BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG
THÔNG TIN
CHƯƠNG 3. VÒNG ĐỜI DỰ ÁN HTTT
và QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG TỔ CHỨC
PGS. TS. HÀ QUANG THỤY
HÀ NỘI 01-2013
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
1
Nội dung
1. Vòng đời dự án
2. Quản lý dự án trong tổ chức
2
1. Vòng đời dự án

Khái niệm vòng đời dự án

Vòng đời: Life cycle

Khái niệm: Là tập các giai đoạn liên tiếp và đôi khi chồng chéo
nhau của dự án

Tên gọi và số lượng “giai đoạn” do:

việc quản lý và nhu cầu kiểm tra của tổ chức hoặc các tổ chức có liên
quan đến dự án

“Giai đoan” ≠ “Bước” dự án

bản chất của dự án và khu vực áp dụng của dự án


đến việc hoàn thành
5
Giai đoạn trong vòng đời dự án

Dự án, quản lý dự án có bản chất giai đoạn: “giai đoạn là một
phần trong vòng đời dự án”.

Phân chia giai đoạn nhằm dễ quản lý, dễ lập kế hoạch, dễ
thực hiện và dễ kiểm tra, giám sat

Số giai đoạn, sự cần thiết của giai đoạn, mức độ kiểm soát giai
đoạn được quy định bởi phạm vi (kích cỡ), độ phức tạp, khả
năng tác động lên dự án.

Đặc trưng của “giai đoạn”

Giai đoạn “kế tiếp nhau”: Phần cuối của mỗi giai đoạn là phần chuyển
giao

Công việc trong tâm giai đoạn này khác biệt giai đoạn khác

Sự chuyển giao đầu tiên của một giai đoạn đòi hỏi sự kiểm tra nhiều
hơn để chắc chắn thành công. Kiểm tra thêm được tiến hành song
mang tính nhắc lại
6
Về cách thức giai đoạn của dự án

Không có cách cấu trúc giai đoạn lý tưởng cho dự án

Thông thường: sử dụng cấu trúc tham khảo

tổ chức quản lý dự án.

Vai trò của cấu trúc giai đoạn

“Chi để trị”

Cung cấp cơ sở cho việc kiểm tra đánh giá

Xác định được input và output cho mỗi giai đoạn

Hai công việc điển hình

xác định xem liệu dự án có nên tiếp tục vào giai đoạn tiếp không ?

phát hiện và sửa chữa những lỗi, xem xét chi phí có nên coi dự án là
được thực hiện tốt không ?
8
Tổ chức giai đoạn: dự án 1 giai đoạn

Dự án chỉ có một giai đoạn

Một tiếp cận dự án một giai đoạn quản lý việc lắp đặt một
mạng viễn thông
9
Quan hệ các giai đoạn: kế tiếp

Dự án nhiều giai đoạn: các giai đoạn có quan hệ kế tiếp và
quan hệ chồng lấp.

Quan hệ kế tiếp, một giai đoạn bắt đầu khi một giai đoạn trước

(người thiết kế, người phát triển,…) luôn phải sẵn sàng suốt
quá trình dự án hoặc ít nhất, cũng là cho hai giai đoạn kế tiếp
nhau.
12
Vòng đời dự án và vòng đời sản phẩm

Một sản phẩm có thể được hoàn thành từ một dự án hoặc một
số dự án. Khi có nhiều dự án: chương trình.

Vòng đời sản phẩm là một tập các pha liên tục theo lệ thường.

Vòng đời dự án xảy ra trong một hoặc nhiều pha của vòng đời
sản phẩm: Một vòng đời sản phẩm có thể có một số vòng đời
dự án: dự án tạo sản phẩm mới, dự án cải tiến sản phẩm

Quan niệm cũ phân biệt sản phẩm với dịch vụ. Khoa học dịch
vụ coi đơn vị kinh tế là dịch vụ, sản phẩm hàng hóa là cơ chế
mang sản phẩm dịch vụ.

Vòng đời dự án cho sản phẩm mới là pha đầu tiên vòng đời
sản phẩm. Vòng đời dự án cải tiến sản phẩm là pha con trong
vòng đời sản phẩm
13
2. Quản lý dự án trong tổ chức

Thực hiện công việc trong một tổ chức

Tổ chức hoàn thành các công việc để đạt được một tập các mục
tiêu



Dự án tạo sản phẩm/dịch vụ mới được bổ sung vào dây chuyền
sản xuất và bán

Lắp đặt sản phẩm/dịch vụ mới đòi hỏi thực hiện liên tục công
việc

Nâng cao trình độ nhân viên, làm phong phú văn hóa tổ chức,

Tác nghiệp hỗ trợ dự án

Môi trường tác nghiệp hỗ trợ môi trường miền ứng dụng cho dự
án

Tương tác giữa Ban tác nghiệp với quản lý & đội dự án

Thu nhận thông tin môi trường từ tác nghiệp

Bổ sung nguồn nhân lực cho dự án
15
Nhà đầu tư

Khái niệm

Người hoặc những tổ chức (khách hàng, người tài trợ, người tổ
chức thực hiện hoặc công chúng) là những người có liên quan
đến dự án mà sự quan tâm của họ có thể ảnh hưởng tích cực
hoặc tiêu cực tới thực hiện và hoàn thành dự án

Nhà đầu tư bên trong và nhà đầu tư bên ngoài

người hoặc một nhóm người cung cấp nguồn tài chính, ở dạng
tiền mặt hoặc các dạng khác, cho dự án

Khi dự án lần đầu tiên hình thành, người tài trợ là người hỗ trợ
cho dự án. Việc này bao gồm việc làm người phát ngôn cho vị trí
quản lý cấp cao hơn nhằm tập hợp sự hỗ trợ xuyên suốt cả tổ
chức và đề cao những lợi ích mà dự án sẽ mang lại

Vai trò

dẫn dắt dự án thông qua sự cam kết hoặc quá trình lựa chọn
cho đến khi có uỷ quyền chính thức

vai trò đáng kể trong việc phát triển mục tiêu và đặc quyền ngay
từ lúc đầu dự án

kiểm soát của người quản lý dự án, người tài trợ thường tăng
dần vai trò của mình

Người tài trợ cũng có thể dính vào những vấn đề quan trọng
khác như thay đổi về mục đích, xem xét lại giai đoạn cuối, và
những quyết định về thuận lợi và khó khăn khi gặp rủi ro cao
18
Nhà đầu tư: quản lý danh mục và chương trình

Người quản lý chương trình

Người quản lý chương trình chịu trách nhiệm về việc quản lý các
dự án có liên quan bằng cách phối hợp với nhau nhằm thu được
các lợi ích và kiểm soát những yếu tố khác xuất phát từ việc

Trách nhiệm của ban dự án có thể liệt kê từ việc cung cấp các
chức năng hỗ trợ quản lý dự án đến việc chịu trách nhiệm quản
lý trực tiếp dự án

Trách nhiệm có thể có

Các dịch vụ hỗ trợ hành chính như chính sách, phương pháp
luận, và các mẫu hướng dẫn

Đào tạo, cố vấn và huấn luyện người quản lý dự án

Hỗ trợ dự án, hướng dẫn và đào tạo việc quản lý dự án và sử
dụng các công cụ như thế nào

Phân bổ các nguồn lực, nhân lực của dự án

Là trung tâm thông tin liên lạc giữa những người quản lý các dự
án, nhà tài trợ, người quản lý và nhà đầu tư cho dự án.
20
Nhà đầu tư: Người quản lý dự án

Khái niệm

Là người chịu trách nhiệm cá nhân tổ chức thực hiện dự án
nhằm đạt được các mục đích của dự án

Có khả năng hiểu được các chi tiết của dự án, nhưng lại quản lý
từ nhãn quan bao quát

Đòi hỏi tính năng động, phán quyết đúng đắn, bản lĩnh lãnh đạo


Quản lý chức năng

Quản lý thực hiện

Người bán hàng/đối tác kinh doanh
22
Yếu tố văn hóa và quy trình tổ chức tới dự án

Chuẩn văn hóa của tổ chức

Bao gồm văn hóa và phong cách của tổ chức.

sự hiểu biết chung về việc làm thế nào để tiếp cận lợi ích công
việc, những biện pháp gì được xem xét để đạt được lợi ích công
việc, và ai là người có ảnh hưởng trong việc làm giảm nhẹ công
việc

văn hóa và phong cách là nhân tố môi trường của doanh nhiệp
có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng thực hiện các mục tiêu

văn hoá riêng biểu lộ nhiều cách ảnh hưởng

Chia sẻ quan điểm, giá trị, chuẩn mực, niềm tin và những mong ước

Chính sách, phương pháp và các qui trình

Quan điểm về mối quan hệ quyền lực

Ý thức làm việc và giờ giấc làm việc

Tính sẵn sàng về
nguồn lực
Ít/ Không Giới hạn Thấp/Vừa
phải
Vừa
phải /Cao
Cao tới
tất cả
Người điều khiển
nguồn kinh phí của
dự án
Người quản
lý chức
năng
Người
quản lý
chức năng
Hỗ hợp Người
quản lý
dự án
Người
quản lý
dự án
Vai trò của người
quản lý dự án
Bán thời
gian
Bán thời
gian
Toàn bộ


Các qui trình chuẩn của tổ chức như các chuẩn mực, chính sách
(về an toàn, về sức khoẻ, về đạo đức, về quản lý dự án), chuẩn
sản xuất và vòng đời của dự án, các chính sách về chất lượng,
các qui trình (qui trình kiểm toán, mục tiêu cải thiện, bản liệt kê
các danh mục kiểm tra, việc xác định qui trình chuẩn hoá được
sử dụng trong tổ chức)

Các hướng dẫn chuẩn hoá, hướng dẫn làm việc, việc đưa ra các
tiêu chuẩn ước lượng, và việc thực hiện các tiêu chuẩn đo
lường.
25