TIỂU LUẬN

Đề tài: "Tầm quan trọng của nguyên tắc bảo đảm
sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời,
trung thực và có độ tin cậy cao, thực trạng vận
dụng ở doanh nghiệp"


Em xin chân thành cảm ơn thầy cô trong khoa Quản lý Doanh nghiệp
và thư viện nhà trường đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành bài tiểu luận
của mình.

Trịnh Thị Thu Hà - Lớp: 729
2
I. MỘT SỐ NHẬN THỨC CHUNG VỀ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG KINH
DOANH
1. Khái niệm về thông tin
Thông tin là một đối tượng thường dùng nhất. Có rất nhiều quan niệm
khác nhau về. Có nhiều loại thông tin khác nhau, mỗi loại thông tin đều có
cách hiểu riêng về phạm vi, hiệu quả cũng như vai trò tác dụng nhất định.
Hiểu một cách đơn giản nhất thông tin là sự trao đổi giữa con người với môi
trường để làm dễ dàng cho sự thích nghi của con người.
Theo các nhà nghiên cứu Việt Nam thì "thông tin là nội dung những sự
kiện được dưa đến giúp ta nhận và hiểu biết được nội dung của một sự kiện,
một hiện tượng…".
Từ các quan điểm khác nhau, chúng ta có thể nêu ra một khái niệm
mang tính khoa học hơn về thông tin; "thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa
được sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp cho đối tượng tiếp nhận
thông tin có đựơc những quyết định nhằm đạt mục đích mong muốn".
2. Phân loại thông tin.
Hàng ngày tại văn phòng phải tiếp nhận và phân phối rất nhiều loại
thông tin khác nhau. Thông tin và quá trình thông tin trong các doanh nghiệp
là hết sức quan trọng, phức tạp, phong phú và đa dạng. Muốn thực hiện công
việc một cách khoa học, tránh trồng tréo thì phân loại luồng tin là nhiệm vụ
hết sức quan trọng trong quá trình quản trị.
Có nhiều cách phân loại thông tin, tùy theo mục đích, yêu cầu của chủ
thể quản lý thông tin, tuỳ trường hợp, hoàn cảnh cụ thể.
- Theo nguồn thông tin

và các luồng thông tin khác.
3. Vai trò của thông tin đối với doanh nghiệp
- Thông tin quyết định sự thành bại của doanh nghiệp.
- Thông tin là cơ sở quan trọng giúp nhà lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức
điều hành quản lý doanh nghiệp.
- Thông tin giúp cho việc hoạch định kế hoạch kinh doanh và thực hiện
kế hoạch đó đạt hiệu quả.

Trịnh Thị Thu Hà - Lớp: 729
4
- Thông tin trực tiếp giúp cho các hoạt động tác nghiệp hàng tháng của
doanh nghiệp.
Ngoài những tham gia đóng góp trực tiếp trong các công việc tính toán,
thống kê phân tích phục vụ các hoạt động chuyên môn. (như sản xuất, kinh
doanh các sản phẩm, các mặt hàng khác nhau, phát triển thị trường tiêu thụ,
mở rộng và khai thác dịch vụ). Thông tin ngày càng khẳng định vai trò tích
cực, có tính quyết định, đối với các hoạt động quản lý và điều hành, nhất là
trong môi trường kinh doanh mang tính cạnh tranh gay gắt và xu thế khu vực
hoá, toàn cầu hoá. Với nhà lãnh đạo và quản lý các cấp, hệ thống thông tin
ngày nay đã thể hiện và khẳng đinh vai trò trợ giúp tích cực không thể thay
thế được. Bằng các phương tiện thông tin đa dạng, ngày càng hiện đại con
người có thể thường xuyên thâu tóm được đầy đủ các thông tin thô, mới phát
minh, đến những thông tin đã thông qua xử lý sơ bộ, tiến hành các bước phân
tích, tổng hợp, phục vụ kịp thời và có hiệu quả.
Ngày nay, thông tin hướng trực tiếp được xem như là người cố vấn
sáng suốt và trung thực, đáng tin cậy, thực sự cần thiết cho mỗi nhà lãnh đạo
trong doanh nghiệp.
II. YÊU CẦU ĐỐI VỚI THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
Xuất phát từ yêu cầu quản lý, người ta sẽ quyết định việc thu thập
thông tin, xử lý, lưu trữ, sử dụng khai thác, trao đổi, phổ biến thông tin như

conog thu thập hoặc phục hồi, rất tốn kém, nhiều khi cơ hội đã lỡ, không thể
nào có lại được nữa, nhưng với tầm nhìn chiến lược cần phải thường xuyên
chuẩn bị sẵn thông tin cần thiết cho nhu cầu sử dụng, khai thác lâu dài.
2. Thông tin phải kịp thời và linh hoạt
Thông tin phải kịp thời nghĩa là phải thu thập đúng lúc, phản ánh đúng
thực trạng của đối tượng (theo góc độ thời gian) để người quản lý có đủ thời
gian phân tích, phán đoán, xử lý ngay nếu thấy cần thiết và có thể. Thông tin
không kịp thời không những không giúp được gì cho vịêc ra quyết định, mà
đôi khi còn gây ra nhiều phiền toái, rắc rối hoặc có tác động tiêu cực khác. Ví

Trịnh Thị Thu Hà - Lớp: 729
6
như một cửa hàng rút tiền tự động có thời gian trả lời tới 5 phút thì sẽ mất
khách hàng rất nhanh.
Tuy nhiên, khái niệm kịp thời được nói đến ở đây còn tuỳ thuộc chủ
yếu vào trình độ khoa học và kỹ thuật cụ thể (của con người, của trang thiết bị
và của cả những phương pháp mà con người đang sử dụng khi điều khiển các
trang bị cũng như các quyết định cần thiết). Công nghệ thông tin hiệnd dại với
sự trợ giúp của các phương tiện truyền thông, các đa phương tiện đã tạo được
khả năng giúp con người vượt qua hạn chế của thời gian và không gian, khắc
phục những khó khăn trong việc thu thập các thông tin kịp thời nói trên. Có
thể nói thông tin kịp thời sẽ quyết định thắng lợi cho quản lý tới 50%.
3. Thông tin phải đảm bảo tính chính xác và trung thực
Thông tin phải trung thực nghĩa là thông tin phải chính xác, khách
quan, sử dụng được và phải hợp với yêu cầu.
Thông tin cần được đo lường chính xác và phải chi tiết hoá đến mức độ
cần thiết làm căn cứ cho việc ra quyết định được đúng đắn mà tiết kiệm được
chi phí.
Thông tin cần phản ánh trung thực tình hình khách quan của đối tượng
quản lý và môi trường xung quanh để có thể trở thành kim chỉ nam tin cậy

khẩu của ta bị thua lỗ. Nhưng một tín hiệu có lợi là hiện nay lượng lúa gạo
mua bán trên thế giới đã có dấu hiệu giảm do các nước Trung Quốc, Ấn Độ,
Paxkitan giảm xuất khẩu để cân đối nhu cầu trong nước. Trên thị trường lúc
này chỉ còn Thái Lan và Việt Nam có khả năng cung ứng. Trong khi lúa gạo
của Việt Nam đang ở mức cạnh tranh hơn so với giá gạo của Thái Lan. Do đó,
các doanh nghiệp Việt Nam sẽ có nhiều khả năng giành được cơ hội xuất
khẩu gạo vào các thị trường trên. Đó chính là một nguồn thông tin nếu biết
nắm bắt sẽ rất có lợi cho ta. Cho đến giờ này tốc độ của thông tin trong công
việc kinh doanh phần lớn vẫn còn bị giới hạn bởi khả năng lưu chuyển thông
tin, nhưng ngày nay với sự phát triển của trình độ khoa học, những công cụ kỹ
thuật số sẽ đưa thông tin đi với tốc độ ánh sáng. Do đó, các doanh nghiệp
phải biết cách sử dụng nhân viên tri thức, nhân viên tư duy của mình để phản
ứng với những điều đáng xảy ra , hoạch định sản phẩm mới để chắc chắn là
mình đang sử dụng mọi nguồn lực một cách đúng đắn và thích hợp. Chính vì

Trịnh Thị Thu Hà - Lớp: 729
8
thế mà mọi nhà doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh đều phải tự mình tham
gia vào việc sử dụng máy tính cá nhân, mạng và Internet để có thể cập nhật
thông tin hàng ngày về đối tác, cổ đông, tiếp thị quảng cáo, báng hàng, nhân
viên sắp tuyển dụng, và điều quan trọng đó là nhu cầu của khách hàng trên thị
trường. Đó là một hình thức thông tin rất quan trọng mà các doanh nghiệp cần
biết .
Ngày nay việc sử dụng kỹ thuật số hoá sẽ tăng thêm tính hiệu quả trong
hoạt động công ty loại bỏ dần hình thức giấy tờ lâu nay. Có thể nói rằng công
ty FPT của Mỹ là công ty đi đầu có áp dụng rất thành công trong lĩnh vực
này. Họ đã nối mạng máy tính với nhau, có địa chỉ trên Internet.
Đưa các quy trình và thông tin trước đây nằm trên giấy tờ và mạng nội
bộ công ty đồng thời thiết kế những công cụ giúp mọi người truy cập thông
tin dễ dàng, chính xác thành công như vậy. Bill gates từng nói "Mọi sự kiện,

động kinh doanh của doanh nghiệp. KẾT LUẬN

Thông tin quản trị có một vai trò hết sức quan trọng trong kinh doanh.
Nhưng để thông tin trong công tác quản trị có hiệu quả lại là một điều không
đơn giản. Có thể khẳng định rằng, chất lượng của thông tin có ảnh hưởng tới
mọi hoạt động của quá trình quản trị, đến hiệu quả kinh doanh, tới sự sống
còn của doanh nghiệp. Chính vì vậy mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp cần xây
dựng cho mình một hệ thống thông tin tốt, có hiệu quả. Muốn đánh giá được
chất lượng thông tin người ta thường dựa vào các tiêu chuẩn. Những tiêu
chuẩn để đánh giá chất lượng quản trị chính là sự đảm bảo thông tin trong
doanh nghiệp kịp thời, chính xác đầy đủ và có độ tin cậy cao. Đó chính là kim
chỉ nam cho hoạt động của doanh nghiệp đạt được hiệu quả như mong muốn. Trịnh Thị Thu Hà - Lớp: 729
10
TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Giáo trình hành chính doanh nghiệp - Trường ĐH Quản lý và Kinh
doanh
2. Giáo trình hệ thống thông tin Quản lý - Trường ĐH Kinh tế quốc
dân.
3. Quản lý kinh tế - NXB Chính trị quốc gia.
4. Kinh tế tri thức, vấn đề và giải pháp - NXB Thống kê

Trịnh Thị Thu Hà - Lớp: 729
11