2-1
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

Bài 2
Tạo lập Cơ sở dữ liệu

Nội dung
Thiết kế bảng dữ liệu 3
Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng 8
Một số thao tác trên bảng 10

2-2
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM
Giới thiệu

Lý thuyết
3 Tiết
- Khái niệm về bảng dữ liệu, các thành phần trong bảng.
- Nêu các bước tạo lập bảng, cách tạo các mối quan hệ giữa các bảng.
- Cách nhập liệu đúng và cách xử lý lỗi trong quá trình nhập dữ liệu vào
bảng.
Thực hành
4 Tiết
- Tạo các bảng dữ liệu.
- Tạo quan hệ cho các bảng dữ liệu.
- Nhập dữ liệu vào bảng.
lại.
Dòng (row)
Bảng sẽ lưu trữ dữ liệu theo từng dòng, mỗi dòng sẽ chứa giá trò của tất cả các field có trong bảng.
Khoá chính (Primary Key) của bảng
Là một cột hay một nhóm các cột trong bảng mà khi có được giá trò của các cột đó thì ta chỉ xác
đònh được duy nhất một dòng trong bảng có giá trò của các cột khoá chính trùng khớp với giá trò đã
cho. Khi một (bộ) field được chọn làm khoá chính của bảng thì Access sẽ tự động kiểm tra để giá trò
của (bộ) field trên các dòng khác nhau sao cho mỗi dòng phải có (bộ) giá trò của field khác với giá
trò của những dòng còn lại.

2-4
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

Ví dụ
Khoá
chính trong bảng KETQUA gồm 2 field MaHS và MaMon, dữ liệu trên 2 field này
là duy nhất, không trùng lắp và không được rỗng.
MaHS MaMon DiemThi
A01 TH01 8.5
A01 SV01 7.5
A01 TH01 9.5
Đặc trưng của cột
Một field bao gồm nhiều thuộc tính để qui đònh cách thức lưu trữ, hình thức thể hiện dữ liệu của
field cũng như kiểm tra điều kiện ràng buộc về miền giá trò của dữ liệu, phát hiện những sai sót khi

Khóa
c
hính
Khóa
c
hính
Lỗi trùng
Khóa chính
2-5
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

Giá trò mặc đònh (Default Value)
Giá trò mặc nhiên ban đầu của field khi thêm 1 dòng dữ liệu mới. Nếu field có kiểu dữ liệu là số thì
giá trò mặc đònh ban đầu là 0, nếu là ngày thì thông thường sử dụng ngày hiện hành của hệ thống
(sử dụng hàm Date() để trả về ngày hiện hành ), ví dụ như ngày của hoá đơn, ngày thu tiền…
Qui tắc kiểm tra hợp lệ (Validation Rule)
Là qui tắc kiểm tra dữ liệu hợp lệ khi nhập dữ liệu vào bảng. Ví dụ kiểm tra việc nhập điểm hợp lệ
cho học sinh, qui đònh điểm chỉ được nhập trong khoảng từ 0Ỉ10, ta có Validation Rule cho field
Diem như sau : >=0 and <=10

Chú ý
: Các mục dưới đây chỉ trình bày sơ lược cho học viên hiểu ý nghóa
Mô tả field (Description)
Được dùng để ghi chú ý nghóa, mô tả của field gồm nhiều ký tự hoặc ký số. Các ghi chú này sẽ
được hiển thò trên thanh trạng thái bên dưới màn hình khi ta mở bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu
(Datasheet View)
Thông báo lỗi (Validation Text )
Là chuỗi thông báo lỗi sẽ xuất hiện nếu nhập dữ liệu vào bảng không đúng so với qui tắc đã đònh ra
trong phần Validation Rule ở trên. Theo ví dụ trên, chúng ta đã đưa ra qui tắc hợp lệ cho field điểm,
như vậy nếu người dùng nhập điểm không hợp lệ, cần thông báo lỗi đến cho người dùng. Trong

Currency Có phân cách ngàn, số lẻ và chèn thêm $ $ 1,456.78
Standard Có phân cách phần ngàn, số lẻ 1,234.56
Percent Dữ liệu nhập được nhân 100 và đònh dạng
thêm ký tự %
20%
Text
> Làm thay đổi dữ liệu thành chữ IN
< Làm thay đổi dữ liệu thành chữ thường
@ Dữ liệu bắt buộc nhập
& Dữ liệu không bắt buộc nhập
Mặt nạ nhập liệu (Input Mask)
Mặt nạ đònh dạng dữ liệu nhập dùng để giúp người sử dụng nhập liệu vào bảng phải tuân thủ theo
đúng đònh dạng đó. Ví dụ: khi nhập điểm cho học sinh thì chỉ được nhập số chứ không được nhập
chuỗi ký tự.

Ký tự Ý nghóa cho phép nhập
0 0 -> 9, không cho nhập dấu
9 0 -> 9, khoảng trắng, không cho nhập dấu.
# 0 -> 9, khoảng trắng, cho nhập dấu.
L A->Z, bắt buộc nhập
? A->Z, không bắt buộc nhập
A A->Z; 0->9, bắt buộc nhập
a A->Z; 0->9, không bắt buộc nhập
& Ký tự bất kỳ, bắt buộc nhập
C Ký tự bất kỳ, không bắt buộc nhập
. , : : - / Các dấu phân cách
< Chuyển đổi dữ liệu chuỗi sang chữ thường
> Chuyển đổi dữ liệu chuỗi sang chữ IN

Các bước tạo bảng dữ liệu

Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng

Nội dung
Trình bày các loại quan hệ
giữa 2 bảng trong Access và
cách tạo lập các mối quan hệ
giữa các bảng dữ liệu.  Các loại quan hệ giữa 2 bảng trong MS Access
 Các bước tạo quan hệ giữa các bảng

Cơ sở dữ liệu Access được xây dựng trên mô hình dữ liệu quan hệ, trong đó một bảng có quan hệ
với một hay nhiều bảng khác. Phần nội dung dưới đây sẽ trình bày về ý nghóa và cách tạo quan hệ
giữa các bảng trong Access.
Các loại quan hệ thông thường

Microsoft Access cung cấp hai loại quan hệ cơ bản như sau:

Quan hệ Một-Một (One-to-One )
Trong mối quan hệ một - một thì các dòng dữ liệu có trong 2 bảng quan hệ phải tương ứng với
nhau.

Ví dụ
Ta có hai bảng Lý lòch Nhân Viên và Nhân viên và mối quan hệ giữa hai bảng này
là “Một nhân viên chỉ có một bộ lý lòch và ngược lại một bộ lý lòch chỉ thuộc chỉ
chủ nhiệm một lớp học trong một năm học. Ký hiệu:

 Chọn thực đơn Tools Ỉ Relationships để mở cửa sổ thiết lập quan hệ cho các bảng. Trong
cửa sổ này chỉ tồn tại duy nhất một quan hệ giữa các bảng.
 Chọn các bảng muốn tạo quan hệ trong hộp thoại Show Table, nhấn nút Add để chèn các
bảng vào cửa sổ quan hệ.
 Dùng thao tác kéo – thả field của bảng để thiết lập quan hệ cho các bảng: dùng chuột chọn
field có quan hệ của bảng thứ nhất, sau đó kéo thả vào field có quan hệ ở bảng thứ hai.
 Trong cửa sổ thiết lập quan hệ vừa xuất hiện, để tạo được mối quan hệ một – nhiều, ta cần
chọn (check) vào mục Enforce Referential Integrity. Khi này ta có thể thiết lập 2 tính chất
kiểm tra ràng buộc quan hệ trên bảng thông qua 2 mục bên dưới. - Cascade Update Related Fields: Nếu được chọn thì giá trò của field liên kết ở bảng
nhiều sẽ tự động thay đổi tương ứng với sự thay đổi giá trò của field liên kết ở bảng một.
Ngược lại, khi không chọn mục này, ta sẽ không thay đổi được giá trò của field liên kết
trong bảng một nếu giá trò của field đó tồn tại trên bảng nhiều.
Ví dụ
Trong mối quan hệ giữa hai bảng KHOA và SINH VIÊN. Khi ràng buộc
này được chọn, nếu ta sửa đổi mã khoa ‘AV’ trong bảng KHOA thành
‘EN’ thì tất cả những sinh viên trong bảng SINH VIÊN có mã khoa là
‘AV’ trước đây sẽ tự động đổi thành ‘EN’. Trường hợp không chọn ràng
buộc này, Access sẽ thông báo lỗi.

- Cascade Delete Related Records: Nếu được chọn thì khi xoá một mẫu tin bên bảng một
thì tất cả những mẫu tin bên bảng nhiều có giá trò của field liên kết giống với giá trò của
field liên kết bên bảng một sẽ tự động được xoá. Ngược lại, nếu không chọn vào mục
này thì ta sẽ không huỷ được mẫu tin bên bảng một nếu giá trò của field liên kết đã tồn
tại bên bảng nhiều.

Ví dụ
Ta có mối quan hệ giữa bảng HOÁ ĐƠN và CHI TIẾT HOÁ ĐƠN là mối


SINHVIEN
MaKhoa TenKhoa

MaSV MaKhoa TenSV …
TH Tin Học SV001
TH
Lê Văn Minh
VL Vật Lý SV002
VL
Trần Duy Thái Bảo
DT Điện Tử SV003
VL
Nguyễn Hoàng Doanh
SV004
DT
Mai Thanh Hương
SV005
TH
Đinh Văn Phước
SV006
DT
Võ Hoài Phương
2-11
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

Một số thao tác trên bảng

Nội dung
Trình bày một số thao tác trên

,
click chuột để chọn field. Khi này trên dòng của field chọn sẽ được tô màu đen.
 Muốn chọn thêm field khác thì nhấn giữ phím Ctrl (dùng để chọn những field rời nhau) hay
Shift (dùng để chọn những field liên tục), lặp lại thao tác chọn một field trên các field cần
còn.

Chèn thêm một field vào trong bảng
Ta có thể thêm vào bảng các field mới. Những field này có thể được thêm vào cuối hay được chèn
vào giữa những field đã có.
Để chèn một field vào giữa những field đã có ta thực hiện như sau:
 Đặt con trỏ tại field cần chèn
 Chọn chức năng Insert Ỉ Rows từ thanh thực đơn. Field mới sẽ nằm tại vò trí của con trỏ và
đẩy field cũ xuống dòng dưới

Xoá một hoặc nhiều field
Phải cẩn thận khi ta thực hiện thao tác này vì tất cả dữ liệu trên các field mà chúng ta xoá sẽ bò mất
ngay sau khi chọn chức năng lưu cấu trúc bảng.
Thực hiện xoá như sau:
 Chọn các field muốn xoá .
 Nhấn phím Delete hay chọn chức năng Edit Ỉ Delete.

Phục hồi thao tác xoá field
2-12
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

Sau khi thực hiện thao tác xoá field (nhưng chưa lưu lại cấu trúc bảng) ta có thể phục hồi các field
vừa xoá bằng những cách sau:
 Chọn thực đơn Edit Ỉ Undo Delete (hoặc Ctrl + Z).
 Hoặc đóng bảng lại và không lưu lại những gì đã thay đổi trước đó (chọn nút No khi được
hỏi lưu lại cấu trúc bảng).

 Trên màn hình Datasheet Formating, chọn các đặc trưng cần thiết, sau đó nhấn OK để chấp
nhận những gì muốn thay đổi

Thay đổi chiều cao, độ rộng của các dòng và field
Ví dụ
Trên bản
g
CHI TIẾT HOÁ ĐƠN dùn
g
để lưu trữ thôn
g
tin của các chi tiết hoá đơn
như các cột: số hoá đơn, mã hàng hoá, số lượng, đơn giá, trò giá. Trong đó ba field số
lượng, đơn giá, trò giá là hoàn toàn giống nhau, do đó ta chỉ cần tạo field số lượng
đầu tiên và sau đó sẽ sao chép ra hai field còn lại là đơn giá và trò giá.
2-13
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

Muốn thay đổi chiều cao, độ rộng của các dòng và field trên màn hình cập nhật dữ liệu cho dễ xem
và thể hiện đầy đủ thông tin trong bảng (không bò che). Ngoài động tác kéo chuột tại các biên của
dòng và field (giống như Excel, Word), chúng ta còn có thể chỉ đònh chính xác bằng cách thực hiện:
 Chọn thực đơn Format Ỉ Row Height hay Column Width
 Ghi vào một số chính xác chỉ đònh chiều cao, độ rộng của dòng hoặc field trong bảng

Ẩn hoặc hiện các field
Trong một bảng nếu có quá nhiều field và màn hình không thể hiển thò hết, chúng ta phải cuộn màn
hình qua lại để xem. Điều này có thể gây ra sự khó chòu cho người xem, trong trường hợp này nếu
không muốn phải cuộn màn hình, ta có thể che bớt một số field không cần thiết bằng cách:
Ẩn các field:


 Chọn thực đơn InsertỈ Subdatasheet…
 Chỉ đònh tên bảng dữ liệu con, truy vấn con và các vùng liên kết của hai bảng cha và con
trên màn hình Insert Subdatasheet

Sắp xếp dữ liệu trên bảng
Chúng ta có thể sắp xếp lại dữ liệu trong bảng theo một thứ tự nào đó với mục đích để xem hoặc
muốn nhóm các dữ liệu lại với nhau. Có các loại sắp xếp như sau:

Ví dụ
Sử dụn
g
chức năn
g
Expand All để hiển thò tất cả nội dun
g
của bản
g
con Kết Quả
trong khi đang hiển thò bảng SINH VIÊN Ví dụ
Ta có thể tạo ra mối liên kết của bản
g
SINH VIÊN (cha) và bản
g
KẾT QUẢ(con)
như hình sau:
2-15
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

* Đại diện một chuỗi các ký tự La* Ỉ Lam, Lan, Lang, Lanh
# Đại diện một ký số 25### Ỉ Từ 25000 đến 25999
[ ] Đại diện các ký tự nằm trong [ ] Tâ[n,y] Ỉ Tân, Tây
Ví dụ
Tìm đến các sinh viên học khoa Anh văn.
2-16
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

- Đại diện các ký tự nằm trong một khoảng [ ] [L-N]am Ỉ Lam, Mam, Nam
! Phủ đònh [!L-N]am Ỉ Không là Lam, Mam,
Nam

Thay thế dữ liệu
Khi muốn sửa đổi đồng loạt dữ liệu của một field tại nhiều dòng khác nhau trong bảng, chúng ta có
thể sử dụng chức năng tìm kiếm và thay thế của Microsoft Access để làm công việc sửa đổi này.
 Chọn thực đơn Edit ỈReplace (hoặc Ctrl + H )
 Nhập giá trò cần tìm trong ô Find What, và giá trò cần thay thế trong ô Replace With
 Chọn nút Find Next để tìm đến dòng kế tiếp muốn thay thế, chọn nút Replace nếu muốn
thay thế ở dòng hiện hành, hoặc nhấn nút Replace All để thay thế đồng loạt tất cả các dòng
còn lại.
Lọc dữ liệu trên bảng
Để tạm ẩn đi những dòng dữ liệu không cần thiết trên bảng (khi số dòng dữ liệu quá nhiều), chúng
ta có thể dùng cách thức lọc dữ liệu. Những dòng bò ẩn đi sẽ xuất hiện trở lại khi bỏ lọc. Access
cung cấp cho chúng ta bốn cơ chế lọc sau:

Các bước chung khi lọc dữ liệu
 Mở bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu
 Chọn thực đơn Records Ỉ Filter
 Chọn một trong bốn cách lọc sau
- Filter By Form: lọc theo biểu mẫu

Ví dụ
Ví dụ

Ví dụ

2-18
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

Bài tập
Tạo lập cơ sở dữ liệu Quản lý sinh viên trong phần Phục Lục – CSDL với yêu cầu:
• Tạo cấu trúc bảng
• Thiết lập quan hệ giữa các bảng
• Nhập liệu cho bảng