luận văn tốt nghiệp 1
Lời mở đầu
Đ ứng trớc ngỡng cửa của thế kỷ 21, theo xu hớng toàn cầu
hoá nền kinh tế. Nền kinh tế nớc ta đã đặt ra nhiều yêu cầu cấp
bách phải đổi mới hệ thống quản lý kinh tế. Cùng với quá trình
đổi mới đó, vấn đề mới dặt ra cho các doanh nghiệp là phải hoàn
thiện bộ máy quản lý tổ chức ngay từ những yếu tố đầu vào đầu
tiên. Do đó, vấn đề cung ng dự trữ vật t đợc rất nhiều doanh
nghiệp quan tâm.
Thực tế, ở nớc ta trong hoàn cảnh chuyển đổi nền kinh tế
theo cơ chế thị trờng. Các quan hệ kinh tế chủ yếu là quan hệ
hàng hoá- tiền tệ vận hành theo các quy luật của nền kinh tế. Với
bối cảnh mới đó, hoà nhịp với sự nghiệp Công nghiệp hoá- Hiện
đại hoá đất nớc. các doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện mình,
đổi mới , nâng cao hiệu quả kinh doanh nh: nâng cao cơ sỏ hạ
tầng, đổi mới công nghệvà chất lợng... Nhng vợt lên tất cả,
Doanh nghiệp không thể làm đợc bất cứ điều gì néu không ổn
định đợc các yếu tố đầu vào vật t kỹ thuật. Cũng nhờ hoàn thiện
công tác này, Doanh nghiệp mới ổn định đợc sản xuất kinh
doanh, tiết kiệm, giảm đợc chi phí sản xuất kinh doanh. Tất cả
những điều kiện đó tạo tiền đề cho một doanh nghiệp phát triển
bền và vững chắc.
Hơn nữa, cạnh tranh là một yếu tố tạo động lực mạnh mẽ
cho quá trình phát triển kinh tế. Cạnh tranh buộc các doanh
nghiệp phải giảm thiểu chi phí nếu muốn tối đa hoá lợi nhuận của
mình. Trớc sự cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp và các
thanh phần kinh tế tự, thì công viêc kinh doanh của các doanh
nghiệp phải mang lại hiệu quả kinh tế xã hội nhất định. Có nghĩa
là doanh số bán ra phải lớn hơn và bù đắp đợc những chi phí mua
vào, nhng vẫn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nớc. Trong giai
đoạn hiện nay, vấn đề cạnh tranh về chất lợng, số lợng dờng nh

dùng hay dùng làm vật t kỹ thuật. Bởi vậy, trong mọi trờng hợp
cần phải căn cứ vào công dụng cuối cùng của sản phẩm để xem
xét nó là vật t kỹ thuật hay là sản phẩm tiêu dùng đích thực.4
1.2- Phân loại vật t kỹ thuật
Theo công dụng:
Là những loại vật t đợc phân loại theo công dụng và tính
chất của nó trong quy trình sử dụng:
-Nhóm1 gồm: nguyên, nhiên vật liệu, bán thành phẩm
-Nhóm2 gồm: thiết bị máy móc công cụ , dụng cụ
Theo sự di chuyển giá trị vào thành phẩm
-Nhóm 1: nhóm vật t chuyển một lần vào giá trị sản phẩm
-Nhóm 2 : nhóm vật t chuyển từng phần váo sản phẩm .
Phân theo tầm quan trọng của vật t
Chia theo vật t chính và vật t phụ (Đợc xác định theo giá trị
của vật tvà cơ cấu cấu thành sản phẩm của nó )
-Vật t quan trọng (các loại vật t có độ khan hiếm cao, hoặc
it có trên thị trờng )

3
luận văn tốt nghiệp 4
-Vật t cần thiết (nhóm vật t ít quan trọng hơn nhng không
thể thiếu )
-Vật t ít quan trọng hơn (vật t sẵn có trên thị trờng, kế
hoạchông cần phảI dự trữ nhiều)
Phân chia theo A-B-C
A=Loại vật t chủ yếu tiêu dùng hàng ngày ở công ty chiếm
khoảng 60-70%giá trị và kế hoạchối lợng, nhng chỉ chiếm 10-
15%danh mục mặt hàng.
B=Loại vật t chiếm 20% giá trị và số lợng cũng nh danh
mục mặt hàng. Nhóm này ít quan trọng hơn, đ ợc liệt kê vào nhóm

1.3-Tổ chức bộ máy quản trị vật t ở Doanh nghiệp :
1.3.1- Sự cần thiết phải tổ chức bộ máy quản trị vật t ở doanh nghiệp :
Tổ chức bộ máy quản trị vật t ở doanh nghiệp đợc hình
thành một cách khách quan dựa trên chức năng quản trị của tổ
chức về vật t. nó quyết định một phần hiệu quả của công tác quản
trị .
Nếu nh bộ máy quản trị vật t đợc hình thành một cách hợp
lý sẽ có tác dụng to lớn đến hiệu quả công tác quản trị vật t ở
doanh nghiệp.Vì vậy, cần thiết phải nghiên cứu, tổ chức bộ máy
quản trị vật t:Đáp ứng đợc yêu cầu hoạt động của Doanh nghiệp
Xác định đợc hiẹu quả hoạt động của tổ chức là một việc
làm cần thiết, thờng xuyên của quá trình tổ chức bộ máy. Vì qua
việc nghiên cứu này ta có thực hiện để đánh gía đợc tính hiệu
quả và hợp lý của bộ máy qua từng thời kỳ. Từ đó có những kiến
nghị kiện toàn bộ máy tổ chức.
Ngoài ra phải không ngừng tinh giản bộ máy quản lý , nâng
cao sức mạnh của tổ chức, nghiên cứu ,xây dựng những mô hình
tiên tiến về tổ chức bộ máy quản trị ở Doanh nghiệp .
1.3.2-Các hình thức tổ chức
1.3.2.1. Tổ chức bộ máy quản trị vật t theo nguyên tắc
chức năng:
Theo nguyên tắc này thì chức năng nhiệm vụ chủ yếu của
phòng vật t đợc chuyên môn hoá cho từng bộ phận, cho từng
phòng ban theo sơ đồ sau:
Sơ đồ nguyên tắc tổ chức phòng vật t theo nguyên tắc chức
năng

5
Phó giám đốc kinh doanh
luận văn tốt nghiệp 6

Kho
số
2
Kho
số
3
2
v.v đội
vận
chuyển
luận văn tốt nghiệp 7
Nghiệp vụ chủ yếu; nghiên cứu thị trờng các yếu tố sản
xuất để có thể trả lời đợc những câu hỏi: Giá cả, chất lợng, số l-
ợng, nguồn cung ứng
-Bộ phận tiếp liệu: làm nghiệp vụ mua sắm vật t, áp tải vật
t hàng hoá, theo dõi giao nhận vật t đầy đủ, kịp thời, đồng bộ,
chính xác theo đúng hợp đồng mua hàng.
Đội vận chuyển: Đối với các công ty lớn chuyên chở, có đội
xe riêng của công ty. Tuỳ theo quy mô, yêu cầu mà cần đến
những số lợng và đội xe khác nhau. Công tác này, nó góp phần
chủ động trong việc vận chuyển vật t trang thiết bị , thuận tiện
linh hoạt mọi lúc, mọi nơi
1.3.2.2. Tổ chức bộ máy quản trị vật t theo nguyên tắc
mặt hàng
Theo nguyên tắc này, tổ chức bộ máy quản trị vật t đợc
thành lập theo nhiều bộ phận. Mỗi bộ phận phụ trách một nhóm
mặt hàng vật t chủ yếu của Doanh nghiệp.
Theo hình thức này có thể tổ chức bộ máy nh sau
Sơ đồ tổ chức phòng vật t theo nguyên tăc mặt hàng:


Ban vật t
kỹ thuật
Tổ
kế
hoạch
thống
kê
tiếp
liệu
hoá
chất
vật
liệu
kho
tàng
hoá
chất
vật
liệu
nghiên
cứu
kế
hoạch
tiếp
nhận
vận
chuyển
vật t
quản
lý

trình độ khoa học kỹ thuạt của sản xuất, han chế thừa thiếu gây ứ
đọng vật t kỹ thuật.
Từ việc xác định đợc kế hoạch định kỳ, nó đòn bẩy để tiết
kiệm và tăng năng xuất lao động, góp phần cải thiện việc sử dụng
máy mócthiết bị kỹ thuật. Vì thế, công tác vật t là công tác then
chốt khởi sự cho mọi sự thành công hay thất bạị của Doanh
nghiệp, do đó bất cứ Doanh nghiệp nào cũng phải quản lý sát sao
chúng.\

9
luận văn tốt nghiệp 10
III- Nhu cầu và các biện pháp xác định nhu cầu vật t kỹ
thuật:
3.1 - Khái niệm.
Nhu cầu là một khái niệm cơ bản và tiềm ẩn trong
marketing, nhu cầu nói chung đợc hiểu là cảm giác thiếu hụt một
cái gì đó mà con ngời cảm nhận đợc. Nhu cầu nói chung rất đạng
và phức tạp từ nhu cầu ăn, ở, mặc, đến nhu cầu tri thức, văn hoá,
giải trí nó thuộc trong các cấp bậc nhu cầu từ thấp đến cao của
con ngời
Nhng nếu xét về lĩnh vực vật t sản xuất kinh doanh thì nhu
cầu đợc cụ thể hơn. Nó là một phạm trù kinh tế quan trọng, phản
ánh mối liên hẹ phụ thuộc của các đơn vị sản xuất kinh doanh về
các điều kiện tái sản xuất xã hội. Nhu cầu mang tính chát khách
quan cũng giống nh những điều kiện và tính quy luật của tái sản
xuất xã hội. Tính khách quan của nhu cầu thể hiện ở chỗ: l ợng
nhu cầu hoàn toà không phụ thuộc vào việc xác định hoặc không
xác định giá trị của nó.
Nhu cầu vật t là những nhu cầu cần thiết về nguyên, nhiên
vật liệu, thiết bị maý móc để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh nhất

.Tính thay thế lẫn nhau của nhu cầu vật t
.Tính bổ xung cho nhau của nhu cầu vật t
.Tính khách quan của nhu cầu vật t - là sự cần thiết tất yếu
cho nhu cầu sản xuất. Muốn sản xuất phải có vật t, đó là nhu cầu
cụ thể đợc vật hoá bằng sức lao động của con ngời
.Tính đa dạng nhiều vẻ của vật t: khi nhu cầu sản xuất
hàng hoá ngày càng phát triển thì chủng loại vật t hàng hoá cũng
ngày càng đa dạng
3.3- Kết cấu nhu cầu và các phơng pháp xác định nhu cầu
Đối với các doanh nghiệp, nhu cầu vật t đợc biểu hiện toàn
bộ trong kỳ kế hoạch, theo từng tháng, quý, kể cả dự trữ. Kết cấu
nhu cầu vật t đợc thể hiện bằng mối quan hệ giữa mỗiloại nhu
cầu đối với toàn bộ loại nhu cầu vật t ở doanh nghiệp. Nhu cầu
vật t ở doanh nghiệp đợc phản ánh ở sơ đồ sau :
Sơ đồ kết cấu nhu cầu vật t doanh nghiệp :

11
tổng nhu cầu
cho sản xuất kinh
doanh
nhu câù cho xây dựng
cơ bản
xây
dựng
cơ
bản
cho
dự
trữ
phân

móc
thiết
bị
luận văn tốt nghiệp 12
3- Các nhân tố ảnh hởng đến nhu cầu vật t kỹ thuật ở
Doanh nghiệp
Nhu cầu vật t nhu cầu đợc hình thành dới tác động của
nhiều nhân tố khác nhau. Những nhân tố này có thể phân theo
các nhóm sau :
Một là tiến bộ về khoa học kỹ thuật trong sản xuất. Nhân tố
tổng hợp này phản ánh tiến bộ về khoa học kỹ thuật trong lĩnh
vực sản xuất và vật t nh chế tạo những máy móc thiết bị có tính
kỹ thuật cao, sử dụng những vật liệu mới và sử dụng có hiệu quả
nguồn vật t .

12
phân
xởng 1
luận văn tốt nghiệp 13
Hai là quy mô sản xuất ở các ngành, các Doanh nghiệp.
Nhân tố này ảnh hởng trực tiếp tới khối lợng vật t tiêu dùng và
do đó ảnh hởng tới khối lợng nhu cầu vật t. Quy mô sản xuất
càng lớn thì khối lợng tiêu dùng vật t ngày càng nhiều và do đó
nhu cầu vật t ngày càng tăng. Theo đà phát triển kinh tế, quy mô
sản xuất ngày càng gia tăng và đIều đó đòi hỏi nhu cầu vật t ngày
càng lớn trong nền kinh tế .
Ba là cơ cấu khối lợng sản phẩm sản xuất. Cơ cấu khối lợng
sản phẩm sản xuất thay đổi theo nhu cầu thị tr ờng và sự tiến bộ
của khoa học kỹ thuật, đặc biệt thay đỏi theo trình độ sử dụng
vật t tiêu dùng và cảI tiến chất lợng sản phẩm từ vật t tiêu dùng.

định nhu cầu vật t của doanh nghiệ, xác định nguồn vật t, lập kế
hoạch mua sắm vật t, d trữ bảo quản và cấp phát vật t, đến việc
quản lý sử dụng và quyết toán vật t .
Nội dung của công tác hậu cần vật t kỹ thuật có thể biểu
diễn qua sơ đồ sau :
Trình tự công tác hậu cần vật t kỹ thuật doanh nghiệp
Trong đó kế hoạch mua sắm vật t là khâu then chốt nhất và
bao gồm các bớc nh sau :
4.2 - Nghiên cứu nội dung và trình tự kế hoạch mua sắm
vật t
+ Nội dung

14
nghiên cứu và lập kế hoạch mua sắm vật t
tiếp nhận và bảo quản vật t về chất lợng và số
lợng
Tổ chức mua sắm vật t
Tổ chức chuyển đa vật t về doanh nghiệp
Tổ chức cấp phát vật t ở nội bộ doanh nghiệp
luận văn tốt nghiệp 15
Kế hoạch mua sắm vật t của doanh nghiệp thực chất là sự
tổng hợp những tài liệu tính toán kế hoạch, nó là một hệ thống
các bảng biểu tổng hợp nhu cầu vật t và một hệ thống các biéu
cân đối vật t. Nhiệm vụ chủ yếu của nó là đảm bảo vật t một cách
tốt nhất và ổn định nhất cho sản xuất kinh doanh. Muốn vậy công
tác vật t phải xác định cho đợc lợng vật t cần thiết phải có là bao
nhiêu? và ở đâu? khi naò, đầy đủ về chất lợng, số lợng và thời
gian .
Bên cạnh việc xác định lợng vật t cần mua kế hoạch mua
sắm vật t còn phải xác định rõ những nguồn vật t để thoả mãn

luận văn tốt nghiệp 16
phát triển, việc xác định đúng đắn các loại nhu cầu có ý nghĩa rất
to lớn.
-Giai đoạn xác định số lợng vật t nhu cầuự trữ đầu kỳ và
cuối kỳ của Doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp hiện nay,
việc xác định này thờng nhu cầu dựa vào định mức từ trớc hay ớc
tính lợng vật t nhập xuất trong kỳ
-Giai đoạn kết thúc cả việc lập kế hoạch mua sắm vật t là
xác định số lợng vật t hàng hoá càn phải mua về doanh nghiệp:
Nhu cầu này của Doanh nghiệp thờng đợc xác định thông qua các
chỉ tiêu cân đối lợng vật t trong kỳ kế hoạch: Nghĩa là:
Trong đó :


JI
N
.
Là nhu cầu về loai vật t i dùng cho
công việc j


JI
P
,
Là tổng nguồn về loại vật t i cung ứng
bằng nguồn j
Trong cơ chế thị trờng, theo yêu cầu của quy luật cạnh
tranh , đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức quan tâm đến việc
mua sắm và sử dụng vật t kỹ thuật. Nhu cầu mua sắm phải đợc
tính toán khoa học, cân nhắc tới mọi tiềm năng của doanh

dới dạng thuận lợi nhất ccho sản xuất
Giải phóng cho các đơn vị tới mức tối đa các công việc liên
quan đến hậu cần vật t. Mục tiêu giảm chi phí cho công việc
chuẩn bị, thực hiẹn chuyên môn hoá cho công việc chuẩn bị.
Kiểm tra việc giao vật t và tình hình sử dụng vật t ở các đơn
vị, qua đó rút ra kinh nghiệp quản lý cấp phát tốt hơn .
-Để thực hiện việc cấp phát vật t đợc tốt, phòng vật t phải
làm các công việc sau:
.Lập hạn mức cấp phát vật t trong nội bộ doanh nghiệp theo
tháng, quý. Dựa trên cơ sở khối l ợng công việc phải hoàn thành
và định mức sử dụng vật t. Ngời ta xác định lợng vật t cần thiết
tối thiểu đợc cung cấp trong kỳ kế hoạch
.Lập chứng từ cấp phát vật t là chứng từ liên quan đến việc
xuất kho (phiếu lĩnh vật t, lệnh xuất kho ... )
.Công việc quan trọng là: chuẩn bị vật t để cấp phát, đúng
đầy đủ về chủng loại chất lợng, số lợng...
.Tổ chức giao vật t cho các đơn vị tiêu dùng trong nọi bọ
doanh nghiệp
.Kiểm tra, giám sát việc thự chiện và sử dụng vật t .

17
luận văn tốt nghiệp 18
5.2 Xác định mức, hạn mức tiêu dùng vật t kỹ thuật:
Để quản lý hoạt động mua sắm cáp phát và sử dụng vật t ,
ngời ta thờng sửdụng công cụ quan trọng đó là mức tiêu dùng vật
t kỹ thuật cho sản xuất
5.2.1 Mức tiêu dùng vật t kỹ thuật: là một lợng cần thiét đủ
để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc hoàn thành một khối l -
ợng công việc, dịch vụ trong một điều kiện kỹ thuật nhất định,
trong từng doanh nghiệp cụ thể

-Biện pháp xác đinh mức tiêu dùng vật t:
-Có thể dùng định mức tiêu dùng vật t kỹ thuật trớc: Nó
nhanh gọn dễ dàng ít tốn kém nhng không phản ánh mức tiên tiến
và có thể gây lãng phí vật t
-Biện pháp phân tích nghĩa là dựa trên cơ sở hao phi thực tế
(phần nào hợp lý, phần nào không hợp lý) để đa ra các định mc
mới. Nó mang tính thực tế: nghiên cứu tính tối u hoá khi tiêu
dùng vật t để tiết kiệm vật t
-Phơng pháp so sánh: Cho phép ta sử dụng những mức t ơng
tự ở các doanh nghiệp khác áp dụng làm mức tiêu dùng vật t ở
doanh nghiệp.
Tóm lại ta có thể xác định mức tiêu dùng vật t kỹ thuật qua
sơ đồ sau:
Cơ cấu xác định mức có thể biểu diễn qua sơ đồ sau:

19
căn cứ định mức của
kế hoạch hoá và quản lý
thơng mại
luận văn tốt nghiệp 20
5.2.3.Lập hạn mức câp phát vật t nội bộ doanh nghiệp
Hạn mức cấp phát vật t là lợng vật t tối đa theo quy định đ-
ợc cấp phát cho từng phân xởng nhằm hoàn thành một khối lợng
công việc hoắc sản phẩm đợc giao.

20
mức
sử
dụng
thiết

mức
tiêu
dùng
vật
liệu
ohụ
mức
tiêu
dùng
phụ
phẩm
mức
tiêu
dùng
điện
mức tiêu
dùng
vật tư
chuyển
thẳng
giá
cả vật
tư
hàng
hoá
các
mức
và
định
kế

O
đk
Lợng tồn đầu kỳ
Trong đó:
O
đầu kỳ
= O
tt
+ C - (P
tp
+ P
sc
+ P
tch
+ P
pp
)
C : Lợng vật t đợc cung ứng trong kỳ
P
tp
: Lợng vật t đợc dùng dể sản xuất thành phẩm
P
sc
: Lợng vật t đợc dùng dể sửa chữa
P
tch
: Lợng vật t đợc dùng dể chế tạo thành phẩm
P
pp
: Lợng vật t đợc dùng dể sản xuất ra phế phẩm

nh mức dự trữ bảo hiểm .
5.3- Tổ chức theo dõi tình hình sử dụng vật t và lập kế
hoạch cung ứng vật t :
5.3.1- Quyết toán sử dụng vật t :
Khi đã lập kế hoạch hậu cần vật t, chuyển giao vật t trong
nội bộ doanh nghiệp với các mức và định mức. Nhà quản trị vần
phải kiẻm tra, theo dõi tình hình sử dụng vật t để có thể đa ra
những hiệu chỉnh khi cần thiết vềg mức và định mức. Lập các kế
hoạch về nhu cầuự trữ và hậu cần vật t cho kỳ kế hoạch .
Xây dựng mức dự trữ vật t hợp lý là một hoạt động cần thiết
của Doanh nghiệp. Tuy đã dựa trên cơ sở tính toán khoa học nh ng
trớc những sự biến động của nhiều nhân tố tác động đến công tác

22
luận văn tốt nghiệp 23
hậu cần và việc dự trữ của Doanh nghiệp làm cho l ợng vật t dự
trữ thực tế khác với kế hoạch, thậm chí còn làm
thay đổi cả mức và ảnh hởng nhiều đến hạn mức tiêu dùng vật t
kỹ thuật. Do vậy, buộc các Doanh nghiệp phải có các biện pháp
theo dõi và điều chỉnh kịp thời lợng vật t dự trữ nhằm đảm bảo
các mức nhu cầuự trữ hợp lý.
Một số biện pháp nhằm điều chỉnh lợng vật t dự trữ hợp lý:
Nếu thiếu vật t cho sản xuất sẽ dẫn đến dự trữ vật t thiếu.
Nếu nguồn vật t không đảm bảo phải có các giải pháp quan hệ
chặt chẽ với khách hàng tạo uy tín với bạn hàng, hợp tác chặt chẽ
để tạo nguồn vật t ổn định.Mặt khác, kịp thời quan hệ với các
nguồn hàng khác để bổ xung kịp thời, nâng cao nghiệp vụ
marketing quan hệ, khai thác tìm hiểu những nguồn hàng tiềm
năng mới.
Phát huy tiềm lực nội bộ: tiết kiệm vật t gia cong chế biến,

phẩm .
Tình hình đảm bảo vật t về mặt chất lợng có đáp ng đúng
với nhu cầu doanh nghiệp, nhu cầu đơn hàng hay không. Vấn đề
kiểm tra chất lợng rất khó khăn và tốn kém nên it đợc các doanh
nghiệp quan tâm. Việc theo dõi chất lợng hàng hoá để phát hiện
ra sản phẩm sai quy định, nó cũng là cơ sở đểta khiếu lại khi cần
thiết
.Tình hình đảm bảo vật t về mặt thời gian và tiến độ địa
điểm: đảm bảo vật t theo kế hoạch có quy định rất chặt chẽ về
thời gian tiến độ có ảnh hởng rất lớn đến kế hoạch tiêu thụ và sản
xuất ở doanh nghiệp. Mặt khác, địa điểm, thời gian khi sai lệch
cũng kéo theo nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Cho nên phải
phân công giám sát chặt chẽ ván đề này.
.Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch nhu cầuự trữ tồn
kho: Dự trữ là một khói lợng vật t cần thiết nhu cầuữ lại phục vụ
cho một kỳ tơnglai đề phòng những yếu tố bất ngờ xảy ra. Dự trữ
quá mức sẽ là tồn kho và đơng nhiên sẽ đem lại chi phí cho
doanh nghiệp. Do tình hình sản xuất tiêu thụ và đơn hàng thay
đổi nên yêu cầu về dự trữ vật t phải đợc thay đổi thờng xuyên,
luôn xem xét giảm lợng dự trữ tồn kho không cần thiết, nâng cao
hiệu quả hoạt động quản lý của Doanh nghiệp .\./
Phần II
Thực trạng hoạt động của công ty

24



luận văn tốt nghiệp 25
Vật t nông sản