Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
LỜI MỞ ĐẦU
Quản lí kho trong doanh nghiệp là một việc rất quan trọng đòi hỏi bộ phận
quản lí phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, các doanh nghiệp không chỉ có mô
hình tập trung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong
phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế. Quản lí thống nhất mô hình này trong kho không
phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp kho truyền thống.
Phần mềm quản lí vật tư là một giải pháp tiên tiến. Nó là một hệ thống quản
lí đầy đủ các thông tin về kho, vật tư hàng hoá cũng như các nhiệm vụ nhập kho,
xuất kho nội bộ, kiểm kê kho vật tư và điều chỉnh vật tư sau khi kiểm kê.
Để xử lí thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thì ngành
công nghệ thông tin đã phát triển tương đối phổ biến trên thế giới nói chung và Việt
Nam nói riêng, nó đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp cần thiết đó. Đã qua
đi thời tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ công truyền thốn mang
nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Công nghệ thông tin đã đi vào các nghành với một
phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng mà không mất
đi sự chính xác.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại bước đột phá mới cho công
tác quản lí kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hoá,vật tư,
nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời. Từ đó, người quản lí
doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và
tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Lí do chọn đề tài
Do nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của xã hội cũng như của con người ngày
càng cao, do đó để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì phải luôn đổi mới và
hoàn thiện hơn. Hiện nay do xã hội phát triển không ngừng và kéo theo là sự lớn
mạnh của các doanh nghiệp, của các tổ chức, chính vì vậy mà việc quản lí sao cho

1
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
chặt chẽ là nhu cầu cấp thiết các doanh nghiệp. Lĩnh vực quản lí vật tư trong các

hàng vì một lí do nào đó không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng cũng được
đưa về nhập kho chờ xử lí. Việc theo dõi hàng nhập kho được diễn ra liên tục và
thông tin về hàng trong kho được bộ phận kho theo dõi theo ngày, tháng, quý thậm
chí cả tuần.
2. Quản lí xuất
Bộ phận bán hàng sẽ nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng. Khách ở đay
có thể là mua lẻ hoặc mua buôn. Bộ phận bán hàng có chức năng nhận yêu cầu và
gửi đến bộ phận kho. Bộ phận kho sẽ kiểm tra lượng hàng trong kho, sau đó sẽ gửi
thông báo về số lượng hàng cho bộ phậnbán hàng. Nếu đủ đáp ứng yêu cầu của
khách hàng thì bộ phận bán hàng sẽ viết hoá đơn bán hàng và giao cho khách hàng
bản sao hoá đơn bán hàng. Khách hàng sẽ nhận và gửi lại cho bộ phận quản lí. Bộ
phận uản lí kho sẽ tiến hành kiểm tra kiểm tra và lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất
kho sẽ được gửi cho khách hàng và một phiếu được giữ lại lưu vào kho phiếu xuất.
Khi xuất hàng thông tin về hàng xuất cũng được lưu vào trong sổ chi tiết hàng hoá
để tiện đối chiếu kiểm tra.
3.Quản lí tồn
Việc quản lí hàng tồn diễn ra ngay trong quá trình nhập và xuất hàng. Hàng
hoá được thực hiện qua máy tính mỗi khi phát sinh nhập hay xuất hàng.

3
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
II. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ VẬT TƯ
1.Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhất các thành tựu
của công nghệ, tin học vào tổ chức. Xây dựng thành công một hệ thống thông tin
không thể một thực đơn có sẵn. Trước hết cần phải biết vận dụng các hiểu biết về
tổ chức, sau đó phải vận dụng các hiểu biết về công nghệ thômh tin, về quá trình
hình thành và phát triển các hệ thống thông tin để dự kiến một hệ thống thông tin
thích hợp cho nó.
Có rất nhiều khái niệm khác nhau về hệ thống thông tin tuy nhiên theo cách

HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Infofmation System for
Competitive Advantage). HTTT loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến
lược. HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết lập cho người sử dụng là
những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một người cung cấp và cũng
có thể là một tổ chức khác của cùng nghành công nghiệp…(trong khi ở bốn loại hệ
thống trên người sử dụng chủ yếu là các bộ phận trong tổ chức). Hệ thống là công
cụ đắc lực thực hiện các ý đồ chiến lược (vì vậy có thể gọi là HTTT chiến lược).
2.2. Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp.
Các thông tin trong quản lí được phân chia theo cấp quản lí và trong mỗi cấp
quản lí chúng lại được phân chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Theo cách
phân chia này có 3 loại HTTT đó là: HTTT chiến lược, HTTT chiến thuật và HTTT
tác nghiệp.
HTTT quản trị quan hệ khách hàng là hệ thống kinh doanh và sản xuất. Hệ thống
này cung cấp các thông tin đầu ra có tính tin học hoá cao. Đó là các báo cáo về
khách hàng và dự án đang thực hiện.

5
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
3. Mô hình biểu diễn HTTT
Cùng một HTTT có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người
mô tả. Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một HTTT đó là: mô hình
logic, mô hình vật lí ngoài và mô hình vật lí trong.
Mô hình lôgic: Mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập, xử lí phải thực hiện,
các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lí và thông tin mà hệ thống
sản sinh ra.
Mô hình vật lí ngoài: chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống
như là các vật mang tin và mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và đầu ra,
phương tiện để thao tác với hệ thống…
Mô hình vật lí trong: Liên quan tới những khía cạnh vật lí của hệ thống, tuy
nhiên không phải là cái nhìn cảu ngưồi sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật.H

người có trách nhiệm các dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi
và hiệu quả của một dự án.
2.2.Giai đoạn phân tích chi tiết
Giai đoạn này được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.
Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề về hệ thống đang nghiên
cứu, xác định những nguyên tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó, xác định
những nguyên tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và
những ràng buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu của HTTT mới phải đạt
được .
2.3.Giai đoạn thiết kế lôgic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống
thông tin cho phép loại bỏ đựơc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những

7
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước đó. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ
bao hàm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra(nội dung của output), nội dung của cơ
sở dữ liệu(các tệp các quan hệ giữa các tệp), các xử lí và hợp thức hoá sẽ phải thực
hiện(các xử lí) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Input). Mô hình logic sẽ phải
được người sử dụng xem xét và chuẩn y.
2.4.Giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp
Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô
hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng thì phân tích viên phải xây
dựng các phương án và các giải pháp khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi
một phương án khác nhau là một phác hoạ của mô hình vật lí ngoài của hệ thống
nhưng chưa phải là mô tả chi tiết.
2.5.Giai đoạn thiết kế vật lí ngoài
Sau khi chọn được một phương án giải pháp thì giai đoạn này được tiến
hành. Thiết kế vật lí bao gồm hai tài liệu cần có là: một tài liệu bao gồm chứa tất cả
các đặc trưng của một hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kĩ thuật và tài liệu

Việc thực hiện phương pháp quan sát giúp cho chúng ta thấy những gì không thể
hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để ở đâu, đưa cho ai…Quan sát sẽ
có khi gặp khó khăn vì bị người quan sát để ý khi đó họ sẽ không thực hiện đúng
qui trình như ngày bình thường.
Phương pháp thu thập thông tin để phục vụ cho giai đoạn phân tích thiết kế chi
tiết”Hệ thống thông tin quản trị quan hệ khách hang” chủ yếu là nghiên cứu tài liệu,
quan sát và phỏng vấn.
3.2. Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin
3.2.1.Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Control)
Sơ đồ luồng thông tin IFD được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo
cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế
giới vật lý bằng các sơ đồ:

9
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
-Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin:
- Xử lý:

Thủ công Giao tác người –máy Tin học hoá toàn phần

- Kho dữ liệu Thủ công Tin học hoá
3.2.2.Sơ đồ luồng dữ liệu

10
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin
nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các

rã (Explotion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh ta phân rã thành sơ đồ mức 0, tiếp đó là
mức 1…tuỳ theo mức độ chi tiết do yêu cầu đòi hỏi.
3.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu
Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là
phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu
Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra:
Bước 1: Xác định các đầu ra.
Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra.
Nội dung, khối lượng tần suất và nơi nhận của chúng.
Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra.
- Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra.

12
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
- Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là các thuộc tính.
Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách.
- Đánh dấu các thuộc tính lặp (là nhũng thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu)
- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (S) là những thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ
những thuộc tính khác.
- Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra.
- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Xem
xét loại bỏ các thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý.
- Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1 (1.NF)
Chuẩn hoá 1.NF quy định rằng: Trong mỗi danh sách không được phép chứa những
thông tin lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính này ra thành các
danh sách con (có ý nghĩa dưới một góc độ quản lý).
Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính
định danh của các danh sách gốc.
- Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF)
Chuẩn hoá 2.NF quy định rằng: trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc vào

Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ lập trình được sử dụng làm công cụ thiết kế , xây
dựng các chương trình. Việc lựa cọn ngôn ngữ lập trình đóng vai trò quan trọng. Visual
Basic là ngôn ngữ lập trình đa năng được dùng để giải quyết nhiều bài toán khác nhau là
ngôn ngữ lập trình hướng sự kiện cho phép lậ trình hướng đối tượng và xây dựng ứng
dụng chạy trên Internet. Visual Basic cung cấ nhiều công cụ điều khiển sẵn có để hỗ trợ
cho lậ trình viên nhất là lậ trình ứng dụng cơ sở dữ liệu. Nó cung cấp các khẳ năng lập
trình trực quan rất cao, có cấu trúc logic chặt chẽ ở độ vừa phải. Là ngôn ngữ lập trình
dễ học. Đó chính là lí do chọn ngôn ngữ lập trình để giải quyết bài toán.

14
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
CHƯƠNG II
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ KHO
HÀNG
I.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.Sơ đồ chức năng kinh doanh
2.Mô tả hoạt động quản lí kho bằng sơ đồ luồng thông tin(IFD)
2.1.Quá trình nhập hàng từ nhà cung cấp
Thời điểm Nhà cung cấp Quản lý kho

15
Quản lí hàng tồn kho
Quản lí nhập kho
Nhận và kiểm tra
hoá đơn bán hàng
Lập phiếu xuất kho
Quản lí xuất kho
Nhận và kiểm tra
hàng hoá
Lập phiêú nhập kho

2.2.Quá trình xuất bán cho khách hàng

Thời điểm Khách hàng Bộ phận kho
Khi có yêu cầu mua
hàng
Nhận và kiểm tra
hoá đơn
Vào sổ chi tiết
hàng hoá
17
Phiếu xuất
kho
Lập phiếu xuất kho
Sổ chi
tiết hàng
hoá
Hoá đơn bán
hàng
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
2 3.Quá trình báo cáo, kiểm kê hàng hoá.
Thời
điểm
Bộ phận kho Ban lãnh đạo
Theo
yêu cầu
của lãnh
đạo
hoặc
định kì
3.Mô tả hoạt động quản lý hàng tồn kho bằng sơ đồ DFD

3.3.1.Sơ đồ DFD quản lý nhập kho.

21
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
3.3.2.Sơ đồ DFD quản lý xuất hàng

22
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

23
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
3.3.3. Sơ đồ DFD của quá trình kiểm kê, báo cáo.
II. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU
1.Xây dựng mô hình cơ sở dữ liệu của hệ thông mới

24
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
Ta sử dụng phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu thông qua các đầu ra.Trong các
nghiệp vụ liên quan đến kho hànghì các đầu ra chủ yếu là:Phiếu nhập và phiếu
xuất.

25