Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009
Hướng dẫn sử dụng V.EMIS
PHÂN HỆ
QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ TÀI SẢN
FMIS
Hà Nội, 04/2009
Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường
25
Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009
MỤC LỤC
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM FMIS 28
1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM FMIS 28
1.1. FMIS là phần mềm quản lý tài chính và tài sản xây dựng riêng cho
giáo dục mầm non và giáo dục phổ thông 28
1.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo chương trình FMIS 29
1.3. Các phím chức năng 29
1.4. Các nút lệnh 30
1.5. Qui trình làm việc với FMIS 32
2. KHỞI TẠO HỆ THỐNG VÀ KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦU 32
2.1. Khởi tạo hệ thống, đăng ký thông tin ban đầu 32
2.2. Khai báo số dư ban đầu 37
3. NHẬP CHỨNG TỪ PHÁT SINH 39
3.1. Kinh phí tạm ứng khi chưa được giao dự toán: 39
3.2. Nhập kinh phí được giao trong năm 40
3.3. Nhập chứng từ phát sinh 41
3.3.1. Giới thiệu sơ lược màn hình làm việc: 41
43
3.3.2. Định khoản các tài khoản liên quan đến nguồn kinh phí, loại
khoản và tính chất nguồn 44
3.3.3. Nhập chứng từ có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh 45
3.3.4. Sửa, xoá chứng từ đã nhập 46

6.2. Tổng hợp tình hình kinh phí (B02 – H) 58
6.3. Quyết toán chi tiết từng nguồn (F02 – 1H) 59
6.4. Báo cáo sự nghiệp có thu 59
7. SAO LƯU, PHỤC HỒI DỮ LIỆU 59
7.1. Sao lưu: 59
7.2. Phục hồi: 60
8. CHUYỂN DỮ LIỆU LÊN CẤP TRÊN 61
9. KẾT CHUYỂN CUỐI NĂM 61
PHẦN I
Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường
27
Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM FMIS
1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM FMIS
1.1. FMIS là phần mềm quản lý tài chính và tài sản xây dựng riêng
cho giáo dục mầm non và giáo dục phổ thông
FMIS là một trong năm phân hệ của hệ thống V.EMIS được Dự án
Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) xây dựng nhằm mục đích “Xây
dựng hệ thống CNTT tích hợp cho công tác quản lý giáo dục phổ thông”.
FMIS được xây dựng bởi một cơ quan
đầu ngành về lĩnh vực công nghệ thông
tin (CNTT) đó là Viện công nghệ thông
tin và được tư vấn về nghiệp vụ quản lí
tài chính của kế toán các trường và cán bộ
quản lý tài chính các Sở Giáo dục và Đào
tạo.
Trước tình hình phân cấp triệt để
như hiện nay, sự ra đời của chương trình
quản lý tài chính, tài sản thống nhất trong
toàn ngành từ cấp phòng GD&ĐT đến cấp Bộ GD&ĐT sẽ đáp ứng kịp thời

thông tin ban đầu.
1.2.2. Bước 2: Nhập
chứng từ phát sinh
1.2.3. Bước 3: Tổng hợp
số liệu
1.2.4. Bước 4: In sổ kế
toán
1.2.5. Bước 5: Báo cáo tài chính
1.3. Các phím chức năng
 Nội dung: Tạo các phím chức năng nhằm giúp người sử dụng thao tác nhanh
hơn trong quá trình nhập liệu cũng như xử lý các nghiệp vụ khác
 Thực hiện: Người sử dụng chọn một trong các phím khi muốn thực hiện
chức năng tăng ứng. Gồm có các phím như sau:
F2: Lưu
F3: Sửa
F4: Thêm
F6: Xoá
Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường
29
Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009
F7: Trở về
F8: Thêm nghiệp vụ
F9: Bớt nghiệp vụ
F10: In Thu/Chi tiền mặt
ESC: Thoát
1.4. Các nút lệnh
 Nội dung: Các nút lệnh là các nút trong chương trình mà khi người sử dụng
chọn thì chương trình sẽ thực hiện một thao tác nào đấy.
 Thực hiện: Người sử dụng kích chuột trái vào nút lệnh để thực hiện một
chức năng tương ứng nào đấy. Gồm có nút phím như sau:

ra để cho người sử dụng tiến hành làm việc.
 Thực hiện: Kích đúp chuột trái vào biểu trượng trên màn hình.
2.1.2. Chọn đơn vị sử dụng
 Nội dung: Chọn đơn vị có sẵn trong danh mục để làm đơn vị sử dụng cho
chương trình.
 Thực hiện: Gồm các bước
Bước 1: Chọn phân hệ Quản trị hệ thống
Bước 2: Chọn thiết lập tham số
Bước
3:
Đăng
kí
đơn vị sử dụng
Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường
32
Báo cáo tài chính cuối
năm
Kết chuyển cuối năm
Chọn tại đây
Chọn tại đây
Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009
Bước 4: Gõ mã đơn vị cần chọn
hoặc kích chọn “ ”
2.1.3. Chọn phân hệ tài chính
 Nội dung: Chọn phân hệ tài chính để
làm việc
 Thực hiện:
Bước 1: Khởi động chương trình VEMIS
bằng cách kích đúp chuột trái vào biểu tượng
Bước 2: Chọn phân hệ Quản lí tài chính

tài khoản
HT: Thuộc tính “Hệ thống” cho phép người sử dụng nhập dư nợ/có
ĐT: Thuộc tính “Đối tượng” cho phép theo dõi đến đối tượng
Gốc: Thuộc tính “Gốc”, tài khoản đã được ban hành theo quy định
Nguồn: Thuộc tính “Nguồn kinh phí” cho phép theo dõi đến các nguồn kinh phí
Quỹ: Thuộc tính “Quỹ” cho phép theo dõi đến các quỹ.
 Thực hiện:
Bước 1:
Bước 2:
Bước 3: Chọn các thông tin cần
thiết cho tài khoản, sau đó chọn
nút cập nhật
2.1.7. Khai báo tài
khoản Kho bạc
 Nội dung: Cho phép
người sử dụng khai báo
thông tin tài khoản Kho
bạc mà đơn vị sử dụng
để giao dịch, có thể một
hoặc nhiều tài khoản và
cũng có thể mở tài
khoản ở nhiều Kho bạc khác nhau
 Thực hiện:
Bước 1:
Bước 2:
Bước 3:
2.1.8. Đăng ký đối
tượng
 Nội dung: Cho phép
người sử dụng khai

quỹ
 Nội dung: Cho phép
người sử dụng đăng
ký các loại quỹ, thuận
lợi trong việc theo dõi
và lên các sổ quỹ chi
tiết cho từng loại.
 Thực hiện:
Bước 1:
Bước 2:
Bước 3:
2.1.10.Đăng ký
nguồn vốn sử
dụng
 Nội dung: Cho phép
người sử dụng đăng
ký các nguồn vốn cần theo
dõi, cụ thể thuộc nhóm nào, thường xuyên hay không thường xuyên, ngoài
ra còn giúp việc theo dõi chi tiết các dự án của nguồn CTMT.
 Thực hiện:
Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường
35
Chọn biểu tượng
Chọn danh sách đối
tượng
Chọn nút Thêm
Nhập Mã nhóm đối
tượng
Nhập tên nhóm đối
tượng

Bước 1:
- Chọn menu 1. Hệ thống→1.1. Khởi tạo số liệu kế toán ban đầu→1.1.5
Đăng ký MLNS trong danh mục chuẩn.
Bước 2:
Bước 3: Lưu trữ nội
dung đã chọn
2.1.12.Đăng ký
loại khoản trong
danh bạ chuẩn
 Nội dung: Cho phép
người sử dụng chọn
một hoặc nhiều loại
khoản để sử dụng cho đơn vị
 Thực hiện:
Bước 1:
Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường
36
1. Chọn Loại hình
2. Chọn Nhóm nguồn
3. Chọn thêm mới
1.Nhập mã đăng ký
2.Nhập tên nguồn
3.Chọn CTMT (nếu là
DA của CTMT)
Chọn nút Cập nhật
Kích
chuột trái
để
chọn/bỏ
chọn đối

gửi:
Nhập số
dư cho 1
quỹ: Gồm
các thao
tác
- Chọn nút
thêm
Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường
37
Kích
đúp
chuột
trái vào
tài
khoản có
số dư để
nhập dữ
liệu
Kích chuột trái để
chọn/bỏ chọn đối
với loại khoản cần
sử dụng
Chọn nút Cập nhật
1. Chọn nút thêm 2. Chọn nút Lưu 3. Chọn nút Thoát
Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009
- Chọn quỹ (trong danh sách quỹ đã đăng ký trước đó)
- Nhập vào số Dư nợ/Dư có
- Chọn nút Lưu
Kết thúc việc nhập số dư cho các quỹ nhấn nút Thoát

Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009
Chọn menu 1. Hệ thống→ 1.1 Khởi tạo số liệu ban đầu→ 1.1.4 Số dư theo
nhóm mục năm trước.
Bước 2:
- Chọn Loại hình kinh phí
- Chọn nguồn vốn
- Chọn tính chất nguồn
- Nhập Số dư
Bước 3:
- Chọn nút Cập nhật
3. NHẬP CHỨNG TỪ PHÁT SINH
3.1. Kinh phí tạm ứng khi chưa được giao dự toán:
 Nội dung: Kinh phí tạm ứng khi chưa được giao dự toán là khoản kinh phí
mà đơn vị đã nhận tạm ứng ở Kho bạc khi kinh phí được giao trong năm
chưa được duyệt. (Khoản kinh phí này thông thường chỉ thực hiện vào quý 1
của năm).
 Thực hiện : Khi thực hiện định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan
đến Nợ : 1111; Có : 336 Là vào bảng sau để nhập các mục theo nguồn vốn
và tính chất tương ứng (thông thường chỉ có nguồn ngân sách).
Vào menu: 2. Dự toán kinh phí → 2.2 Kinh phí tạm ứng khi chưa giao
dự toán. Giao diện làm việc :

Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường
39
1. Chọn loại hình KP 2. Chọn Nguồn vốn
3. Chọn Tính
chất nguồn
4. Lưu
1. Chọn loại hình KP
2. Chọn Nguồn vốn

3. Chọn Tính chất
nguồn
Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009
+ Bổ sung tháng xx : Là khoản kinh phí được cấp phát bổ sung hoặc
những khoản ghi thu – ghi chi đưa vào tương ứng đối với từng tháng phát sinh
(xx).
Sau khi nhập xong kích vào nút để kiểm tra lại và kích vào nút
để lưu số liệu vào.
Chú ý : Khi kích vào nút ngoài công việc lưu chương trình,
cón thực hiện tự động tạo chứng từ ngoài bảng và ghi vào bên Nợ 008 tương
ứng với từng nguồn vốn, và tháng làm việc tương ứng trong đó nguồn kinh phí
duyệt năm được ghi mặc định vào tháng 01.
3.3. Nhập chứng từ phát sinh
3.3.1. Giới thiệu sơ lược màn hình làm việc:
 Nội dung : Chứng từ kế toán phát sinh là toàn bộ các chứng từ được hạch
toán kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị trong thời gian
xác định nào đó. Các chứng từ kế toán phát sinh này được kế toán nhập vào
chương trình theo từng tháng và từng loại chứng từ kế toán khác nhau.
 Chon từ menu: 2. Nhập chứng từ → 3.1 Nhập chứng từ kế toán phát
sinh. Giao diện làm việc như sau:
Màn hình
làm việc
chính khi
nhập
chứng từ
kế toán
phát
sinh, đây
là màn
hình làm

đảm bảo tính đúng của số liệu trong tháng.
+ Họ tên, địa chỉ : Có thể chọn từ danh bạ đối tượng vào nội dung này người
dùng có thể nhập lại theo thực tế.
+ Diễn giải : Là nội dung diễn giải của cả chứng từ trên, có thể nhập chọn từ
trong danh mục diễn giải đã khai báo trong danh mục.
+ TK nợ, TK có : Định khoản TK nợ hay TK có sẽ hiển thị tên TK ngay ô bên
cạnh.
+ Quỹ/Đối tượng nợ, Quỹ/Đối tượng có : Đối với các tài khoản có theo dõi quỹ
hay đối tượng quản lý sẽ cho phép chọn chi tiết tương ứng với tài khoản đó và tên sẽ
hiển thị ngay ô bên cạnh.
+ Số tiền : Nhập số tiền tương ứng với nghiệp vụ hiện tại.
+ Nguồn KP : Đối với nghiệp vụ liên quan đến nguồn kinh phí đã khai báo ở
danh mục tài khoản sẽ hiện lên tương ứng để chọn các nguồn.
Khi chọn đã có nguồn thì tiếp tục chọn các nội dung:
+ Loại khoản: Đối với đơn vị chỉ có 1 loại khoản duy nhất thì không cần chọn
nội dung này mà chương trình sẽ tự động hiển thị vào.
+ T/C nguồn : Đơn vị sẽ chọn tính chất tương ứng với nghiệp vụ trên, bao gồm:
Tự chủ, không tự chủ, cải cách tiền lương.
Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường
42
Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009
+ Pbổ KP nhận : Chỉ thực hiện được khi có nguồn vốn và liên quan đến kinh
phí nhận thì mới thực hiện nội dung này (thông thường là định khoản có của TK
4612), nếu không liên quan đến KP nhận thì nút này sẽ bị mờ đi hoặc không có.
+ Pbổ KP chi : Chỉ thực hiện được khi có nguồn vốn và liên quan đến kinh phí
chi thì mới thực hiện nội dung này (thông thường là định khoản nợ của TK 6612),
nếu không liên quan đến KP chi thì nút này sẽ bị mờ đi hoặc không có.
+ Tạm ứng: Nếu là kinh phí rút là tạm ứng với kho bạc sẽ tích vào ô này để
đánh dấu theo dõi tạm ứng với kho bạc.
+ Chưa thanh toán: Trường hợp chứng từ chi tạm ứng từ kho bạc mà chưa có

Trong bảng này sẽ hiển thị toàn bộ các đối tượng thuộc nhóm đối tượng đó.
Nếu như đối tượng quản lý đã có theo dõi thì chỉ cần nhấn Enter và đưa vào để hạch
toán, nếu như chưa có thì nhấn vào nút chương trình sẽ hiện ra màn hình
Đăng ký đối tượng mới :
Tại màn hình này người sử
dụng sẽ tự đăng ký mã đối
tượng, tên đối tượng và các nội
dung liên quan (nếu có). Sau khi
đăng ký xong nhấn vào nút
để lưu đối
tượng này vào danh bạ.
3.3.2. Định khoản các tài khoản liên quan đến nguồn kinh
phí, loại khoản và tính chất nguồn.
Khi dịnh khoản tài khoản nợ hoặc có liên quan đến quản lý nguồn vốn (trong
bảng danh mục tài khoản cột Qlý NV được chọn) cụ thể ở đây thông thường là tài
khoản 4612 và có 6612 khi đó sẽ cho phép chọn nguồn vốn tương ứng như sau :
Chỉ khi định khoản liên quan đến nguồn kinh phí thì những nội dung trên mới
hiện lên và tuỳ tính chất của nghiệp vụ mà chọn nguồn tương ứng.
Trong đó :
+ Nguồn KP : Chọn mã nguồn kinh phí, mã nguồn này đã được đăng ký trong
phần đăng ký nguồn vốn sử dụng.
+ T/C nguồn : Chọn tính chất nguồn kinh phí trong danh mục nguồn kinh phí
tuỳ theo đơn vị có tính chất như tự chủ tài chính, không tự chủ, cải cách tiền lương
+ Loại khoản : Đã được đánh
dấu chọn trong chọn nguồn vốn, nếu
loại khoản này chỉ có 1 thì sẽ hiện
mặc định.
+ Tạm ứng : Đối với kinh phí là
nhận từ Kho bạc nhà nước với hình
thức tạm ứng thì đánh dấu vào phần này. Để theo dõi tình hình tạm ứng với Kho bạc.

định khoản tiếp tục cho nghiệp vụ thứ 2 trở đi. Và các nghiệp vụ sẽ được lưu vào
trong bảng sau:
Sau khi nhập xong kích vào nút chương trình sẽ thực hiện kiểm
tra, nếu tài khoản ghi sai (không phải tài khoản hạch toán) sẽ cho kiểm tra và chọn
lại. Nếu các nghiệp vụ có liên quan đến phân bổ kinh phí nhưng số tiền phân bổ
không trùng với số tiền trên nghiệp vụ hiện tại chương trình sẽ báo sai và tiến hành
chỉnh sửa lại để nhập lại cho chính xác trước khi thực hiện lưu.
Chú ý : Khi cập nhật các chứng từ liên quan đến phần nhận kinh phí (có 4612)
chương trình sẽ tự động cập nhật vào tài khoản ngoài bảng tương ứng với từng nguồn
vốn và chứng từ nhận ghi vào bên Co 008.
3.3.4. Sửa, xoá chứng từ đã nhập
Khi đã thực hiện nhập các chứng từ của tháng bất kỳ nào đó mà phát hiện thấy
có sai sót thì chọn đến tháng cần sửa lại, vào nhập chứng từ tìm đến chứng từ sai định
vị tại chứng từ cần sửa và kích vào nút khi đó chương trình sẽ đưa vào
trong bảng các chứng từ giống như phần nhập và chọn nghiệp vụ nào cần sửa và trực
tiếp sửa trên màn hình cho đúng với nội dung sau đó nhấn vào nút
chương trình sẽ kiểm tra trở lại và lưu vào.
Muốn xoá chứng từ đã nhập thì định vị con trỏ đến chứng từ cần xoá và kích
vào nút chương trình sẽ hỏi chắc chắn trước khi thực hiện xoá. Muốn
xoá 1 nghiệp vụ thì khi chọn chứng từ và chọn sửa lại chứng từ đó, trong màn hình
sửa chọn trên lưới đến nghiệp vụ cần xoá và nhấn nút chương trình sẽ chỉ
bỏ nghiệp vụ hiện tại và dịch chuyển các nghiệp vụ lên tương ứng với chứng từ.
3.3.5. Các bảng in trong nhập chứng từ
Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường
46
Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009
In phiếu thu chi tiền mặt : Tuỳ theo chứng từ đó liên quan đến thu hay chi tiền
mặt thì chương trình sẽ tự kiểm tra và thực hiện in. Khi kích vào nút
màn hình chọn in xuất hiện.
Trong màn hình trên người dùng có thể kiểm tra và sửa lại những nội dung liên

48
Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009
Khi các chứng từ đã nhập có những sai sót về số, về loại nào đó cần phải thực
hiện đổi lại, để tránh sai sót khi đã phân bổ các chứng từ thì thực hiện phương án đổi
số bằng cách di chuyển đến chứng từ cần sửa và nhấn vào nút màn hình
đổi sẽ xuất hiện như sau:
Có 2 phần : Phần đầu là thể hiện số cần đổi, Phần 2 là dối đén bao gồm loại
chứng từ và số chứng từ. Nếu chứng từ cần đổi đến được kiểm tra mà đã có thì
chương trình sẽ không cho đổi, nếu chưa có sẽ thục hiện đổi và trở về sẽ xuất hiện
chứng từ đã đổi ngay trên bảng chứng từ.
3.4. Nhập tài khoản ngoài bảng
 Nội dung : Chứng từ ngoài bảng là các chứng từ liên quan đến các nội dung
kinh tế nhưng không thể hiện chi tiết theo dõi ngoài bảng cân đối tài khoản.
 Chọn menu : 3. Nhập chứng từ → 3.3 Nhập tài khoản ngoài bảng
 Màn hình làm việc :
Trong phần nhập này về mặt bố cục giống như màn hình nhập chứng từ kế toán
phát sinh. Khi vào phần nhập này sẽ thấy các chứng từ xuất hiện. Các chứng từ
này liên quan đến tài khoản 008 và 004 của các chứng từ phát sinh được nhập
đồng thời vào phần này.
Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường
49

Trích đoạn BÁO CÁO TÀI CHÍNH

---