Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
HỆ: Đại học chính quy
Đề tài: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ
Sinh viên thực hiện:
Lớp:
Giảng viên hướng dẫn: Ths Phan Thị Hà
Hà Nội, tháng 6 năm 2012
Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư
LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại công nghệ thông tin đang bùng nổ và phát triển rộng rãi như
hiện nay có thể nói rằng ngành công nghệ thông tin là một trong những ngành kinh
tế mũi nhọn của nhiều quốc gia trên thế giới. Bởi nó có rất nhiều ứng dụng và đem
lại cho con người nhiều lợi ích trong mọi lĩnh vực của cuộc sống như: khoa học,
kinh tế, chính trị và xã hội nó có mặt trong hầu hết các ngành nghề. Từ các ngành
công nghệ cao đến các ngành kỹ thuật đơn giản Và máy tính đã có mặt ở mọi nơi
từ các nước phát triển đến các nước đang phát triển , từ các nhà máy xí nghiệp
đến các trường học, hộ gia đình Tin học ngày càng khẳng định được vai trò to
lớn của mình.
Là sinh viên khoa công nghệ thông tin của trường Học viện Bưu chính viễn
thông , chúng em rất tự hào và ý thức được rằng chúng em đang nắm trong tay một
công nghệ của tương lai. Được sự dạy dỗ và chỉ bảo nhiệt tình của các thầy cô
trong khoa đặc biệt là sự chỉ bảo nhiệt tình của cô Phan Thị Hà và sự nỗ lực của cá
nhân, riêng bản thân em đã có những kiến thức nhất định về tin học. Để kiểm
chứng cho kết quả học tập của mình thì em đã được giao thực hiện đề tài này với
mục đích áp dụng kiến thức đã học được và nghiên cứu học hỏi thêm để hoàn
thành đề tài, tự nâng cao kiến thức cho mình.

người tiêu dùng nhằm cung cấp những sản phẩm phù hợp với khách hàng và luôn
luôn bảo vệ quyền lợi chính đáng của khách hàng bằng những nghiệp vụ căn bản
của nhân viên công ty luôn uy tín và mang tính chuyên nghiệp.
Sự phát triển của công ty luôn gắn với lợi ích của cộng đồng và vì một môi trường
an toàn công ty luôn chú trọng đào tạo và nâng cao kiến thức, cập nhật thông tin,
công nghệ cho các thành viên của mình. Đội ngũ nhân viên ngày càng có trình độ
và chuyên môn nghiệp vụ vững vàng. Cán bộ công ty thường xuyên tham gia các
Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư
lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, các buổi hội thảo triểm lãm về công nghệ
thông tin do trong và ngoài tỉnh tổ chức. Luôn coi trọng việc xây dựng và phát
triển các giải pháp về phát triển công nghệ thông tin. Công ty luôn lấy đó là mục
tiêu phát triển để góp phần từng bước phát triển theo chủ trương của Đảng và Nhà
nước.
BỘ MAÝ TỔ CHỨC:
Hiện Công ty TNHH máy tính TTC có 30 cán bộ nhân viên có trình độ từ
trung cấp trở lên. Bộ máy tổ chức gồm có Giám đốc và 3 phòng nghiệp vụ đó là:
 Phòng kỹ thuật.
 Phòng kinh doanh.
 Phòng hành chính.
Sơ đồ bộ máy tổ chức1.2. Khảo sát quy trình nghiệp vụ của công ty TNHH TTC:
1.2.1. Khảo sát
Công ty TNHH TTC hiện nay đang sử dụng phương pháp quản lý vật tư
theo kiểu thủ công lạc hậu gây ảnh hưởng nhất định đến công ty. Với mong muốn
để công ty ngày càng phát triển để có khả năng cạnh tranh trong hiện tại cũng như
tương lai do vậy cần phải đổi mới công nghệ mà đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý
vật tư để giúp cho nhân viên quản lý có thể quản lý, tra cứu, tìm kiếm thông tin
Ban giám đốc

tiếp xuống tận nơi để kiểm tra.
- Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa rất khó
khăn vì khi thay đổi cần phải hủy bỏ toàn bộ số hồ sơ cũ có liên quan và hồ sơ mới
phải có quyết định của giám đốc.
- Khi nhập các thiết bị vật tư với số lượng lớn sẽ bị ùn tắc và sai lệch, phải dử
dụng nguồn nhân lực lớn không đáp ứng nhu cầu liên tục.
Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư
- Cơ cấu tổ chức bất hợp lý, khi đã nhập xong hàng hóa, quá trình thanh toán
tiền và các chi phí khác rất mất thời gian, phải qua nhiều phòng ban.
- Dữ liệu, hồ sơ sổ sách không được đảm bảo an toàn. Vì lưu trữ trên giấy tờ,
sổ sách nên việc bị hư hỏng do các tác nhân bên ngoài là điều không thể tránh
khỏi.
1.2.3. Đề xuất giải pháp:
Với nhu cầu ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý vật tư để khắc phục
những nhược điểm của hệ thống quản lý lạc hậu chỉ dựa trên giấy tờ và sổ sách rất
cần thiết phải xây dựng một hệ thống quản lý vật tư mới để thay thế hệ thống quản
lý cũ để nâng cao hiệu quả hoạt động
1.2.4. Mục đích của hệ thống
Hệ thống mới là hệ thống quản lý có sự trợ giúp đắc lực của máy vi tính.
Ứng dụng các giải pháp công nghệ thông tin vào việc quản lý. Vì vậy sẽ tạo ra
được các ưu điểm:
- Sử dụng máy tính vào công việc lưu trữ các thông tin cần thiết dễ dàng,
thuân tiện và không bị mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin.
- Quá trình thanh toán tiền và các chi phí không mất nhiều thời gian của khách
hàng.
- Với sự trợ giúp đắc lực của công nghệ thông tin thì hạn chế tối thiểu việc xử
lý thủ công, tạo ra một hệ thống giao diện thuận tiện cho mọi người sử dụng, việc
tổng hợp báo cáo được thực hiện nhanh chóng.
- Giảm lượng nhân viên làm việc nên tránh được tình trạng dư thừa và rút
ngắn công việc của nhân viên xử lý.

2.2.1.1. Kịch bản cho Use Case đăng nhập hệ thống
Tên Use Case Đăng nhập
Tác nhân chính Admin, nhân viên
Người chịu trách nhiệm Admin, nhân viên
Tiền điều kiện Admin, nhân viên phải có tài khoản
lưu trong CSDL.
Đảm bảo thành công Hiển thị Form thông báo đăng nhập
thành công
Kích hoạt Admin, nhân viên chọn chức năng
đăng nhập.
Chuỗi sự kiện chính
1. Hệ thống hiển thị from đăng nhập và yêu cầu nhập thông tin tài khoản và
mật khẩu.
2. Admin, nhân viên nhập tên tài khoản và mật khẩu sau đó bấn nút đăng
nhập.
3. Hệ thống kiểm tra thông tin tài khoản và mật khẩu, sau đó hiển thị form
thông báo đăng nhập thành công.
Ngoại lệ:
3a. Hệ thống thông báo tên đăng nhập không tồn tại hoặc mật khẩu không
đúng
3a.1. Admin, nhân viên nhập lại tài khoản và mật khẩu rồi nhấn nút đăng
nhập.
3a.2. Hệ thống thông báo đăng nhập thành công.
Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư
2.2.1.2. Kịch bản cho Use Case đổi mật khẩu
Tên Use Case Đổi mật khẩu
Tác nhân chính Admin, nhân viên
Người chịu trách nhiệm Admin, nhân viên
Tiền điều kiện Người dùng đã đăng nhập được vào hệ
thống.

Chuỗi sự kiện chính
1. Admin kích hoạt chức năng sao lưu dữ liệu.
2. Hệ thống hiển thị form sao lưu dữ liệu.
3. Admin nhấn nút sao chép để tiến hành sao lưu cơ sở dữ liệu.
4. Hệ thống sao lưu CSDL ra ổ đĩa.
5. Hệ thống hiển thị form thông báo “ Sao lưu thành công”
Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư
Ngoại lệ:
3.a. Admin không muốn thực hiện sao lưu dữ lieu
3.a.1. Admin nhấn nút Cancel.
Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư
2.2.2.2. Kịch bản cho Use Case Phục hồi dữ liệu.
Tên Use Case Phục hồi dữ liệu
Tác nhân chính Admin
Người chịu trách nhiệm Admin
Tiền điều kiện Người dùng đã đăng nhập được vào hệ
thống.
Đảm bảo thành công Thông báo phục hồi thành công CSDL.
Kích hoạt Admin chọn menu hệ thống sau đó
chọn mục “Phục hồi dữ liệu”.
Chuỗi sự kiện chính
1. Admin kích hoạt chức năng phục hồi dữ liệu.
2. Hệ thống hiển thị form phục hồi dữ liệu.
3. Admin nhấn nút sao chép để tiến hành phục hồi cơ sở dữ liệu.
4. Hệ thống sao lưu CSDL ra ổ đĩa.
5. Hệ thống hiển thị form thông báo “ Phục hồi thành công”
Ngoại lệ:
3.a.Admin không muốn thực hiện phục hồi dữ liệu
3.a.1.Admin nhấn nút Cancel.
Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư

Tên Use Case Sửa thông tin User
Tác nhân chính Admin
Người chịu trách nhiệm Admin
Tiền điều kiện Người dùng đã đăng nhập được vào hệ
thống.
Đảm bảo thành công Hiển thị thông báo sửa User thành
công.
Kích hoạt Admin chọn menu “Hệ thống” sau đó
chọn mục “Quản lý User”.
Chuỗi sự kiện chính:
1. Admin kích hoạt chức năng Quản lý User.
2. Hệ thống hiển thị Form quản lý User.
3. Admin chọn người dùng cần sửa thông tin danh sách user.
4. Hệ thống hiển thị các thông tin cụ thể của User
5. Admin sửa thông tin User sau đó nhấn nút Lưu.
6. Hệ thống kiểm tra thông tin nhập vào hợp lệ hay không.
7. Hệ thống cập nhập thông tin User vào cơ sở dữ liệu.
8. Hệ thống thông báo “ Sửa thành công”.
Ngoại lệ:
6.a. Hệ thống thông báo “Tài khoản không tồn tại”.
6.a.1. Admin chọn lại người dùng cần sửa thông tin, sau đó sửa các
thông tin cần thiết của User đó và nhấn nút Lưu.
6.a.2. Hệ thống hiển thị Form thông báo sửa thành công
Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư
2.2.4.3. Kịch bản cho Use Case Xóa User.
Tên Use Case Xóa User
Tác nhân chính Admin
Người chịu trách nhiệm Admin
Tiền điều kiện Người dùng đã đăng nhập được vào hệ
thống.

2. Nhân viên kích hoạt chức năng Nhập vật tư.
3. Hệ thống hiển thị form Nhập vật tư.
4. Nhân viên nhấn nút Nhập mới để tiến hành nhập vật tư.
5. Nhân viên nhấn nút Save .
Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư
6. Hệ thống sao lưu CSDL ra ổ đĩa.
7. Nhân viên nhấn nút Cập nhật để kiểm tra hệ thống đã lưu chưa.
8. Hệ thống thông báo đã lưu.
9. Hệ thống hiển thị form thông báo “ Lưu thành công”.
Ngoại lệ:
4.a.Nhân viên không muốn thực hiện việc lưu
4.a.1.Nhân viên nhấn nút Cancel.
8.a.Nhân viên thoát khỏi form nhập vật tư
8.a.1.Nhân viên nhấn nút Thoát.
Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư
2.2.3.2. Kịch bản cho Use Case Xuất vật tư
Tên Use Case Xuất vật tư
Tác nhân chính Admin
Người chịu trách nhiệm Admin
Tiền điều kiện Người dùng thuộc nhóm admin đã
đăng nhập được vào hệ thống.
Đảm bảo thành công Thông báo “Xuất vật tư thành công”.
Kích hoạt Admin chọn menu “Hệ thống” sau đó
chọn mục “Xuất vật tư”.
Chuỗi sự kiện chính:
1. Admin kích hoạt chức năng Xuất vật tư.
2. Hệ thống hiển thị form Xuất vật tư.
3. Nhân viên nhấn nút Xuất mới để tiến hành nhập vật tư.
4. Nhân viên nhấn nút Save .
5. Hệ thống hiển thị form thông báo “ Lưu thành công”.

6. Hệ thống lưu thông tin sửa đổi mới vào CSDL thay thế cho thông tin cũ.
7. Hệ thống hiển thị form thông báo “Sửa khách hàng thànhcông”.
Ngoại lệ:
6.a. Hệ thống hiển thị thông báo “Mã khách hàng không tồn tại”.
6.a.1. Nhân viên kiểm tra lại Mã khách hàng cho đúng rồi nhấn nút Lưu.
6.a.2. Hệ thống hiển thị thông báo” Sửa khách hàng thành công”
Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư
2.2.4.2. Kịch bản cho Use Case xóa khách hàng.
Tên Use Case Xóa khách hàng
Tác nhân chính Nhân viên
Người chịu trách nhiệm chính Nhân viên
Tiền điều kiện Nhân viên đã đăng nhập vào hệ thống
Đảm bảo thành công Hiển thị form sửa thông báo “ Xóa
khách hàng thành công”.
Kích hoạt Nhân viên chọn mục “Khách hàng”.
Chuỗi sự kiện chính:
1. Nhân viên kích chọn chức năng cập nhật khách hàng
2. Hệ thống hiển thị danh sách khách hàng .
3. Nhân viên lựa chọn khách hàng cần xóa trong danh sách.
4. Hệ thống kiểm tra thông tin khách hàng đã được lựa chọn.
5. Nhân viên sửa thông tin khách hàng và bấm nút “Xóa”.
6. Hệ thống đưa ra thông báo xác nhận yêu cầu cần xóa khách hàng.
7. Nhân viên xác định lại yêu cầu xóa.
8. Hệ thống kiểm tra thông tin mã khách hàng hợp lệ hay không.
9. Xóa thông tin khách hàng từ CSDL và hiển thị Form thông báo “Xóa
khách hàng thành công”.
Ngoại lệ:
8.a. Hệ thống hiển thị thông báo “Mã khách hàng không tồn tại”.
8.a.1. Nhân viên kiểm tra lại Mã khách hàng rồi bấm nút Xóa.
6.a.2. Hệ thống hiển thị thông báo “Xóa khách hàng thành công”