TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
TRUNG TÂM AN NINH MẠNG
GIỚI THIỆU TÓM TẮT PHẦN MỀM EOFFICE
1. Đặt vấn đề
Công cuộc tin học hoá cải cách hành chính ở Việt Nam đã được thực hiện trong gần 10
năm qua, nhưng những kết quả thu được còn khiêm tốn. Cho tới thời điểm này, phần lớn các
cơ quan ban ngành, các doanh nghiệp ở Việt Nam đã có các hệ thống mạng nội bộ. Tuy nhiên
máy tính vẫn chủ yếu hiệu quả trong công việc soạn thảo văn bản, hệ thống mạng còn được sử
dụng rất hạn chế.
Trong 4 năm qua Trung tâm An ninh mạng BKIS Đại học Bách Khoa Hà Nội đã nghiên
cứu, thiết kế và xây dựng một phần mềm giúp cho các hệ thống mạng máy tính ở Việt Nam có
thể được sử dụng hiệu quả hơn, phần mềm “eOffice – Văn phòng điện tử”.
Vậy eOffice là gì, triết lý khi thiết kế và các chức năng chính của eOffice như thế nào ?
2. Giới thiệu
eOffice – Văn phòng điện tử là hệ thống phần mềm trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp
và quản lý trình duyệt công văn, văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máy tính. Phần mềm
được thiết kế thân thiện đối với người sử dụng, giao diện hoàn toàn tiếng Việt. Tiêu chí của
eOffice là đưa đến cho người sử dụng phần lớn những tiện ích của mạng máy tính, của
Internet nhưng với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp họ dần có một tác phong làm việc
hiện đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin hơn.
Tính năng của eOffice rất đa dạng, đáp ứng tối đa nhu cầu của người sử dụng máy tính
văn phòng như gửi nhận email, gửi thông báo trong cơ quan tới từng cá nhân, hay tới nhóm,
phòng ban. Bạn có thể hội thoại, nhắn tin, gửi file, trưng cầu ý kiến, gửi tin nhắn ra điện thoại
di động, nhắc việc (tự nhắc mình, nhắc người khác qua mạng), lưu sổ địa chỉ... Đặc biệt, cũng
trên hệ thống này, bạn cũng có thể xử lý, tạo, duyệt các công văn, giấy tờ theo những chu trình
(luồng công việc) tự định nghĩa một cách rất mềm dẻo và tiện lợi.
Vận dụng một triết lý hoàn toàn mới là “Khiến thông tin tìm đến với người sử dụng”,
eOffice giúp bạn nắm bắt thông tin một cách nhanh nhất. Tính năng tự động thông báo (notify)
sẽ thông báo cho bạn biết mỗi khi có thông tin mới với đầy đủ nội dung trích yếu, tên và ảnh
của người gửi. Bạn cũng có thể tùy biến qui định những ai sẽ được notify.
3. Mục tiêu

cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ chuyên
viên trong cơ quan, góp phần thực hiện cải cách hành chính.
• Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy
đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa doanh nghiệp. Mọi
người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo có thể truyền đạt
được ý chí của mình cho các nhân viên dễ dàng hơn.
2
• Cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, xoá bỏ khoảng cách địa lý: Chỉ cần
kết nối Internet là người dùng có thể tham gia vào hệ thống và làm việc như tại cơ quan
của mình cho dù họ đang đi công tác nước ngoài.
• Hệ thống có tính mở cao, tuân theo các chuẩn quốc tế để có thể tích hợp với các hệ
thống khác, trong tương lai khi luật chữ ký điện tử được áp dụng hệ thống có khả năng
mở rộng, tích hợp chữ ký điện tử.
4. Chức năng
• Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng.
• Quản lý các thông báo chung.
• Duyệt bài viết cho các trang web.
• Quản lý gửi nhận email, chia sẻ file.
• Video conference, chatting.
• Trưng cầu ý kiến.
• Quản lý tin nhắn di động.
• Hệ thống notify.
• Hệ thống phân quyền.
• Quản lý, trình duyệt công văn đến.
• Quản lý, trình duyệt, phát hành công văn đi.
• Quản lý hồ sơ công việc.
• Công cụ định nghĩa luồng công việc.
• Khai thác thông tin.
• Quản trị hệ thống.
1. Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng:

gửi, giúp triệu tập hoặc nhắc nhở cán bộ trước các cuộc họp một cách kịp thời, nhanh
chóng.
 Cảnh báo sự cố: Thông qua việc gửi tin nhắn ra điện thoại di động ta có thể được cảnh
báo khi có sự cố xảy ra, như một dịch vụ hay một máy tính quan trọng nào đó trong
4
mạng không còn hoạt động,…giúp người quản trị phát hiện sự cố từ đó đưa ra phương
án giải quyết kịp thời.
8. Hệ thống notify:
 Chủ động thông báo cho cho người sử dụng biết khi có thông tin quan trọng.
 Cung cấp công cụ định nghĩa “thông tin quan trọng”.
 Có thể thông báo qua di động nếu phát hiện người sử dụng không ngồi trước máy tính.
9. Hệ thống phân quyền:
 Phần mềm được thiết kế cho nhiều lớp người sử dụng khác nhau trong cùng một cơ
quan. Với từng đối tượng sử dụng, tùy thuộc vào mức quyền được đặt bởi quản trị viên
hệ thống mà người sử dụng có thể có những quyền hạn khác nhau đối với từng loại dữ
liệu. eOffice quản lý dữ liệu theo các Folder với cấu trúc hình cây, mỗi Folder như một
kho dữ liệu được tích lũy hàng ngày và được phân quyền chặt chẽ. Có thể thêm bớt các
Folder tùy theo nhu cầu sử dụng của cơ quan cung cấp công cụ định nghĩa “thông tin
quan trọng”. Tuỳ theo bạn là ai mà quyền hạn của bạn khi tham gia vào hệ thống là
khác nhau (Có thể được nhìn thấy những gì, có được xoá, sửa, hay gửi thông tin lên hay
không ?).
10.Quản lý, trình duyệt công văn đến:
 Gõ công văn trực tiếp.
 Nhập công văn đến qua máy scaner.
 Nhập công văn đến qua mạng (email, fax,..)
 Đánh số công văn tự động hoặc văn thư tự đánh số.
 Luân chuyển, xử lý công văn đến: Văn thư chuyển đến người phân phối công văn,
chuyển lên lãnh đạo xin ý kiến chỉ đạo, chuyển đến các lãnh đạo đơn vị, các lãnh đạo
đơn vị có thể chuyển đến chuyên viên cấp dưới của mình, hoặc chuyển trực tiếp đến
chuyên viên để giải quyết.