MỤC LỤC

IV. MENU INSERT IV.1
1. Chèn các dấu ngắt. Lệnh Insert\Break: IV.2
a). Khái niệm Section: IV.2
b). Chèn các dấu ngắt: IV.2
2. Đánh số trang. Lệnh Insert\Page Number: IV.3
3. Chèn ngày tháng và thời gian hệ thống. Lệnh Insert\Date and Time: IV.4
4. Sử dụng AutoText. Lệnh Insert\AutoText: IV.5
5. Chèn các trường dữ liệu. Lệnh Insert\Field: IV.8
6. Nhập các ký hiệu đặc biệt. Lệnh Insert\Symbol: IV.11
7. Ghi các chú thích. Lệnh Insert\Comment: IV.13
8. Chèn các cước chú vào văn bản. Lệnh Insert\Footnote: IV.14
9. Lệnh Insert\Caption: IV.15
10. Tạo tham chiếu chéo. Lệnh Insert\Cross-reference: IV.16
11. Tạo bảng mục lục. Lệnh Insert\Index and Tables: IV.18
a). Lớp Index: IV.18
b). Lớp Table of Contents: IV.25
c) Lớp Table of Figures: IV.26
d) Lớp Table of Authorities: IV.26
12. Chèn hình vào văn bản. Lệnh Insert\Picture: IV.27
a). Chèn hình trong Clip Art của bộ Office. Lệnh Insert\Picture\Clip Art: IV.28
b). Chèn hình từ file hình có sẵn. Lệnh Insert\Picture\From File: IV.29
c). Lệnh Insert\Picture\AutoShapes: IV.30
d). Tạo chữ nghệ thuật WordArt. Lệnh Insert\Picture\WordArt: IV.30
13. Lệnh Insert\Text Box: IV.31
a). Cách vẽ Text Box: IV.31
b). Di chuyển Text Box: IV.31
c). Điều chỉnh kích thước Text Box: IV.31
d). Tô nền trong Text Box: IV.31

b). Chèn các dấu ngắt:
Lệnh Insert\Break dùng để chèn các dấu ngắt. Để xem được các dấu ngắt thì cần chuyển
qua chế độ hiển thò Normal bằng lệnh View\Normal.
Cách thực hiện chèn các dấu ngắt:
 Đặt chon trỏ tại vò trí muốn chèn dấu ngắt.
 Chọn lệnh Insert\Break, hội thoại Break xuất hiện. (Hình IV-1)
 Chọn một trong các mục dưới đây.
 Nhắp OK để thực hiện.
 Pape break: Chèn dấu ngắt trang tại con trỏ.
 Column break: Chèn ngắt cột tại con trỏ.
 Next pape: Chèn dấu ngắt phần vào tại con trỏ,
section mới sẽ bắt đầu từ trang sau.
 Continuous: Chèn dấu ngắt phần vào tại con trỏ,
section vẫn nằm liên tục với section trước. Trong trường
hợp này phần văn bản đầu tiên của section mới có thể
nằm ở phần còn lại của trang cuối của section trước.
 Even pape: Chèn ngắt phần vào tại con trỏ, section
mới bắt dầu ở một trang chẵn.
 Odd pape: Chèn ngắt phần vào tại con trỏ, section
mới bắt đầu ở một trang lẻ.
Hình IV-1
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.3-
2. Đánh số trang. Lệnh Insert\Page Number:
Nhiều tài liệu, nhất là những tài liệu dài, sẽ rất có lợi nếu ta thêm số trang vào, Word
cho những các linh động để đặt đònh dạng và các số trang.
Muốn chèn thêm số trang vào trong tài liệu:
 Chọn lệnh Insert\Page
Number, hội thoại Page Number
xuất hiện.

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.4-
Mặc đònh khi chèn số trang, Word sẽ đánh số từ 1 trở đi. Do vậy, nếu trang 1 là trang
bìa, bạn bỏ dấu chọn ở mục Show number on first page. Khi đó trang 1 vẫn được tính nhưng số
trang chỉ hiện từ trang 2 trở đi.
Trong 1 số trường hợp bạn không muốn số trang bắt đầu từ 1 thì bấm nút Format ở
cửa sổ chèn số trang, bấm chọn Start at và gõ số trang bắt đầu vào ô trống bên cạnh, bấm
OK.
Nếu muốn ghi thêm chữ “trang” hoặc 1 nội dung ngắn nào đó trước số trang thì bấm
đúp chuột lên số trang, đặt con nháy trước số trang và gõ nội dung. Xong, bấm nút Close ở
thanh công cụ Header and Footer hoặc bấm đúp chuột ở vùng trống bên ngoài.
- Chèn số trang bằng thanh công cụ Header and Footer: Bấm menu View> Header and
Footer. Mặc đònh vò trí hiển thò số trang là góc trên bên trái, lần lượt bấm phím Tab để chuyển
sang vò trí giữa và cuối trang. Có thể bấm nút Switch Between Header and Footer trên thanh
công cụ để chuyển số trang xuống cuối trang.
Một khi đã xác đònh vò trí hiển thò số trang, bấm nút có dấu # để chèn số trang. Nếu
muốn biểu thò dạng số trang/tổng số trang, gõ thêm dấu / rồi bấm nút có dấu ++. Bấm Close.
- Chèn logo công ty hoặc biểu tượng vào từng trang: Cũng bấm menu View>Header
and Footer, trong khung hiện ra, đặt con nháy ở vò trí muốn hiển thò logo, biểu tượng, bấm nút
menu Insert>Picture>From File, bấm chọn logo, biểu tượng cần dùng, bấm nút Insert, bấm
Close.

3. Chèn ngày tháng và thời gian hệ thống. Lệnh Insert\Date and Time:
Word cho phép chèn các giá trò ngày tháng (ví dụ: 10/08/2012) hay thời gian (ví dụ:
2:43:07 PM) hệ thống hoặc cả cụm ngày tháng và thời gian hệ thống vào văn bản. Đây cũng
có thể là các giá trò văn bản thuộc loại trường.
Cách thực hiện:
 Chọn vò trí trong văn bản để
chèn ngày tháng hay thời gian hệ
thống.

 Nhắp nút Add để bổ sung AutoText vào danh sách.
 Nhắp OK để đóng hội thoại.

Lớp AutoText:
 Show AutoComlete tip for
AutoText and dates: Nếu chọn
Word sẽ cho “nhá nhá” nội
dung của AutoText khi bạn bắt
đầu nhập nó vào, khi đó nếu
gõ phím Enter hoặc phím F3
thì văn bản của AutoText đó
sẽ xuất hiện tại vò trí con trỏ.
 Enter AutoText entries
here: Dùng để nhập tên của
AutoText.
 Preview: Hiển thò nội
dung văn bản của AutoText
đang chọn.
 Add: Thêm AutoText vào
danh sách.
 Delete: Xóa bỏ AutoText.
 Insert: Cho chèn nội dung
của AutoText vào văn bản tại
con trỏ.
 Show Toolbar: Hiển thò
thanh công cụ AutoText.
Hình IV-5

sẽ tự động đổi thành Hello và
tắt đèn Caps Lock.
 Replace text as you type:
Tự động thay thế khi bạn
nhập văn bản.
 Replace: Hiển thò chuỗi
ký tự của mục vào sẽ tự động
sửa lỗi (từ cần sửa lại).
 With: Hiển thò chuỗi ký
tự bạn muốn Word thay thế
cho mục Replace (từ đúng).
 Add/Replace: Thêm mới/Thay thế một mục trong danh sách AutoCorrect.
 Delete: Xóa bỏ mục đang chọn trong danh sách.
 Plain text: Các từ trong mục With được lưu trữ như là văn bản thuần tuý.
 Formatted text: Lưu trữ các từ trong hộp With cùng với các đònh dạng của chúng.

Hình IV-6

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.7-

Lớp AutoFormat As You Type:
 Apply as you type: Tự
động áp dụng đònh dạng khi
nhập vào.
 Headings: Tự động
áp dụng kiểu Heading khi bạn
nhập các đoạn, gõ Enter hai
lần.
 Borders: Nếu được

thẳng thành dấu nháy cong. Nếu bỏ mục này nếu như Font chữ bạn đang sử dụng không có
ký tự dấu nháy cong.
 Ordinals (1st) with superscript: Nếu chọn, khi nhập số thứ tự tiếng Anh Word sẽ tự
động chuyển thành dạng chỉ số trên (superscript).
 Fractions (1/2) with fraction character (1/2): Nếu chọn, khi nhập các phân số dạng
1/2, 1/4… thì Word tự động đổi qua dạng
1
/
2
,
1
/
4
…
Hình IV-7

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.8-
 Symbol characters ( ) with symbols (−): Nếu chọn, khi nhập (hai dấu trừ) thì
Word sẽ trở thành symbol −
 *Bold* and _underline_ with real formatting: Nếu chọn, khi hai dấu * bao một
chuỗi ký tự thì Word sẽ đổi chuỗi ký tự này sang chữ đậm. Khi nhập hai dấu gạch _ bao
chuỗi ký tự Word sẽ đổi chuỗi ký tự này sang chữ nghiêng.
 Internet and network paths with hyperlinks: Nếu chọn, Word tự động tạo liên kết
với trang Web trên Internet hay các đòa chỉ trên mạng cục bộ.

Lớp AutoFormat:

Hình IV-8
5. Chèn các trường dữ liệu. Lệnh Insert\Field:

nhất.
• SaveTime: Ngày lưu văn bản lần
cuối.
• Time: Giờ hiện hành của máy.
Chú ý: Muốn chèn các thông số
cụ thể đối với trường được chọn, bạn có
thể bấm chọn nút Options. Một hộp
thoại Field Options sẽ xuất hiện cho
phép bạn chọn lựa thêm các thông số
và các cách đưa vào cùng với mã
trường.
Hình IV-9

Hình IV-10

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.10-

Trường Document Information:
• FileName: Tên tập tin của văn
bản đang làm việc.
• FileSize: Kích thước (bytes) của
văn bản đang làm việc.
• Page: Số của trang hiện hành.

 Nhắp nút Close để đóng hội thoại.

Lớp Symbol:

Hình IV-13
• Font: Hộp thả cho chọn bộ fonts:

Font Các ký hiệu đặc biệt
Symbol
αβχδεφγηιϕκλµνοπθρστυϖωξψ♣♦♥♠•⊇⊄⊂⊆∈∉∠∇∏√∧∨∑

Webdings

Wingdings
֠• Shortcut Key: Gán phím tắt cho ký hiệu.

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.12-
 Lớp Special Characters: Chứa một số ký hiệu có ý nghóa nhất đònh mang tính qui ước.

Hình IV-14
 Thẻ AutoCorrect: (Xem lại lệnh Insert\AutoText\lớp AutoCorrect mục 4)

Hình IV-15
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.13-
 Thẻ Shorcut Key: (Xem lại lệnh View\Toolbars\Customize mục 5g phần menu View)

reference hoặc note reference mark.
- Phần thứ hai là đoạn văn bản tham chiếu thường được gọi là footnote entry hoặc note
text nằm ở cuối trang (Footnote) hoặc ở cuối tập tin (Endnote).
Cách ghi cước chú:
 Đặt con trỏ tại vò trí muốn chèn cước chú vào.
 Chọn lệnh Insert\Footnote, hội thoại Footnote and Endnote xuất hiện. (Hình IV-18)
 Chọn cách đánh số thích hợp trên hội thoại.
 Nhắp nút OK để xác nhận.
 Tuỳ theo lựa chọn (Footnote hay Endnote) mà con trỏ sẽ đònh vò cuối trang hiện hành
hay cuối tài liệu để bạn nhập đoạn note text vào. Cách nhập note text giống như nhập văn
bản thông thường.
Chú ý: Để chuyển qua lại của cước chú có thể
xem lại lệnh View\Footnotes
1
ở mục 9 phần menu
View.
 Insert: Chọn một trong hai loại cước chú:
 Footnote: Chèn cước chú ở cuối trang.
 Endnote: Chèn cước chú ở cuối tập tin.
 Numbering: Chọn dạng số hay ký hiệu làm
cước chú:
 AutoNumber: Cước chú là dạng số.
 Custom mark: Cước chú là một ký hiệu tuỳ
chọn. Bạn có thể nhập trực tiếp ký hiệu tuỳ chọn hoặc
thông qua nút lệnh Symbol. (Hình IV-19)
Hình IV-19


Hình IV-20

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.16-

Thẻ AutoCaption:

Hình IV-23

Thẻ New Label:

Hình IV-24

Thẻ Numbering:

Hình IV-25
10. Tạo tham chiếu chéo. Lệnh Insert\Cross-reference:
Khi bạn viết sách, nếu muốn tham chiếu đến một đối tượng nào đó ở nhiều điểm khác
nhau và để bảo đảm tính nhất quán thì nên dùng lệnh Insert\Cross-reference.
Cách tạo tham chiếu chéo:
 Đặt con trỏ tại vò trí muốn tạo tham chiếu chéo.
 Chọn Insert\Cross-reference, hội thoại Cross-reference xuất hiện. (Hình IV-26)
 Trong hộp Reference type chọn kiểu tham chiếu rồi chọn loại đối tượng trong hộp
Insert reference to.
 Nhắp nút Insert để chèn đối tượng tham chiếu vào văn bản.
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.17-

Khi di chuyển con trỏ trên tham chiếu thì nó sẽ biến thành hình bàn tay, nếu nhắp
chuột thì con trỏ sẽ nhảy đến đối tượng tham chiếu.


Hình IV-26

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.18-
11. Tạo bảng mục lục. Lệnh Insert\Index and Tables:
Với những văn bản có nhiều trang như: giáo trình, luận văn… thì rất cần một bảng mục
lục để giúp độc giả tìm nhanh đến một mục nào đó. Word có thể nhanh chóng tạo ra một
bảng mục lục từ một văn bản có sử dụng các Style Heading. Word thu thập tất cả các văn bản
có đònh dạng theo kiểu Heading và tổ chức các Heading này theo thứ tự trong bảng mục lục.
a). Lớp Index:

Hình IV-27

Thẻ Mark Entry:

Hình IV-28
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.19-

Thẻ AutoMark:

Hình IV-29

Thẻ Modify:

Hình IV-30
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.20-


- Chọn Paragraph: (Xem tiếp
Lệnh Format\Paragraph ở mục 2
phần menu Format).
Hình IV-32

Hình IV-33

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.22-
- Chọn Tabs: (Xem tiếp Lệnh Format\Tab ở mục 6 phần menu Format)

Hình IV-34
- Chọn Border: (Xem tiếp Lệnh Format\Borders and Shading mục 4 phần menu
Format)

Hình IV-35
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.23-
- Chọn Language: (Xem tiếp lệnh Tools\Language\Set Language mục 2 menu Tools)

Hình IV-36
- Chọn Frame:

Hình IV-37
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Insert
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung -Trang IV.24-
- Chọn Numbering: (Xem Lệnh Format\Bullets and Numbering mục 3 menu Format)