Lời nói đầu
uất phát từ đặc điểm của đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị quản
lý hành chính nhà nớc, đơn vị sự nghiệp y tế, văn hoá giáo dục, thể thao, sự
nghiệp khoa học công nghệ, sự nghiệp kinh tế .... hoạt động bằng nguồn kinh phí
nhà nớc cấp, cấp trên cấp hoặc các nguồn kinh phí khác nh thu sự nghiệp, phí, lệ
phí, thu từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nhận viện trợ biếu tặng.... theo
nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm của Đảng và nhà nớc
giao. Để quản lý một cách có hiệu quả các khoản chi tiêu của đơn vị cũng nh để
chủ động trong việc chi tiêu cho nên kế toán hành chính sự nghiệp có vai trò rất
quan trọng, nó là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và
kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản
lý và sử dụng các loại vật t, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu chi và
thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của nhà nớc ở đơn vị.
Mặt khác, với chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong
quá trình chấp hành ngân sách nhà nớc tại đơn vị hành chính nhà nứơc cho nên kế
toàn HCSN đợc nhà nớc sử dụng nh một công cụ sắc bén có hiệu lực trong việc
quản lý ngân sách nhà nớc tại đơn vị, góp phần đắc lực vào việc sử dụng các
nguồn vốn một cách tiết kiệm, hiệu quả. Và để thực sự là một công cụ sắc bén có
hiệu lực trong công tác quản lý tài chính thì kế toán trong đơn vị HCSN phải thực
hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau:
Ghi chép và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thống
tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn, quá trình hình thành kinh
phí và sử dụng nguồn kinh phí; tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh tại đơn vị.
Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi; tình
hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của nhà
nớc, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật t tài sản ở đơn vị; kiểm tra việc
chấp hành kỷ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành luật thanh toán và chế độ chính
sách của nhà nớc.
Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán
cấp dới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp dới.

đờng đó trờng đã trải qua nhiều thăng trầm, có lúc tởng chừng không vực lên đợc
(Giai đoạn 1974 - 1978). Song đợc sự quan tâm giúp đỡ của Bộ Thuỷ Sản, Bộ
Giáo dục - Đào tạo và địa phơng sở tại, từ năm 1990 trở lại đây những khó khăn
từng bớc đợc đẩy lùi dần, công tác đào tạo của trờng học đợc giữ vững, ổn định và
phát triển không ngừng, cơ sở vật chất, kỹ thuật đợc tăng cờng đáng kể.
- Từ một trờng đơn cấp học, quy mô tuyển sinh hàng năm trên dới 100 chỉ
tiêu. Đến nay trờng đã trở thành trờng đa cấp học, đa ngành học, đa lĩnh vực. Quy
mô tuyển sinh hàng năm từ 1500 đến 2000 học sinh. Trờng không chỉ tổ chức đào
tạo tại trờng mà còn phát triển đào tạo ở các cơ sở trực thuộc ngành và các địa ph-
ơng thuộc hầu hết các tỉnh phía Bắc.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho giảng dậy, học tập đợc tăng cờng và
ngày càng hiện đại.
- Nội dung chơng trình và phơng pháp đào tạo ngày càng đợc đổi mới để
đáp ứng sự biến động ngày càng nhanh của nền kinh tế thị trờng, khoa học công
nghệ tiên tiến.
- Chất lợng đào tạo đợc giữ vững và ngày càng đợc nâng cao.
- Đội ngũ cán bộ quản lý và giáo viên của trờng ngày càng tích luỹ đợc
nhiều kinh nghiệm và đợc nâng cấp nhanh chóng.
3
- Kết quả số học sinh, sinh viên ra trờng sau 40 năm đào tạo:
- Hệ đào tạo Trung học dài hạn tập trung 45 khóa với 5808 học sinh.
- Hệ đào tạo Đại học tại chức nuôi trồng thuỷ sản và kinh tế thuỷ sản với 4
khoá gồm 469 sinh viên.
- Hệ công nhân dài hạn tập trung đã đào tạo đợc 8 khoá với gần 2000 công
nhân bậc 2/7, hơn 2000 công nhân hệ ngắn hạn và đã tập huấn chuyên đề cho
hàng trăm nông, ng dân nuôi trồng thuỷ sản ở hầu hết các tỉnh phía Bắc.
- Ngoài ra, trờng đã đào tạo và đào tạo lại cho hàng trăm công chức, viên
chức cho ngành thuỷ sản ở các tỉnh phía Bắc.
- Với lực lợng trí tuệ và nhân lực này đã góp phần quan trọng trong việc bổ
sung cơ cấu lao động của ngành thuỷ sản và các ngành liên quan. Các em học

- Tổ chức bồi dỡng nghiệp vụ và quản lý cho công chức viện chức của
ngành thuỷ sản,
2.2 Nhiệm vụ
- Tổ chức tốt quá trình đào tạo và các hoạt động giáo dục khác theo mục
tiêu chơng trình đào tạo các ngành nghề đợc Bộ thuỷ sản giao .
- Xây dựng chơng trình đào tạo , kế hoạch giảng dạy trên cơ sở chơng trình
khung do Bộ Giáo dục - Đào tạo ban hành.
- Tổ chức biên soạn và duyệt giáo trình của những ngành nghề đợc phép
đào tạo trên cơ sở thẩm định của Hội đồng thẩm định do Hiệu trởng thành lập.
- Thực hiện các hoat động thực nghiệm, nghiên cứu khoa học ứng dụng và
phát triển công nghệ, tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế, xã hội của
ngành địa phơng và đất nớc.
- Thực hiện các dịch vụ công nghệ, sản xuất kinh doanh phù hợp với ngành
nghề của trờng và các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật.
- Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên .
- Thực công tác tuyển sinh và quản lý học sinh
- Phối hợp với gia đình học sinh, các tổ chức cá nhân trong hoạt động giáo
dục đào tạo
- Tổ chức cho giáo viên, cán bộ, nhân viên và học sinh tham gia các hoạt
đông xã hội .
5
- Quản lý sử dụng đất đai, trờng sở các trang thiết bị và tài chính theo quy
định của pháp luật. Xây dựng và mở rộng cơ sở vật chất cho trờng trong từng giai
đoạn cho phù hợp.
- Hợp tác về đào tạo, nghiên cứu khoa học với nớc ngoài theo quy định của
chính phủ.
- Liên kết với các tổ chức kinh tế, văn hoá, xã hội, các cơ sở đào tạo nhằm
phát triển công tác đào tạo nâng cao chất lợng đào tạo, gắn đào tạo với việc làm,
phục vụ phát triển kinh tế xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho trờng.
- Sử dụng nguồn thu từ ngân sách nhà nớc cấp, từ hoạt động kinh tế để đầu

Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo phát triển của nhà trờng. Quyết định
các kế hoạch, chủ trơng, chơng trình công tác của trờng và tổ chức chỉ đạo thực
hiện.
Quản lý các công tác chuyên môn về đào tạo, tổ chức, chỉ đạo xây dựng ch-
ơng trình giáo dục, kế hoạch giảng dậy, chơng trình và giáo trình môn học của tr-
ờng và các hoạt động giảng dạy học tập trong trờng theo sự chỉ đạo của Bộ Thuỷ
sản và Bộ Giáo dục - Đào tạo .
- Phó hiệu trởng: có nhiệm vụ giúp Hiệu trởng trong công tác quản lý tr-
ởng, thực hiện và chịu trách nhiệm trớc Hiệu trởng về các nhiệm vụ đợc phân
công và các kết quả thực hiện.
2. Các phòng chức năng.
*/ Phòng đào tạo: Có nhiệm vụ giúp Hiệu trởng trong việc xác định mục
tiêu giáo dục, xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo. Xây dựng chơng trình Giáo
dục, kế hoạch giảng dậy, chơng trình và giáo trình môn học. Tổ chức tuyển sinh
thi tốt nghiệp, công nhận và cấp bằng tốt nghiệp, tổ chức thực nghiệm, nghiên cứu
khoa học và công nghệ, đào tạo kết hợp với lao động sản xuất, dịch vụ.
*/ Phòng hành chính tổ chức: Có nhiệm vụ thực hiện công tác hành chính,
tổng hợp, văn th, lu trữ, in ấn, lễ tân đối ngoại. Giúp hiệu trởng trong việc sắp xếp
tổ chức, quản lý và bồi dỡng giáo viên, cán bộ nhân viên.
*/ Phòng Tài chính kế toán: Có nhiệm vụ giúp hiệu trởng quản lý công tác
tài chính. Lập kế hoạch thu chi hàng quý, hàng năm của trờng. Thực hiện các
khoản thu chi, lập quyết toán hàng quý, hàng năm theo đúng quy định về chế độ
kế toán tài chính của nhà nớc.
7
*/ Phòng Quản trị đời sống: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch, tổ chức thực
hiện mua sắm, quản lý và bảo trì các loại trang thiết bị khoa học kỹ thuật của tr-
ờng. Đề xuất và tổ chức thực hiện quyết định của hiệu trởng về điều chuyển, sử
dụng hoặc tu sửa, cải tạo nhà làm việc, phòng học, phòng thí nghiệm
*/ Phòng công tác học sinh: có nhiệm vụ đề xuất và giúp hiệu trởng trong
việc giáo dục và quản lý học sinh, sinh viên.

ởng
(Nội chính)
Phòng KH,
Khuyến ng &
Quan hệ Q.Tế
Trại thực nghiệm
nuôi Thuỷ sản n-
ớc mặn, lợ
Trại thực nghiệm
nuôi Thuỷ sản n-
ớc ngọt
Phòng Tổ chức
hành chính
Phòng Quản trị
đời sống
Phòng Tài chính
Kế toán
Tổ Bảo vệ
III. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán áp dụng của Trờng
TH Thuỷ Sản IV .
1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán.
Trờng TH Thuỷ Sản IV tổ chức công tác kế toán theo loại hình tập trung,
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày và tình hình hoạt động của trờng đợc tổ
chức hoạch toán tại phòng tài chính kế toán. Vì vậy phong tài chính kế toán có
nhiệm vụ và quyền hạn sau:
-Giúp Hiệu trởng quản lý công tác tài chính . Lập kế hoạch thu chi hàng
quý, hàng năm của trờng. Thực hiện các khoản thu chi, lập quyết toán hàng quý,
hàng năm theo đúng quy định về chế độ tài chính của nhà nớc.
-Tổ chức kiểm tra các khoản thu và việc chi tiêu các khoản tiền vốn, sử
dụng vật t, thiết bị và tài sản khác của tất cả các bộ phận trong trờng. Tổ chức

hàng, kho bạc quản lý. Nếu có chênh lệch phải báo ngay cho ngân hàng, kho bạc
để điều chỉnh kịp thời.
Kế toán tổng hợp: tổng hợp tất cả các nghiệp vụ kế toán, đối chiếu kiểm tra
với các nghiệp vụ kế toán, lập báo cáo quyết toán đảm bảo tính trung thực phản
ánh rõ ràng.
Thủ quỹ: giữ và xuất tiền khi nhận đợc chứng từ thu chi.
Sơ đồ 1.2: Bộ máy tổ chức kế toán của trờng.
2. Hình thức kế toán
Hiện nay phòng kế toán tài chính của Trờng TH Thuỷ Sản IV đang áp dụng
phơng pháp ghi sổ kế toán theo hình thức "Chứng từ ghi sổ ".
11
Trởng phòng kế toán
Kế toán theo dõi
HMKP,
TGKB
Kế toán theo dõi
HMKP,
TGKB
Kế toán thanh
toán
(KTTM)
Kế toán vật t
TSCĐ
Kế toán Tổng
hợp,
BC TC
Thủ
quỹ
Đặc trng cơ bản của phơng pháp này là việc ghi sổ kế toán tổng hợp đợc
căn cứ trực tiếp vào các "Chứng từ ghi sổ " do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc

13
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ, thẻ Kế toán
chi tiết
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng đăng ký
chứng từ ghi sổ
Ghi chú :

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng
Đối chiếu k/tra
Phần 2: Thực tế công tác kế toán
tại trờng TH thuỷ sản IV
a Công tác quản lý tài chính của Trờng TH Thuỷ Sản IV
1. Công tác lập dự toán thu chi năm.
1.1. Căn cứ lập:
- Căn cứ vào đờng lối chính sách của Đảng và nhà nớc trong năm kế hoạch.
- Căn cứ vào phơng hớng, nhiệm vụ của ngành và khối lợng công tác của tr-
ờng trong năm kế hoạch.
- Căn cứ vào ớc tình hình thực hiện dự toán thu chi của năm trớc.

bình quân năm
9 tháng
Dựa vào các căn cứ lập dự toán tính toán các mục thu, mục chi trong năm
kế hoạch (có chi tiết theo từng tiểu mục) mà đơn vị có phát sinh các nguồn thu đó
ghi vào biểu số 4 - dự toán thu chi ngân sách năm:
Đối với các khoản chi thừơng xuyên (chi cho các cá nhân, chi cho hàng hoá
dịch vụ ) , dựa vào các chính sách, chế độ chi tiêu, tiêu chuẩn định mức để lập
từng mục, ( để có chi tiết từng tiểu mục ).
Đối với những khoản chi không thờn xuyên, thì dựa vào nhu cầu thực tế để
lập các mục (để có chi tiết từng tiểu mục) nhng phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm
15
2/ Công tác chấp hành dự toán thu chi năm.
2.1 Lập dự toán thu chi quý.
*/ Căn cứ lập:
- Căn cứ vào dự toán thu chi năm đã đợc xét duyệt.
- Căn cứ vào khối lợng công tác và đặc điểm hoạt động của từng quý.
- Căn cứ vào chính sách, chế độ tiêu chuẩn định mức chi tiêu nhà trờng
- Căn cứ vào ớc thực hiện dự toán thu chi quý trớc và tình hình thực hiện dự
toán thu chi của quý này năm trớc.
*/ Công tác chuẩn bị :
Nh ở phần lập dự toán thu chi năm
*/ Ph ơng pháp lập:
- Tính toán kế hoạch thu chi từng tháng trong quý (có chi tiết từng mục,
tiểu mục). Sau đó tổng hợp kế hoạch thu chi của từng tháng trong quý thành dự
toán thu chi quý.
16
B. Công tác kế toán tại trờng TH thuỷ sản IV
I. Kế toán vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền ở đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm các loại: Tiền mặt
(kể cả tiền Việt Nam và các loại ngoại tệ khác), vàng, bạc, kim khí quý, đá quý,

- Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tê, vàng
bạc, kim khí quý, đá quý và chứng chỉ
có giá.
- Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê
- Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại
ngoại tệ.
Các khoản tiền mặt giảm do:
- Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng
bạc, kim khí quý, đá quý và chứng chỉ
có giá.
- Số thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê
- Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại
ngoại tệ
Số d: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ,
vàng, bạc, kim khí quý và các chứng
chỉ có giá còn tồn quỹ.
Tài khoản 111 - Tiền mặt có 4 TK cấp 2:
TK 1111 - Tiền Việt Nam
TK 1114 - Chứng chỉ có giá
TK 1112 - Ngoại tệ
TK 1113 - Vàng bạc, đá quý, kim khí quý.
1.4. Các nghiệp vụ kế toán phát sinh chủ yếu trong quý I/2003
(1) CT số 5 ngày 7/1 phiếu thu BHXH, BHYT T1/2003: 2.472.800
Nợ TK 111 2.472.800
Có TK 332 2.472.800
ct TK 3321 2.060.700
ct TK 3322 412.100
(2) CT số 4 ngày 7/1, Hoa mua bảo hộ lao động (PN3, PN2): 230.000
Nợ TK 152 (1526) 230.000
Có TK 111 230.000

ct- 1526 497.000
Có TK 111 3.906.000
(10) CT số 4 ngày 27/1, Hoàn tiếp nhận khách trong những ngày tết: 284.700
Nợ TK 661 (6612) 284.700
Có TK 111 284.700
(11) CT số 4 ngày 27/1, Xuân tiền công vận chuyển rác thải: 800.000
19
Nợ TK (6612) 800.000
Có TK 111 800.000
(12) CT số 4 ngày 27/1, Thanh tạm ứng mua vật t: 13.000.000
Nợ TK 312 (3121) 13.000.000
Có TK 111 13.000.000
(13) CT số 4 ngày 27/1, Khiêm đặt mua 2 giàn máy quạt nớc (PN7)
Nợ TK211 (2113) 13.000.000
Có TK 111 13.000.000
đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
Nợ TK 661 (6612) 13.000.000
Có TK 466 13.000.000
(14) CT số 4 ngày 27/1, Thanh tạm ứng mua vật t: 13.000.000
Nợ TK 312 (3121) 13.000.000
Có TK 111 13.000.000
(15) CT số 5 ngày 11/2, Hiếu rút tiền mặt về quỹ: 180.406.200
Nợ TK 111 180.406.200
Có TK 461 (4612) 180.406.200
đồng thời Có TK 008 (0081) 180.406.200
(16) CT số 5 ngày 12/2, Thuyết thu học phí HK II của lớp 44C, 44A1
Nợ TK 111 24.000.000
Có TK 461 (4612) 24.000.000
(17) CT số 4 ngày 12/2, Thanh sửa chữa máy photo: 5.830.000
Nợ TK 661 (6612) 5.830.000

(24) CT số 5 ngày 14/3, Thanh hoàn ứng mua vật t: 13.000.000
Nợ TK 111 13.000.000
Có TK 312 (3121) 13.000.000
(25) CT số 5 ngày 14/3, Hiếu thu tiền điện T2/03 của CBCNV: 3.074.700
Nợ TK 111 3.074.700
Có TK 331 (3318) 3.074.700
21
(26) CT số 5 ngày 14/3, Hiếu thu BHYT, BHXT T3/03 của CBCNV:
3.664.200
Nợ TK 111 3.664.200
Có TK 332 3.664.200
ct - 3321 3.037.900
ct - 3322 626.300
(27)(27.1) CT số 4 ngày 17/3, Hiếu chi lơng T3/03 cho CBCNV:
46.830.400
Nợ TK 334 (3341) 46.830.400
Có TK 111 46.830.400
(26.2) K/c số đã chi vào chi hoạt động
Nợ TK 661 (6612) 46.830.400
Có TK 334 (3341) 46.830.400
(27) (27.1) CT số 4, ngày 18/3 Hiếu chi phụ cấp 35% T3/03: 10.054.600
Nợ TK 334 (3341) 10.054.600
Có TK 111 10.054.600
(27.2) K/c số đã chi vào chi hoạt động
Nợ TK 661 (6612) 10.054.600
Có TK 334 (3341) 10.054.600
(28) CT số 4 ngày 20/3, Việt phụ cấp công tác phí: 580.000
Nợ TK 661 (6621) 580.000
Có TK 111 580.000
(29) CT số 5 ngày 21/3, Hiếu rút tiền mặt về quỹ

T1/2003
015A 14 08 111 5.337.600
Cộng: 5.337.600
Số tiền bằng chữ: (Năm triệu ba trăm ba bảy ngàn sáu trăm đồng)
Đơn vị trả tiền KBNN A ghi sổ ngày 11/2/03 KBNN B, NHB ghi sổ ngày 11/2
Kế toán trởng Chủ tài khoản
Kế toán Kế toán trởng Giám đốc Kế toán Kế toán trởng Giám đốc
23
2.2. Giấy rút hạn mức kinh phí kiêm lãnh tiền mặt (Mẫu C02-01-KB)
Không ghi vào
khu vực này
Giấy rút HMKP ngân sách TW
Kiêm lĩnh tiền mặt
Mẫu số C2-01/KB
Số: 01/03
cấp séc bảo chi
Lập này 11 tháng 2 năm 2003
Tạm ứng Thực chi
(Khung nào không sử dụng thì gạch chéo )
Đơn vị trả tiền: Trờng TH thuỷ sản IX
Phần do KBNN ghi
Đơn vị nhận tiền: Ngô Thị Hiếu
Giấy chứng minh nhân dân số: 125005582
Cấp ngày: 08/4/1997
Nơi cấp: Công an Bắc Ninh
Nội dung thanh toán C L K M TM Số tiền
Rút: - Tiền lơng T1/2003
- Tiền công coi thi
- Phụ cấp lơng
- Vận chuyển rác thải

145
33.724.700
17.709.000
7.332.300
800.000
6.963.000
884.700
13.000.000
Cộng: 80.413.700
Số tiền bằng chữ: (Tám mơi triệu bốn trăm mời ba ngàn bảy trăm đồng)
Đơn vị trả tiền KBNN A ghi sổ ngày 11/2/03 KBNN B, NHB ghi sổ ngày 11/2
Kế toán trởng Chủ tài khoản
Kế toán Kế toán trởng Giám đốc Kế toán Kế toán trởng Giám đốc
24
II. Kế toán vật liệu và dụng cụ :
Vật liệu, dụng cụ là một bộ phận của đối tợng lao động mà đơn vị sử dụng
để phục vụ cho hoạt động của đơn vị . Khác với đơn vị sản xuất kinh doanh, vật
liệu dụng cụ ở các đơn vị HCSN là một yếu tố vật chất cần thiết phục vụ cho các
hoạt động HCSN theo chức năng, nhiệm vụ đợc giao.
Vật liệu, dụng cụ trong đơn vị HCSN bao gồm nhiều thứ, nhiều loại có
công dụng và vai trò khác nhau trong quá trình hoạt động của đơn vị : nguyên
liệu, vật liệu (dùng cho công tác chuyên môn nh thuốc men, giấy, bút mực );
nhiên liệu (cung cấp nhiệt lợng cho quá trình hoạt động của đơn vị nh than, củi,
xăng, dầu ); phụ tùng thay thế (dùng để thay thế, sửa chữa các chi tiết, bộ phận
của máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải); dụng cụ(những t liệu lao động không
đủ tiêu chuẩn là TSCĐ nh : ấm chén, phích nớc )
2.1 Nguyên tắc hạch toán TK 152 Vật liệu dụng cụ.
Phải chấp hành đầy đủ các quy định về quản lý nhập, xuất kho vật liêu,
dụng cụ . Tất cả các vật liệu dụng cụ.
Khi nhập, xuất phải làm đầy đủ thủ tục : cân, đong, đo, đếm và bắt buộc phải có