Những mẹo nhỏ khi dùng công thức trong excel
Một sai lầm rất lớn khi sử dụng công thức là cho nó tham chiếu đến toàn bộ các cột trong mảng dữ liệu. Điều này làm cho Excel phải
kiểm tra hàng ngàn ô, nếu không nói là hàng triệu, để chắc chắn không bỏ sót một dữ liệu nào.
Ví dụ, giả sử bạn có một mảng dữ liệu từ A1 đến H1000, và bạn quyết định sẽ dùng những hàm tìm kiếm của Excel để trích ra những dữ liệu cần thiết.
Bởi vì bạn còn phải bổ sung thêm dữ liệu vào mảng này, nên để chắc ăn, bạn tạo tham chiếu trong công thức đến toàn bộ các hàng của các cột trong
mảng này. Khi đó, tham chiếu của bạn có thể sẽ là A:H, hoặc cụ thể hơn, là A1:H65536. Bạn nghĩ rằng làm như vậy thì bạn sẽ không lo lắng gì khi thêm
dữ liệu vào trong mảng.
Đó là một thói quen vô cùng tai hại mà bạn phải luôn tránh xa nó. Bởi nó sẽ làm cho bảng tính trở nên ì ạch, thậm chí là không chạy nổi. Bạn vẫn
có thể loại bỏ những phần không cần tham chiếu ra khỏi công thức, mà lại bảo đảm được những dữ liệu mới thêm vào sẽ tự động được cập nhật trong
tham chiếu của công thức, bằng cách dùng Table (List trong Excel 2003 trở về trước) hoặc sử dụng các Name động.
Một vấn đề nữa thường xảy ra với những bảng tính lớn, mà cấu hình máy lại nhỏ, là Excel tính toán rất chậm khi dữ liệu được cập nhật. Để giải quyết
vấn đề này, bạn thường được khuyên là hãy chuyển đổi chế độ tính toán của Excel thành dạng Manual: Nhấn vào nút Office ở góc trái phía trên của
bảng tính, rồi chọn Excel Options ➝ Formulas (với Excel 2003 trở về trước, chọn menu Tools ➝ Options ➝ Calculations), rồi chọn Manual :
Chọn Manual Caculation với Excel 2007
Chọn Manual Caculation với Excel 2003
Tuy nhiên, lời khuyên đó thì không hay cho lắm, mà chỉ là mang tính đối phó. Một bảng tính thì bao giờ cũng có những công thức tính toán, nếu bạn
đang chạy một bảng tính trong chế độ tính toán Manual, có thể bạn sẽ chỉ có được những thông tin cũ mèm, chưa hề được cập nhật. Nếu muốn có được
thông tin chính xác, bạn phải nhấn F9. Nhưng, chắc chắn là không phải lúc nào bạn cũng nhớ điều này! Vậy bạn thử cân nhắc xem: Nếu như cần
thắng chân bị kẹt và làm cho chiếc xe hơi của bạn chạy chậm lại, bạn sẽ sửa lại cần thắng chân, hay là gỡ bỏ cái thắng chân rồi tin tưởng hoàn toàn vào
cái thắng tay? Nghĩa là, khi bảng tính của bạn chạy chậm, bạn sẽ sửa lại công thức cho nó chạy nhanh hơn, hay là đặt nó vào chế độ tính toán bằng tay
rồi cứ thế mà làm tiếp? Hầu như chúng tôi không bao giờ làm điều này, nhưng rất nhiều người đã không ngần ngại đặt bảng tính của họ trong chế độ
tính toán Manual. Nếu như bạn thấy rằng cần phải đặt bảng tính của mình trong chế độ tính toán Manual thì mới làm việc được, bạn nên suy nghĩ đến
việc thiết kế lại bảng tính.
Công thức mảng là một trong những nguyên nhân của vấn đề trên. Chúng là một lựa chọn tốt khi tham chiếu đến những ô riêng lẻ. Nhưng nếu bạn
dùng chúng để tham chiếu đến những dãy dữ liệu lớn, thì hãy sử dụng chúng càng ít càng tốt. Khi có một số lượng lớn các mảng tham chiếu đến
một dãy dữ liệu lớn, hiệu suất của bảng tính sẽ bị ảnh hưởng, đôi khi nó dừng hẳn luôn, và bạn bắt buộc phải dùng chế độ tính toán bằng tay.
Excel có nhiều hàm chuyên xử lý những dữ liệu lớn thay cho công thức mảng, mà sẽ được đề cập đến trong chiêu thứ 79: Tránh lỗi #VALUE! khi tính
tổng (SUM) hoặc đếm (COUNT) các ô. Ngoài ra, trong Excel Help có một số ví dụ rất hay sẽ giúp bạn cách để dùng công thức trên những bảng dữ liệu
lớn để trích ra kết quả dựa theo những tiêu chuẩn. Hoặc bạn có thể sử dụng Pivot Table, sẽ được đề cập đến trong phần thứ 4 của loạt bài này. Mặc dù
PivotTable thì có vẻ phức tạp khi bạn sử dụng nó lần đầu tiên, nhưng chúng tôi thành thật khuyên bạn hãy học cách sử dụng nó. Một khi bạn đã làm chủ
được PivotTable, ngày nào đó bạn sẽ tự hỏi rằng làm sao tôi có thể sống mà không có PivotTable!

khung
Project Explorer. Nếu trên Ribbon của bạn không có mục Develope, bạn hãy vào trong Excel Options ➝ Popular, đánh dấu vào tùy chọn Show
Develope tab in the Ribbon, rồi nhấn OK. [E2003, nhấn phải chuột vào biểu tượng Excel ở ngay bên trái menu File trên thanh menu, và chọn mục
View Code, như minh họa ở hình bên dưới]:
Sử dụng Quick access menu (trong Excel 2003) để nhập code áp dụng cho workbook
Bạn hãy nhập đoạn code sau đây vào cửa sổ VBE. Sau khi nhập xong, nhấn Alt+Q để trở về Excel, rồi lưu lại bảng tính:
PHP Code:
Private Sub workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, _
Cancel As Boolean)
Dim lReply As Long
If SaveAsUI = True Then
lReply = MsgBox("Sorry, you are not allowed to save this workbook as another name."
& "Do you wish to save this workbook?", vbQuestion + vbOKCancel)
Cancel = (lReply = vbCancel)
If Cancel = False Then Me.Save
Cancel = True
End If
End Sub
Thử một tí. Bạn nhấn Ctrl+S (hoặc gọi lệnh Save) xem. Bảng tính của bạn lưu bình thường. Bây giờ bạn nhấn F12 (hoặc gọi lệnh Save as), bạn
sẽ gặp một cảnh báo, nói rằng bạn không thể lưu lại bảng tính này dưới bất kỳ một tên nào khác, trừ phi bạn vô hiệu hóa các macro.
Nói thêm, khi bạn lưu một bảng tính có chứa macro hoặc code trong Excel 2007, bạn sẽ được nhắc nhở rằng bạn phải lưu file ở dạng cho phép
macro hoạt động (macro-enable workbook), có phần mở rộng là *.xlsm, chứ không thể lưu ở dạng bình thường (*.xlsx).
Ngăn chận việc in một bảng tính
Đôi khi bạn phải rời bàn làm việc đi đâu đó mà quên tắt máy (chuyện này là chuyện thường), cho dù bạn đã làm công việc ngăn chận việc có ai
đó chép bảng tính của bạn ra ngoài, như đã nói ở trên, có thể bạn còn lo xa hơn, muốn rằng bảng tính này cũng sẽ không bị in ra khi bạn vắng
mặt. Nếu thật sự bạn muốn như vậy, bạn hãy dùng sự kiện Before Print. Hãy nhập đoạn code sau trong cửa sổ VBE:
PHP Code:
Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
Cancel = True
MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation

dòng lệnh Application.DisplayAlerts = False là không hiển thị hộp cảnh báo xác nhận việc xóa một Sheet nào đó trong Excel.
Một cách khác để ngăn chận việc chèn thêm Sheet vào bảng tính là bạn chọn Review trên thanh Ribbon, chọn lệnh Protect Workbook trong nhóm
Changes, rồi chọn lệnh Protect Structure and Windows [E2003: Tools | Protection | Protect Workbook đánh dấu kiểm vào tùy chọn Structure]
và nhấn OK (có thể đặt password nếu thích). Tuy nhiên, như đã nói ở đầu bài, việc này sẽ ngăn chận hết mọi thao tác với các Sheet trong bảng
tính.
[ In bài ] [ Trở về ]
Tạo biểu mẫu đăng nhập trong Excel
(Thứ Ba, 06/11/2007 - 3:50 PM)
Hỏi: Xin hỏi quý báo có cách nào viết một Form đăng nhập trong Excel không? Ví dụ,
tạo một Form có 1 TextBox, 2 CommandButton. Nếu nhập đúng Password vào
TextBox thì đóng Form. Nếu nhập sai 3 lần thì thoát khỏi Excel
Trả lời: Thực ra, để bảo vệ một tập tin Excel, bạn có thể chọn Tools > Protection > Protect Workbook. Nếu bạn muốn
thiết kế một form riêng để làm chuyện này thì cũng được. Ví dụ sau đây minh họa cách tạo một form trên Excel. Việc
kiểm tra 3 lần gõ mật khẩu thì bạn làm tương tự.
Trước tiên, bạn tạo một workbook mới trên Excel, đặt lại tên Sheet1 là Du Lieu (rồi gõ vào Sheet1 dữ liệu tùy ý để sau
này kiểm tra), Sheet3 là Login. Vì sheet đầu tiên bao giờ cũng có dữ liệu, bạn không nên cho nó active (mặc định mỗi
lần mở workbook), nếu không như thế sẽ mất đi tính bảo mật. Còn sheet Login nên là một sheet chẳng có dữ liệu gì cả,
form kiểm tra mật khẩu sẽ được hiển thị trên sheet này.
Nhấn phím Alt+F11 hoặc chọn Tools > Macro > Visual Basic Editor để mở cửa sổ VBA của Excel. Cách soạn thảo VBA
trong Excel tương tự như trong Access. Trong cửa sổ VBA, chọn Insert > UserForm để tạo một form mới. Bạn sử dụng
các công cụ trên Toolbox để thiết kế form như hình 1. Đặt tên form là frmLogin, tên nút lệnh OK là cmdOK, tên nút lệnh
Cancel là cmdCancel, rồi gõ đoạn mã 1 vào (bấm kép lên form để mở cửa sổ soạn thảo, hoặc bấm-phải chuột vào tên
form trong cửa sổ Project – VBAProject).
Quay về Excel, chọn Tools > Macro > Macros. Trên hộp thoại Macro, gõ tên Auto_Open vào ô Macro name, bấm Create
để mở cửa sổ VBA và gõ đoạn mã sau đây:
Sub Auto_Open()
frmLogin.Show
End Sub
Auto_Open là một macro tự động chạy mỗi lần workbook được mở. Đoạn mã trên hiển thị form frmLogin mỗi lần
workbook được mở.

Thêm lệnh thường dùng vào nút phải chuột trong Excel
Hỏi: Làm thế nào để thêm một số lệnh thường dùng vào nút phải chuột trong Excel?
Đáp: Excel (hay các ứng dụng khác trong bộ Microsoft Office) quản lý nhiều
menu khác nhau, mỗi menu được nhận dạng thông qua tên riêng. Thí dụ menu
pop-up được hiển thị mỗi khi bạn ấn phải chuột trên 1 cell bảng tính có tên là
menu "Cell". Microsoft cho phép người dùng được toàn quyền truy xuất, hiệu
chỉnh nội dung của từng menu. Thí dụ macro VBA sau đây cho phép bạn thêm 1
lệnh (control) mới vào menu pop-up "Cell":
Sub AddMenuItem()
'định nghĩa biến tham khảo đến menu.
Dim objCommandBar As Office.CommandBar
'định nghĩa biến tham khảo đến control option.
Dim objCommandBarButton As Office.CommandBarButton
'Xác định menu "Cell"
Set objCommandBar = Application.CommandBars.Item("Cell")
'thêm 1 option (lệnh) mới vào menu "Cell"
Set objCommandBarButton = objCommandBar.Controls.Add(msoControlButton)
'thiết lập các thuộc tính cho option mới
With objCommandBarButton
.Caption = "Chuc nang 1"
.FaceId = 43
.Style = msoButtonIconAndCaption
.OnAction = "OnChucNang1"
End With
End Sub
'thủ tục xử lý option mới
Sub OnChucNang1()
'thí dụ thông báo cho người dùng biết
MsgBox "Bạn mới ấn chức năng 1"
End Sub