TỔNG CỤC HẢI QUAN
TÊN CƠ QUAN QLHCNN QUY TRÌNH
KIỂM SOÁT HỒ SƠ
Mã số QT 02
Lần ban hành 01
Ngày ban hành ……/…/201
Trang 1/4 Soạn thảo Soát xét Phê duyệt
Chức vụ
Chữ ký Họ tên


▪ ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo
▪ HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
TT Hoạt
động
Trách
nhiệm
Mô tả
5.1 Kiểm soát hồ sơ
5.1.1

Lập
danh
mục
hồ sơ
Các đơn
vị
Các đơn vị xác định và lập danh mục hồ sơ theo BM-
…- 02.01 - Danh mục hồ sơ. Các hồ sơ cần lưu của các
đơn vị phải được cập nhật và theo dõi theo danh mục
này
5.1.2

Lưu
giữ hồ
sơ
Các đơn
vị
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ cần lưu tại Mục 7 của các
Thủ tục/ Hướng dẫn, trưởng các đơn vị có trách nhiệm

lưu
Thời gian lưu
1 Danh mục hồ sơ Các đơn vị Theo hồ sơ
2 Mượn và trả hồ sơ Các đơn vị Theo hồ sơ
3 Hủy hồ sơ Các đơn vị Theo hồ sơ
7. BIỂU MẪU
TT Mã hiệu Tên Biểu mẫu
1
BM 02.01 Danh mục hồ sơ
2
BM 02.02 Mượn và trả hồ sơ
3
BM 02.03 Hủy hồ sơ
4
BM 02.04 Mẫu gáy Folder

DANH MỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ
ĐƠN VỊ: ___________________________________

STT

Tên hồ sơ Mã số Ghi chú
Tình trạng hồ sơ khi trả:  Chấp nhận  Không chấp nhận
Ý kiến khác:

ĐƠN VỊ CUNG CẤP
Ngày …. tháng … năm 20 …
ĐƠN VỊ ĐỀ NGHỊ

BM 02.02 - Phiếu mượn hồ sơ Ngày ban hành:BIÊN BẢN HỦY HỒ SƠ
Số: … /20 …
Hôm nay, ngày … tháng … năm 20 …, tại:
Chúng tôi gồm:
………………………………………………… , Chức danh:
………………………………………………… , Chức danh:
Kính đề nghị: ………………………………… cho phép hủy các loại hồ sơ sau:
STT Tên hồ sơ Mã số

Lý do:


- Năm …: Năm hình thành hồ sơ/năm Lập hồ sơ.