91
chơng vii
kế toán các quá trình chủ yếu trong hoạt động
hnh chính sự nghiệp
i. nhiệm vụ của kế toán đơn vị hnh chính sự ngHiệp
1. Đặc điểm hoạt động của đơn vị hnh chính sự nghiệp (HCSN)
- Đơn vị hnh chính sự nghiệp l những đơn vị đợc trang trải các kinh phí
hoạt động v thực hiện nhiệm vụ chính trị xã hội đợc giao bằng nguồn kinh
phí từ quỹ ngân sách Nh nớc hoặc từ quỹ công theo nguyên tắc không hon
trả trực tiếp. Vì vậy không hạch toán lãi (lỗ) nh các doanh nghiệp.
- Các đơn vị hnh chính sự nghiệp quản lý việc chi tiêu theo đúng mục đích
trong phạm vi dự toán đã phê duyệt của từng nguồn kinh phí, từng nội dung
chi tiêu, theo tiêu chuẩn của Nh nớc .
- Hiện nay theo tính chất hnh chính sự nghiệp bao gồm có các đơn vị sau:
+ Các đơn vị hnh chính thuần tuý (chủ yếu l các cơ quan công quyền
trong bộ máy hnh chính của Nh nớc).
+ Các đơn vị sự nghiệp (sự nghiệp văn hoá, giáo dục, y tế, thể dục, thể
thao. . .) gồm đơn vị sự nghiệp không có thu đợc ngân sách nh nớc đảm
bảo ton bộ kinh phí hoạt động v đơn vị sự nghiệp có thu.
+ Các đơn vị sự nghiệp kinh tế.
+ Các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội - nghề
nghiệp.

2. Nhiệm vụ kế toán trong đơn vị hnh chính sự nghiệp
Với những đặc điểm trên, kế toán đơn vị hnh chính sự nghiệp có các
nhiệm vụ sau:
+ Thu thập, phản ánh xử lý v tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí
đợc cấp, đợc ti trợ, đợc hình thnh v tình hình sử dụng các khoản kinh
phí, các khoản thu phát sinh tại đơn vị.
+ Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình thực hiện dự toán thu, chi,

- Phần thu đợc để lại đơn vị (từ phí, lệ phí, thu sự nghiệp. . .) theo quy định
của chế độ ti chính.
- Các khoản thu hội phí, thu đóng góp của các hội viên.
- Các khoản thu từ viện trợ, ti trợ, biếu tặng.
- Bổ sung từ các khoản khác theo quy định.

2. 2.Ti khoản kế toán

Do đặc điểm của đơn vị hnh chính sự nghiệp nói trên nên trong kế toán sử
dụng Hệ thống ti khoản kế toán riêng ban hnh theo Quyết định số
19/2006/QĐ - BTC ngy 20/3/2006 hớng dẫn Chế độ kế toán đơn vị HCSN.
(Phụ lục 02).
Để phản ánh các nguồn thu trong đơn vị HCSN kế toán sử dụng các ti
khoản:
461 Nguồn kinh phí hoạt động
462 Nguồn kinh phí dự án
465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hng của Nh nớc
511 Các khoản thu

Trong phạm vi nguồn thu sự nghiệp chỉ giới thiệu TK 461 " Nguồn kinh phí
hoạt động" v TK 511 " Các khoản thu".

2.1. Ti khoản sử dụng

* TK 461 " Nguồn kinh phí hoạt động"
- Ti khoản ny dùng để phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng v quyết
toán nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị hnh chính sự nghiệp.
- Kết cấu



theo đơn đặt hng của Nh nớc
- Kết chuyển chênh lệch thu > chi - Kết chuyển chênh lệch chi > thu
X
Ti khoản ny cuối kì không còn số d .

2.2. Trình tự hạch toán

1. Nhận kinh phí hoạt động đợc cấp bằng hiện vật, bằng tiền.
Nợ TK 111 Tiền mặt
Nợ TK 112 TGNH, kho bạc
NợTK 152 Vật liệu, dụng cụ
Nợ TK155 Sản phẩm hng hoá
Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động
2. Nhận kinh phí do cơ quan ti chính hoặc cấp trên cấp v chuyển thanh toán
trực tiếp cho ngời bán hng, cung cấp dịch vụ:
Nợ TK 331 Các khoản phải trả
Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động


94
3. Nhận kinh phí bằng TSCĐ do Ngân sách, cấp trên cấp, viện trợ, ti trợ
Nợ TK 211 TSCĐ hữu hình
Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động
Đồng thời: Nợ TK 661 Chi hoạt động
Có TK466 Nguồn KP đã hình thnh TSCĐ
4. Trờng hợp đơn vị cấp trên, Ngân sách cấp kinh phí bằng hạn mức kinh phí.
+ Khi nhận thông báo hoặc giấy báo phân phối hạn mức.
Ghi đơn Nợ TK 008 Hạn mức kinh phí.
+ Khi rút hạn mức kinh phí để chi.
Nợ TK 111 Tiền mặt

Có Tk 461 Nguồn kinh phí hoạt động
11. Căn cứ vo báo cáo kế toán của đơn vị cấp dới, căn cứ số hạn mức kinh
phí thực rút trong quý của đơn vị cấp dới, đơn vị cấp trên ghi.
Nợ TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dới
Có 461 Nguồn kinh phí hoạt động
12. Cuối kỳ căn cứ vo số chi hoạt động của đơn vị cấp dới đã đợc cấp trên
duyệt y: kế toán đơn vị cấp trên ghi.

95
Nợ TK 661 Chi hoạt động
Có TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dới
13. Cuối niên độ kế toán nếu kinh phí sử dụng không hết theo chế độ ti chính
quy định.
- Nếu nộp lại kinh phí cho Ngân sách.
Nợ TK 461(2) Nguồn KP hoạt động ( năm nay)
có TK 111 Tièn mặt
Có TK 112 TGNH, kho bạc
Có TK 461(3) Nguồn KP hoạt động (năm sau)
- Cuối niên độ các khoản chi, hoạt động cha đợc quyết toán với
nguồn kinh phí hoạt động đợc kết chuyển từ "Năm nay" sang " Năm trớc"
Nợ TK 4612 năm nay
Có TK 4611 năm trớc
14. Sang năm sau khi báo cáo quyết toán năm trớc đợc duyệt
Nợ TK 461(1) Nguồn KP hoạt động (năm trớc)
Có TK 661(1) Chi hoạt động ( năm trớc )
15. Nguồn kinh phí hoạt động của năm trớc đợc xác định còn thừa khi xét
duyệt báo cáo quyết toán năm trớc đợc chuyển thnh nguồn kinh phí hoạt
động năm nay.
Nợ TK 4611 Nguồn KP hoạt động năm trớc
Có TK 4612 Nguồn KP hoạt động của năm nay


- TK 111 : 10.000.000đ - TK 421 : 10.000.000đ
- TK 112 : 15.000.000đ - TK 461(2): 115.000.000đ
- TK 661 : 100.000.000đ - Các TK khác có số d giả định

II. Trong tháng 7/ N có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau:

1. Nhận đợc thông báo hạn mức kinh phí đợc cấp cho quý 3:
300.000.000đ.
2. Báo giấy rút hạn mức kinh phí về quỹ tiền mặt kinh phí để chi tiêu:
50.000.000đ.
3. Mua 1 TSCĐ hữu hình đã hon thnh dùng cho hoạt động sự nghiệp
giá hoá đơn cha có thuế GTGT: 50.000.000đ, thuế GTGT: 5% cha trả
tiền cho ngời bán, chi phí trớc khi đa TSCĐ vo hoạt động hết
1.000.000đ trả bằng tiền mặt, TSCĐ ny đợc đi thọ bằng nguồn kinh
phí sự nghiệp.
4. Chuyển tiền gửi kho bạc để trả nợ cho ngời bán TSCĐ.
5. Nhận biếu tặng bằng vật liệu nhập kho trị giá: 10.000.000đ.
6. Bổ sung nguồn kinh phí sự nghiệp từ chênh lệch thu, chi: 10.000.000đ.
7. Mua vật liệu văn phòng nhập kho giá hoá đơn cha có thuế GTGT
5.000.000đ, thuế GTGT 5% cha trả tiền.
8. Quyết toán quý 2 đợc duyệt, số chi sự nghiệp đợc quyết toán với
nguồn kinh phí sự nghiệp: 100.000.000đ.
9. Chuyển khoản cấp phát theo hạn mức kinh phí để thanh toán cho ngời
bán vật liệu 5.250.000đ.

Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên.

Giải:
1. Nợ TK 008 300.000.000đ


9a. Nợ TK 331 5.250.000đ
Có TK 461(2) 5.250.000đ
III. Kế toán các khoản chi hnh chính sự nghiệp
1. Nội dung nguyên - tắc chi hnh chính sự nghiệp
1.1. Nội dung chi hnh chính sự nghiệp

Nội dung chi hnh chính sự nghiệp đợc sắp xếp phù hợp với đặc điểm của
mỗi đơn vị hnh chính sự nghiệp.
- Đối với các đơn vị hnh chính sự nghiệp thuộc các cơ quan quản lý Nh
nớc, chi hnh chính sự nghiệp đợc hạch toán theo mục lục ngân sách Nh
nớc.
- Đối với cơ quan, tổ chức quần chúng chi hnh chính sự nghiệp chia 2
phần:
+ Phần kinh phí do ngân sách cấp phát thì hạch toán theo mục lục ngân
sách Nh nớc.
+ Phần thu khác hạch toán theo yêu cầu cuả từng cơ sở nhng về cơ bản
vẫn theo mục lục ngân sách.
- Đối với cơ quan sự nghiệp có thu:
+ Đơn vị no hoạt động có tính chất sản xuất thì hạch toán theo khoản
mục chi phí.
+ Đơn vị no hoạt động không có tính chất sản xuất thì hạch toán mục
lục ngân sách Nh nớc.
- Đối với cơ quan khối đảng, an ninh, quốc phòng thì hạch toán theo mục
lục ngân sách riêng của khối mình.

1.2. Nguyên tắc hạch toán chi hnh chính sự nghiệp

+ Hạch toán chi hnh chính sự nghiệp phải thống nhất với công tác lập dự
toán, thống nhất giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, giữa sổ kế


- Chi hoạt động phát sinh tại - Khoản đợc phép ghi giảm chi v
đơn vị khoản không đợc duyệt
- Chi hoạt động của đơn vị - Kết chuyển chi hoạt động với
trực thuộc nguồn kinh phí khi báo cáo quyết
- Trích lập các quỹ từ chênh toán đợc duyệt
lệch thu chi

SD: Chi hoạt động cha đợc
quyết toán.

TK ny có ba TK cấp 2:
6611 Năm trớc
6612 Năm nay
6613 Năm sau

2.2. Trình tự kế toán

1. Xuất vật liệu, dụng cụ cho chi hoạt động
Nợ TK 661 Chi hoạt động
Có TK 152 Vật liệu, dụng cụ

2. Tính tiền lơng, sinh hoạt phí phải trả cho cán bộ nhân viên, đối tợng
khác.
Nợ TK 661 Chi hoạt động
Có TK 334 Phải trả viên chức

3. Hng tháng trích BHXH, BHYT, tính vo chi hnh chính sự nghiệp.
Nợ TK 661 Chi hoạt động
Có TK 332 Các khoản phải nộp theo lơng

- Tổng hợp số chi của đơn vị cấp dới.
Nợ TK 661 Chi hoạt động
Có TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dới
- Khi báo cáo quyết toán của cấp trên đợc duyệt.
Nợ TK 461 Nguồn KP hoạt động
Có TK 661 Chi hoạt động

9. Cuối năm nếu quyết toán cha đợc duyệt, kế toán chuyển chi tiết chi hoạt
động năm nay thnh chi tiết chi hoạt động năm trớc.
Nợ TK 6611 Chi hoạt động năm trớc
Có TK 6612 Chi hoạt động năm nay

10. Khoản chi không đúng chế độ, quá định mức không đợc duyệt phải thu.
Nợ TK 311 (3118) Các khoản phải thu ( khách hng)
Có TK 661(1) Chi hoạt động

11. Khi báo cáo quyết toán năm trớc đợc duyệt, số chi hoạt động đợc
quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động.
Nợ TK 461(1) Nguồn KP hoạt động
Có TK 661(1) Chi hoạt động

2.3. Sơ đồ tổng quát kế toán chi hnh chính sự nghiệp
100
TK 111, 112, 152 TK 661 TK 311

- TK 112: 90.000.000đ
- TK 461: 300.000.000đ
- TK 661: 200.000.000đ
- TK 008: 500.000.000đ
- Các ti khoản khác có số d giả định.

II. Trong tháng 07/ năm N có các nghiệp vụ sau

1. Chi tiền mặt mua vật liệu văn phòng nhập kho giá hoá đơncha có thuế
GTGT: 500.000đ, thuế GTGT 10%.
2. Chi tiền mặt thanh toán tiền điện nớc sử dụng trong tháng giá hoá đơn
cha có thuế GTGT: 5.000.000đ, thuế GTGT 10%.
3. Căn cứ bảng thanh toán lơng phải trả cho cán bộ nhân viên hnh
chính sự nghiệp trong tháng: 30.000.000đ.
4. Tính BHXH, BHYT theo quy định vo chi hoạt động.
5. Tổng hợp chi tiền mặt tiếp khách trong tháng: 1.000.000đ

101
6. Mua 1 TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động sự nghiệp. Giá hoá đơn cha
có thuế GTGT: 100.000.000đ, thuế GTGT 5%, trả bằng hạn mức kinh
phí hoạt động ngân sách cấp.
7. Xuất vật liệu dùng cho bộ phận văn phòng: 100.000đ.
8. Rút tiền gửi kho bạc về quỹ tiền mặt: 30.000.000đ
9. Dùng tiền mặt trả lơng cho công nhân viên: 30.000.000đ
10. Quyết toán quý 2 đợc duyệt kế toán chuyển trừ chi hoạt động với
nguồn kinh phí 200.000.000đ.

Yêu cầu: Định khoản kế toán

Giải: Định khoản kế toán


8. Nợ TK 111 30.000.000đ
Có TK 112 30.000.000đ

9. Nợ TK 334 30.000.000đ
Có TK 111 30.000.000đ

10. Nợ TK 461(2) 200.000.000đ
Có TK 661 200.000.000đ
IV. Kế toán các khoản thu chi hoạt động sản xuất, cung
ứng dịch vụ trong đơn vị sự nghiệp có thu
Ngoi nguồn kinh phí do ngân sách Nh nớc cấp trong đơn vị sự nghiệp có
thu còn phản ánh các khoản thu chi về hoạt động sản xuất cung ứng dịc vụ v
nhợng bán, thanh lý TSCĐ


102
1. Ti khoản sử dụng

* Ti khoản 631 '' chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh ''

- Ti khoản ny dùng để tập hợp chi phí SXKD v tính giá thnh của sản
phẩm, dịch vụ hon thnh trong kỳ
- Kết cấu :
Bên Nợ : - Tập hợp chi phí sản xuất, cung ứng dịch vụ phát sinh trong kỳ.
- Các chi phí hoạt động khác
Bên Có : - Giá thnh sản phẩm hon thnh nhập kho.
- Kết chuyển chi phí dịch vụ đợc xác định l tiêu thụ.
- Kết chuyển chi phí sản xuất, cung ứng dịch vụ, vo ti khoản doanh
thu ( nếu không có sản phẩm nhập kho)

+ Chi phí hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ bằng tiền mặt, tiền gửi, ghi:
Nợ TK 631 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh.
Có TK 111 - Tiền mặt.
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hng, kho bạc.
+ Trích khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ
(nếu TSCĐ do ngân sách nh nớc cấp) kế toán ghi:
Nợ TK 631 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh.
Có TK 4314 - Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
Có TK 333(8) nếu phải nộp nh nớc

103
+ Xuất vật liệu, dụng cụ cho hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ, ghi:
Nợ TK 631 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh.
Có TK 152 - Vật liệu, dụng cụ.
+ Chi tạm ứng tính vo chi phí sản xuất, cung ứng dịch vụ, ghi:
Nợ TK 631 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh.
Có312 - Tạm ứng.
+ Các dịch vụ mua ngoi đã sử dụng vo sản xuất, cung ứng dịch vụ cha
thanh toán, ghi:
Nợ TK 631 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nợ TK 311(3) Thuế GTGT đợc khấu trừ (Nếu đơn vi áp dụng
phơng pháp khấu trừ thuế )
Có331 - Các khoản phải trả.
+ Tiền lơng, các khoản trích nộp theo lơng của ngời trực tiếp hoạt động
sản xuất cung ứng dịch vụ, ghi:
Nợ TK 631 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh.
Có TK 332 - Các khoản phải nộp theo lơng
Có TK 334 - Các khoản phải trả viên chức
+ Phân bố chi phí trả trớc vo chi sản xuất, cung ứng dịch vụ, ghi:
Nợ TK 631 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Số chênh lệch chi lớn hơn thu (lỗ), ghi:
Nợ TK 421(2) - Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch
vụ
Có TK 531 - Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ.
+ Bổ sung chênh lệch thu lớn hơn chi (còn lại sau thuế) của hoạt động sản
xuất, cung ứng dịch vụ vo nguồn kinh phí hoạt động thờng xuyên, ghi:
Nợ TK 421(2) - Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch
vụ
Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động(46121)

3. Sơ đồ tổng quát kế toán chi phí - doanh thu hoạt động SXKD

3.1. Đơn vị áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT trực tiếp
đợc xác định l tiêu thụ
Doanh thu
Cha thuế
Xuất Kho
TP tiêu thụ
Sản phẩm
nhập kho
T
K3331
TK531TK155TK631
Thuế
GTGT
TK111
,
112
TK421(2)

TK421(2)

Chênh lệch thu > Chi Chênh lệch Chi > Thu

Kết chuyển chi phí dịch vụ

đợc xác định l tiêu thụ
Doanh thu
của hoạt
động sản
xuất cung
ứng dịch vụ
Xuất Kho

đơn cha có thuế GTGT 1.000, thuế GTGT 10%.
6. Thanh toán tiền tạm ứng dùng cho hoạt động sản xuất trị giá 500.
7. Chi phí cho hoạt động sản xuất: bằng tiền mặt 500, bằng tiền gửi ngân
hng 1.000.
8. Cuối tháng hoạt động sản xuất đã hon thnh 1.000 sản phẩm A nhập
kho. Biết sản phẩm dở dang cuối tháng đã xác định: 2.550.
9. Xuất kho thnh phẩm A với giá thực tế 7.500, giá bán cha có thuế
GTGT: 12.000, thuế GTGT 5% đã thu bằng tiền mặt .
10. Cuối kỳ kết chuyển chênh lệch thu > chi của hoạt động sản xuất

Yêu cầu : định khoản kế toán.

Bi giải: Định khoản kế toán

1/ Nợ TK 631: 5.000
Nợ TK 311 (3): 500
Có TK 112: 5.500

2/ Nợ TK 631: 100
Có TK 111: 100

3/ Nợ TK 631: 5.950
Có TK 332: 950
Có TK 334: 5.000

4/ Nợ TK 631: 2.000
Có TK 431 (4): 2.000


106