Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
Lời mở đầu
Trong điều kiện hàng hoá nhiều thành phần và chính sách mở cửa của nhà n-
ớc ta hiện nay, thì tất yếu phải có cạnh tranh. Muốn tồn tại và phát triển trên thơng
trờng thì các doanh nghiệp phải nắm bắt thông tin, một cách nhanh chóng và kịp
thời để cung cấp những sản phẩm, hàng hoá có chất lợng cao đáp ứng đợc nhu cầu
của ngời tiêu dùng, bên cạnh đó phải đổi mới cách quản lý, tổ chức trong công ty.
Nh chúng ta đã biết kế toán là một khâu hết sức quan trọng đối với công ty và
kế toán tổng hợp lại là một khâu vô cùng phức tạp trong lĩnh vực kế toán. Để các
công ty và các doanh nghiệp kinh doanh ngày một hiệu quả thì các công ty, doanh
nghiệp phải không ngừng hoàn thiện và nâng cao khâu tổ chức quản lý sổ sách.
Để tổng hợp số liệu sau mỗi kỳ kế toán đợc nhanh chóng và chính xác các
doanh nghiệp phải làm kế toán trên máy, phần mềm kế toán sẽ thay thế công việc
thủ công trên giấy tờ, nhằm giúp chúng ta giải quyết công việc nhanh hơn, xử lý số
lợng lớn số liệu trong thời gian ngắn và thông tin kịp thời cho cấp trên khi cần thiết
Để có những quyết định kinh tế chính xác, kịp thời trong quá trình điều hành
hoặc tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đòi hỏi có những thông tin mang tính
chất tổng quát, có hệ thống và tơng đối toàn diện về tình hình và kết quả hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp sau một kỳ nhất định.
Những thông tin này thờng do kế toán tổng hợp cung cấp.
Do tính chất quan trọng của kế toán tổng hợp nên em đã quyết định chọn đề
tài Kế toán tổng hợp bằng phần mềm Microsof Access làm đề tài tốt nghiệp.
Nội dung đề tài gồm 4 phần:
Chơng I : Giới thiệu chung về công ty Xổ Số Kiến Thiết Và Dịch Vụ In
Đà Nẵng
Chơng II : Cơ sở lý luận của đề tài
Chơng III : Phân tích thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu
Chơng IV : Xây dựng chơng trình
Mặc dù đã rất cố gắng nhng do thời gian có hạn và kiến thức còn hạn chế nên
không tránh khỏi những sai sót, rất mong đợc sự đóng góp ý kiến của thầy cô và
các bạn.

Địa chỉ giao dịch : Số 18 Yên Báy- Thành phố Đà Nẵng
Địa chỉ cơ sở xản xuất : Số 2- Lý Thờng Kiệt- TP Đà Nẵng
Điện thoại : 0511. 820138/ 894668/ 818477/ 810687
Fax : 0511. 825733/ 823909
Website :
Email :
2. quá trình hình thành và phát triển.
Sau ngày Miền Nam hoàn toàn giải phóng toàn bộ biên lai và ứng chỉ tài
chính phục vụ cho công tác quản lý tài chính ở địa phơng đều phải gia công tại Hà
Nội, Thành phố Hồ Chí Minh. Do đó không đáp ứng đợc thời gian và rất nhiều khó
khăn trong việc quản lý một khối lợng lớn biên lai ấn chỉ, sau thời gian UBND tỉnh
Quảng Nam Đà Nẵng đã ra quyết định số 1685/QĐ - UB ngày 15/06/1987 hình
thành cơ sở in ấn với tên ban đầu Chi nhánh phát hành biên lai ứng chỉ .
Mặt khác để đáp ứng nhu cầu của nhân dân và nhận thấy mức sống của ngời
dân đã tăng lên, Công ty Xổ số kiến thiết đã ra đời vào ngày 06/04/1987 với nhiệm
vụ chính là: Kinh doanh các loại xổ số nhà nớc cho phép đáp ứng nhu cầu vui chơi,
giải trí lành mạnh vừa tạo nguồn thu cho ngân sách Thành phố giải quyết việc làm
cho ngời lao động phổ thông nhàn rỗi liên kết với các tỉnh phía Bắc hình thành cơ
chế kinh doanh xổ số kiến thiết truyền thống.
Đến ngày 01/04/2002 căn cứ theo quyết định số 25/2002 QĐ - UB của
UBND Thành phố Đà Nẵng về việc xác nhập Công ty xổ số kiến thiết nay mang tên
sổ xố kiến thiết và dịch vụ in Đà Nẵng Với nhiệm vụ chính là: Kinh doanh các
loại hình sổ xố kiến thiết, kinh doanh ngành in góp phần đáng kể tạo điều kiện vui
chơi thu hút tiền nhàn rỗi trong dân c, giải quyết công ăn việc làm cho lao động và
tăng cờng năng lực cho công nghiệp thành phố trong lĩnh vực phổ biến thông tin.
Để đứng vững và cạnh tranh trong cơ chế thị trờng Ban giám đốc Công ty chủ
động huy động vốn đầu t từ các nguồn khác nhau để đầu t trang thiết bị từ tổ chức
sản xuất và quản lý hoạt động kinh doanh. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của
con ngời. Công ty tập trung tiền vốn đầu t chủ yếu vào tài sản cố định. Từ những
máy In pô đơn giản nhất đến nay Công ty đã có một dàn máy In Offset với 12 máy

Cung cấp tài lực, vật lực theo chỉ đạo của giám đốc công ty. Thanh toán
mua, bán sản phẩm, các loại chi phí.
Hạch toán quá trình sản xuất kinh doanh. Thực hiện công tác cải tiến.
Phòng tổ chức hành chính:
Kiểm soát công văn, Fax, thông tin nội bộ.
Kiểm soát công tác nhân lực, đào tạo, tuyển dụng.
Kiểm soát môi trờng làm việc, máy móc thiết bị, văn phòng phơng tiện.
Phòng xổ số kiến thiết.
Kiểm soát công tác trả thởng vé số. Thực hiện kế hoạch kinh doanh vé
số. Đề xuất thanh huỷ vé số theo quy định.
Thực hiện hành động phòng ngừa, khắc phục.
Phòng phúc tra:
Kiểm soát công tác phúc tra vé trúng thởng. Thực hiện lu trữ và thanh
huỷ theo quy định.
Trang: 3

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
Thực hiện công tác cải tiến.
Các phân xởng:
Kỉêm soát quá trình sản xuất, hoàn chỉnh bao gói sản phẩm. Kiểm tra
sản phẩm trong quá trình sản xuất. Kiểm soát sản phẩm không phù
hợp.
Kiểm soát máy móc thiết bị, quản lý nguồn lực, kiểm soát hồ sơ.
Thực hiện hành động phòng ngừa, khắc phục.
5 văn phòng đại diện:
Thực hiện quá trình kinh doanh vé số theo sự phân công của Công ty.
Kiểm soát hồ sơ.
4. sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý .
Trang: 4


đốc công ty
Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
5. sơ đồ tổ chức phòng tài chính kế toán.
Kế toán trởng:
Chịu trách nhiệm tổ chức công tác hạch toán kế toán toàn công ty theo
quy định của nhà nớc.
Tham gia quản lý, tối u hoá việc sử dụng nguồn vốn.
Tổ chức công tác lu trữ, bảo quản tài liệu, chứng từ kế toán.
Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ,
chuyên môn đối với các thành viên trong phòng.
Phó kế toán trởng: Trực tiếp phụ trách công tác hạch toán phân xởng in
thuộc Công ty.
Kế toán tổng hợp: Tính toán đúng đắn các khoản mục chi phí trong giá
thành. Hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh từng thời kỳ theo quy định. Thực hiện
báo cáo số liệu khi có yêu cầu.
Kế toán thanh toán tiền mặt: Thực hiện các thủ tục thu, chi tiền mặt đúng
quy định. Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện quy chế chi tiêu tài chính liên quan.
Kế toán thanh toán qua ngân hàng: Thực hiện các thủ tục giao dịch liên
quan đến ngân hàng. Theo dõi công nợ với ngời bán.
Kế toán thanh toán với đại lý: Thực hiện theo dõi công nợ, thanh toán với
từng đại lý vé số cho tất cả các loại hình.
Thủ quỹ: Thực hiện công tác thu, chi tiền mặt theo phiếu. Thờng xuyên cập
nhật, đối chiếu, kiểm quỹ theo đúng quy định.
Trang: 5

Kế toán tr ởng
Phó kế toán tr ởng
Kt tổng hợp
Kt thanh
toán tiền

Chứng từ
ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính
: Ghi hằng ngày
: Ghi cuối tháng
: Quan hệ đối chiếu
Bảng tổng
hợp chi tiết
Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
Hằng ngày tiến hành phân loại, tổng hợp chứng từ ghi sổ, lên bảng tổng hợp
chứng từ gốc đồng thời ghi vào sổ chi tiết.
Từ chứng từ ghi sổ đã đợc lập và chứng từ gốc, lên sổ cái các tài khoản liên
quan.
Cuối kỳ căn cứ và sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết và căn cứ vào bảng
cân đối phát sinh để lên báo cáo.
Chơng II
Cơ sở lý luận của đề tài

I. cơ sở lý luận kế toán
1. khái niệm, nguyên tắc, quy định
1.1. Khái niệm:
+ Tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dới hình thái giá trị bao
gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại ngân hàng (hoặc các tổ chức tài chính) và các
khoản tiền đang chuyển (kể cả tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim loại quý,
ngân phiếu).
+ Nguyên vật liệu: Là những đối tợng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến
cần thiết trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp.
+ Công nợ:
+ Kế toán tổng hợp: là tập hợp tất cả các báo cáo của các thành phần kế toán

chắc chắn.
1.3. Quy định
- Quy định nội dung của các chỉ tiêu trên bảng tổng hợp cân đối phải đảm
bảo dựa trên các chuẩn mực kế toán quốc gia.
- Số liệu trên bảng phải chính xác trung thực đúng với thực tế của đơn vị.
- Số liệu trong bảng và giữa các bảng phải phù hợp với nhau.
- Các bảng tổng hợp cân đối tổng thể phải lập theo đúng mẫu biểu ban hành
lập và gửi kịp thời hạn quy định.
Dù Là bảng tổng hợp cân đối tổng thể hay là bảng cân đối bộ phận thì
bảng tổng hợp cân đối cũng gồm những yếu tố sau:
+ Tên báo cáo
+ Ngày, kỳ lập báo cáo
+ Tên đơn vị hoặc bộ phận thuộc dơn vị
+ Đơn vị tính
+ Nội dung báo cáo
+ Chữ ký của ngời lập báo
2. Phơng pháp hạch toán
Phơng pháp chứng từ: kế toán phải sử dụng các chứng từ kế toán để phản ánh
các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra trong quá trình kinh doanh nh: Phiếu thu,
phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn chứng từ
3. Sơ đồ kế toán tổng hợp doanh thu, chi phí sản xuất và xác định kết quả kinh
doanh
Trang: 8


Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
II. yếu tố công cụ xây dựng chơng trình
1. giới thiệu về phần mềm micrsoft access
Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu tơng tác với ngời dùng chạy trong
môi trờng Windows. Access chúng ta một công cụ hiệu lực trong công tác tổ chức,

Thực chất đơn thể những đoạn chơng trình đợc viết bằng ngôn ngữ Access Basic
( Visua Basic cho Access), và hoàn toàn do ngời sử dụng tự làm để tự động hóa một
số thao tác phức tạp mà Macro không đảm trách nổi. Phần này dùng trong các yêu
cầu quản lý dữ liệu phức tạp.
Chơng III
Phân tích thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu

I. thông tin đầu vào và thông tin đầu ra
1. thông tin đầu vào
1.1. Các bảng biểu số liệu kỳ trớc
Bảng danh mục tài khoản.
Bảng số d vật t.
Bảng số d công nợ.
1.2. Cácbảng biểu số liệu phát sinh trong kỳ, các chứng từ sử dụng
a. Các bảng biểu số liệu phát sinh trong kỳ
Bảng chứng từ.
Bảng chứng từ chi tiết.
Trang: 10

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
b. Các chứng từ sử dụng
Phiếu thu.
Phiếu chi.
Phiếu nhập.
Phiếu xuất.
Hoá đơn.
Uỷ nhiệm chi.
Lệnh thanh toán.
1.3. Các bảng danh mục.
Bảng danh mục loại chứng từ.

(2)
(3)
-Các bảng số d
-Các bảng danh mục
Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
2. Giải thích các bớc trong sơ đồ
(1)Từ những PT, PC,PN, PX, HĐ, UNC, LTT của công ty ta tiến hành nhập
vào hai bảng chứng từ và chứng từ chi tiết.
(2)Sau khi đã lu trữ dữ liệu vào ta tiến hành tạo các Query, và xử lý thông tin
để tạo nguồn cho các báo cáo.
(3) Từ những nguồn là Query ta kết hợp với các bảng số d, và các bảng danh
mục để lên các báo cáo
Chơng IV
Xây dựng chơng trình
I. xây dựng công cụ lu trữ thông tin
1. các bảng biểu lu trữ số liệu kỳ trớc
Bảng Danh mục tài khoản
Mục đích: Lu trữ thông tin về hệ thống tài khoản (do bộ tài chính quy định và
một số tài khoản riêng của công ty) và số d đầu kỳ của mỗi loại tài khoản tại thời
điểm bắt đ ầu sử dụng chơng trình kế toán máy.
Cấu trúc:
Tên trờng Kiểu Độ rộng Giải thích
MaTK Text 10
Mã tài khoản: Đây là khoá chính. Mỗi tài
khoản có một mã tài khoản.
TenTK Text 50 Tên tài khoản.
TKLa Yes/No Phân biệt tài khoản nhập liệu.
SDNo Number Double Số d nợ đầu kỳ.
SDCo Number Double Số d có đầu kỳ.
ChiTiet Text 50 Nội dung của từng tài khoản.

Tên trờng Kiểu Độ rộng Giải thích
MaTK Text 10
Mã tài khoản: Đây là một phần khoá
chính của bảng, mã tài khoản phải có
trong DanhMucTaiKhoan.
MaCN Text 10
Mã công nợ: Đây là một phần khoá chính
của bảng, mã công nợ phải có trong
DanhMucCongNo.
SDNo Number Double Số d nợ hiện hành.
SDCo Number Double Số d có hiện hành.
Dữ liệu minh họa:
Trang: 13

Chi phí dịch vụ mua ngoàiKhấu hao tài sản cố địnhTK 111, 112, 331 TK 133Thuế GTGTTK 111, 112Chi phí khác bằng tiền
Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
2. các bảng biểu l u trữ thông tin phát sinh trong kỳ
Bảng chứng từ
Mục đích: Chứa thông tin chung của mọi chứng từ phát sinh theo trình tự thời
gian.
Cấu trúc
Tên trờng Kiểu Độ rộng Giải thích
KhoaCT Auto Number Long interger Dùng để liên kết với bảng CTCT.
MaCT Text 10
Có quan hệ với MACT của bảng
DanhMucLoaiChungTu.
SoCT Text 10
Lu trữ số chứng từ đợc lu trên
chứng từ.
NgayCT Date/Time Dd/mm/yy Ngày phát sinh chứng từ gốc.

công nợ nợ.
MaCNCo Text 10
Dùng cho các nghiệp vụ liên quan đến
công có.
MaVT Text 10 Mã vật t lấy từ DanhMucVatTu.
SL Number Double Lu trữ số lợng của vật t tơng ứng.
TS(%) Text 10 Ghi thuế suất của từng vật t.
DienGiai Text 100
Diễn giải chi tiết cho các nghiệp vụ kế
toán.
Dữ liệu minh hoạ:
3. các bảng danh mục
Bảng danh mục loại chứng từ
Mục đích: Chứa các thông tin về các loại chứng từ công ty sử dụng.
Cấu trúc:
Tên trờng Kiểu Độ rộng Giải thích
MaCT Text 10 Mã chứng từ: Đây là khoá chính.
Mỗi chứng từ có 1 mã chứng từ.
TenCT Text 50 Tên của loại chứng từ.
Trang: 15

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
Dữ liệu minh họa:
Bảng danh mục vật t
Mục đích: Chứa các thông tin dữ liệu về vật t.
Cấu trúc:
Tên trờng Kiểu DL Độ rộng ýnghĩa
MaVT 10
Mã vật t: Đây là khoá chính của
bảng. Mỗi vật t có một mã vật t.

1. Form nhËp liÖu
Môc ®Ých: Ghi chÐp l¹i c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, ®îc cËp nhËt h»ng
ngµy.
Trang: 18

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
2. Nhật ký chứng từ
Hộp thoại chọn loại chứng từ
Nhật ký: Dùng để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời
gian.
3. hộp thoạI chọn thời gian
Mục đích: Để cho ngời sử dụng chọn thời gian bắt đầu và kết thúc chu kỳ
hạch toán.
Trang: 19

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
4. tạo truy vấn trung gian
Để thuận tiện cho công việc tạo các query để lên báo cáo ta làm thêm một b-
ớc trung gian là tạo một query là QchungTuTH.
Nguồn dữ liệu: Bảng ChungTu và ChungTuChiTiet
+ Tại ChungTu: Lấy tất cả các trờng.
+ Tại ChungTuChiTiet: Lấy tất cả các trờng trừ trờng KhoaCT
Lới thiết kế của query nh sau:
5. tạo sổ quỹ tiền mặt
5.1. Mục đích
Báo cáo quỹ đợc lập trong khoảng thời gian bất kỳ do ngời sử dụng nhập vào.
Nội dung báo cáo thể hiện số d đầu kỳ, chi tiết phát sinh trong kỳ và số d
cuối kỳ của tiền mặt trong công ty.
5.2. Khai báo biến và hàm
Khai báo biến

Q_PSTMNoN0N1 Q_PSTMCoN0N1
Q_ChiTietPSTMNoN0N1
N1
Q_TongPSTMN1N2
R_SoQuyTienMat
Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
a.3. Tạo Q_PSTMCoN0N1
Mục đích: Tính tổng phát sinh giảm bắt đầu từ thời điểm đầu chu kỳ hạch
toán đến cuối chu kỳ hạch toán.
Tơng tự tạo Q_PSTMCoN0N1
a.4. Tạo Q_SDTMN1
Mục đích: Tính số d tại thời điểm bắt đầu chu kỳ hạch toán.
Lới thiết kế của query nh sau:
Tính trờng TonCK theo công thức:
TonCK:nz([tondk]) + nz([Thu]) nz([Chi])
b. Tạo Q_ChiTietPSTMN1N2
Mục đích: Là bảng chi tiết quá trình thu, chi từ thời điểm bắt đầu chu kỳ hạch
toán đến thời điểm cuối chu kỳ hạch toán. Làm nguồn cho báo cáo quỹ sau này.
Lơi thiết kế của query nh sau:
Trang: 22

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
Tính thêm trờng TKDU,Thu, Chi theo công thức;
TKDU: IIf([mact]="pt",[tkco],[tkno])
Thu: IIf([mact]="pt",[sotien],0)
Chi: IIf([mact]="pc",[sotien],0)
c. Tạo Q_SDTMN2
c.1. Tạo Q_TongPSTMN1N2
Mục đích: Tính tổng phát sinh tăng và phát sinh giảm trong khoảng thời gian
từ đầu chu kỳ hạch toán đến cuối chu kỳ hạch toán.

Khai báo biến
Public matk_vt
Khai báo hàm
Function fmatk_vt()
Fmatk_vt = matk_vt
* Giải thích
F matk_vt(): Mã tài khoản vật t.
7.3. Sơ đồ biến đổi dữ liệu
Trang: 25

QChungTuTTH
Q_VTTongNhapN0N1
Q_VTDanhSach
Q_VTTongNhapN1N2
SoDuVatTu
Q_VTSDN0
Q_VTSDN1
Q_VTSDN2
QChungTuTH
Q_VTTongXuatN0N1
Q_VTTongXuatN1N2
Q_VTBangCanDoiNXT
R_BangCanDoiNhapXuatTon
DanhMucVatTu

Trích đoạn Hệ thống menu

---