K THU T SO N TH O VĂN B NỸ Ậ Ạ Ả Ả
L i nói đ uờ ầ
Xã h i ngày càng phát tri n ho t đ ng giao ti p gi a con ng i v i con ng iộ ể ạ ộ ế ữ ườ ớ ườ
cũng ngày càng phát tri n theo h ng, thu n ti n, nhanh chóng, chính xác và khoa h cể ướ ậ ệ ọ
và hi u qu .ệ ả
Ho t đ ng giao ti p gi a con ng i v i con ng i đ c th c hi n b ng r tạ ộ ế ữ ườ ớ ườ ượ ự ệ ằ ấ
nhi u ph ng ti n. Trong các ph ng ti n giao ti p y thì giao ti p b ng văn b n làề ươ ệ ươ ệ ế ấ ế ằ ả
ph ng ti n chính th ng và có vai trò trung tâm.ươ ệ ố
Xu t phát t vai trò chính th ng, ch đ o và yêu c u ngày càng cao v ch tấ ừ ố ủ ạ ầ ề ấ
l ng, hi u qu trong ho t đ ng giao ti p c a con ng i g m có giao ti p gi a cáượ ệ ả ạ ộ ế ủ ườ ồ ế ữ
nhân v i cá nhân, cá nhân v i t ch c, t ch c v i t ch c nên công tác So n th oớ ớ ổ ứ ổ ứ ớ ổ ứ ạ ả
văn b n ngày càng đ c chú tr ng và quan tâm.ả ượ ọ
Nh n bi t rõ đ c t m quan tr ng c a công tác so n th o văn b n trong xãậ ế ượ ầ ọ ủ ạ ả ả
h i hi n đ i. T năm 2005-2006 B Giáo d c và Đào t o đã yêu c u các trộ ệ ạ ừ ộ ụ ạ ầ ư ng Đ iờ ạ
h c và Cao đ ng t ch c gi ng d y h c ph n k thu t so n th o văn b n. Đây làọ ẳ ổ ứ ả ạ ọ ầ ỹ ậ ạ ả ả
môn h c m i đ i v i sinh viên t t c các ngành đào t o, nh m giúp sinh viên hi uọ ớ ố ớ ấ ả ạ ằ ể
đ c tr ng m t s lo i văn b n: Văn b n hành chính, Văn b n qu n lý Nhà n c, Vănặ ư ộ ố ạ ả ả ả ả ướ
b n h p đ ng và quá trình xây d ng m t văn b n nói chung. T đó rèn luy n cho sinhả ợ ồ ự ộ ả ừ ệ
viên nh ng k năng t o l p m t văn b n theo quy đ nh, giúp sinh viên sau khi raữ ỹ ạ ậ ộ ả ị
tr ng có th đáp ng yêu c u so n th o văn b n trong quá trình công tác.ườ ể ứ ầ ạ ả ả
Xu t phát t vai trò c a công tác So n th o văn b n, t yêu c u c a B giáoấ ừ ủ ạ ả ả ừ ầ ủ ộ
d c đào t o, t s ch đ o c a Ban giám hi u Tr ng Cao đ ng Xây d ng S 1. Tụ ạ ừ ự ỉ ạ ủ ệ ườ ẳ ự ố ổ
môn So n th o văn b n đã t ch c biên so n Bài gi ng So n th o văn b n dành choạ ả ả ổ ứ ạ ả ạ ả ả
h c sinh, sinh viên đang theo h c t i tr ng.ọ ọ ạ ườ

III. CH NG TRÌNH MÔN H C VÀ TÀI LI U THAM KH OƯƠ Ọ Ệ Ả
1. Ch ng trình môn h c: 4 chươ ọ ngươ
Ch ng 1: Khái quát chung v văn b n và k thu t t o l p văn b n.ươ ề ả ỹ ậ ạ ậ ả
Chư ng 2: Văn b n hành chính – k thu t so n th o m t s văn b n hànhơ ả ỹ ậ ạ ả ộ ố ả
chính thông d ng.ụ
Ch ng 3: H p đ ng – k thu t so n th o.ươ ợ ồ ỹ ậ ạ ả
Chư ng 4: Khái quát v văn b n quy ph m pháp lu t.ơ ề ả ạ ậ
2. Tài li u chính: ệ
[1]. T môn So n th o văn b n, Bài gi ng So n th o văn b n, Tr ng Caoổ ạ ả ả ả ạ ả ả ườ
đ ng Xây d ng s 1, 2013.ẳ ự ố
3. Tài li u tham kh o:ệ ả
[2]. H c vi n Hành chính Qu c Gia, Giáo trình K thu t Xây d ng và ban hànhọ ệ ố ỹ ậ ự
văn b n, Nhà Xu t b n Khoa h c và K thu t, 2008;ả ấ ả ọ ỹ ậ
[3]. Giáo trình so n th o văn b n,Nhà xu t b n Xây d ng, 2004;ạ ả ả ấ ả ự
[4]. Thông t s 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 c aư ố ủ
B N i v hộ ộ ụ ng d n th th c và k thu t trình bày văn b n hành chính; ướ ẫ ể ứ ỹ ậ ả
[5]. Lu t Th ng m i s 36/2005/QH11 ban hành ngày 14 tháng 6 năm 2005ậ ươ ạ ố
c a Qu c h i n c C ng hòa xã h i ch nghĩa Vi t Nam;ủ ố ộ ướ ộ ộ ủ ệ
[6]. B lu t Dân s s 33/2005/QH11 ban hành ngày 28 tháng 6 năm 2005 c aộ ậ ự ố ủ
Qu c h i n c C ng hòa xã h i ch nghĩa Vi t Nam .ố ộ ướ ộ ộ ủ ệ
[7]. Website:, , …
2

CH NG 1ƯƠ

1.2.Đ c đi mặ ể
Văn b n có nh ng đ c đi m c b n sau:ả ữ ặ ể ơ ả
- Văn b n ph i đ c th hi n b ng ngôn ng vi t thông qua h th ng kí hi u,ả ả ượ ể ệ ằ ữ ế ệ ố ệ
kí t nh t đ nh.ự ấ ị
- Ngôn ng vi t, các kí hi u, kí t ph i đ c th hi n trên m t ch t li uữ ế ệ ự ả ượ ể ệ ộ ấ ệ
chuyên môn nh t đ nh (v t li u ghi tin )ấ ị ậ ệ
- Th hi n ý chí c a ch th ban hành h ng t i ch th ti p nh n.ể ệ ủ ủ ể ướ ớ ủ ể ế ậ
3

- Văn b n có n i dung và hình th c khác nhau tuỳ thu c vào lĩnh v c c a đ iả ộ ứ ộ ự ủ ờ
s ng xã h i mà nó ph n ánh.ố ộ ả
1.3.Vai trò và tác d ng c a văn b nụ ủ ả
Hi n nay có nhi u cách th c, ph ng ti n khác nhau đ đáp ng nhu c uệ ề ứ ươ ệ ể ứ ầ
truy n đ t thông tin song văn b n v n đ c coi là ph ng ti n thông tin h u hi uề ạ ả ẫ ượ ươ ệ ữ ệ
nh t b i tính chính xác, c th và kh năng l u gi thông tin lâu dài c a nó. Vì v yấ ở ụ ể ả ư ữ ủ ậ
VB v n là hình th c thông tin chính th ng, b i ch có trên văn b n m i có th thẫ ứ ố ở ỉ ả ớ ể ể
hi n đ c con d u và ch ký c a c quan ban hành VB. VD đ h p th c hóa Côngệ ượ ấ ữ ủ ơ ể ợ ứ
đi n c quan g i công đi n ph i g i công văn kèm theo t i n i nh n.ệ ơ ử ệ ả ử ớ ơ ậ
- VB luôn là ph ng ti n thông tin chính th c c a c quan Nhà n c, các tươ ệ ứ ủ ơ ướ ổ
ch c và c a cá nhân.ứ ủ
- VB đ c s d ng r ng rãi trong các lĩnh v c KHKT, PL, VHNT và trong đ iượ ử ụ ộ ự ờ
s ng hàng ngày.ố
- VB có kh năng thúc đ y ho c kìm hãm s phát tri n c a xã h i, xây d ng,ả ẩ ặ ự ể ủ ộ ự
gi gìn hay phá v các ch đ nh xã h i khác nhau.ữ ỡ ế ị ộ
- N i dung: ộ Văn b n qu n lí Nhà n c có n i dung là ý chí nhà n c, cácả ả ướ ộ ướ
thông tin c n truy n đ t, các s ki n c n ghi nh n đ ph c v cho ho t đ ng qu n líầ ề ạ ự ệ ầ ậ ể ụ ụ ạ ộ ả
c a b máy Nhà n c.ủ ộ ướ
Văn b n qu n lý nhà n c th hi n ý chí, m nh l nh mang tính quy n l cả ả ướ ể ệ ệ ệ ề ự
Nhà n c, là ph ng ti n đ đi u ch nh nh ng quan h xã h i thu c ph m vi c aướ ươ ệ ể ề ỉ ữ ệ ộ ộ ạ ủ
Nhà n c. Văn b n là nh ng tài li u đ ghi l i các quy ph m pháp lu t, các quan hướ ả ữ ệ ể ạ ạ ậ ệ
t n t i trong xã h i đ c đi u ch nh b ng lu t.ồ ạ ộ ượ ề ỉ ằ ậ
Các văn b n quy ph m pháp lu t là c s pháp lý, hành lang pháp lý, giúp choả ạ ậ ơ ở
m i c p, m i ngành, m i t ch c, m i cá nhân đi u ch nh các hành vi c a mình, tọ ấ ọ ọ ổ ứ ọ ề ỉ ủ ổ
ch c các ho t đ ng c a mình.ứ ạ ộ ủ
Các văn b n thu c nhóm văn b n hành chính và các văn b n chuyên mônả ộ ả ả
nghi p v … là ngu n thông tin, là công c th hi n quy n đi u hành, ch p hành vàệ ụ ồ ụ ể ệ ề ề ấ
tác nghi p c a các c quan qu n lý Nhà n c.ệ ủ ơ ả ướ
- M c đích ban hành: Nh m đi u ch nh các m i quan h trong ho t đ ng qu nụ ằ ề ỉ ố ệ ạ ộ ả
lí nhà n c ( gi a các c quan nhà n c v i nhau, gi a c quan nhà n c v i các tướ ữ ơ ướ ớ ữ ơ ướ ớ ổ
ch c khác và v i nhân dân ).ứ ớ
2.3. Phân lo i văn b n qu n lý Nhà n cạ ả ả ướ
Phân lo i văn văn b n qu n lý Nhà n c có th d a trên các tiêu chí khácạ ả ả ướ ể ự
nhau: Ch th ban hànhủ ể ; Tên lo i văn b n; Hi u l c pháp lí; Th i gian và đ a đi mạ ả ệ ự ờ ị ể
ban hành văn b n; H ng chu chuy n: Văn b n đ n, văn b n đi, văn b n n i b ;ả ướ ể ả ế ả ả ộ ộ
Lĩnh v c ph n ánh: Chính tr , giáo d c, kinh t , ngo i giao; K thu t ch tác: Gi y,ự ả ị ụ ế ạ ỹ ậ ế ấ
đi n tệ ử…
* H th ng văn b n qu n lí Nhà n c bao g m nh ng lo i văn b n ch y uệ ố ả ả ướ ồ ữ ạ ả ủ ế
sau:
Văn b n quy ph m pháp lu tả ạ ậ

* Các lo i gi y: Gi y m i, đi đ ng, u nhi m, gi i thi u, chạ ấ ấ ờ ườ ỷ ệ ớ ệ ứng nh n, nghậ ỉ
phép, biên nh n h s .ậ ồ ơ
* Các lo i phi u: Phi u g i, phi u chuy n, ạ ế ế ử ế ể
- Văn b n chuyên ngành: ả
Là nh ng văn b n mang tính đ c thù v chuyên môn nghi p v , đ c hìnhữ ả ặ ề ệ ụ ượ
thành trong các lĩnh v c QLNN c th , nh m giúp cho c quan chuyên môn th c hi nự ụ ể ằ ơ ự ệ
m t s ch c năng đ c nhà n c u quy n.ộ ố ứ ượ ướ ỷ ề
* Văn b n chuyên môn trong lĩnh v c: Tài chính, T pháp, Ngo i giaoả ự ư ạ …VD:
- B n kê khai hàng hoá xu t, nh p kh u – ngành H i quanả ấ ậ ẩ ả
- H c b , s đi m, s liên l cọ ạ ổ ể ổ ạ … ngành Giáo d cụ
- Gi y ch ng sinh, Gi y nh p vi n, xu t vi n, s y bấ ứ ấ ậ ệ ấ ệ ổ ạ… ngành Y tế
- Hoá đ n, phi u thu, phi u chi, b ng th ng kêơ ế ế ả ố …. Ngành Tài chính
* Văn b n k thu t trong lĩnh v c: Xây d ng, Ki n trúc, Tr c đ a, B n đ ,ả ỹ ậ ự ự ế ắ ị ả ồ
Khí t ng ượ
VD: Đ án, b n v thi t k , quy trình công nghồ ả ẽ ế ế ệ…
Đ c đi m:ặ ể
- V n i dung: Mang tính đ c thù nghi p v , chuyên môn sâuề ộ ặ ệ ụ
- V hình th c: Có tính khuôn m u cao ( th ng đ c in s n )ề ứ ẫ ườ ượ ẵ
2.4. Ch c năng c a văn b n Qu n lý Nhà n cứ ủ ả ả ướ
2.4.1. Ch c năng thông tinứ
Văn b n đ c s n sinh ra tr c h t do nhu c u giao ti p, nh v y ch c năngả ượ ả ướ ế ầ ế ư ậ ứ
thông tin có t t c các lo i văn b n. Đây là ch c năng đ c nói ở ấ ả ạ ả ứ ượ đ n đ u tiên, tr cế ầ ướ
nh t và cũng là ch c năng quan tr ng nh t b i vì thông qua ch c năng này các ch cấ ứ ọ ấ ở ứ ứ
năng khác m i đ c th hi n.ớ ượ ể ệ
Thông tin ch a trong văn b n qu n lí Nhà n c khác v i m i d ng thông tinứ ả ả ướ ớ ọ ạ
khác: Nó là thông tin mang tính chính th ng, b n v ng và đ chính xác cao, nó h ngố ề ữ ộ ướ
m i ng i đ n hành đ ng do Nhà n c đ t ra.ọ ườ ế ộ ướ ặ
Ch c năng thông tin c a văn b n th hi n qua m y m t sau:ứ ủ ả ể ệ ấ ặ
+ Ghi l i các thông tin qu n lý;ạ ả
+ Truy n đ t các thông tin qu n lý t n i này đ n n i khác trong h thôngề ạ ả ừ ơ ế ơ ệ

Ch c năng này đ c th hi n nh ng ph ng di n d i đây:ứ ượ ể ệ ở ữ ươ ệ ướ
- Ghi l i các quy ph m pháp lu t và các quan h v m t lu t pháp t n t iạ ạ ậ ệ ề ặ ậ ồ ạ
trong xã h iộ
- Là c s pháp lý cho ho t đ ng c a các c quan, t ch c, đoàn thơ ở ạ ộ ủ ơ ổ ứ ể…
- Là s n ph m c a s v n d ng các quy ph m pháp lu t vào đ i s ng th c t ,ả ẩ ủ ự ậ ụ ạ ậ ờ ố ự ế
vào qu n lý NN và qu n lý xã h i, ph n ánh quá trình gi i quy t các nhi m v trênả ả ộ ả ả ế ệ ụ
ph ng di n pháp lý theo quy đ nh c a pháp lu t hi n hành.ươ ệ ị ủ ậ ệ
2.4.3.Ch c năng qu n lý và đi u hànhứ ả ề
Đây là ch c năng có nh ng văn b n đ c s n sinh ra trong môi tr ngứ ở ữ ả ượ ả ườ
qu n lí. Ch c năng qu n lí c a văn b n đ c th hi n vi c chúng tham gia vào t tả ứ ả ủ ả ượ ể ệ ở ệ ấ
c các giai đo n c a quá trình qu n lí. Qu n lí là m t quá trình g m nhi u khâu t :ả ạ ủ ả ả ộ ồ ề ừ
ho ch đ nh, xây d ng t ch c, xây d ng biên ch , ra quyêt đ nh, t ch c th c hi nạ ị ự ổ ứ ự ế ị ổ ứ ự ệ
quy t đ nh, ki m tra đánh giá. Trong t t c các khâu nói trên khâu nào cũng c n có sế ị ể ấ ả ầ ự
tham gia c a văn b n. Trong ho t đ ng qu n lí c a xã h i hi n đ i thì m i quy tủ ả ạ ộ ả ủ ộ ệ ạ ọ ế
đ nh qu n lí đ u ph i th hi n b ng văn b n. Nh v y văn b n là m t công c đ yị ả ề ả ể ệ ằ ả ư ậ ả ộ ụ ầ
hi u l c trong m t quá trình qu n lí.ệ ự ộ ả
Văn b n là y u t t o nên quan h gi a các c quan thu c b máy qu n lýả ế ố ạ ệ ữ ơ ộ ộ ả
NN, là y u t h p th c hóa các ho t đ ng qu n lý c a các c quan này.ế ố ợ ứ ạ ộ ả ủ ơ
2.4.4.Ch c năng văn hoá xã h iứ ộ
7

Văn b n cũng là s nả ả ph m sáng t o c a con ng i, góp ph n quan tr ng trongẩ ạ ủ ườ ầ ọ
vi c ghi l i và truy n bá nh ng truy n th ng văn hóa gi a các th h , gi a các qu cệ ạ ề ữ ề ố ữ ế ệ ữ ố
gia.

- L a ch n ph ng ánự ọ ươ
B c 2:ướ Vi t d th o văn b n trên c s các thông tin đã thu th p. So n th o ph iế ự ả ả ơ ở ậ ạ ả ả
phù h p v i th th c, hình th c theo quy đ nh c a nhà n c.ợ ớ ể ứ ứ ị ủ ướ
B c 3:ướ Lãnh đ o ph trách tr c ti p (Tr ng, phó) duy t b n th o tr c khi trìnhạ ụ ự ế ưở ệ ả ả ướ
lên lãnh đ o c quan. ạ ơ
N u văn b n có tính ch t quan tr ng, n i dung ph c t p có nhi u v n đ c nế ả ấ ọ ộ ứ ạ ề ấ ề ầ
tham kh o ý ki n các b ph n có liên quan và ý ki n c a cán b pháp ch tr c khiả ế ộ ậ ế ủ ộ ế ướ
trình lãnh đ o c quan ký.ạ ơ
8

B c 4: ướ Hoàn ch nh d th o l n cu i, đánh máy ( ho c in), soát l i văn b n và trìnhỉ ự ả ầ ố ặ ạ ả
ký chính th c.ứ
B c 5ướ : Nhân b n, ghi s , ngày, tháng và th t c văn th phát hành và l u văn b n.ả ố ủ ụ ư ư ả
II.TH TH C VÀ K THU T TRÌNH BÀY VĂN B NỂ Ứ Ỹ Ậ Ả
1. Th th c c a văn b nể ứ ủ ả
1.1. Khái ni m v th th c văn b nệ ề ể ứ ả
Th th c văn b n là t p h p các thành ph n c u thành văn b n,ể ứ ả ậ ợ ầ ấ ả bao g mồ
nh ng thành ph n chung áp d ng đ i v i các lo i văn b n và các thành ph n b sungữ ầ ụ ố ớ ạ ả ầ ổ
trong nh ng tr ng h p c th ho c đ i v i m t s lo i văn b n nh t đ nh theo quyữ ườ ợ ụ ể ặ ố ớ ộ ố ạ ả ấ ị
đ nh ( Thông t s : 01/2011/BNV ). ị ư ố
Hi n nay th th c văn b n đ c th ng nh t theo quy đ nh t i các văn b nệ ể ứ ả ượ ố ấ ị ạ ả
nh : Lu t ban hành văn b n quy ph m pháp lu t thông qua t i kỳ h p th 10, Qu cư ậ ả ạ ậ ạ ọ ứ ố
h i khoá IX, ngày 12 tháng 11 năm 1996; Lu t ban hành văn b n quy ph m pháp lu tộ ậ ả ạ ậ
c a H i đ ng nhân dân, U ban nhân dân s 31/2004/QH11 ngày 03/12/2004; Thôngủ ộ ồ ỷ ố


2. K thu t trình bày văn b n ỹ ậ ả
K thu t trình bày văn b n quy đ nh t i Thông t s 01/2011/TT-BNV baoỹ ậ ả ị ạ ư ố
g m kh gi y, ki u trình bày, đ nh l trang văn b n, v trí trình bày các thành ph nồ ổ ấ ể ị ề ả ị ầ
th th c, phông ch , c ch , ki u ch và các chi ti t trình bày khác, đ c áp d ngể ứ ữ ỡ ữ ể ữ ế ượ ụ
đ i v i văn b n so n th o trên máy vi tính và in ra gi y; văn b n đ c so n th oố ớ ả ạ ả ấ ả ượ ạ ả
b ng các ph ng pháp hay ph ng ti n k thu t khác ho c văn b n đ c làm trênằ ươ ươ ệ ỹ ậ ặ ả ượ
gi y m u in s n; không áp d ng đ i v i văn b n đ c in thành sách, in trên báo, t pấ ẫ ẵ ụ ố ớ ả ượ ạ
chí và các lo i n ph m khác.ạ ấ ẩ
2.1. Phông ch , kh gi y, ki u trình bày, đ nh l và đánh s trang văn b n ữ ổ ấ ể ị ề ố ả
- Phông ch s d ng trình bày văn b n trên máy vi tính là phông ch ti ngữ ử ụ ả ữ ế
Vi t c a b mã ký t Unicode theo Tiêu chu n Vi t Nam TCVN 6909:2001.ệ ủ ộ ự ẩ ệ
- Kh gi yổ ấ
Văn b n hành chính đ c trình bày trên kh gi y kh A4 (210 mm x 297 mm).ả ượ ổ ấ ổ
Các văn b n nh gi y gi i thi u, gi y biên nh n h s , phi u g i, phi uả ư ấ ớ ệ ấ ậ ồ ơ ế ử ế
chuy n đ c trình bày trên kh gi y A5 (148 mm x 210 mm) ho c trên gi y m u inể ượ ổ ấ ặ ấ ẫ
s n (kh A5).ẵ ổ
- Ki u trình bàyể
Văn b n hành chính đ c trình bày theo chi u dài c a trang gi y kh A4 (đ nhả ượ ề ủ ấ ổ ị
h ng b n in theo chi u dài).ướ ả ề
Tr ng h p n i dung văn b n có các b ng, bi u nh ng không đ c làm thànhườ ợ ộ ả ả ể ư ượ
các ph l c riêng thì văn b n có th đ c trình bày theo chi u r ng c a trang gi yụ ụ ả ể ượ ề ộ ủ ấ
(đ nh h ng b n in theo chi u r ng).ị ướ ả ề ộ
- Đ nh l trang văn b n (đ i v i kh gi y A4)ị ề ả ố ớ ổ ấ
L trên: cách mép trên t 20 - 25 mm;ề ừ
L d i: cách mép d i t 20 - 25 mm;ề ướ ướ ừ
L trái: cách mép trái t 30 - 35 mm;ề ừ
L ph i: cách mép ph i t 15 - 20 mm.ề ả ả ừ
- Đánh s trang: S trang đ c trình bày t i góc ph i cu i trang gi y b ngố ố ượ ạ ả ở ố ấ ằ
ch s -r p, c ch 13-14, ki u ch đ ng, không đánh s trang th nh t, s trangữ ố Ả ậ ỡ ữ ể ữ ứ ố ứ ấ ố

C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAMỘ Ộ Ủ Ệ
Đ c l p - T do - H nh phúcộ ậ ự ạ
Hai dòng ch trên đ c trình bày cách nhau dòng đ n.ữ ượ ơ
- Tên c quan, t ch c ban hành văn b n ơ ổ ứ ả
1. Th th cể ứ
Đ i v i các B , c quan ngang B , c quan thu c Chính ph ; Văn phòngố ớ ộ ơ ộ ơ ộ ủ
Qu c h i; H i đ ng dân t c, các y ban c a Qu c h i ho c H i đ ng nhân dân vàố ộ ộ ồ ộ Ủ ủ ố ộ ặ ộ ồ
y ban nhân dân các c p; Đoàn Đ i bi u Qu c h i t nh, thành ph tr c thu c TrungỦ ấ ạ ể ố ộ ỉ ố ự ộ
ng; T p đoàn Kinh t nhà n c, T ng công ty 91 không ghi c quan ch qu n.ươ ậ ế ướ ổ ơ ủ ả
Tên c quan, t ch c ban hành văn b n bao g m tên c a c quan, t ch c chơ ổ ứ ả ồ ủ ơ ổ ứ ủ
qu n tr c ti p (n u có) (đ i v i các t ch c kinh t có th là công ty m ) và tên c aả ự ế ế ố ớ ổ ứ ế ể ẹ ủ
c quan, t ch c ban hành văn b n.ơ ổ ứ ả
a) Tên c a c quan, t ch c ban hành văn b n ph i đ c ghi đ y đ ho củ ơ ổ ứ ả ả ượ ầ ủ ặ
đ c vi t t t theo quy đ nh t i văn b n thành l p, quy đ nh ch c năng nhi m v ,ượ ế ắ ị ạ ả ậ ị ứ ệ ụ
quy n h n và c c u t ch c b máy, phê chu n, c p gi y phép ho t đ ng ho cề ạ ơ ấ ổ ứ ộ ẩ ấ ấ ạ ộ ặ
công nh n t cách pháp nhân c a c quan, t ch c có th m quy n, ví d :ậ ư ủ ơ ổ ứ ẩ ề ụ
B GIAO THÔNG V N T IỘ Ậ Ả T P ĐOÀN ĐI N L C VI T NAMẬ Ệ Ự Ệ
H I Đ NG NHÂN DÂNỘ Ồ
T NH NGH ANỈ Ệ
Y BAN NHÂN DÂNỦ
T NH THÁI NGUYÊNỈ
b) Tên c a c quan, t ch c ch qu n tr c ti p có th vi t t t nh ng c m tủ ơ ổ ứ ủ ả ự ế ể ế ắ ữ ụ ừ
thông d ng nh y ban nhân dân (UBND), H i đ ng nhân dân (HĐND), Vi t Namụ ư Ủ ộ ồ ệ
(VN), ví d :ụ
UBND T NH QU NG BÌNHỈ Ả
S N I VỞ Ộ Ụ
VI N KHOA H C XÃ H I VNỆ Ọ Ộ
VI N DÂN T C H CỆ Ộ Ọ
2. K thu t trình bàyỹ ậ
11

ch vi t t t tên c quan, t ch c ho c ch c danh nhà n c (áp d ng đ i v i ch cữ ế ắ ơ ổ ứ ặ ứ ướ ụ ố ớ ứ
danh Ch t ch n c và Th t ng Chính ph ) ban hành văn b n, ví d :ủ ị ướ ủ ướ ủ ả ụ
Ngh quy t c a Chính ph ban hành đ c ghi nh sau: S : …/NQ-CP ị ế ủ ủ ượ ư ố
Ch th c a Th t ng Chính ph ban hành đ c ghi nh sau: S : …/CT-TTg.ỉ ị ủ ủ ướ ủ ượ ư ố
Quy t đ nh c a Th ng tr c H i đ ng nhân dân ban hành đ c ghi nh sau:ế ị ủ ườ ự ộ ồ ượ ư
S : …/QĐ-HĐND ố
Báo cáo c a các ban c a H i đ ng nhân dân đ c ghi nh sau: S …/BC-ủ ủ ộ ồ ượ ư ố
HĐND
- Ký hi u c a công văn bao g m ch vi t t t tên c quan, t ch c ho c ch cệ ủ ồ ữ ế ắ ơ ổ ứ ặ ứ
danh nhà n c ban hành công văn và ch vi t t t tên đ n v (v , phòng, ban, bướ ữ ế ắ ơ ị ụ ộ
ph n) so n th o ho c ch trì so n th o công văn đó (n u có), ví d :ậ ạ ả ặ ủ ạ ả ế ụ
Công văn c a Chính ph do V Hành chính Văn phòng Chính ph so n th o:ủ ủ ụ ủ ạ ả
S : …/CP-HC.ố
Công văn c a B N i v do V T ch c Cán b B N i v so n th o: S :ủ ộ ộ ụ ụ ổ ứ ộ ộ ộ ụ ạ ả ố
…/BNV-TCCB
Công văn c a H i đ ng nhân dân t nh do Ban Kinh t Ngân sách so n th o:ủ ộ ồ ỉ ế ạ ả
S : …./HĐND-KTNSố
12

Công văn c a y ban nhân dân t nh do t chuyên viên (ho c th ký) theo dõiủ Ủ ỉ ổ ặ ư
lĩnh v c văn hóa - xã h i so n th o: S : …/UBND-VXự ộ ạ ả ố
Công văn c a S N i v t nh do Văn phòng S so n th o: S : …/SNV-VPủ ở ộ ụ ỉ ở ạ ả ố
Tr ng h p các H i đ ng, các Ban t v n c a c quan đ c s d ng con d uườ ợ ộ ồ ư ấ ủ ơ ượ ử ụ ấ
c a c quan đ ban hành văn b n và H i đ ng, Ban đ c ghi là “c quan” ban hànhủ ơ ể ả ộ ồ ượ ơ

Ví d : Quy t đ nh khen th ng c a Tr ng A.ụ ế ị ưở ủ ườ
S : 10/QĐ-Aố
*Đ i v i văn b n hành chính thông th ng (VB không có tên lo i)ố ớ ả ườ ạ
13

S :ố ………./Tên c quan BHVB- Tên đ n v so n th oơ ơ ị ạ ả
Ví d :ụ
- Công văn c a C c Qu n lý nhà tr c thu c B Xây d ng so n th o.ủ ụ ả ự ộ ộ ự ạ ả
S : 01 / BXD-QLN.ố
- Đ a danh và ngày, tháng, năm ban hành văn b n ị ả
1. Th th cể ứ
a) Đ a danh ghi trên văn b n là tên g i chính th c c a đ n v hành chính (tênị ả ọ ứ ủ ơ ị
riêng c a t nh, thành ph tr c thu c Trung ng; huy n, qu n, th xã, thành phủ ỉ ố ự ộ ươ ệ ậ ị ố
thu c t nh; xã, ph ng, th tr n) n i c quan, t ch c đóng tr s ; đ i v i nh ng đ nộ ỉ ườ ị ấ ơ ơ ổ ứ ụ ở ố ớ ữ ơ
v hành chính đ c đ t tên theo tên ng i, b ng ch s ho c s ki n l ch s thì ph iị ượ ặ ườ ằ ữ ố ặ ự ệ ị ử ả
ghi tên g i đ y đ c a đ n v hành chính đó, c th nh sau:ọ ầ ủ ủ ơ ị ụ ể ư
- Đ a danh ghi trên văn b n c a các c quan, t ch c Trung ng là tên c aị ả ủ ơ ổ ứ ươ ủ
t nh, thành ph tr c thu c Trung ng n i c quan, t ch c đóng tr s , ví d :ỉ ố ự ộ ươ ơ ơ ổ ứ ụ ở ụ
Văn b n c a B Công Th ng, c a Công ty Đi n l c 1 thu c T p đoàn Đi nả ủ ộ ươ ủ ệ ự ộ ậ ệ
l c Vi t Nam (có tr s t i thành ph Hà N i): ự ệ ụ ở ạ ố ộ Hà N i,ộ
Văn b n c a Tr ng Cao đ ng Qu n tr kinh doanh thu c B Tài chính (có trả ủ ườ ẳ ả ị ộ ộ ụ
s t i th tr n Nh Quỳnh, huy n M Văn, t nh H ng Yên): ở ạ ị ấ ư ệ ỹ ỉ ư H ng Yên,ư
Văn b n c a Vi n H i d ng h c thu c Vi n Khoa h c và Công ngh Vi tả ủ ệ ả ươ ọ ộ ệ ọ ệ ệ
Nam (có tr s t i thành ph Nha Trang, t nh Khánh Hòa): ụ ở ạ ố ỉ Khánh Hòa,

phòng, ban thu c huy n: ộ ệ Sóc S n,ơ
Văn b n c a y ban nhân dân qu n Gò V p (thành ph H Chí Minh), c a cácả ủ Ủ ậ ấ ố ồ ủ
phòng, ban thu c qu n: ộ ậ Gò V p,ấ
Văn b n c a y ban nhân dân th xã Bà R a (t nh Bà R a-Vũng Tàu) và c a cácả ủ Ủ ị ị ỉ ị ủ
phòng, ban thu c th xã: ộ ị Bà R a,ị
- Đ a danh ghi trên văn b n c a H i đ ng nhân dân, y ban nhân dân và c aị ả ủ ộ ồ Ủ ủ
các t ch c c p xã là tên c a xã, ph ng, th tr n đó, ví d :ổ ứ ấ ủ ườ ị ấ ụ
Văn b n c a y ban nhân dân xã Kim Liên (huy n Nam Đàn, t nh Ngh An):ả ủ Ủ ệ ỉ ệ
Kim Liên,
Văn b n c a y ban nhân dân ph ng Đi n Biên Ph (qu n Ba Đình, TP. Hàả ủ Ủ ườ ệ ủ ậ
N i): ộ Ph ng Đi n Biên Ph , ườ ệ ủ
- Đ a danh ghi trên văn b n c a các c quan, t ch c và đ n v vũ trang nhânị ả ủ ơ ổ ứ ơ ị
dân thu c ph m vi qu n lý c a B Công an, B Qu c phòng đ c th c hi n theoộ ạ ả ủ ộ ộ ố ượ ự ệ
quy đ nh c a pháp lu t và quy đ nh c th c a B Công an, B Qu c phòng.ị ủ ậ ị ụ ể ủ ộ ộ ố
b) Ngày, tháng, năm ban hành văn b n ả
Ngày, tháng, năm ban hành văn b n là ngày, tháng, năm văn b n đ c banả ả ượ
hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn b n ph i đ c vi t đ y đ ; các s ch ngày,ả ả ượ ế ầ ủ ố ỉ
tháng, năm dùng ch s -r p; đ i v i nh ng s ch ngày nh h n 10 và tháng 1, 2ữ ố Ả ậ ố ớ ữ ố ỉ ỏ ơ
ph i ghi thêm s 0 tr c, c th :ả ố ở ướ ụ ể
Thành ph H Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009ố ồ
Qu n 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010ậ
2. K thu t trình bàyỹ ậ
Đ a danh và ngày, tháng, năm ban hành văn b n đ c trình bày trên cùng m tị ả ượ ộ
dòng v i s , ký hi u văn b n, t i ô s 4, b ng ch in th ng, c ch t 13 đ n 14,ớ ố ệ ả ạ ố ằ ữ ườ ỡ ữ ừ ế
ki u ch nghiêng; các ch cái đ u c a đ a danh ph i vi t hoa; sau đ a danh có d uể ữ ữ ầ ủ ị ả ế ị ấ
ph y; đ a danh và ngày, tháng, năm đ c đ t canh gi a d i Qu c hi u.ẩ ị ượ ặ ữ ướ ố ệ
- Tên lo i và trích y u n i dung c a văn b n ạ ế ộ ủ ả
1. Th th cể ứ
Tên lo i văn b n là tên c a t ng lo i văn b n do c quan, t ch c ban hành.ạ ả ủ ừ ạ ả ơ ổ ứ

N i dung văn b n ph i b o đ m nh ng yêu c u c b n sau:ộ ả ả ả ả ữ ầ ơ ả
- Phù h p v i hình th c văn b n đ c s d ng;ợ ớ ứ ả ượ ử ụ
- Phù h p v i đ ng l i, ch tr ng, chính sách c a Đ ng; phù h p v i quyợ ớ ườ ố ủ ươ ủ ả ợ ớ
đ nh c a pháp lu t;ị ủ ậ
- Đ c trình bày ng n g n, rõ ràng, chính xác;ượ ắ ọ
- S d ng ngôn ng vi t, cách di n đ t đ n gi n, d hi u;ử ụ ữ ế ễ ạ ơ ả ễ ể
- Dùng t ng ti ng Vi t Nam ph thông (không dùng t ng đ a ph ng vàừ ữ ế ệ ổ ừ ữ ị ươ
t ng n c ngoài n u không th c s c n thi t). Đ i v i thu t ng chuyên môn c nừ ữ ướ ế ự ự ầ ế ố ớ ậ ữ ầ
xác đ nh rõ n i dung thì ph i đ c gi i thích trong văn b n;ị ộ ả ượ ả ả
- Ch đ c vi t t t nh ng t , c m t thông d ng, nh ng t thu c ngôn ngỉ ượ ế ắ ữ ừ ụ ừ ụ ữ ừ ộ ữ
ti ng Vi t d hi u. Đ i v i nh ng t , c m t đ c s d ng nhi u l n trong vănế ệ ễ ể ố ớ ữ ừ ụ ừ ượ ử ụ ề ầ
b n thì có th vi t t t, nh ng các ch vi t t t l n đ u c a t , c m t ph i đ c đ tả ể ế ắ ư ữ ế ắ ầ ầ ủ ừ ụ ừ ả ượ ặ
trong d u ngo c đ n ngay sau t , c m t đó;ấ ặ ơ ừ ụ ừ
- Khi vi n d n l n đ u văn b n có liên quan, ph i ghi đ y đ tên lo i, s , kýệ ẫ ầ ầ ả ả ầ ủ ạ ố
hi u văn b n, ngày, tháng, năm ban hành văn b n, tên c quan, t ch c ban hành vănệ ả ả ơ ổ ứ
b n, trích y u n i dung văn b n (đ i v i lu t và pháp l nh ch ghi tên lo i và tên c aả ế ộ ả ố ớ ậ ệ ỉ ạ ủ
lu t, pháp l nh), ví d : “… đ c quy đ nh t i Ngh đ nh s 110/2004/NĐ-CP ngày 08ậ ệ ụ ượ ị ạ ị ị ố
tháng 4 năm 2004 c a Chính ph v công tác văn th ”; trong các l n vi n d n ti pủ ủ ề ư ầ ệ ẫ ế
theo, ch ghi tên lo i và s , ký hi u c a văn b n đó;ỉ ạ ố ệ ủ ả
- Vi t hoa trong văn b n hành chính đ c th c hi n theo Ph l c VI - Quyế ả ượ ự ệ ụ ụ
đ nh vi t hoa trong văn b n hành chính.ị ế ả
b) B c c c a văn b n ố ụ ủ ả
Tùy theo th lo i và n i dung, văn b n có th có ph n căn c pháp lý đ banể ạ ộ ả ể ầ ứ ể
hành, ph n m đ u và có th đ c b c c theo ph n, ch ng, m c, đi u, kho n,ầ ở ầ ể ượ ố ụ ầ ươ ụ ề ả
đi m ho c đ c phân chia thành các ph n, m c t l n đ n nh theo m t trình tể ặ ượ ầ ụ ừ ớ ế ỏ ộ ự
nh t đ nh, c th :ấ ị ụ ể
- Ngh quy t (cá bi t): theo đi u, kho n, đi m ho c theo kho n, đi m;ị ế ệ ề ả ể ặ ả ể
16
13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m;ế ể ữ ứ ậ
- M c: T “M c” và s th t c a m c đ c trình bày trên m t dòng riêng,ụ ừ ụ ố ứ ự ủ ụ ượ ộ
canh gi a, b ng ch in th ng, c ch t 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m. S th tữ ằ ữ ườ ỡ ữ ừ ế ể ữ ứ ậ ố ứ ự
c a m c dùng ch s - r p. Tiêu đ c a m c đ c trình bày ngay d i, canh gi a,ủ ụ ữ ố Ả ậ ề ủ ụ ượ ướ ữ
b ng ch in hoa, c ch t 12 đ n 13, ki u ch đ ng, đ m;ằ ữ ỡ ữ ừ ế ể ữ ứ ậ
- Đi u: T “Đi u”, s th t và tiêu đ c a đi u đ c trình bày b ng ch inề ừ ề ố ứ ự ề ủ ề ượ ằ ữ
th ng, cách l trái 1 default tab, s th t c a đi u dùng ch s -r p, sau s thườ ề ố ứ ự ủ ề ữ ố Ả ậ ố ứ
t có d u ch m; c ch b ng c ch c a ph n l i văn (13-14), ki u ch đ ng, đ m;ự ấ ấ ỡ ữ ằ ỡ ữ ủ ầ ờ ể ữ ứ ậ
- Kho n: S th t các kho n trong m i m c dùng ch s -r p, sau s thả ố ứ ự ả ỗ ụ ữ ố Ả ậ ố ứ
t có d u ch m, c ch s b ng c ch c a ph n l i văn (13-14), ki u ch đ ng;ự ấ ấ ỡ ữ ố ằ ỡ ữ ủ ầ ờ ể ữ ứ
n u kho n có tiêu đ , s th t và tiêu đ c a kho n đ c trình bày trên m t dòngế ả ề ố ứ ự ề ủ ả ượ ộ
riêng, b ng ch in th ng, c ch b ng c ch c a ph n l i văn (13-14), ki u chằ ữ ườ ỡ ữ ằ ỡ ữ ủ ầ ờ ể ữ
đ ng;ứ
- Đi m: Th t các đi m trong m i kho n dùng các ch cái ti ng Vi t theoể ứ ự ể ỗ ả ữ ế ệ
th t abc, sau có d u đóng ngo c đ n, b ng ch in th ng, c ch b ng c chứ ự ấ ặ ơ ằ ữ ườ ỡ ữ ằ ỡ ữ
c a ph n l i văn (13-14), ki u ch đ ng.ủ ầ ờ ể ữ ứ
Tr ng h p n i dung văn b n đ c phân chia thành các ph n, m c, kho n,ườ ợ ộ ả ượ ầ ụ ả
đi m thì trình bày nh sau:ể ư
17

- Ph n (n u có): T “Ph n” và s th t c a ph n đ c trình bày trên m tầ ế ừ ầ ố ứ ự ủ ầ ượ ộ
dòng riêng, canh gi a, b ng ch in th ng, c ch t 13 đ n 14, ki u ch đ ng,ữ ằ ữ ườ ỡ ữ ừ ế ể ữ ứ
đ m; s th t c a ph n dùng ch s La Mã. Tiêu đ c a ph n đ c trình bày ngayậ ố ứ ự ủ ầ ữ ố ề ủ ầ ượ
d i, canh gi a, b ng ch in hoa, c ch t 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m;ướ ữ ằ ữ ỡ ữ ừ ế ể ữ ứ ậ

CHÁNH VĂN PHÒNG
- Tr ng h p ký th a y quy n thì ph i ghi ch vi t t t “TUQ.” (th a yườ ợ ừ ủ ề ả ữ ế ắ ừ ủ
quy n) vào tr c ch c v c a ng i đ ng đ u c quan, t ch c, ví d :ề ướ ứ ụ ủ ườ ứ ầ ơ ổ ứ ụ
TUQ. GIÁM Đ CỐ
TR NG PHÒNG T CH C CÁN BƯỞ Ổ Ứ Ộ
b) Ch c v c a ng i ký ứ ụ ủ ườ
Ch c v ghi trên văn b n là ch c v lãnh đ o chính th c c a ng i ký vănứ ụ ả ứ ụ ạ ứ ủ ườ
b n trong c quan, t ch c; ch ghi ch c v nh B tr ng (B tr ng, Ch nhi m),ả ơ ổ ứ ỉ ứ ụ ư ộ ưở ộ ưở ủ ệ
Th tr ng, Ch t ch, Phó Ch t ch, Giám đ c, Phó Giám đ c, Q. Giám đ c (Quy nứ ưở ủ ị ủ ị ố ố ố ề
Giám đ c) v.v…, không ghi nh ng ch c v mà Nhà n c không quy đ nh nh : c pố ữ ứ ụ ướ ị ư ấ
18

phó th ng tr c, c p phó ph trách, v.v…; không ghi l i tên c quan, t ch c, tr cácườ ự ấ ụ ạ ơ ổ ứ ừ
văn b n liên t ch, văn b n do hai hay nhi u c quan, t ch c ban hành; vi c ký th aả ị ả ề ơ ổ ứ ệ ừ
l nh, ký th a y quy n do các c quan, t ch c quy đ nh c th b ng văn b n.ệ ừ ủ ề ơ ổ ứ ị ụ ể ằ ả
Ch c danh ghi trên văn b n do các t ch c t v n (không thu c c c u tứ ả ổ ứ ư ấ ộ ơ ấ ổ
ch c c a c quan đ c quy đ nh t i quy t đ nh thành l p; quy t đ nh quy đ nh ch cứ ủ ơ ượ ị ạ ế ị ậ ế ị ị ứ
năng, nhi m v , c c u t ch c c a c quan) ban hành là ch c danh lãnh đ o c aệ ụ ơ ấ ổ ứ ủ ơ ứ ạ ủ
ng i ký văn b n trong ban ho c h i đ ng. Đ i v i nh ng ban, h i đ ng khôngườ ả ặ ộ ồ ố ớ ữ ộ ồ
đ c phép s d ng con d u c a c quan, t ch c thì ch ghi ch c danh c a ng i kýượ ử ụ ấ ủ ơ ổ ứ ỉ ứ ủ ườ
văn b n trong ban ho c h i đ ng, không đ c ghi ch c v trong c quan, t ch c.ả ặ ộ ồ ượ ứ ụ ơ ổ ứ
Ch c v (Ch c danh) c a ng i ký văn b n do h i đ ng ho c ban ch đ oứ ụ ứ ủ ườ ả ộ ồ ặ ỉ ạ
c a Nhà n c ban hành mà lãnh đ o B Xây d ng làm Tr ng ban ho c Phó Tr ngủ ướ ạ ộ ự ưở ặ ưở
ban, Ch t ch ho c Phó Ch t ch H i đ ng đ c ghi nh sau, ví d :ủ ị ặ ủ ị ộ ồ ượ ư ụ

2. K thu t trình bày ỹ ậ
Quy n h n, ch c v c a ng i ký đ c trình bày t i ô s 7a; ch c v khácề ạ ứ ụ ủ ườ ượ ạ ố ứ ụ
c a ng i ký đ c trình bày t i ô s 7b; các ch vi t t t quy n h n nh : “TM.”,ủ ườ ượ ạ ố ữ ế ắ ề ạ ư
“KT.”, “TL.”, “TUQ.” ho c quy n h n và ch c v c a ng i ký đ c trình bày chặ ề ạ ứ ụ ủ ườ ượ ữ
in hoa, c ch t 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m.ỡ ữ ừ ế ể ữ ứ ậ
19

H tên c a ng i ký văn b n đ c trình bày t i ô s 7b; b ng ch in th ng,ọ ủ ườ ả ượ ạ ố ằ ữ ườ
c ch t 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m, đ c đ t canh gi a so v i quy n h n,ỡ ữ ừ ế ể ữ ứ ậ ượ ặ ữ ớ ề ạ
ch c v c a ng i ký.ứ ụ ủ ườ
Ch ký c a ng i có th m quy n đ c trình bày t i ô s 7c.ữ ủ ườ ẩ ề ượ ạ ố
- D u c a c quan, t ch c ấ ủ ơ ổ ứ
1. Vi c đóng d u trên văn b n đ c th c hi n theo quy đ nh t i Kho n 2 vàệ ấ ả ượ ự ệ ị ạ ả
Kho n 3 Đi u 26 Ngh đ nh s 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 c a Chínhả ề ị ị ố ủ
ph v công tác văn th và quy đ nh c a pháp lu t có liên quan; vi c đóng d u giápủ ề ư ị ủ ậ ệ ấ
lai đ i v i văn b n, tài li u chuyên ngành và ph l c kèm theo đ c th c hi n theoố ớ ả ệ ụ ụ ượ ự ệ
quy đ nh t i Kho n 4 Đi u 26 Ngh đ nh s 110/2004/NĐ-CP.ị ạ ả ề ị ị ố
2. D u c a c quan, t ch c đ c trình bày t i ô s 8; d u giáp lai đ c đóngấ ủ ơ ổ ứ ượ ạ ố ấ ượ
vào kho ng gi a mép ph i c a văn b n ho c ph l c văn b n, trùm lên m t ph n cácả ữ ả ủ ả ặ ụ ụ ả ộ ầ
t gi y; m i d u đóng t i đa 05 trang văn b n.ờ ấ ỗ ấ ố ả
- N i nh nơ ậ
1. Th th c ể ứ
N i nh n xác đ nh nh ng c quan, t ch c, đ n v và cá nhân nh n văn b n vàơ ậ ị ữ ơ ổ ứ ơ ị ậ ả
có trách nhi m nh đ xem xét, gi i quy t; đ thi hành; đ ki m tra, giám sát; đ báoệ ư ể ả ế ể ể ể ể