ĐỒ ÁN: Phân tích và thiết kế hệ thống trợ
giúp quản ly HS-SV
(Phần mềm quản lý HS-SV)

Lời Mở Đầu
ở nước ta, trong những năm vừa qua, việc phát triển công nghệ tin học và ứng dụng
công nghệ tin học đã có những bước chuyển biến đáng kể. Tin học đã và đang thâm nhập
vào hầu hết tất cả các lĩnh vực của xã hội, chinh phục khoa học và đời sống bởi tính chính
xác, nhanh gọn của nó.
Hiện nay, ngoài những công ty chuyên về tin học ra thì các cơ quan, tổ chức khác cũng
đang sử dụng tin học như là một công cụ hữu hiệu cho công tác quản lý của mình. ưu điểm
chính xác, nhanh gọn, hiệu quả của tin học được khai thác một cách triệt để, nhất là trong
lĩnh vực quản lý hoạt động kinh doanh như tài chính, ngân hàng, bưu điện, quản lý học
sinh-sinh viên và các loại hình dịch vụ khác. Chính vì vậy rất nhiều hệ thống trợ giúp quản
lý thông tin đã được đưa vào sử dụng. Để tạo ra được một hệ thống như vậy, phải trải qua
nhiều công đoạn, trong đó thì việc phân tích và thiết kế hệ thống là rất quan trọng, nhất là
đối với những hệ thống lớn và phức tạp, có nhiều người tham gia xây dựng.
Trong phạm vi của một bài tập hết môn, em xin trình bày việc phân tích và thiết kế hệ
thống trợ giúp quản ly HS-SV( Phần mềm quản lý HS-SV). Bài làm này là sự tổng kết quả
trình học tập của môn học phân tích và thiết kế hệ thống. Vì thời gian và trình độ có hạn nên


B. Mô tả hệ thống
I. Mô tả bằng lời:
Trong quản lý HS-SV :
Ngày nay, khi số lượng HS-SV trong các trường ĐH-CĐ ngày càng đông, quy mô
đào tạo ngày càng được mở rộng. Đi cùng với việc đó là số lượng sinh viên trong các
trường nói chung và các khoa nói riêng ngày càng tăng lên nhanh chóng. Với số lượng HS-
SV ngày càng tăng thì kèm theo điều đó là vấn đề làm sao có thể quản lý một cách đầy đủ,
chính xác HS-SV trong khoa cung như trong mỗi trường.
Trước kia, công tác quản lý HS-SV ở trong các trường nói chung và các khoa nói riêng,
thì hình thức quản lý chủ yếu là trên giấy tờ, hồ sơ. Hình thức này nhanh chóng tỏ ra lạc hậu
khi số lượng HS-SV ngày càng đông, hồ sơ, sổ sách ngày càng nhiều…gây khó khăn cho
người quản lý.
Ngày nay, khi những ứng dụng CNTT ngày càng được ứng dụng rộng rãI trong đời
sống thì rất nhiều những công việc nặng nhọc trước đây đã được thay bằng những phần
mềm ứng dụng tiện ích. Công tác quản lý HS-SV cũng vậy. Ngày nay, việc áp dụng CNTT
trong quản lý ở những trường ĐH-CĐ trở nên phổ biến. Nhưng phần mềm này giúp cho
người quản lý có những công cụ quản lý hiệu quả.
Trong phần thực hiện bài tập lớn này, nhóm được giao nhiệm vụ “phân tích thiết kế
phần mềm quản lý HS-SV cho một khoa. Đây là cơ hội tốt cho nhóm tìm hiểu và áp dụng
kiến thức đã học vào thực tế. Nhóm đã cố gắng tìm hiểu, khảo sát các phần mềm có sẵn để
có thể phân tích nhằm thiết kế một phần mềm với những tinh năng tương tự.
Tuy nhiên cũng bị hạn chế về nhiều mặt trong quá trình thực hiện, tuy nhóm có cố gắng
để có thể phân tích một cách rõ ràng và chi tiết nhất về các chức năng trong hệ thống.
Nhưng những hạn chế về kiến thức cũng như không có kinh nghiệm quản lý, do vậy phân
mềm phân tích thiết kế của chúng em chắc chắn cũng còn nhiều thiếu xót. Nhóm mong
nhận được sự giúp đỡ của thầy và các bạn trong lớp. Mỗi hệ thống cụ thể có mô hình hoạt
động và đặc điểm riêng, vì thế rất khó để xây dựng một hệ thống trợ giúp chung. Với đề tài
được chọn:
II.Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý hS-SV

+) Đối tượng sử dụng trực tiếp phần mềm là GV phụ trách HS-SV của khoa va các
khoa.
+) Phần mềm phảI đảm bảo:
-Có giao diện đẹp
-Dễ sử dụng
-Cung cấp đầy đủ công cụ quản lý cơ bản
-Chạy trên môI trương Window, môi trường mạng Lan.
3)Kết quả khảo sát hiện trạng:
-Hiện nay trong nhà trường cũng như ở các khoa trong trường đều thực hiện việc
quản lý HS-SV bằng “ Phần mềm quản lý đào tạo EDUSOFT”.
-Phần mềm được đánh giá là tốt, cung cấp đầy đủ các chức năng cho công tác
quản lý đào tạo nói chung và công tác quản lý HS-SV nói riêng.
-Tuy nhiên, đây là phần mềm thiết kế bao gồm nhiều phân hệ chức năng khác
nhau, trong đó có phân hệ “ Quản lý HS-SV ”. Nếu chỉ sử dụng riêng chức năng này
thì không đủ cho công tác quản lý HS-SV, mà cần sử dụng thêm các chức năng khác đi
kèm trong hệ thống.
-Một số ứng dụng cũng không thực sự tiện ích cho người dùng ( như không thể
xem danh sach cho một lớp mà chỉ có thể có DS một lớp bằng cách chọn “ In danh
sách một lớp “. Vì DS đưa ra là DS HS-SV toàn trường ).
-Cũng gặp khó khăn khi người dùng muốn xem điểm cho một HS-SV ( do phần
nhập mã số SV chỉ cho phép 8 chữ số trong khi mã Sinh Viên có 9 chữ số ). Để xem
được người dùng cần phảI chọn mã SV danh sách.
III. các biểu đồ 1.biểu đồ phân cấp chức năng

2.Biểu đồ luồng dữ liệu:
a) BLD : Mức bối cảnh:



QL.H
ồ S
ơ

QL.Danh Sách

QL HB và MGHP

Đăng kí
Đăng
nh
ập

Cập nhật
Th
ống kê

Tìm ki
ếm

In
ấn

Cập nhật
Thống kê
Tìm ki
ếm

In

Sơ

QL Danh

Người

DSND

Bảng
Đi
ểm

DS
HS_SVDSHS

TT.Đăng Ký

TT.Đăng Nh
ập

KQ.Đăng Ký

KQ.Đăng Nh
ập

TT Cập
TT
In
ấn
KQ Cập
KQ Thống
KQ

In

ấn
KQ
Tìm
Kiếm
TT Thống
TT Cập
TT
Tìm
Kiếm
KQ
In

ấn
c)Mức dưới đỉnh: d)Mức 2:


KQ.Tìm
Ki
ếm

KQ.Cập
Nh
ật

Bản In
KQ.Thống
Kê

TT.Thống
Kê

TT.In ấn
Đăng

ký

Đăng
nhập
DSND
Người
Dùng

TT.Đăng
nh
ập


Thốn
g

In
ấn

TT In
ấn

KQ In
ấn

KQ Cập
Nh
ật

TT Cập
Nh
ật

KQ Thống
Kê

TT Thống
Kê

IV.Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu
1.biểu đồ thực thể quan hệ


ạc

Thông tin
tìm ki
ếm
Mã SV
Họ Tên
Lớp/Ma lớp
Quê quán
Giới
tính

Bảng
Điểm
Mã Môn
Mã SV
Mã Lớp
Tên Môn
Thông tin
chỉnh sửa
Mã SV
Tên
TT cũ
TT Mới
Phiếu
thông báo

Mã SV
Tên SV
Địa chỉ thông

được nhà trường phát cho khi mới nhập trường. Khi thu lại những hồ sơ này, người phụ
trách công tác quản lý HS-SV ở khoa sẽ nhập và lưu những thông tin này vào hệ thống, (
chức năng nhập thông tin hồ sơ HS-SV ). Thông tin này thường bao gồm:
+) Họ và Tên khai sinh…………………………………Giới tính………………
+) Họ và tên thường dùng………………………………………………………
+) Sinh ngày ………………tháng………… năm………………………………
+) Quê quán………………………………………………………………………
+) Hộ khẩu thường trú……………………………………………………………
+) Họ và Tên bố……………………………….Nghề nghiệp………………
+) Chỗ ở hiện tại………………………………………………………….
+) Họ và Tên mẹ…………………………….Nghề nghiệp…………………
+) Chỗ ở hiện tại…………………………………………………………. Sauk hi nhập những thông tin trên vào hệ thống thì thông tin đầu ra của chức năng này
chính là những bản hồ sơ lý lịch ( có thể xem là hồ sơ lý lịch). Khi người dùng muốn xem
thông tin về ai đó trong hệ thống, người dùng sễ sử dụng chức năng “tìm kiếm” trong phần
này, hệ thống sẽ yêu cầu những thông tin cần thiết cho việc tìm kiếm ( họ và tên, tên,
MaSV…). Thông tin ra của hệ thống chính là danh sách hồ sơ của những sinh viên có thông
tin thỏa mãn với yêu cầu tìm kiếm
Người dùng trong phần này cũng có thể chỉnh sửa những thông tin cần thiết hồ sơ HS-
SV, người dùng tới hồ sơ của sinh viên muốn sửa đổi thư mục đó thực hiện thao tác sửa đổi
Thông tin và lưu lại thông tin mới trong hệ thống ( Với những người dùng đặc biệt mới có
thể thực hiện chỉnh sửa hồ sơ).
Trong phần này, hệ thống cung cấp chức năng “in ấn” để in ra những thông tin cần
thiết( như in lý lịch của sinh viên nào đó).
Chức năng 3: Quản lý danh sách theo lớp Đây là chức năng quan trọng của hệ thống được sử dụng thường xuyên. Chức năng này

Khi đã nhập điểm, người dùng có thể xem danh sach điểm cho tong môn học của tong
lớp hoặc cũng có thể xem điểm của một HS-SV. Khi dùng chức năng này, người dùng chọn
tên lớp, muốn xem ( tên môn học ) hoặc MaSV khi muốn xem điểm cho tong sinh viên.
Xem điểm cho từng môn:

Trong chức năng này, còn cho phép người dùng có thể lập danh sách điểm tổng kết
môn học, điểm rèn luyện, từ đó đưa ra kết quả tổng kết học tập của HS-SV. Từ đó có được
danh sách HS-SV nhận học bổng, thi lại, nợ trình ( thi lại thì thi lại môn nào, nợ trình thì nợ
môn nào? bao nhiêu đơn vị học trình?)
Trong chức năng này cũng tùy theo đối tượng HS-SV (con thương binh, gia đình
chính sách) mà có chế độ miễn giảm học phí. Hay nhận học bổng khuyến khích học tập.
Thông tin ra của chức năng là danh sách bảng điểm cho tong môn học của từng lớp,
danh sách HS-SV phảI thi lại, danh sách nợ trình hay ngừng học, học vượt (tuy theo điều
kiện).
Người dùng cũng có thể sử dụng chức năng “in ấn” trong phần này để in ra những
bản danh sach nêu trên.
Kết luận:
Hệ thống được mô tả với những chức năng cơ bản thường được dùng trong công tác
quản lý HS-SV trong nhà trường cũng như o các khoa. Tuy nhiên, công tác quản lý HS-SV là
một công tác đặc thù trong nghanh giáo dục mà phần mềm này không thể nêu hết ra được .
Do đó, phần mềm tuy đã được cả nhóm cố gắng nghiên cứu và phân tích nhưng những hạn
chế là không thể tránh khỏi.
Nhóm rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cũng như toàn thể mọi người
quan tâm tới phần mềm này nói riêng và với công tác quản ly HS-SV nói chung.
Tự nhận xét:
Vì trình độ, thời gian làm bài có hạn và trong lúc làm bài tập hết môn này, em vẫn phải
tiếp tục hoàn thành các môn học khác do đó bài làm của em còn những hạn chế sau đây:
Chỉ giới hạn ở một số vấn đề cơ bản, chính của việc phân tích và thiết kế một
hệ thống.
Khảo sát chưa tỉ mỉ, các mẫu biểu ít.