Trờng đại học bách khoa hà nội
Công nghệ thông tin

Báo cáo thực tập
Đề tài:
quản lý nhân viên văn phòng
bộ tài nguyên và môi trờng
Giáo viên hớng dẫn: Thầy trịnh văn loan
Sinh viên thực hiện : lê văn cờng
Lớp : CĐ tin1_K49
Hà Nội - 2006
Trờng ĐHBKHN Quản lý nhân viên văn phòng
Bộ Tài Nguyên và Môi Trờng
Lời nói đầu
Ngày nay lĩnh vực công nghệ thông tin đặc biệt là tin học đang phát triển rất
mạnh mẽ. Những ứng dụng trong thực tế đã làm thay đổi toàn bộ đời sống xã hội. Tin
học cũng góp phần không nhỏ và là công cụ đắc lực trong
quá trình quản lý: Quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý khách sạn
Trong đó có quản lý nhân sự trong các cơ quan là một trong những ứng dụng cần
thiết nhất giúp cho qúa trình quản lý của nhà nớc đơn giản nhng hiệu suất lao động lớn
hơn rất nhiều.
Do đó em chọn đề tài Quản lý nhân viên văn phòng- Bộ Tài Nguyên và Môi Tr-
ờng làm đề tài thực tập. Em thấy đây là đề tài có ích và đợc ứng dụng trong thực tế.
Chơng trình quản lý nhân sự tập trung quản lý hồ sơ lý lịch của từng nhân viên, l-
ơng tháng của nhân viên trong cơ quan. Nhờ sự hớng dẫn nhiệt tình của thầy Loan, và
với lợng kiến thức trong những năm đợc đào tạo tại trờng, em hy vọng đề tài này của
em có thể góp một phần nhỏ giúp cho việc quản lý nhân sự của cơ quan đợc thuận lợi
hơn.
Trong chơng trình này em đã sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic và hệ quản
trị cơ sở dữ liệu Access. Tuy nhiên, do thời gian có hạn nên chơng trình không khỏi có
những thiếu sót, em rất mong nhận đợc những lời góp ý và chỉ bảo của thầy cô và các

Luồng thông tin ra của hệ thống:
Là các dữ liệu đợc trả lại sau khi ngời sử dụng nhập các yêu cầu tìm kiếm cần
thiết.
Giai đoạn thiết kế là nhằm đa ra các quyết định về cài đặt hệ thống, để sao cho
hệ thống thoả mãn đợc các yêu cầu mà giai đoạn phân tích đã đa ra, đồng thời lại thích
ứng với các điều kiện ràng buộc trong thực tế.
Giai đoạn cài đặt bao gồm hai công việc chính là lập trình và kiểm định.
Giai đoạn khai thác và bảo dỡng là giai đoạn đa hệ thống vào sử dụng đồng
thời thực hiện các chỉnh sửa, khi phát hiện hệ thống còn có chỗ cha thích hợp.
Do đó để có một hệ thống có chất lợng cao, đáp ứng mọi nhu cầu của ngời dùng
thì việc phân tích kỹ hệ thống là điều hết sức cần thiết.
2. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD):
Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá
trình xử lí thông tin với các yêu cầu sau:
Chỉ rõ các chức năng con phải thực hiện để hoàn tất quá trình sử lý cần mô
tả.
Chỉ rõ các thông tin đợc chuyển giao giữa các chức năng đó và qua đó phần
nào thấy đợc trình tự thực hiện của chúng.
Các thành phần của biều đồ luồng dữ liệu:
Sinh viên thực hiện: Lê Văn Cờng
Trờng ĐHBKHN Quản lý nhân viên văn phòng
Bộ Tài Nguyên và Môi Trờng
Luồng dữ liệu:
Một luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng
nào đó. Một luồng dữ liệu đợc vẽ trong một biểu đồ luồng dới dạng một mũi tên, trên
đó có viết tên của luồng dữ liệu.
Bảng lơng tháng
Kho dữ liệu:
Một kho dữ liệu là một dữ liệu (đơn hay có cấu trúc) đợc lu lại, để có thể đợc
truy nhập nhiều lần về sau. Một kho dữ liệu đợc vẽ trong một biểu đồ luồng dới dạng

mục chức vụ
Quản lý hồ sơ Quản lý l ơng
Cập nhật
bảng l ơng
Tìm kiếm Báo cáo
Tìm kiếm theo
hồ sơ nhân
viên
Tìm kiếm theo
bảng l ơng
Báo cáo hồ
sơ nhân
viên
Báo cáo
bảng l ơng
tháng
Cập nhật hệ số l
ơng
Trờng ĐHBKHN Quản lý nhân viên văn phòng
Bộ Tài Nguyên và Môi Trờng
2. Giải thích biểu đồ phân cấp chức năng:
2.1 Chức năng: Quản lý hồ sơ nhân viên
Đây là chức năng do ban lãnh đạo, ban tổ chức dùng để quản lý toàn bộ những
vấn đề liên quan tới hồ sơ nhân viên: Thêm mới sửa hay xoá thông tin hồ sơ nhân
viên.
2.2 Chức năng: Quản lý lơng
Ban lao động tiền lơng sẽ sử dụng chức năng này để quản lý, tính toán lơng cho
nhân viên và có trách nhiệm thực hiện việc trả lơng cho nhân viên vào cuối tháng.
2.3 Chức năng: Tìm kiếm
Chức năng này giúp ban lãnh đạo, tổ chức quản lý hay nhân viên có thể tìm đợc

Nhân viên
Ban lao động tiền l ơng
T
T

y
ê
u

c
ầ
u

t
ì
m

k
i
ế
m
TT trả lời

H
ồ

s
ơ

n

â
n

v
i
ê
n

TT trả lời

B
ả
n
g

l
ơ
n
g

Tính l ơng
HSNV
Quản
lý hồ sơ
nhân
viên
Quản
lý l
ơng
Tìm

n
h

l
ơ
n
g

Bảng l ơng
TT báo cáo
In báo cáo
Bảng l ơng
TT theo yêu cầu
báo cáo
Yêu cầu in bảng l ơng
In bảng l ơng cho nhân viên
Bảng l ơng
Bảng l ơng
Trờng ĐHBKHN Quản lý nhân viên văn phòng
Bộ Tài Nguyên và Môi Trờng
c. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh chức năng 1:
Chức vụ Hồ sơ DS phòng ban Học vấn
Sinh viên thực hiện: Lê Văn Cờng
Nhân viên
TT trả lời
HSNV
Bảng l ơng
Ban tổ chức cán bộ và đào tạo
CN
chức

HSNV
Phòng ban
Học vấn

D
â
n

t
ộ
c

T
ô
n

g
i
á
oQ
u
á

t
r
ì
n

l
ơ
n
g
Hệ số l ơng
Trờng ĐHBKHN Quản lý nhân viên văn phòng
Bộ Tài Nguyên và Môi Trờng
d. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh chức năng 2:
Sinh viên thực hiện: Lê Văn Cờng
Cập
nhật
bảng l
ơng
Ban lao động
tiền l ơng
Thông tin về l
ơng
Bảng l ơng
Trờng ĐHBKHN Quản lý nhân viên văn phòng
Bộ Tài Nguyên và Môi Trờng

e. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh chức năng 3:f. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh chức năng 4:
Sinh viên thực hiện: Lê Văn Cờng
Tìm kiếm
theo hồ sơ
nhân viên
Ban lao động tiền l ơng

ế
m
T
T

t
ì
m

k
i
ế
m
T
r
ả

l
ờ
i
T
T

t
ì
m

k
i
ế

ì
m

k
i
ế
m
Trả lời
Trả lời
T
T

t
ì
m

k
i
ế
m
Trờng ĐHBKHN Quản lý nhân viên văn phòng
Bộ Tài Nguyên và Môi Trờng III. Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu:
1. Cơ sở lý thuyết về dữ liệu:
Mục đích của phân tích hệ thốngvề dữ liệu là lập lợc đồ khái niệm về dữ liệu, làm
căn cứ cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống sau này.
Để hệ thống chính xác và nhất quán thì cần phải phân tích hệ thống về dữ liệu một
cách chặt chẽ, logic.

khá ổn định trong hệ thống thực, mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin.
Mỗi kiểu thực thể ta cần phải xác định đợc các thuộc tính của chúng.
b)Xác định liên kết và mối liên kết giữa các thực thể:
Một liên kết là sự gom nhóm các thực thể trong đó mỗi thực thể có một vai trò nhất
định.
Một kiểu liên kết (asociation type) là một tập hợp các liên kết có cùng ý nghĩa. Một
kiểu liên kết là đợc định nghĩa giữa nhiều kiểu thực thể. Số các kiểu thực thể tham gia
vào kiểu liên kết gọi là số ngôi của kiểu liên kết.
2.Phân tích dữ liệu trong hệ thống quản lý nhân sự của cơ quan:
a) Các kiểu thực thể:
a.1Kiểu thực thể 1: HSNV (Hồ sơ nhân viên)
Ma_NV (Mã nhân viên): là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính này ta phân biệt
nhân viên này với nhân viên khác.
Hoten (Họ và tên nhân viên): họ và tên nhân viên ứng với mã nhân viên.
DiaChi (Địa chỉ): địa chỉ thờng trú của nhân viên.
NgaySinh (Ngày sinh).
GioiTinh (Giới tính).
QueQuan (Quê quán).
Sinh viên thực hiện: Lê Văn Cờng
Trờng ĐHBKHN Quản lý nhân viên văn phòng
Bộ Tài Nguyên và Môi Trờng
DanToc (Dân tộc).
TonGiao (Tôn Giáo).
TrinhDo (Trình độ): trình độ học vấn cao nhất của nhân viên.
ChucVu (Chức vụ).
PhongBan (Phòng ban).
QTCongTac (Quá trình công tác).
GiaDinh (Thành phần gia đình).
NgoaiNgu (Ngoại ngữ).
DangVien (Đảng viên).

NgheNghiep (Nghề nghiệp)
DiaChi (Địa chỉ)
a.7Thực thể 7: QTCongTac (Quá trình công tác)
Ma_NV (Mã nhân viên): là thuộc tính khoá.
ThoiGian (Thời gian): thời gian nhân viên công tác
ChucVu (Chức vụ): chức vụ mà nhân viên đảm nhận.
PhongBan (Phòng ban)
DiaChi (Địa chỉ): địa chỉ nơi nhân viên đã từng công tác.
a.8 Thực thể 8: TDHocVan (Trình độ học vấn)
MaHV (Mã học vấn)
TenHV (Tên học vấn)
a.9 Thực thể 9: DanToc (Dân tộc)
MaDanToc (Mã dân tộc)
DanToc (Tên dân tộc)
a.10 Thực thể 10: TonGiao (Tôn giáo)
MaTonGiao (Mã tôn giáo)
TonGiao (Tên tôn giáo)
Sinh viên thực hiện: Lê Văn Cờng
Trêng §HBKHN Qu¶n lý nh©n viªn v¨n phßng
Bé Tµi Nguyªn vµ M«i Trêng

3. M« h×nh thùc thÓ liªn kÕt:
Sinh viªn thùc hiÖn: Lª V¨n Cêng
Trờng ĐHBKHN Quản lý nhân viên văn phòng
Bộ Tài Nguyên và Môi Trờng

4.Phân tích mối quan hệ giữa các bảng:
Bảng ChucVu: Dùng để thể hiện chức vụ của mỗi nhân viên và các mức
phụ cấp. Bảng này có quan hệ 1-n với bảng HSNV vì một chức vụ có thể có nhiều nhân
viên.

1 MaNV Autonumber 10

Mã nhân viên
2 Holot Text 20 Họ lót
3 Ten Text 10 Tên nhân viên
4 DiaChi Text 50 Chỗ ở hiện tại
của nhân viên
5 NgaySinh Date/Time Ngày sinh
6 GioiTinh Yes/No Giới tính
7 DanToc Text 10 Dân tộc
8 QueQuan Text 50 Quê quán
9 TrinhDo Text 5 Trình độ
10 PhongBan Text 20 Phòng ban
11 ChucVu Text 15 Chức vụ
12 HopDong Yes/No Hợp đồng
13 DangVien Yes/No Đảng viên
14 NgoaiNgu Text 15 Ngoại ngữ
15 TonGiao Text 20 Tôn giáo
16 GhiChu Text 70 Ghi chú
5.2 Bảng: BangLuong (Bảng lơng)
Sinh viên thực hiện: Lê Văn Cờng
STT Tên trờng Kiểu Kích th-
ớc
Khoá
chính
Diễn giải
1 ID Autonumber 10

2 MaNV Text 10 Mã nhân viên
3 HSL Number Decimal Hệ số lơng

3 PhuCap Integer 10 Phụ cấp chức vụ
5.5 Bảng: PhongBan (Bảng phòng ban)
STT Tên trờng Kiểu Kích
thớc
Khoá
chính
Diễn giải
1 MaPhongBan Autonumber 10

Mã phòng ban
2 TenPhongBan Text 15 Tên phong ban
5.6 Bảng: TPGiaDinh (Thành phần gia đình)
STT Tên trờng Kiểu Kích
thớc
Khoá
chính
Diễn giải
1 ID Autonumber

2 MaNV Text 10 Mã nhân viên
Sinh viên thực hiện: Lê Văn Cờng
Trờng ĐHBKHN Quản lý nhân viên văn phòng
Bộ Tài Nguyên và Môi Trờng
3 Hoten Text 20 Chuyên môn
4 QuanHe Text 15 Quan hệ
5 NgaySinh Date/Time Ngày sinh
6 NgheNghiep Text 25 Nghề nghiệp
7 DiaChi Text 50 Địa chỉ
5.7 Bảng: QTCongTac (Bảng quá trình công tác)
STT Tên trờng Kiểu Kích


Mã tôn giáo
Sinh viên thực hiện: Lê Văn Cờng
Trờng ĐHBKHN Quản lý nhân viên văn phòng
Bộ Tài Nguyên và Môi Trờng
2 TonGiao Text 15 Tôn giáo
Phần II
Thiết kế hệ thống
I. Thiết kế MENU
Sinh viên thực hiện: Lê Văn Cờng
Hệ thống
Đăng nhập
hệ thống
Cập nhật
Cập nhật
HSVN
CN tôn
giáo
CN phòng
ban
CN Chức
vụ
CN QT
công tác
CN học
vấn
CN TP gia
đình
Tìm kiếm
TK theo

Các thao tác khi làm việc với Access cũng gần giống nh thao tác với các ứng dụng
gần gũi khác nh Word, Excel.
2. Ngôn ngữ lập trình Visual Basic:
a. Giới thiệu đôi nét về Visual Basic:
Dùng Visual Basic 6.0 là cách nhanh và tốt nhất để lập trình cho Microsoft
Windows. Cho dù bạn là chuyên nghiệp hay mới mẻ đối với chơng trình Windows,
Sinh viên thực hiện: Lê Văn Cờng
CN bảng
lơng tháng
CN hệ số
lơng
Trờng ĐHBKHN Quản lý nhân viên văn phòng
Bộ Tài Nguyên và Môi Trờng
VB6 sẽ cung cấp cho bạn một bộ công cụ hoàn chỉnh để đơn giản hoá việc triển khai
lập trình ứng dụng cho Microsft Windows.
Phần Visualđề cập đến phơng pháp đợc sử dụng để tạo giao diện đồ hoạ ngời
dùng (Graphical User Interface hay viết tắt là GUI).
Visual Basic đợc xem là một công cụ phát triển phần mềm, một ngôn ngữ lập trình
phổ dụng nhất hiện nay của hãng Microsoft.
Visual Basic đã đợc nâng cấp ngày càng mạnh hơn, tối u hơn, thân thiện hơn. Bắt
đầu từ phiên bản Visual Basic 1.0 đến phiên bản 3.0 Visual Basic đã bổ sung các cách
thức đơn giản để điều khiển các cơ sở dữ liệu mạnh nhất sẵn có. Visual Basic 4.0 lại bổ
sung thêm hỗ trợ phát triển 32 bit và bắt đầu tiến trình chuyển Visual Basic thành một
ngôn ngữ lập trình hớng đối tợng. Visual Basic 5.0 đã bổ sung khả năng tạo các tập tin
thi hành thực sự, thậm chí còn có khả năng tạo các điều khiển riêng. Và phiên bản
Visual Basic 6.0 đã hoàn thiện hơn rất nhiều và là công cụ lập trình cơ sở dữ liệu, thiết
kế Web và lập trình Internet,
b. Lý do chọn ngôn ngữ lập trình Visual Basic:
Visual Basic là ngôn ngữ lập trình hớng đối tợng và có sẵn những bộ phận hình
ảnh, gọi là controls hỗ trợ rất nhiều cho ngời sử dụng thiết kế giao diện dễ dàng, đẹp

Trêng §HBKHN Qu¶n lý nh©n viªn v¨n phßng
Bé Tµi Nguyªn vµ M«i Trêng
2. Form: CËp nhËt nh©n sù
Sinh viªn thùc hiÖn: Lª V¨n Cêng
Trêng §HBKHN Qu¶n lý nh©n viªn v¨n phßng
Bé Tµi Nguyªn vµ M«i Trêng
3. Form: CËp nhËt th«ng tin chung
Sinh viªn thùc hiÖn: Lª V¨n Cêng