pháp bình quân
- Phương pháp nhập trước xuất trước
- Phương pháp nhập sau xuất trước
Ngoài ra trên thực tế còn có phương pháp giá hạch toán (phương pháp
hệ số giá), phương pháp xác định trị giá tồn cuối kỳ theo giá mua lần cuối.
Phương pháp Bình quân cả kỳ dự trữ:
Giá trị thực tế NVL + Giá trị thực tế NVL
Đơn giá bình tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ
quân gia quyền =
cả kỳ dự trữ Số lượng NVL tồn + Số lượng NVL nhập
kho trước khi nhập kho kho của từng lần nhập
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm
vật tư nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều.
Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết nguyên vật
liệu, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng danh điểm vật tư.
Nhược điểm: Dồn công việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho vào cuối kỳ
hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác.
Phương pháp Bình quân sau mỗi lần nhập:
Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập vật liệu, kế toán tính đơn giá
bình quân sau đó căn cứ vào đơn giá bình quân và lượng vật liệu xuất để tính
giá vật liệu xuất.
Đơn giá bình quân Giá trị thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
9
sau mỗi lần nhập Số lượng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
Phương pháp này nên áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư
và số lần nhập của mỗi loại không nhiều.
Ưu điểm: Phương pháp này cho giá vật liệu xuất kho chính xác nhất, phản ánh
kịp thời sự biến động giá cả, công việc tính giá được tiến hành đều đặn.
Nhược điểm: Công việc tính toán nhiều và phức tạp, chỉ thích hợp với những
doanh nghiệp sử dụng kế toán máy.
Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO):
Theo phương pháp này kế toán phải theo dõi được đơn giá của từng lần
nhập và giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập kho trước thì được xuất kho
trước. Như vậy, hàng tồn kho cuối kỳ được nhập kho ở thời điểm gần cuối kỳ.
Với giả định như vậy, kế toán sử dụng đơn giá của những lần nhập đầu tiên
Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số liệu hiện có và tình hình luân
chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị lẫn hiện vật. Tính toán đúng đắn trị
giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập, xuất kho nhằm cung cấp thông tin
kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp.
Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật
liệu, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất.
Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp hàng tồn kho, cung cấp thông
tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh.
1.3.2. Chứng từ kế toán sử dụng
Các hoạt động nhập, xuất kho nguyên vật liệu xảy ra thường xuyên trong
doanh nghiệp sản xuất. Để quản lý chặt chẽ và theo dõi tình hình biến động và
hiện có của nguyên vật liệu, kế toán phải lập các chứng từ cần thiết một cách
kịp thời và đầy đủ đúng chế độ ghi chép ban đầu đã được Nhà nước ban hành.
11
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành đối với doanh nghiệp xây lắp
theo quyết định 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16 tháng 12 năm 1998 thì chứng từ
đó gồm:
Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT)
Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 – VT)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu số 03- VT )
Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu 08- VT)
Hoá đơn GTGT
Hoá đơn bán hàng
Hoá đơn cước vận chuyển ( Mẫu 03 – BH)
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của
Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn:
Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04 – VT)
Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu 05 – VT)
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 – VT )
Mọi chứng từ kế toán về nguyên vật liệu phải được tổ chức luân
theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng danh điểm vật tư, phải tổng hợp được
tình hình luân chuyển và tồn của từng danh điểm theo từng kho, từng quầy,
bãi,
Hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phương pháp
kế toán chi tiết nguyên vật liệu như sau:
Phương pháp thẻ song song
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Phương pháp sổ số dư
Phương pháp ghi thẻ song song:
13
Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất ghi vào các thẻ
kho theo số lượng, cuối tháng tính số tồn kho trên thẻ kho. Sau khi ghi vào thẻ
kho các chứng từ kế toán được sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho kế
toán.
Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu ghi chép sự
biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị. Hàng
ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu do
thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng
từ và vào sổ chi tiết vật liệu.
Cuối kỳ kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại vật
liệu, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với
thẻ kho tương ứng. Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết vật liệu kế toán lấy số
liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu.
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ
song song
14
Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối
chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho
của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác.
Phương pháp sổ số dư:
Tại kho: ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn
kho nguyên vật liệu về số lượng thì còn sử dụng sổ số dư để ghi số lượng vật
tư tồn kho và sử dụng cho cả năm. Hàng tháng vào ngày cuối tháng của từng
16
thứ vật liệu thể hiện trên thẻ kho để ghi. Sau khi song thì chuyển số dư về
phòng kế toán.
Tại phòng kế toán: Định kỳ 5 đến 10 ngày, kế toán nhận chứng từ do thủ
kho chuyển đến, có lập phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào đó, kế toán lập
Bảng luỹ kế nhập xuất tồn. Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên Sổ số dư do thủ
kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm nguyên vật liệu trên sổ
số dư với Bảng luỹ kế nhập xuất tồn.
Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư:
Sơ đồ 1.3
Ưu điểm: Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn đều
công việc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ.
Nhược điểm: Sử dụng phương pháp này sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc
kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót.
17
Điều kiện vận dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh
điểm vật tư và số lần nhập xuất của mỗi loại nhiều, đồng thời nhân viên kế
toán và thủ kho của doanh nghiệp phải có trình độ chuyên môn cao.
1.6 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.
Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh,
kiểm tra giám sát các đói tượng kế toán dạng tổng quát.
Nguyên vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của
doanh nghiệp cho nên việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và
xác định trị giá hàng tồn kho, trị giá hàng hoá bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc
vào doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai
vật tư, hàng hoá ,nguồn cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký. Tài
khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ
phải trả ho người nhận thầu xây lắp chính phụ.
- TK liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 141, TK 241, TK 627, TK
642,…
Hạch toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu:
Hệ thống chứng từ sử dụng:
Nguyên nhân tăng nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài, tự sản
xuất, liên doanh, phát hiện thừa.
Mọi trường hợp tăng nguyên vật liệu phải có đầy đủ thủ tục, chứng từ
để làm cơ sở cho việc khi tăng nguyên vật liệu trong sổ kế toán. Các chứng từ
ghi tăng nguyên vật liệu bao gồm các chứng từ bắt buộc như sau:
- Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư,
- Hoá đơn (GTGT)- MS 01 GTKT – 2 LN:
19
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước,
các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn: Biên bản
kiểm nghiệm ( Mẫu 05 – VT).
Phương pháp hạch toán
Tăng do mua ngoài:
* Trường hợp 1: Vật liệu và hoá đơn cùng về
Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan kế toán ghi:
- Nếu mua hàng trong nước.
Nợ TK 152 (giá mua thực tế)
Nợ TK 1331- thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 113 (tổng giá thanh toán)
- Mua hàng nhập khẩu.
+ Nếu nguyên vật liệu nhập khẩu dùng cho hoạt động SXKD hàng hoá,
* Trường hợp 3 : Hoá đơn về trước, vật tư về sau:
Khi hoá đơn về lưu hoá đơn vào tập hồ sơ hàng đang đi đường.
+ Nếu trong kỳ vật tư về, hạch toán giống trường hợp 1.
+ Cuối kỳ vật tư chưa về, kế toán ghi:
Nợ TK 151: Giá trị vật tư
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331, 111, 112...Tổng số tiền
+ Sang kỳ sau khi vật tư về:
Nợ TK 152: Nếu nhập kho
Nợ TK 621, 627, 642...Nếu sử dụng ngay
` Có TK 151
21
Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa
phải làm văn bản báo cáo cho các bên có liên quan biết để cùng xử lý.Tuỳ
từng trường hợp kế toán ghi sổ sau:
+ Nếu nhập kho toàn bộ số hàng.
Nợ TK 152: trị giá toàn bộ số hàng
Nợ TK 133 :Thuế GTGT tính theo hoá đơn
Có TK 331: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn
Có TK 338 (3381): Trị giá số hàng thừa chưa có thuế GTGT
+ Nếu trả lại người bán số hàng thừa
Nợ TK 338( 3381): trị giá hàng thừa đã xử lý
Có TK 152: trả lái số hàng thừa
+ Nếu đồng ý mua lại số hàng thừa
Nợ TK 338( 3381) : trị giá số hàng thừa đã xử lý
Nợ TK 133( 1331): Thuế GTGT của số hàng thừa (nếu có)
Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa
+ Nếu hàng không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập khác
Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa đã được xữ lý
Có TK 711: Số hàng thừa không rõ nguyên nhân
Có TK 133(1331): thuế GTGT giảm trừ.
Trong cả 3 trường hợp trên, nếu được chiết khấu, giảm giá, trả lại vật tư kế
toán hạch toán như sau:
Với chiết khấu thanh toán được hưởng:
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 515
Với chiết khấu thương mại:
23
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 152
Với trường hợp giảm giá hoặc trả lại vật tư cho người bán:
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 152
Có TK 133
Các trường hợp nhập khác
Vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến.
Nợ TK 152: theo giá thực tế.
Tăng vật liệu do nhân vốn góp liên doanh liên kết của đơn vị khác hoặc
được cấp phát.
Nợ TK 152: giá thực tế
Có TK 411: giá thực tế.
Tặng vật liệu do được nhận trợ cấp biếu tặng:
Nợ TK 152: giá trị hợp lý ban đậu.
Có TK 411: giá trị hợp lý ban đầu.
Tăng vật liệu do thu hồi vốn góp liên doanh:
Nợ TK 152:theo giá thực tế.
Hạch toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu.
Hệ thống chứng từ sử dụng:
Chứng từ bắt buộc:
Có TK 1381
Xuất cho các mục đích khác:
Nợ TK 154: thuê ngoài gia công chế biến
25
Nợ TK 1388, 136: cho vay, cho mượn
Nợ TK 411: trả lại vốn góp liên doanh
Nợ TK 4312: viện trợ, biếu tặng
Nợ TK 412: đánh giá giảm nguyên vật liệu
Có TK 152: nguyên vật liệu giảm
Sơ đồ 1.4 : Quy trình hạch toán tổng hợp biến động nguyên vật liệu theo
phương pháp KKTX được thể hiện qua sơ đồ sau:
Copyright: Tài liệu đại học ©