MỤC LỤC

V. MENU FORMAT V.1
1. Đònh dạng ký tự. Lệnh Format\Font: V.2
2. Đònh dạng đoạn văn bản. Lệnh Format\Paragraph: V.5
3. Chèn ký tự và số đặc biệt vào văn bản. Lệnh Format\Bullets and Numbering: V.8
a). Chèn ký tự đặc biệt đầu hàng: V.8
b). Chèn số thứ tự đầu hàng: V.12
c). Lớp Outline Numbered: V.13
4. Đònh dạng khung và nền. Lệnh Format\Borders and Shading: V.14
5. Chia cột văn bản. Lệnh Format\Column: V.17
6. Đònh dạng Tab. Lệnh Format\Tabs: V.18
a). Cách cài đặt các điểm dừng của Tab: V.18
b). Xóa hay thay đổi điểm dừng của Tab: V.19
7. Tạo chữ to ở đầu đoạn. Lệnh Format\Drop Cap: V.19
8. Xoay chữ trong Text Box. Lệnh Format\Text Direction: V.20
9. Chuyển đổi chữ in sang chữ thường và ngược lại. Lệnh Format\Change Case: V.20
10. Đònh dạng nền văn bản. Lệnh Format\Background: V.20
a). Lệnh Format\Background\More Colors: V.21
b). Lệnh Format\Background\Fill Effects: V.23
11. Lệnh Format\Theme: V.25
12. Lệnh Format\Frames: V.25
a). Lệnh Format\Frames\Table of Contents in Frame: V.26
b). Sắp xếp ý tưởng trước khi soạn thảo. Lệnh Format\Frames\New Frames Page: V.26
13. Tự động đònh dạng văn bản. Lệnh Format\AutoFormat: V.27
14. Sử dụng Style khi soạn thảo văn bản. Lệnh Format\Style: V.28
a). Khái niệm Style: V.28
b). Cách tạo Style mới: V.29
c). Cách gán phím gõ tắt: V.34
d). Cách điều chỉnh Style đã có: V.34
e). Xóa bỏ Style do người dùng tạo ra: V.34

thường), Italic (nghiêng -
phím tắt Ctrl+I), Bold (đậm -
phím tắt Ctrl+B), Bold Italic
(đậm và nghiêng) và cho
chọn.
 Size: Liệt kê các cỡ chữ
và cho chọn. Để giảm font
Size từng đơn vò ta chọn bôi
đen một mẫu tự (hay cụm từ,
câu, đoạn), giữ phím Ctrl bấm
phím dấu ngoặc đứng mở (])
để tăng dần Size chữ, nếu
bấm dấu ngoặc đứng đóng ([)
thì sẽ giảm dần size chữ.
Cách này đặc biệt hữu ích khi
bạn chọn số size không được
ghi sẵn trong ô font Size (ví
dụ 13), mà cũng không thể gõ
vào vì một số bàn phím tiếng Việt (như VNI) làm cho chữ số bò biến dạng.
 Underline: Hộp thả dùng để chọn dạng đường gạch dưới ký tự.
 Color: Hộp thả dùng để chọn màu cho ký tự.
 Effects: Hiệu ứng, gồm các mục:
 Strikethrough: Gạch một đường giữa các ký tự.
 Double Strikethrough: Gạch hai đường giữa các ký tự.
 Superscript: Đònh
chỉ số trên
. Để soạn thảo A
2
: Gõ A2, quét chọn số 2, bấm menu
Format>Font, đánh dấu chọn mục Superscript, bấm OK. Hoặc sử dụng phím tắt: Gõ A, bấm tổ

ùn
n
e
e
ù
ù
t
tb
b
o
o
ù
ù
n
n
g
g
 Outline:
 Emboss: C
C
C

n
n
n
o
o
o
å
å
å
i
i
i

 Engrave:
C
C
C
h
h
h
ư
ư
ư
õ
õ
õ


m
m

 Small Caps:
CHỮ HOA NHỎ

 All Caps: CHỮ HOA LỚN
 Hidden: Ẩ (không cho hiển thò ký tự “n”). Giấu một số đoạn trong văn bản: Khi cần
giấu các đoạn văn bản trong tài liệu Word nhiều người thường dùng cách đổi màu text sao cho
trùng với màu nền, ví dụ vào Format>Font, chọn màu trắng trong Font Color. Tuy nhiên cách
này không hiệu quả lắm, nếu các đoạn văn bản muốn giấu khá dài thì người khác có thể dễ
dàng phát hiện ra khi trên tài liệu có một khoảng trắng lớn. Có một cách khác hữu hiệu hơn,
đó là dùng chức năng Hiddent Text chức năng này cho phép bạn có thể giấu một đoạn văn bản
bí mật ở bất cứ nới đâu trên tài liệu Word, có độ dài không giới hạn và rất an toàn. Cách làm
như sau:
- Đánh dấu khối chọn vùng văn bản nào đó mà bạn muốn giấu chúng đi, bấm tổ hợp
phím Ctrl+Shift+H. Khi đó vùng văn bản này sẽ bò ẩn, đồng thời đoạn văn bản khác ở phần kế
tiếp sẽ tự động tràn lên thế vào chỗ trống, do đó tài liệu của bạn sẽ liền lạc và không bò đức
đoạn.
- Để hiển thò lại đoạn văn đã giấu, bạn cũng đánh dấu khối chọn nó ngay tại vò trí của
nó trước đây (đánh dấu khối chọn trên đoạn tài liệu vừa lấp chỗ). Sau đó cũng dùng tổ hợp
phím Ctrl+Shift+H để làm xuất hiện đoạn văn bản trở lại như ban đầu.
- Nếu muốn in các đoạn văn bản đang ẩn ra giấy cùng với các đoạn tài liệu bình thường
thì bạn cần xác lập thêm chức năng in cả phần Hiddent Text khi xác lập thông số cho máy in
(File>Print>Options và đánh dấu chọn mục Hiddent Text).
 Preview: Khung hiển thò.
 Default: Lưu những thông số đã chọn trong hội thoại Font thành mặc nhiên.




dụng lệnh Track Chages trong menu Tools, lệnh này giúp phát hiện những thay đổi trong văn
bản.
Thẻ Spelling & Grammar, chứa các điều chỉnh về kiểm tra ngữ pháp và từ. Nó chỉ có
tác dụng khi soạn thảo văn bản tiếng Anh. Bạn nên bỏ các mục chọn có chữ Check nếu soạn
thảo tiếng Việt.
Thẻ Security giúp bạn đặt password bảo vệ văn bản.
Thẻ User Information cho phép điều chỉnh lại thông tin người sử dụng Word, thông
tin này sẽ tự động lưu trong văn bản.
Thẻ Compatibility cho phép chọn lại sự tương thích giữa các phiên bản Word, cũng
như giữa Word với các chương trình khác có trong bộ Office.

 Lớp Character Spacing: Dùng để đònh khoảng cách giữa các ký tự.
 Scale: Đònh dạng bề rộng
chữ. Đònh tỷ lệ co dãn bề
ngang giữa các ký tự, mặc
nhiên 100%.
 Spacing: Dùng để đònh
khoảng cách giữa các ký tự,
có các mức:
 Normal: Bình thường
 Expanded: Tăng
khoảng cách (kéo dãn ra).
 Condendsed: Giảm
khoảng cách (nén sít lại).
 Position: Dùng để đònh
vò trí của các ký tự so với
dòng, có các mức:
 Normal: Vò trí bình
thường.
 Raised: Tương tự chỉ số

nhiều câu) được xác đònh bằng 2 lần bấm phím Enter (một cho đầu và một cho cuối đoạn).
Hay nói cách khác, chương trình soạn thảo (Word) sẽ cho rằng tất cả những ký tự gõ vào
giữa 2 lần Enter là 1 đoạn văn bản, và nó căn cứ vào đó để thực hiện đònh dạng. Lệnh
Format\Paragraph dùng để mở hội thoại Paragraph phục vụ cho việc đònh dạng Paragraph.
Các bước đònh dạng đoạn văn bản:
 Chọn các đoạn văn bản muốn đònh dạng, nếu đònh dạng chỉ một đoạn thì đặt con trỏ
trong đoạn đó.
 Chọn lệnh Format\Paragraph (hoặc chọn đònh dạng trên thanh Formatting có thể
xem lại lệnh View\Toolbars\Formatting ở mục 5 phần b hoặc sử dụng phím tắt của lệnh), hội
thoại Paragraph xuất hiện. (Hình V-4)
Hình V-3
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.6 -

Lớp Indents and Spacing (Hình V-4):
 Alignment: Hộp thả chọn
cách chỉnh dòng cho đoạn văn
bản gồm có:
 Left: Chỉnh văn bản dồn
về bên trái (canh trái), khi đó
lề phải có dạng răng cưa.
 Centered: Chỉnh văn bản
dồn vào giữa (canh giữa), khi
đó hai bên lề trái và lề phải sẽ
có dạng răng cưa.
 Right: Chỉnh văn bản dồn
về bên phải (canh phải), khi đó
lề trái có dạng răng cưa.
 Justified: Chỉnh văn bản
canh đều hai bên, khi đó lề trái

 Double: Khoảng cách gấp đôi so với
Hình V-5
Hình V-4
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.7 -
Hình V-6
khoảng cách bình thường.
 Preview: Khung hiển thò kết quả đònh dạng.
 Tabs: Mở hội thoại Tabs để đònh các điểm dừng (xem lệnh Format\Tabs). (Hình V-5)
 Lớp Line and Page Breaks: Qui đònh cách ngắt dòng và ngắt trang:
 Pagination: Cách tổ chức
trang:
 Window/Orphan Control:
Tự động điều khiển các dòng
quả phụ/cô nhi. Trong
Paragraph, dòng quả phụ là
dòng đứng lẻ loi ở đầu trang
tiếp theo, còn các dòng khác
nằm trên trang trước. Dòng cô
nhi là dòng nằm ở cuối trang
trước còn các dòng khác của
Paragraph nằm ở đầu trang
sau. Khi mục này được chọn,
Word sẽ tự động kiểm tra và bố
trí lại văn bản để tránh các
trường hợp quả phụ/cô nhi.
 Keep lines together: Nếu
chọn sẽ không cho ngắt trang ở
giữa đoạn.
 Keep with next: Nếu chọn

chọn; Single, 1.5 lines, Double, At least, Exactly, Multiple. Mỗi lựa chọn sẽ tạo ra một khoảng
cách hẹp, rộng giữa các hàng theo qui đònh của Word. Bạn có thể thay đổi giá trò trong ô At để
tăng/giảm khoảng cách; khi thực hiện, bạn quan sát khung Preview để xem phần mô tả dạng
đang chọn. Bấm OK khi thực hiện xong. Thao tác đònh dạng đoạn văn trong cửa sổ Paragraph
tuy đầy đủ nhưng mất thời gian. Bạn có thể thực hiện nhanh đònh dạng First line, Hanging, đẩy
đoạn văn vào trong hoặc ra ngoài bằng cách bấm giữ chuột và kéo các nút First Line Indent,
Hanging Indent, Left Indent, Right Indent trên cây thước của cửa sổ soạn thảo. Để biết tên các
nút này, bạn di chuyển nút có hình tam giác, hình vuông ở hai đầu thước soạn thảo và xem tên
ở bảng chỉ dẫn hiện ra.

3. Chèn ký tự và số đặc biệt vào văn bản. Lệnh Format\Bullets and Numbering:
Với những phím chữ và số trên bàn phím bạn chỉ có thể gõ được những ký tự bình
thường. Ngoài những ký tự bình thường này, khi tạo và trình bày văn bản, bạn cần dùng đến
các ký tự đặc biệt như: Hình cây viết, hình cuốn sách, hình bì thư…, rõ ràng là bạn không thể
gõ chúng từ bàn phím, khi đó bạn phải dùng đến chức năng chèn ký tự đặt biêt của Word.
Lệnh Format\Bullets and Numbering dùng để ghi các ký hiệu đặc biệt (Bullets), hay điền
số thứ tự (Numbering) ở đầu các đoạn văn bản (Paragraph). Bullets and Numbering được
dùng để giới thiệu các mục trong danh sách.
a). Chèn ký tự đặc biệt đầu hàng:
 Chọn các đoạn văn bản
muốn ghi ký hiệu Bullets.
 Chọn Format\Bullets
and Numbering, hội thoại
Bullets and Numbering xuất
hiện. (Hình V-7)
 Chọn lớp Bulleted, trên
hội thoại xuất hiện 7 ô trong
đó có chứa 7 Bullets chuẩn
và 1 ô rỗng (None).
 Nhắp chọn 1 trong 7

 Text position: Chỉ đònh
khoảng cách từ lề trái của
trang đến văn bản.



Xem thêm thủ thuật:
Nếu muốn chèn ký tự đặc
biệt vào đầu mỗi hàng khi
xuống dòng (để đánh dấu cho
dễ thấy), bạn làm như sau:
Trước tiên, bạn quét chọn các
hàng cần chèn dạng ký tự này,
bấm menu Format>Bullets and
Numbering. Ở cửa sổ hiện ra,
bấm thẻ Bulleted, bấm chọn 1
trong 7 dạng ký tự cần chèn và
rồi OK. Trường hợp không tìm
thấy ký tự cần chèn, bấm chọn
1 dang bất kỳ trong số các
dạng đang thấy, bấm nút
Customize, bấm chọn ký tự cần
chèn, bấm OK. Nếu vẫn chưa
tìm thấy ký tự cần chèn bấm
tiếp nút Character, bấm ô Font
chọn Symbol hay Wingdings, Webdings… rồi chọn ký tự cần chèn, bấm OK.

Hình V-12
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.12 -



Xem thêm thủ thuật:
Bạn vẫn thực hiện tương tự như thao tác chèn ký tự đặc biệt đầu hàng, nhưng thay vì bấm
chọn thẻ Bulleted ở cửa sổ hiện ra, bạn bấm chọn thẻ Numbered, bấm chọn 1 dạng số rồi bấm
OK.
Ở 2 trường hợp chèn ký tự đầu hàng, để bỏ các ký tự đã chèn, bạn quét chọn lại các
hàng đã thực hiện chèn, bấm menu Format>Bullets and Numbering, bấm thẻ Numbered (hoặc
thẻ Bulleted), bấm chọn None, bấm OK.
Hình V-13
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.13 -
c). Lớp Outline Numbered:

Hình V-15

Thẻ Customize:

Hình V-16
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.14 -



Xem thêm thủ thuật:
Chèn ký tự đặc biệt tại vò trí bất kỳ: Trước tiên, bạn xác đònh vò trí cần chèn ký tự trong
văn bản, đặt con nháy soạn thảo vào vò trí này, bấm menu Insert>Symbol, bấm thẻ Symbols,
bấm ô Font, chọn Symbol hay Wingdings, Webdings… rồi bấm đũp chuột lên ký tự cần chèn
hoặc bấm chọn ký tự cần chèn rồi bấm nút Insert. Nếu đây là ký tự thường xuyên chèn, bấm
nút Shortcut Key rồi gõ một phím nào đó để gán ký tự đó cho phím này, bấm nút Assign. Lần

dạng khung
là: Box,
Shadow, 3-D
ở phần
Setting. Bấm
chọn loại
đường kẻ
khung ở ô
Style. Bấm ô
Color, chọn
màu cho
đường kẻ
Hình V-17
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.15 -
khung. Bấm ô Width chọn bề dày đường kẻ khung. Trong khi bấm chọn quan sát trong khung
Preview để biết trước dạng khung sắp
tạo. Cuối cùng bấm ô Apply to, chọn
Paragraph nếu muốn tạo khung cho cả
đoạn văn bản, hoặc chọn Text nếu chỉ
muốn tạo khung cho các hàng đã chọn,
bấm OK.
Nếu tạo khung sai, quét chọn lại vùng
văn bản trong khung đã tạo, truy cập vào
cửa sổ tạo khung nói trên, bấm chọn
None ở phần Setting, bấm OK.
Các mục trong hội thoại Border and
Shading: (Hình V-17)
 Setting: Cho chọn một trong các
kiểu khung bao.

chuột vào cạnh để kẻ
theo kiểu Custom.
Hình V-18
Hình V-19
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.16 -
 Tạo đường viền trang văn bản. Lớp Pape Border: Dùng để tạo khung bao cho trang.
Các thành phần của lớp Page Border (Hình V-20) cũng giống như lớp Border. Ngoài ra, có
thể chọn các mẫu hoa văn trong hộp thả Art để làm khung bao cho trang.
- Đối với trang bìa, hoặc văn bản có đường viền trang, bấm menu Format>Borders and
Shading. Ở cửa sổ hiện ra, bấm thẻ Page Border rồi thực hiện chọn dạng đường viền như khi
chọn khung. Tuy nhiên, ở phần tạo này có thêm một số tính năng khác: Bấm ô Art (nếu phần
này chưa được cài sẵn sẽ xuất hiện thông báo yêu cầu bỏ đóa CD-ROM Office để cài thêm),
chọn một dạng đường viền; Bấm ô Apply to: chọn Whole document để tạo đường viền cho tất
cả các trang, chọn This section để chỉ áp dụng cho Section-First page only để tạo viền cho
trang đầu tiên của section hiện hành, chọn This section-All except first page để tạo viền cho
toàn bộ trang có trong section nhưng trừ trang đầu tiên.

Hình V-20

Tô màu nền khung văn bản. Lớp Shading:
- Quét chọn vùng văn bản cần thực hiện, bấm menu Format>Borders and Shading. Ở
cửa sổ hiện ra bấm thẻ Shading (Hình V-21). Bấm ô Apply to, chọn dạng tô là Paragraph cho
cả đoạn văn bản hay chọn Text để chỉ tô các hàng trong vùng chọn. Bấm chọn màu cần tô
trong phần Fill. Bấm ô Style chọn mẫu tô, bấm ô Color chọn màu dùng cho mẫu tô, bấm OK.
Nếu thực hiện sai, quét chọn lại vùng văn bản đã tô, truy cập cửa sổ tô màu nền, bấm chọn No
Fill, bấm OK.

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.17 -

(nếu cần).
 Nhắp OK
để thực hiện.
Chú ý: Trước
khi thực hiện,
bạn đặt con
nháy soạn thảo
ở vò trí cuối
đoạn, cuối vùng
cần thực hiện,
bấm 1 hay 2 lần
phím Enter (nếu
không thực hiện
thao tác này, sau
khi chia văn bản
chỉ nằm ở cột
đầu tiên của tất cả các trang). Khi thực
hiện, có thể việc ngắt cột sẽ không như
mong muốn. Để ngắt toàn bộ một vùng văn
bản sang cột bên cạnh, đặt con nháy soạn
thảo ở đầu vùng cần thực hiện, bấm tổ hợp
3 phím Ctrl+Shift+Enter.
Hội thoại Columns: (Hình V-22)
Hình V-22
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.18 -
 Presets: Liệt kê các ô tương ứng với
số cột và cho chọn.
 Number of Columns: Cho nhập hay
chọn số cột muốn chia.

Lưu ý: Trong cách này thì không đặt được các Leader cho Tab.
Hội thoại Tabs:
 Tab stop position: Liệt kê các điểm
dừng của Tab hiện có tính từ lề trái (Left
Margins).
 Alignment: Canh dữ liệu tại điểm
dừng của Tab.
 Left: Dữ liệu nhập vào canh về
phía trái của Tab rồi sang bên phải (mặc
nhiên).
 Center: Dữ liệu nhập vào canh
vào giữa Tab rồi phát triển qua 2 bên.
 Right: Dữ liệu nhập vào canh về
phía phải của Tab rồi phát triển sang bên
trái.
 Decimal: Dóng thẳng hàng các dối
số có dấu chấm thập phân (.).
 Bar: Có thanh đứng ngay Tab (|).
 Leader: Thêm các dấu dẫn phía
trước Tab.
Hình V-23
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.19 -
 : Không có dấu dẫn trước Tab.
 : Dấu dẫn là một dãy dấu chấm
 : Dấu dẫn là một dãy dấu gạch giữa
 : Dấu dẫn là một dãy dấu gạch dưới _______________________
 Set: Đặt các lựa chọn Alignment, Leader cho Tab đang chọn (Tab đang hiện trong mục
Tab stop position).
 Clear: Xóa Tab đã chọn (có thể trỏ chuột vào ký hiệu Tab trên thước ngang và kéo nó

 Options: Các tuỳ chọn.
N

Hình V-24
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.20 -
 Font: Hộp thả để chọn Font cho ký tự Drop Cap.
 Lines to drop: Xác đònh ký tự Drop Cap nằm bao nhiêu dòng (mặc nhiên 3 dòng).
 Distance from text: Khoảng cách từ ký tự Drop Cap đến văn bản.

8. Xoay chữ trong Text Box. Lệnh Format\Text Direction:
Với đònh dạng này, bạn có thể tạo ra các chữ xoay đứng hướng sang trái hoặc sang
phải.
 Nhắp chọn công cụ Text Box trên thanh Drawing (xem lại ở mục 5 phần c của lệnh
View\Toolbars\Drawing).
 Kéo chuột vẽ Text Box.
 Nhập văn bản vào trong Text Box.
 Bấm menu Format\Text Direction (hay nhắp trên nút công cụ (Change Text
Direction) để thay đổi hướng văn bản.
 Bấm một dạng trong cửa sổ hiện ra rồi bấm OK.
Chú ý: Bạn có thể thực hiện việc đònh dạng này sau khi thực hiện đònh dạng Drop Cap.

9. Chuyển đổi chữ in sang chữ thường và ngược lại. Lệnh Format\Change Case:
Nếu lỡ gõ nhầm chữ in sang chữ thường hoặc ngược lại, thay vì xóa và gõ lại bạn chọn
lệnh Format\Change Case để chuyển đổi các ký tự từ chữ thường sang chữ hoa và ngược lại.
Cách thực hiện:
 Chọn khối văn bản muốn chuyển đổi.
 Chọn lệnh Format\Change Case (hay nhấn Shift+F3), hộp Change Case hiện ra.
 Nhắp chọn kiểu chuyển đổi trong hội thoại. (Hình V-25)
 Nhắp OK để thực hiện.

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang V.23 -
b). Lệnh Format\Background\Fill Effects:
 Lớp Gradient: Màu nền theo
kiểu dãy màu chuyển tiếp từ màu
này sang màu khác.
 Colors: Dùng để chọn dạng
màu. Có thể chọn một trong các
dạng sau:
 One color: Dùng một màu
chuyển từ sáng đến tối. Chọn màu
trong Color 1 và chỉnh độ sáng tối
bằng thanh trượt ngay phía dưới.
 Two colors: Dùng 2 màu,
chuyển tiếp từ màu 1 sang màu 2,
chọn màu 1 trong Color 1, màu 2
trong Color 2.
 Preset: Chọn màu do
Word đònh sẵn.
 Shading styles: Các kiểu tô
bóng.
 Variants: Chọn các kiểu
chuyển tiếp.


Lớp Texture: Cho chọn nền và những mẫu hoa văn.

Hình V-29
Hình V-28
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Format