MỤC LỤC

VI. MENU TOOLS VI.1
1. Kiểm tra chính tả và văn phạm. Lệnh Tools\Spelling and Grammar: VI.2
a). Cách kiểm tra lỗi: VI.2
b). Cách tạo từ điển riêng: VI.3
2. Kiểm tra văn bản trong các ngôn ngữ khác. Lệnh Tools\Language: VI.3
a). Chọn ngôn ngữ. Lệnh Tools\Language\Set Language: VI.3
b). Xem xét các từ trong Thesaurus. Lệnh Tools\Language\Thesaurus: VI.4
c). Lệnh Tools\Language\Hyphenation: VI.5
3. Đếm số lượng từ trong tài liệu. Lệnh Tools\Word Count: VI.5
4. Lệnh Tools\AutoSummarize: VI.6
5. Tạo và sử dụng từ viết tắt khi soạn thảo văn bản. Lệnh Tools\AutoCorrect: VI.6
a). Lớp AutoCorrect: VI.6
b). Lớp AutoFormat As You Type: VI.7
c). Lớp AutoText: VI.8
d). Lớp AutoFormat: VI.10
6. Lệnh Tools\Track Changes: VI.10
a). Lệnh Tools\Track Changes\Highlight Changes: VI.10
b). Lệnh Tools\Track Changes\Accept or Reject Changes: VI.11
c). Lệnh Tools\Track Changes\Compare Documents: VI.12
7. Lệnh Tools\Merge Document: VI.12
8. Bảo vệ nội dung file văn bản. Lệnh Tools\Protect Document: VI.13
9. Lệnh Tools\Online Colaborntion: VI.14
a). Lệnh Tools\Online Colaborntion\Meet Now: VI.14
b). Lệnh Tools\Online Colaborntion\Schedule Meeting: VI.15
c). Lệnh Tools\Online Colaborntion\Web Discussions: VI.15
10. Chức năng trộn thư. Lệnh Tools\Mail Merge: VI.16
11. Lệnh Tools\Envelopes and Labels: VI.20
a). Lớp Envelopes: VI.20
b). Lớp Labels: VI.23
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Tools
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VI.1 -
VI. MENU TOOLS
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Tools
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VI.2 -
1. Kiểm tra chính tả và văn phạm. Lệnh Tools\Spelling and Grammar:
Kiểm tra lỗi chính tả và văn phạm giúp bạn nhận diện ra các lỗi sai một cách nhanh chóng
nhưng không thể thay thế cho bước kiểm tra cẩn thận bằng mắt. Bạn nên thực hiện kiểm tra
cuối cùng bằng mắt khi đã bước vào hoàn thành văn bản.
Word kiểm tra chính tả dựa vào một từ điển chuẩn ở mức đại học bằng tiếng anh
(CUSTOM.DIC). Khi trong văn bản của bạn có những từ mà Word không tìm thấy trong từ
điển thì Word xem từ đó là sai chính tả.
Lệnh Tools\Spelling and Grammar dùng để kiểm tra lỗi chính tả và văn phạm.
Bộ kiểm tra chính tả sẽ lướt trên văn bản hiện hành và so sánh các từ trong văn bản với
từ điển có sẳn. Những từ có trong văn bản mà không có trong từ điển thì Word xem là từ sai,
hội thoại Spelling and Grammar được mở để bạn chọn cách xử lý lỗi sai đó.
Bộ kiểm tra văn phạm áp dụng một số quy tắc văn phạm và văn phong trong văn bản và
đánh dấu những vi phạm những quy tắc này (những lỗi văn phạm có màu xanh).
a). Cách kiểm tra lỗi:
 Di chuyển con trỏ đến vò trí bắt đầu kiểm tra lỗi chính tả.
 Chọn lệnh Tools\Spelling and Grammar (hay nhấn phím tắt F7, công cụ ).
 Word sẽ tiến hành kiểm tra, khi phát hiện lỗi sẽ mở hội thoại Spelling and Grammar.
(Hình VI-1)
 Tuỳ theo yêu cầu mà chọn cách xử lý trên hội thoại Spelling and Grammar.
Hội thoại Spelling and Grammar:


Hình VI-1
b). Cách tạo từ điển riêng:
 Chọn lệnh File\New, chọn OK (xem lại lệnh File\New mục 1).
 Gõ danh sách các từ mà bạn muốn đưa vào từ điển. Sau khi gõ xong mỗi từ, bấm
Enter (mỗi từ nằm trong một đoạn văn bản).
 Chọn lệnh File\Save (xem lại lệnh File\Save ở mục 4).
 Trong mục Save File As Type, bấm chọn Text Only.
 Trong mục File Name, hãy đưa vào tên của từ điển, sau đó bấm nút OK. Chú ý tên
của từ điển có phần mở rộng là .DIC

2. Kiểm tra văn bản trong các ngôn ngữ khác. Lệnh Tools\Language:

a). Chọn ngôn ngữ. Lệnh Tools\Language\Set Language:
Trước khi xét lỗi chính tả và văn phạm cần phải chọn ngôn ngữ, mục đích của công việc
này là báo cho Word biết sẽ dựa vào bộ từ điển và văn phạm nào để kiểm tra.
Cách chọn ngôn ngữ sử dụng:
 Chọn lệnh Tools\Language\Set Language, hội thoại Language xuất hiện. (Hình VI-
3)
 Chọn ngôn ngữ sử dụng trên hội thoại.
 Nhắp OK xác nhận.
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Tools
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VI.4 -

Hình VI-2
b). Xem xét các từ trong Thesaurus. Lệnh Tools\Language\Thesaurus:
Một Thesaurus sẽ cung cấp cho bạn một từ đồng nghóa và trái nghóa cho các từ trong tài
liệu. Sử dụng Thesaurus giúp cho các bạn tránh việc lặp đi lặp lại một từ trong tài liệu của
mình. Bạn có thể nhanh chóng tìm các từ đồng nghóa với từ mà bạn chọn. Đối với một số từ
bạn cũng có thể tìm ra các từ trái nghóa và từ có quan hệ đến nó.

 Thẻ Manual:

Hình VI-6
3. Đếm số lượng từ trong tài liệu. Lệnh Tools\Word Count:
Bạn có thể đếm số lượng trang, số lượng từ, số lượng ký tự, số lượng đoạn văn bản và số
lượng dòng trong tài liệu. Nếu tài liệu của bạn chứa cả các lời chú thích, bạn có thể gộp
chúng để đếm luôn. Nếu bạn bấm phím Enter để chèn vào tài liệu một dòng trống sau các
đoạn văn bản, Word sẽ tính chúng chỉ như là các dòng, chứ không phải là đoạn văn bản.
Word không đếm các ký tự không in ra được.
Trong cửa sổ Word, quét chọn đoạn văn bản cần đếm, bấm menu Tools\Word Count. Ở
cửa sổ hiện ra, con số nằm sau chữ Word thể hiện số từ và con số nằm sau chữ Characters
(with space) chính là số ký tự trong văn bản (không bao gồm ký tự dấu tiếng Việt).

Hình VI-7
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Tools
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VI.6 -
4. Lệnh Tools\AutoSummarize:

Hình VI-8
5. Tạo và sử dụng từ viết tắt khi soạn thảo văn bản. Lệnh Tools\AutoCorrect:
Khi soạn thảo văn bản, bạn chú ý đến các từ, câu thường lặp lại hoặc sử dụng từ nhiều
trong các văn bản. Sau đó bạn có thể sử dụng chức năng AutoCorrect tạo từ viết tắt để gõ tắt
từ này thay cho việc gõ nguyên cả từ hay cả câu.
a). Lớp AutoCorrect:
AutoCorrect (tự sửa lỗi) là công cụ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian khi nhập văn bản.
Nó giúp bạn tránh những lỗi sai về từ hay cách sử dụng từ. Bạn có thể lợi dụng chức năng
này để tạo những từ viết tắt nhằm tăng tốc độ nhập (tốc ký). Bạn có thể tạo các AutoCorrect
cho văn bản hay các đối tượng khác như hình ảnh (Picture), biểu bảng (Table)…
Cách tạo AutoCorrect:
 Chọn văn bản hay đối tượng muốn tạo AutoCorrect.

Tự động thay thế khi bạn
nhập văn bản.
 Replace: Hiển thò chuỗi
ký tự của mục vào sẽ tự động
sửa lỗi (từ cần sửa lại).
 With: Hiển thò chuỗi ký
tự bạn muốn Word thay thế
cho mục Replace (từ đúng).
 Add/Replace: Thêm
mới/Thay thế một mục trong
danh sách AutoCorrect.
 Delete: Xóa bỏ mục
đang chọn trong danh sách.
 Plain text: Các từ trong
mục With được lưu trữ như là
văn bản thuần tuý.
 Formatted text: Lưu trữ
các từ trong hộp With cùng
với các đònh dạng của chúng.
b). Lớp AutoFormat As You
Type:
(Hình VI-10)
 Apply as you type: Tự
động áp dụng đònh dạng khi
nhập vào.
 Headings: Tự động
áp dụng kiểu Heading khi bạn
nhập các đoạn, gõ Enter hai
lần.
Hình VI-9

/
2
,
1
/
4
…
 Symbol characters ( ) with symbols (−): Nếu chọn, khi nhập (hai dấu trừ) thì
Word sẽ trở thành symbol −
 *Bold* and _underline_ with real formatting: Nếu chọn, khi hai dấu * bao một
chuỗi ký tự thì Word sẽ đổi chuỗi ký tự này sang chữ đậm. Khi nhập hai dấu gạch _ bao
chuỗi ký tự Word sẽ đổi chuỗi ký tự này sang chữ nghiêng.
 Internet and network paths with hyperlinks: Nếu chọn, Word tự động tạo liên kết
với trang Web trên Internet hay các đòa chỉ trên mạng cục bộ.
c). Lớp AutoText:
Những từ, câu tạo bằng AutoCorrect chỉ xuất hiện khi gõ đúng từ viết tắt đã đònh nghóa,
Word sẽ thay thế từ viết tắt đó bằng từ, câu đầy đủ. Bạn có thể dùng chức năng AutoText để
tạo những từ viết tắt “thông minh” hơn với “lời đề nghò” bấm phím Enter khi nó gặp phải từ
viết tắt đã đònh nghóa.
Cách khai tạo AutoText:
 Xác đònh văn bản hay đối tượng muốn tạo AutoText.
 Chọn lệnh Insert\AutoText\AutoText, hội thoại AutoText xuất hiện (Hình VI-11),
lớp AutoText được kích hoạt. Văn bản đã chọn được “bắt” đưa vào mục Enter AutoText
entries here.
 Nhắp nút Add để bổ sung AutoText vào danh sách.
 Nhắp OK để đóng hội thoại.
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Tools
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VI.9 -
Chú ý: Đối với AutoText, gõ từ đầu tiên của câu đã tạo và bấm phím Space, một thông
báo màu vàng chứa đầy đủ nội dung câu chứa từ này hiện ra trên đầu con nháy soạn thảo.

 Thẻ Options:

Hình VI-14
b). Lệnh Tools\Track Changes\Accept or Reject Changes:

Hình VI-15
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Tools
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VI.12 -
c). Lệnh Tools\Track Changes\Compare Documents:

Hình VI-16
7. Lệnh Tools\Merge Document:

Hình VI-17

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Tools
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VI.13 -
8. Bảo vệ nội dung file văn bản. Lệnh Tools\Protect Document:
Sau khi soạn thảo xong một file trong Word, bạn có thể
bảo vệ file này không cho người khác sửa đổi hay mở xem
bằng các cách sau đây:
- Chống sửa đổi: Mở văn bản cần thực hiện, bấm menu
Tools>Protext Document. Ở cửa sổ hiện ra, có 3 lựa chọn
ứng với 3 cấp bảo vệ từ thấp đến cao:
+ Chọn Tracked changes nếu muốn lưu lại những gì
khi chỉnh sửa. Trong cấp bảo vệ này, Word sẽ đánh dấu
những phần chỉnh sửa bằng màu đỏ.
+ Chọn Coments nếu không muốn người xem xóa, sửa
nội dung. Ở cấp bảo vệ này người xem vẫn có thể sao chép
được nội dung văn bản.

được bảo vệ.
- Đặt con trỏ vào dòng đầu tiên của văn bản. Chọn menu Insert>Break>chọn
Continuous và bấm OK.
- Bạn đặt lại con trỏ vào đầu đoạn cần bảo vệ thứ nhất, chọn menu
Insert>Break>chọn Continuous và bấm OK.
- Bạn lại đặt con trỏ vào trước đoạn văn bản không cần bảo vệ ngay sau nội dung
của đoạn cần bảo vệ thứ nhất, bấm vào menu Insert>Break>Continuous và bấm OK.
Hình VI-18
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Tools
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VI.14 -
Như vậy văn bản của bạn được chia thành nhiều section, cụ thể là 4: section thứ nhất
là tiêu đề của văn bản không cần bảo vệ. Section thứ hai là từ dòng đầu tiên đến trước đoạn
cần bảo vệ. Section thứ ba là phần nội dung cần bảo vệ. Section thứ tư là phần cuối của văn
bản, không cần bảo vệ.

Bước 2: Thiết lập chế độ bảo vệ section:
Sau khi dã tạo được các section cần bảo vệ nội dung, bạn tiếp tục làm theo hướng
dẫn sau:
- Bấm vào menu Tools>Protect Document.
- Hộp thoại Protect Document hiện ra, bạn bấm vào mục Forms.
- Bấm vào mục Sections.
- Hộp thoại Section Protect hiện ra, trong đó có Section 1, Section 2, Section 3,
Section 4.
- Để bảo về section nào, bạn hãy đánh dấu kiểm vào section đó.
- Bấm OK để chấp nhận.
- Trở lại hộp thoại Protect Document, bạn nhập mật khẩu vào ô Password (Options),
các ký tự gõ vào sẽ biến thành dấu (***). Bấm OK.
- Hộp thoại Confirm Password hiện ra, bạn gõ lại mật khẩu cũ một lần nữa trong ô
Reenten Password to Open. Bấm OK.
- Bấm vào menu File>Save để lưu lại.

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Cần Thơ, ngày 10 tháng 11 năm 2001THƯ MỜI HỌP

Kính gởi: 1 Đ/c <HO TEN>
2 <CO QUAN CONG TAC>

Nhân dòp kỷ niệm 10 năm ngày thành lập khoa Công nghệ thông tin, Ban Chủ nhiệm khoa
trân trọng kính mời:
Đ/c: 3 <HO TEN>
Đến dự buổi họp mặt vào lúc: 8 giờ 00 ngày 20/11/2001
Đòa điểm: Khu III trường Đại học Cần Thơ.
Rất vinh dự được đón tiếp q khách.
4 <Dùng hàm IF để điền dòng ghi chú>

Trưởng khoa Các thành phần ghi trong cặp dấu < > là thuộc tính riêng của khách mời và được lấy từ một
tập tin dữ liệu khác thông qua chức năng Mail Merge. Tập tin dữ liệu (Data) có dạng bảng
(Table) của Word hay một tập tin dữ liệu lấy từ chương trình ứng dụng khác (EXCEL chẳng
hạn).
Danh sách khách mời (KHACH.DOC) như sau (gọi là Data Source):

TT HO TEN COM TRUA CO QUAN CONG TAC
1 Lê Mạnh Quốc X Khoa Công nghệ thông tin
2 Dương Quang Minh Khoa Sư phạm
3 Trần Cao Trò X Khoa Công nghệ thông tin

xuất hiện.
 Chọn và nhập thông tin như hội thoại Insert Word Field: IF.
 Nhắp OK để thực hiện.

Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Tools
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VI.19 -

Hình VI-26
Kết quả trộn thư:

Hình VI-27
Ghi chú:
•
Muốn chuyển kết quả ra tập tin thì nhắp nút Merge to New Document, Word sẽ tự động
mở tập tin mới và đưa kết quả vào đó, mỗi mẫu tin được ghi vào một trang. Nếu muốn lưu tập
tin này thì chọn lệnh File\Save để lưu.
•
Muốn thay đổi thay đổi tập tin chính (Main Document) hay tập tin dữ liệu (Data Source)
thì chọn lại lệnh Tools\Mail Merge, hội thoại Mail Merge Helper xuất hiện, chọn nút lệnh Edit
tương ứng để mở tập tin khác.
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Tools
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VI.20 -
•
Tập tin dữ liệu (Data Source) dùng trong Mail Merge có thể là một tập tin dạng Table
của Word (Word Document) hoặc một bảng tính Excel (MS Excel Worksheets) hoặc một tập tin
cơ sở dữ liệu của Access (MS Access Databases).
Các nút công cụ của thanh Mail Merge:

• : Dùng để lấy tên trường của file nguồn đưa vào văn bản.
• : Cho chèn các trường của Word.

 Lớp Character Spacing:

Hình VI-31
 Thẻ Font của mục Return address: (Tương tự như thẻ Font của mục Delivery
address).
 Lớp Printing Options:

Hình VI-32
Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu Tools
Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang VI.23 -
b). Lớp Labels:

Hình VI-33
 Thẻ Options:

Hình VI-34