Phòng Quản Trị Thông Tin
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
ZIMBRA
COLLABORATION SUITE
Đơn vị thực hiện : Phòng Quản Trị Thông Tin
Thời gian thử nghiệm : từ 2/8/2008 đến 8/9/2008
Thời gian triển khai : từ 10/9/2008 đến 10/10/2008

Văn bản lưu hành nội bộ.
Cập nhật ngày 10/09/2008.

Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0
Trang 1
MỤC LỤC
I/ GIỚI THIỆU 2

II/ TÍNH NĂNG CƠ BẢN 2

1.
Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0
Trang 2
I/ GIỚI THIỆU
Zimbra Collaboration Suite là một ứng dụng mã nguồn mở đáng tin cậy, với giao diện thân
thiện, dễ sử dụng, Zimbra đã tích hợp các tính năng cơ bản và cần thiết trong môi trường kinh
doanh, cung c
ấp dịch vụ, môi trường giáo dục và chính phủ. Dựa trên công nghệ web tiên tiến
nh
ất (Ajax), Zimbra cung cấp cho người sử dụng các dịch vụ như : Email, Address Book,
Contacts, Online Document v.v…
L
ợi ích của người sử dụng :
- Zimbra có nhi
ều chức năng so với hệ thống email cũ, người sử dụng có thể chia sẻ
calendar tr
ực tiếp trên webmail mà không cần thông qua Microsoft Outlook, tất cả nhân
viên dù không bi
ết hay không quen sử dụng chương trình Microsoft Outlook cũng có thể
xem
được các thông báo mời họp và thời gian biểu làm việc của mọi người.
- Ngoài những chức năng cơ bản như gởi nhận email thông thường, người sử dụng có thể
th
ực hiện thêm nhiều tác vụ nâng cao như thêm/xóa một địa chỉ email vào danh sách
spam, chat n
ội bộ thông qua giao diện web v.v….

Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0
Trang 5
2. Calendar
Calendar cho phép ng
ười sử dụng tạo, xóa, sửa lịch công tác của bản thân và có thể chia sẻ cho
ng
ười khác, đồng thời nó cũng cho phép người sử dụng tổ chức họp, mời họp.
Ng
ười dùng có thể dễ dàng tạo một cuộc họp hay lịch cá nhân bằng cách nhấp đúp vào thời gian
b
ắt đầu, một khung thoại sẽ hiện ra, lúc đó, ta chọn More Detail để tùy chỉnh thêm

Trong b
ảng Detail, người dùng có thể nhập vào các chi tiết của cuộc họp như tên cuộc họp, địa
điểm, thời gian họp, thành phần tham dự. Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0
Trang 6
Đặc biệt trong phần Mark as có 2 tùy chọn Public và Private, nếu ta chọn Private thì người khác
s
ẽ không biết được nội dung làm việc của người chủ Calendar trong khoảng thời gian đó dù có
chia s
ẻ đi nữa, ngược lại nếu chọn Public thì những ai được chia sẻ đều có thể nhìn thấy được
trong th
ời gian đó người chủ Calendar sẽ làm gì.

Ngoài ra, Zimbra còn cho phép ng

ười được mời sẽ có 3 tùy chọn là Accept (đồng ý tham dự), Decline (từ chối tham dự) và
Tentative (v
ẫn chưa biết có thể tham dự hay không).

Khi
đó tùy vào tùy chọn của người nhận mà mục họp đó sẽ xuất hiện trong calendar của người
nh
ận hay không.

Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0
Trang 9

Bên c
ạnh chức năng mời họp, Calendar còn có chức năng cho phép người sử dụng chia sẻ lịch
v
ới nhau. Muốn chia sẻ toàn bộ lịch của mình cho người nào ta nhấp chuột phải vào Calendar
c
ủa mình, chọn Share Calendar

M
ột bảng chi tiết các chức năng chia sẻ xuất hiện, ta nhập vào địa chỉ email của những người
mu
ốn chia sẻ thư mục này. Tùy theo tùy chọn ta có thể chọn nhiều cách chia sẻ khác nhau như:
Viewer (ch
ỉ cho phép đọc, không thể sửa hay xóa), Manager (cho phép thêm, xóa, sửa), Admin

Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0
Trang 10
(cho toàn quyền chỉnh, xóa, sửa và chia sẻ thêm cho người khác). Cuối cùng, nhấn OK để hoàn
t

Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0
Trang 12

3. Address Book
Address Book là công c
ụ dùng để lưu lại địa chỉ email của các đối tác, đồng nghiệp, bạn bè,
ng
ười thân v.v…

Để tạo một mục mới trong Address Book, nhấn và nút New để tạo.

Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0
Trang 13

Sau khi
điền dầy đủ thông tin của người cần lưu, ta nhấn vào nút Save để lưu lại.

4. Online document
Công c
ụ Document cho phép người sử dụng có thể soạn văn bản và chia sẻ cho người khác.
Đầu tiên, ta tạo một thư mục dùng để chia sẻ bằng cách chọn New Notebook.

Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0
Trang 14

Ti
ếp theo, ta nhập tên của thư mục vào và nhấn nút OK.

Sau khi
đã tạo xong thư mục, ta chọn vào thư mục và nhấn New để tạo một văn bản mới.

đó một bản tùy chọn xuất hiện cho phép người nhận có thể chỉnh sửa tên thư mục chia sẻ,
màu c
ủa thư mục và còn có thể chọn những tùy chọn như trả lời email của người gởi thông báo là
đã chấp nhận lời yêu cầu.

Lúc này trong ph
ần Document của người nhận sẽ có thêm một thư mục được người gởi chia sẻ.

Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0
Trang 18 III/ CHỨC NĂNG NÂNG CAO
1. Backup dữ liệu từ Outlook
Ta có thể sử dụng một công cụ riêng của Zimbra để đồng bô hóa dữ liệu từ Outlook sang Zimbra
mang tên ZCSPSTImportWizard, công c
ụ này cho phép người sử dụng import dữ liệu có dạng
đuôi .pst (tập tin back up mail, contacts, calendar của Outlook) vào Zimbra.
Để có một tập tin có dạng .pst ta phải export ra từ chương trình Microsoft Outlook 2003/2007
b
ằng cách vào File, chọn Import and Export

Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0
Trang 19

M
ột hộp thoại Impor/Export xuất hiện, ta chọn Export to a file để backup dữ liệu

Ti
ếp theo, ta chọn dạng tập tin để lưu, ta chọn dạng file Personal Folder File (.pst) và nhấn Next

Trang 22

M
ột bảng thông báo xuất hiện để thông báo cho người sử dụng biết thông tin về phiên bản mới
c
ủa chương trình.

Ở bảng tiếp theo, nhấn vào nút Browse để trỏ đường dẫn đến tập tin đuôi .pst đã backup trước đó
sau
đó nhấn Next

Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0
Trang 23

Sau
đó, trong bảng Import Items, ta có thể chọn các item muốn import sang Zimbra bằng cách
đánh dấu vào các tùy chọn như Import Messages, Import Contacts, Import Tasks, Import
Calendar Items, và phải loại bỏ dấu kiểm ngay dòng Convert meetings organized by me from
my old address to my new address.

Trong b
ảng Import Options nhấn Next để tiếp tục

Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0
Trang 24

M
ột bảng xác nhận xuất hiện và nhấn OK để hoàn tất.