CHƯƠNG 1:
NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TẠI ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Mục tiêu: Chương này cung cấp kiến thức tổng quan về kế toán HCSN, gồm nhiệm vụ,
yêu cầu của kế toán đơn vị HCSN, tổ chức công tác kế toán HCSN từ việc giới thiệu hệ thống
chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán đến hệ thống sổ sách áp dụng trong đơn vị HCSN. Ngoài
ra, chương này sẽ cung cấp các hình thức kế toán và phạm vi áp dụng cho từng loại hình kế
toán đơn vị HCSN.
1.1. NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm đơn vị hành chính sự nghiệp
Đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị quản lý hành chính nhà nước, đơn vị sự
nghiệp y tế, văn hoá, giáo dục, thể thao, sự nghiệp khoa học công nghệ, sự nghiệp kinh
tế, hoạt động bằng nguồn kinh phí Nhà nước cấp, cấp trên cấp hoặc các nguồn kinh phí khác
như: thu sự nghiệp, thu phí, lệ phí, thu từ kết quả hoạt động sản xuất - kinh doanh, nhận viện
trợ, biếu, tặng, theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ của Đảng và
Nhà nước giao.
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị có thể chia các đơn vị hành chính sự
nghiệp thành các loại sau:
+ Các cơ quan quản lý Nhà nước (Bộ, Sở, ), các cơ quan công quyền Nhà nước (toà án,
viện kiểm sát), nguồn kinh phí để đáp ứng cho nhu cầu chi tiêu của các cơ quan này chủ yếu
do kinh phí ngân sách cấp và mang tính chất không hoàn lại.
+ Các đơn vị sự nghiệp: Sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y tế, văn hoá,
thể thao, Các đơn vị này ngoài việc sử dụng kinh phí do ngân sách cấp còn có các khoản thu
mang tính chất sự nghiệp. Ví dụ như: viện phí, học phí, Các khoản thu này nhằm để bù đắp
chi phí trong quá trình hoạt động, không mang tính chất lợi nhuận.
+ Các cơ quan Đảng cộng sản Việt Nam, các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, xã
hội nghề nghiệp.
+ Các cơ quan an ninh quốc phòng.
- Xét trên giác độ quản lý tài chính thì các đơn vị hành chính sự nghiệp được tổ chức theo
một hệ thống dọc trong từng ngành, trong quản lý kinh phí người ta phân chia thành các đơn vị
dự toán, cụ thể như sau:
- Chức năng chủ yếu của đơn vị hành chính sự nghiệp là thực hiện các nhiệm vụ, các chỉ
tiêu của Nhà nước giao tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị. Thông thường
đơn vị hành chính sự nghiệp không tiến hành sản xuất - kinh doanh.
- Do chi tiêu chủ yếu bằng nguồn kinh phí Nhà nước cấp nên đơn vị phải lập dự toán
thu, chi, việc chi tiêu phải theo các định mức, tiêu chuẩn do Nhà nước quy định.
1.1.2. Nhiệm vụ của kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp
Kế toán hành chính sự nghiệp là kế toán chấp hành ngân sách nhà nước tại các đơn vị
hành chính sự nghiệp. Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin
bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí,
tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công; tình hình chấp hành dự toán thu, chi
và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị
* Nhiệm vụ:
- Ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thống tình hình luân
chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình hình thành kinh phí và sử dụng nguồn
kinh phí; tình hình và kết quả hoạt động sản xuất - kinh doanh tại đơn vị (nếu có).
2
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi; tình hình thực hiện
các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, kiểm tra việc quản lý,
sử dụng các loại vật tư, tài sản ở đơn vị; kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách,
chấp hành kỷ luật thanh toán và các chế độ, chính sách của Nhà nước
- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới,
tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của đơn vị dự toán cấp dưới.
- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan
quản lý tài chính theo quy định; cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây
dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu; phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn
kinh phí ở đơn vị.
1.1.3. Yêu cầu công tác kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp .
- Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh phí, tài sản
và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị.
- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phương pháp tính
- Nghiêm cấm các hành vi sau đây:
+ Giả mạo chứng từ kế toán
+ Hợp pháp hoá chứng từ kế toán
+Thủ trưởng và kế toán trưởng tuyệt đối không ký tên vào chứng từ trắng, mẫu in sẵn.
+ Chủ tài khoản và kế toán trưởng hay phụ trách kế toán ký séc trắng
+ Xuyên tạc hoặc cố ý làm sai lệch nội dung, bản chất hoạt động kinh tế, tài chính phát
sinh.
+ Sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ kế toán
+ Huỷ bỏ chứng từ trái quy định hoặc chưa hết thời hạn lưu giữ
+ Sử dụng các chứng từ, biểu mẫu không hợp lệ
Mọi nghiệp vụ kế kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu, chi Ngân sách
của mọi đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời,
chính xác. Kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán do Nhà nước ban hành trong chế
độ kế toán hành chính sự nghiệp và nội dung hoạt động kinh tế tài chính cũng như yêu cầu
quản lý các hoạt động đó để quy định cụ thể việc sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp, quy định
người chịu trách nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào các chứng từ cụ
thể và xác định trình tự luân chuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý, phục vụ
cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị.
Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ do kế toán trưởng đơn vị quy định.
b. Nội dung chứng từ kế toán
Nội dung của hệ thống chứng từ kế toán gồm 4 chỉ tiêu:
- Chỉ tiêu lao động, tiền lương
- Chỉ tiêu vật tư
- Chỉ tiêu tiền tệ
- Chỉ tiêu tài sản cố định
Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau:
1. Tên gọi của chứng từ (hoá đơn, phiếu chi, phiếu thu, )
2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ
3. Số hiệu của chứng từ
4. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ
khoản có tính chất phổ biến trong các loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp.
Danh mục hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ - BTC
ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính
1.2.3.3. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Việc vận dụng hệ thống sổ sách kế toán ngoài sự chi phối bởi quy mô hoạt động của đơn
vị còn chịu sự chi phối bởi các hình thức sổ kế toán mà đơn vị sử dụng. Tương ứng với mỗi
hình thức sổ kế toán đó sẽ có sự quy định hệ thống sổ sách kế toán riêng.
- Hình thức Nhật ký - Sổ cái:
- Hình thức chứng từ ghi sổ
- Hình thức Nhật ký chung
1.2.3.4. Lập và gửi Báo báo tài chính
Việc lập các Báo cáo tài chính là một khâu cuối cùng của một quá trình công tác kế
5
toán. Số liệu trong Báo cáo tài chính mang tính chất tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, tình
hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của Nhà nước, kinh phí viện trợ, và tình hình sử dụng từng
loại kinh phí theo những chỉ tiêu kinh tế tài chính phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát các
khoản chi, quản lý tài sản của Nhà nước, tổng hợp, phân tích, đánh giá các hoạt động của mỗi
đơn vị. Việc lập các Báo cáo tài chính đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp có ý nghĩa rất to
lớn trong việc quản lý, sử dụng các nguồn kinh phí và quản lý Ngân sách nhà nước của các cấp
ngân sách. Vì vậy, đòi hỏi các đơn vị hành chính sự nghiệp phải lập và nộp đầy đủ, kịp thời các
Báo cáo tài chính theo đúng mẫu biểu quy định, thời hạn lập, nộp và nơi gửi báo cáo. Tuy
nhiên, trong quá trình lập các báo cáo, đối với một số đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc các
lĩnh vực mang tính chất đặc thù có thể bổ sung, sửa đổi hoặc chi tiết các chỉ tiêu cho phù hợp
với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý nhưng phải được cơ quan chủ quản chấp thuận.
Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về các số liệu báo cáo, vì vậy
cần phải kiểm tra chặt chẽ các báo cáo tài chính trước khi ký, đóng dấu và gửi đi.
1.3. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau như lựa chọn loại hình tổ
chức bộ máy kế toán (loại hình tập trung, phân tán hay nửa tập trung, nửa phân tán), xác định
các phần hành kế toán và phân công lao động kế toán , Việc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy
các bộ phận cơ cấu phù hợp thực hiện công tác kế toán thuộc phạm vi hoạt động của đơn vị dự
toán cấp dưới.
7
CHƯƠNG 2:
KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
Mục tiêu: Cung cấp các kiến thức về kế toán vốn bằng tiền bao gồm yêu cầu, quy định
quản lý vốn bằng tiền, nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền. Giới thiệu phần hành kế toán tiền
mặt và tiền gửi ngân hàng kho bạc, toàn bộ quy trình từ thu, chi tiền mặt đến gửi tiền, rút tiền
tại ngân hàng, kho bạc, cũng như phần hành kế toán tiền đang chuyển và đầu tư tài chính ngắn
hạn.
2.1. NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
2.1.1. Những quy định và yêu cầu quản lý vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền ở các đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm các loại: Tiền mặt, vàng bạc, kim
khí quý, đá quý, các loại chứng chỉ có giá, tiền gửi ở ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.
Kế toán vốn bằng tiền ở đơn vị hành chính sự nghiệp cần thực hiện những quy định sau:
- Chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ về quản lý, lưu thông tiền tệ hiện hành của Nhà
nước.
- Kế toán vốn bằng tiền phải sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Việt Nam đồng. Vàng
bạc, kim khí quý, đá quý và ngoại tệ được đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán. Về nguyên
tắc: vàng, bạc, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý hạch toán trên các sổ tài khoản vốn bằng tiền phải
được phản ánh theo giá thực tế tại thơì điểm phát sinh nghiệp vụ. Để đơn giản cho công tác kế
toán, các tài khoản tiền mặt , tiền gửi ngân hàng, kho bạc phát sinh bằng ngoại tệ được đổi ra
đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán. Chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán với tỷ giá thực tế được
phản ánh vào tài khoản 413 - chênh lệch tỷ giá.
- Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý ngoài việc theo dõi về mặt giá trị còn phải được
quản lý về mặt số lượng, chất lượng, quy cách theo đơn vị đo lường thống nhất của Nhà nước
Việt Nam. Các loại ngoại tệ được quản lý chi tiết theo từng nguyên tệ.
2.1.2. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền
- Tổ chức phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ số hiện có, tình hình biến động, sử dụng
quỹ tiền mặt, giám đốc chặt chẽ việc chấp hành thu, chi, quản lý quỹ tiền mặt.
tệ hiện hành và các quy định về thủ tục thu, chi, nhập quỹ, xuất quỹ, kiểm soát trước quỹ và
kiểm kê quỹ của Nhà nước.
Trường hợp nhập quỹ vàng bạc, kim khí quý, đá quý thì phải theo dõi số hiện có và tình
hình biến động giá trị của nó.
2.2.1.2. Chứng từ kế toán sử dụng
- Phiếu thu (Mẫu C30-BB)
- Phiếu chi (Mẫu C31-BB)
- Biên lai thu tiền (Mẫu C38-BB)
- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu C32-HD)
- Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu C33-HD)
- Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu C34,35-HD)
- Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn (Mẫu C40a, 40b-HD)
9
2.2.1.3. Tài khoản kế toán sử dụng:
Để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt, kế toán quỹ tiền mặt sử dụng TK 111
- tiền mặt và các tài khoản khác có liên quan.
* TK 111 - tiền mặt:
Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt của
đơn vị, bao gồm tiền Việt Nam , ngoại tệ . Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 giá trị tiền mặt,
ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc đá quý, kim khí quý (đối với các loại vàng bạc, kim khí quý, đá
quý đóng vai trò là phương tiện thanh toán) thực tế nhập, xuất quỹ.
Nội dung và kết cấu:
TK 111
- Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng
bạc, kim khí quý đá quý.
- Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê.
- Giá trị ngoại tệ tăng do đánh giá lại
ngoại tệ (trường hợp tỷ giá tăng)
- Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc,
kim khí quý, đá quý và các chứng chỉ có
3. Khi thu được các khoản thu sự nghiệp, phí, lệ phí và các khoản thu khác bằng tiền mặt, kế
toán ghi:
Nợ TK 111
Có TK 511
4. Khi thu được các khoản phải thu của khách hàng và các đối tượng khác hoặc được NSNN
hoàn thuế VAT bằng tiền mặt , kế toán ghi:
Nợ TK 111
Có TK 311(3111, 3113, 3118)
5. Khi thu hồi các khoản tạm ứng bằng tiền mặt hoặc được kho bạc cho tạm ứng:
Nợ TK 111
Có TK 312, 336
6. Khi thu hồi các khoản công nợ của cấp dưới hoặc thu hộ cấp dưới bằng tiền mặt (áp dụng
trong trường hợp đơn vị thu là đơn vị cấp trên), kế toán ghi:
Nợ TK 111
Có TK 342
7. Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê, chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý:
Nợ TK 111
Có TK 331(3318)
8. Khi thu được lãi cho vay, lãi tín phiếu, lãi trái phiếu, bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 111
Có TK 531,511(5118)
9. Thu tiền bán SP, HH, cung cấp dịch vụ bằng tiền mặt nhập quỹ:
Nợ TK 111
Có TK 531
Có TK 3331 (33311) - Nếu có
10. Khi đơn vị vay tiền về nhập quỹ:
Nợ TK 111
Có TK 331 (3312)
11. Nhận vốn góp kinh doanh của công chức, viên chức bằng tiền mặt nhập quỹ
Nợ TK 111
Nợ TK 241, 661, 662, 631, 635
Nợ TK 311(311) - Nếu có
Có TK 111
19. Khi thanh toán các khoản nợ phải trả, các khoản nợ vay hoặc chi trả lương bằng tiền mặt:
Nợ TK 331, 334, 335
Có TK 111
20. Chi tạm ứng bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 312
Có TK 111
21. Cấp kinh phí cho cấp dưới bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 341
Có TK 111
22. Chi hộ cấp trên hoặc cấp dưới bằng tiền mặt, các khoản vãng lai nội bộ, kế toán ghi:
12
Nợ TK 342
Có TK 111
23. Nộp các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác, kế toán ghi:
Nợ TK 333
Có TK 111
24. Nộp BHXH, mua thẻ BHYT, nộp kinh phí công đoàn bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 332 (3321, 3322, 3323)
Có TK 111
25. Chi quỹ cơ quan bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 431
Có TK 111
26. Số thiếu quỹ phát hiện khi kiểm kê, kế toán ghi:
Nợ TK 311
Có TK 111
27. Phát sinh các khoản chênh lệch giảm, khi đánh giá lại số dư ngoại tệ (trường hợp tỷ giá
ngoại tệ giảm):
2.2.2.2. Chứng từ kế toán sử dụng:
- Giấy báo Nợ
- Giấy báo Có
- Bảng sao kê của ngân hàng, kho bạc (kèm theo các chứng từ gốc: uỷ nhiệm thu, uỷ
nhiệm chi, bảng kê nộp séc),
2.2.2.3. Tài khoản kế toán sử dụng:
Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc sử dụng tài khoản 112 - tiền gửi Ngân hàng, Kho
bạc
Công dụng: tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động của tất cả
các loại tiền của đơn vị gửi tại Ngân hàng, Kho bạc (bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, kim khí
quý, đá quý)
Nội dung và kết cấu:
TK 112
- Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ, kim loại
quý, đá quý, kim khí quý gửi vào Ngân
hàng, Kho bạc.
- Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại ngoại
tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng)
- Các khoản tiền Việt Nam, vàng bạc,
kim khí quý, đá quý rút từ tiền gửi Ngân
hàng, Kho bạc
- Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại
ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ
giảm)
Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng
bạc, kim khí quý, đá quý còn gửi tại Ngân
hàng, Kho bạc.
TK 112 có 3 tài khoản cấp 2:
TK 1121: Tiền Việt Nam
TK 1122: Ngoại tệ
Có TK 333 (3331) Nếu có
9. Khi thu hồi các khoản cho vay bằng tiền gửi
Nợ TK 112
Có TK 313 (3131, 3132, 3133)
10. Khi được viện trợ không hoàn lại bằng tiền gửi
Nợ TK 112
Có TK 521(Nếu chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NS)
Có TK 461, 462, 465, 441
11.Khi nhận được giấy báo Có của NH, KB về các khoản tiền đang chuyển đã vào TK của đơn
vị
Nợ TK 112
Có TK 113
12. Rút tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc về nhập quỹ tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 111
Có TK 112
15
13. Chuyển tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc mua vật liệu, công cụ, hàng hoá,TSCĐ kế toán ghi:
Nợ TK 152,153,155, 211, 213, 241, 631
Nợ TK 311(3113) - Nếu có
Có TK 112
14. Chuyển tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc mua TSCĐ dụng ngay cho hoạt động hành chính sự
nghiệp, dự án, thực hiện đơn đặt hàng của nhà nước, kế toán ghi:
Nợ TK 211, 213
Có TK 112
Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ:
Nợ TK 431, 441, 661, 662, 635
Có TK 466
15. Chuyển tiền gửi chi tạm ứng, kế toán ghi:
Nợ TK 312
Có TK 112
- Sổ tiền gửi (Mẫu số S12-H)
- Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ (Mẫu số S13-H)
Ví dụ:
Có số liệu về thu, chi tiền mặt trong tháng 2/N tại đơn vị X như sau:
(ĐVT: 1000 đồng)
I. Số dư đầu kỳ của một số tài khoản:
TK111: 10.000
TK112: 280.600
Các tài khoản khác có số dư hợp lý
II. Trong tháng có một số nội dung kinh tế nghiệp vụ phát sinh sau:
1. Phiếu thu số 121 ngày 3/2: Rút Dự toán kinh phí hoạt động (DTKP) về nhập quỹ tiền mặt :
60.000
2. Phiếu chi số 172 ngày3/2: Đơn vị mua vật liệu nhập kho thanh toán bằng tiền mặt : 16.500
3. Phiếu chi số 173 ngày 4/2: Gửi tiền mặt vào ngân hàng: 20.000 (kèm theo giấy báo Có số
123 ngày 4/2 của NH)
4. Giấy báo có số 974 ngày 17/2 của KB về việc cơ quan tài chính cấp phát kinh phí cho đơn vị
bằng Lệnh chi tiền: 50.000
5. Giấy báo nợ số 985 ngày 20/2 của kho bạc về việc chuyển trả nợ cho công ty điện tử tiền
mua máy photocopy: 45.500
6. Phiếu thu số 146 ngày 22/2: Rút tiền gửi kho bạc về nhập quỹ TM, số tiền: 45.000 (giấy báo
Nợ số 994 ngày 22/3)
Y/C: Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tháng hãy:
17
CHƯƠNG 3:
KẾ TOÁN VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ
Mục tiêu: Kế toán vật liệu, dụng cụ tập trung vào việc phân loại và đánh giá vật liệu,
dụng cụ theo giá thực tế nhập kho và xuất kho. Chương này sẽ giới thiệu các phương pháp tính
giá vật liệu nhập kho và xuất kho. Từ đó vận dụng vào các đơn vị HCSN để hạch toán kế toán
phù hợp.
3.1. NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN VẬT LIỆU, DỤNG CỤ
3.2.1. Phân loại vật liệu, dụng cụ
Vật liệu, dụng cụ trong đơn vị HCSN gồm nhiều thứ, nhiều loại có công dụng và vai trò
khác nhau trong quá trình hoạt động của đơn vị, gồm:
- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác chuyên môn của đơn vị.
- Nhiên liệu.
- Phụ tùng thay thế.
- Dụng cụ.
3.2.2. Đánh giá vật liệu, dụng cụ
Hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu, dụng cụ trong đơn vị hành chính sự nghiệp phải
phản ánh theo giá thực tế.
3.2.2.1. Giá thực tế vật liệu, dụng cụ nhập kho:
- Giá thực tế mua ngoài nhập kho:
+ Đối với vật liệu, dụng cụ dùng cho hoạt động thường xuyên, dự án, đề tài: Được tính
theo giá mua thực tế ghi trên hoá đơn (tổng giá thanh toán). Các chi phí có liên quan đến quá
trình thu mua vật liệu, dụng cụ (chi phí thu mua, vận chuyển, bốc xếp, ) được trực tiếp ghi vào
các tài khoản chi phí có liên quan
+ Đối với vật liệu, dụng cụ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh:
Đối với đơn vị tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế: giá thực tế của
vật liệu mua ngoài dùng vào hoạt động SXKD là giá mua không có thuế GTGT.
Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: giá thực tế của vật liệu,
dụng cụ mua ngoài là tổng giá mua phải thanh toán có cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán)
- Giá thực tế vật liệu, dụng cụ tự chế nhập kho là toàn bộ chi phí thực tế hợp lý, hợp lệ
đơn vị bỏ ra để sản xuất vật liệu, dụng cụ đó.
- Giá thực tế vật liệu, dụng cụ thu hồi là giá do hội đồng đánh giá tài sản của đơn vị xác
định trên cơ sở giá trị hiện còn của vật liệu, dụng cụ đó
3.2.2.2. Giá thực tế vật liệu, dụng cụ xuất kho
Việc tính giá thực tế của vật liệu, dụng cụ xuất dùng trong kỳ có thể áp dụng một trong
các phương pháp sau:
- Giá thực tế bình quân gia quyền
Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo phương
Phương pháp này thường được áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách
biệt.
Ví dụ:
Trích tài liệu về nhập, xuất vật liệu, dụng cụ tại một đơn vị HCSN như sau:
I. Tổng hợp tình hình nhập:
Ngày tháng Chỉ tiêu Số lượng (kg) Đơn giá Thành tiền (đ)
1/11 Tồn đầu tháng 300 13.200 3.960.000
10/11 Nhập đợt 1 100 13.500 1.350.000
15/11 Nhập đợt 2 120 13.000 1.560.000
25/11 Nhập đợt 3 140 12.500 1.750.000
26/11 Nhập đợt 4 120 11.500 1.380.000
Cộng 780 10.000.000
II. Tổng hợp tình hình xuất:
Ngày tháng Số lượng xuất
5/11 200
12/11 150
18/11 100
30/11 300
Cộng 750
Yêu cầu: Tính giá vật liệu xuất kho theo các phương pháp:
Bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước.
* Áp dụng phương pháp bình quân gia quyền (sau mỗi lần nhập):
- Giá thực tế của vật liệu xuất kho ngày 5/11 (xuất 200 kg vật liệu):
200 x 13.200 = 2.640.000
- Ngày 12/11 xuất kho 150 kg vật liệu:
20
Giá thực tế BQ 1 đơn vị =
350.13
200
000.350.1000.320.1
= 12.820,5
300 + 100 + 120 + 140 + 120
- Giá BQ VL xuất kho ngày 5/11: 200 x 12.820,5 = 2.564.000
- Giá BQ VL xuất kho ngày 12/11: 150 x 12.820,5 = 1.923.075
- Giá BQ VL xuất kho ngày 18/11: 100 x 12.820,5 = 1.282.050
- Giá BQ VL xuất kho ngày 30/11: 300 x 12.820,5 = 3.846.150
* Áp dụng phương pháp nhập trước, xuất trước:
Ngày Giá thực tế đơn vị Số lượng (kg) Thành tiền (đồng)
1 2 3 4
5/11 13.200 200 2.640.000
12/11 150 1.995.000
13.200 100 1.320.000
13.500 50 675.000
18/11 100 1.325.000
13.500 50 675.000
13.000 50 650.000
26/11 300 3.695.000
13.000 70 910.000
12.500 140 1.750.000
11.500 90 1.035.000
* Áp dụng phương pháp nhập sau, xuất trước:
Ngày Giá thực tế đơn vị Số lượng (kg) Thành tiền (đ)
5/11 13.200 200 2.640.000
12/11 150 2.010.000
21
13.500 100 1.350.000
13.200 50 660.000
18/11 13.000 100 1.300.000
30/11 300 3.654.000
11.500 120 1.380.000
- Giá trị dụng cụ lâu bền giảm do báo
hỏng, mất và các nguyên nhân khác
Giá trị dụng cụ lâu bền hiện đang sử dụng
tại đơn vị
3.3.3. Ghi sổ kế toán
22
A. Định khoản kế toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu:
1. Đối với vật liệu, dụng cụ mua ngoài:
a, Trường hợp vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, thực hiện đơn đặt
hàng của NN, kế toán ghi:
Nợ TK 152 ,153 (trường hợp VL, DC nhập kho)
Nợ TK 661, 662, 635 (trường hợp mua vật liệu, dụng cụ dùng ngay cho
hoạt động thường xuyên, dự án, thực hiện đơn đặt hàng của NN)
Có TK 111, 112, 331, 312
b, Trường hợp mua vật liệu sử dụng cho hoạt động SX- KD:
- Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153, 631 (theo giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 311 (3113) (Thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 111,112, 331, 312
- Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc sản xuất kinh doanh hàng
hoá, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153, 631 (theo giá thanh toán)
Có TK 111, 112, 331, 312
c, Các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua vật liệu, kế toán ghi
Nợ TK 661, 662, 631, 635
Có TK 111, 112, 331, 312
2. Nhập kho vật liệu, dụng cụ do được cấp kinh phí hoặc cấp vốn, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153
Có TK 441, 461, 462, 465, 411
3. Vật liệu, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân, kế toán ghi:
Nợ TK 311 (3118)
Có TK 152, 153
- Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào các trường hợp cụ thể, kế toán ghi:
Nợ TK 334 (nếu trừ vào lương)
Nợ TK 111
Có TK 311 (3118)
10. Hạch toán vật liệu, dụng cụ tồn kho cuối năm thuộc kinh phí hoạt động (cả số còn sử dụng
được và không còn sử dụng được): căn cứ vào Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá ngày 31/12
kế toán lập ‘’Chứng từ ghi sổ” phản ánh toàn bộ giá trị vật tư tồn kho liên quan đến số kinh phí
hoạt động được NS cấp trong năm để quyết toán vào chi hoạt động của năm báo cáo (Trong đó
ghi rõ: Giá trị vật tư tồn kho đến cuối ngày 31/12)
- Phản ánh giá trị vật tư vào chi hoạt động
Nợ TK 661
Có TK 337 (3371)
- Trong năm sau, khi xuất vật tư ra sử dụng, hoặc để thanh lý, nhượng bán kế toán ghi:
Nợ TK 337 (3371)
Có TK 152,153
B. Ghi sổ kế toán
a, Sổ kế toán chi tiết:
- Sổ kho (mẫu số S21 - H)
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số S22 - H)
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số S22a - H)
b, Sổ kế toán tổng hợp
24
CHƯƠNG 4:
KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Mục tiêu: Chương này sẽ cung cấp các kiến thức chung về TSCĐ; cách phân loại và
đánh giá TSCĐ. Từ đó kế toán căn cứ vào các chứng từ phát sinh để ghi sổ kế toán, hạch toán
tăng, giảm TSCĐ. Ngoài ra chương này còn hướng dẫn việc tính toán hao mòn TSCĐ, hạch
toán hao mòn TSCĐ; hạch toán kế toán đối với các công trình đầu tư xây dựng cơ bản, hạch
25
Copyright: Tài liệu đại học ©