Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 1 - GVHD:
Bùi Thị Hoà Luận văn:
“Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin
Quản Lý Xuất Nhập Hàng Tại Công
Ty Công Nghiệp Chế Biến Thực Phẩm
Quốc Tế - Chi nhánh Nha Trang”
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 2 - GVHD:
Bùi Thị Hoà Lời nói đầu
Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ thông tin và
việc ứng dụng nó vào thực tế của các ngành kinh tế và đời sống đem lại những lợi
ích vô cùng to lớn. Có thể nói rằng kỹ nguyên của chúng ta là kỹ nguyên của công
nghệ thông tin.
Trong đó Bưu Điện, Ngân Hàng, Kinh Doanh là những ngành phát triển các
ứng dụng công nghệ tin học hàng đầu. Nhưng thực tế tại CÔNG TY CÔNG
NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang chưa hồn
tồn tin học hố trong quản lý kinh doanh. Quản lý xuất nhập hàng hố là một trong
các công tác hoạt động chính của công ty, hiện tại đang cần một hệ thống quản lý
mới phù hợp hơn bởi vì hầu hết các chương trình quản ly được xây dựng trên môi
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 4 - GVHD:
Bùi Thị Hoà

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU ………………………………………………………… …… 1
MỤC LỤC …………………………………………………………………… 2
Chương 1: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG ………………… 3
I. Giới thiệu về Công ty………………………………………………… 3
II. Phân tích hiện trạng …………………………………………………… 4
Chương 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG …………………… 8
I. Mô hình quan niệm dữ liệu …………………………………………… 8
II. Mô hình tổ chức dữ liệu ……………………………………………… 8
III. Mô hình vật lý dữ liệu ………………………………………………… 9
IV. Mô hình thông lượng ………………………………………………… 14
V. Mô hình quan niệm xử lý ………………………………………………16
VI. Mô hình tổ chức xử lý ……………………………………………… 18
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 6 - GVHD:
Bùi Thị Hoà

CHƯƠNG I

KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG

I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
1. Giới thiệu tổng quát
Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung và Công ty công nghiệp chế
biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang nói riêng, vấn đề áp dụng công
nghệ tin học đang được đặt lên hàng đầu nhằm hồn chỉnh hố hệ thống giao dịch và
quản lý hàng của công ty, nhằm tăng khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng nhân
viên quản lý, đảm bảo độ chính xác và khả năng bảo mật, an tồn dữ liệu cao. Vì
những lý do đó cho nên việc thay thế và nâng cấp hệ thống quản lý kinh doanh mới
đang là vấn đề cấp bách cho ngành kinh doanh.
Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang
hiện nay đang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh do tổng công ty đưa ra cho các
chi nhánh. Hệ thống này chạy trên nền hệ hệ quản trị CSDL Access và Foxpro.
Hệ thống trên nhìn chung có nhiều ưu điểm về tính đồng nhất, chạy nhanh,


Chức năng của từng thành phần trong sơ đồ.
TỔNG CÔNG TY
CÁC CHI NHÁNH
CÁC SHOP CÁC ĐẠI LÝ
CC hàng

PP hàng

PP hàng

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 8 - GVHD:
Bùi Thị Hoà

- Tổng công ty: tổng công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm
(các loại nước uống đóng lon và các loại bánh kẹo) và cung cấp các sản
phẩm này cho các chi nhánh của công ty.
- Các chi nhánh của công ty chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm tới
các cửa hàng (Shop) và các đại lý.

SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 9 - GVHD:
Bùi Thị Hoà

- Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng, số
lượng hàng hố tồn tối thiểu, số lượng hàng hố tồn tối đa trong kho và
danh sách các mặt hàng hiện có của tổng công ty để lập đơn đặt hàng.
Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin về chi nhánh công ty, danh sách
và số lượng các mặt hàng cần nhập về.
- Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt.
- Nếu đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh
doanh sẽ gửi đơn đặt hàng tới tổng công ty.
- Nếu được tổng công ty chấp thuận cung cấp hàng thì bộ phận kinh
doanh sẽ lập phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho.
- Mỗi lần nhập hàng đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thông tin
đầy đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập,
đơn giá, ngày hẹn trả tiền theo mẫu đã được in sẵn.
- Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh tốn tới
bộ phận kế tốn để thanh tốn tiền hàng cho tổng công ty.
- Cách tính tổng giá trị hàng nhập:
- Mỗi lần nhập hàng về thì phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng hố
như là thêm mặt hàng (nếu đó là mặt hàng mới), cập nhật lại số lượng,
tính lại đơn giá (bằng phương pháp tính đơn giá bình quân gia quyền).

Trong đó:

- Đơn đặt hàng được đưa đến bộ phận kinh doanh để xem xét. Nếu khách
hàng còn nợ trễ hạn quá một số tiền quy định thì bộ phận kinh doanh từ
chối bán hàng. Nếu hàng tồn kho đủ thì cung cấp cho khách hàng theo
đơn đặt hàng.
- Hàng ngày bộ phận kinh doanh xem xét các đơn đặt hàng đồng thời so
sánh tồn kho, để làm giấy báo cho khách hàng nhận hàng, giấy báo nợ
cho khách hàng và đặt hàng cho nhà cung cấp khi lượng hàng tồn vượt
dưới mức tồn tối thiểu.
- Mỗi lần xuất hàng đều phải làm một phiếu xuất bao gồm : Thông tin đấy
đủ về khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, đơn
giá, ngày hẹn trả tiền.
- Cách tính tổng giá trị hàng xuất:

Tổng giá trị =

số lượng xuất * đơn giá xuất
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 11 -

GVHD: Bùi Thị Hoà
c. Thống kê.
- Định kỳ hàng tháng phải báo cáo xuất, nhập tồn hàng hố trong tháng
theo mẫu đã định. - Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu được yêu cầu của người có thẩm quyền thì


CÔNG TY CN CB TH
ỰC PHẨM QUỐC TẾ

CHI NHÁNH THÀNH PHỐ NHA TRANG
Điện thoại: 834223 Fax: 834225
E-mail:
PHIẾU ĐẶT HÀNG

(Không có giá trị thanh toán)
INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD.
NHA TRANG BRANCH

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 13 -

GVHD: Bùi Thị Hoà b. Mẫu phiếu nhập kho



Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 15 -

GVHD: Bùi Thị Hoà

Nợ:………………………
Có: … …………………… H
ọ v
à tên ngư
ời nhận h
àng: ……………………………………………………………

Địa chỉ (bộ phận): ………………………………………………………………………
Lý do xuất kho: …………………………………………………………………………
Xuất tại kho: ……………………………………………………………………………

STT
TÊN, NHÃN HI
ỆU, QUY CÁCH,
PHẨM CHẤT VẬT TƯ
(Sản phẩm hàng hố)
Mã
số
Đơn
vị tính
SỐ LƯỢNG Đơn
giá
Thành tiền
Yêu cầu Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4


Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 17 -

GVHD: Bùi Thị Hoà
d. Mẫu phiếu đề nghị thanh tốn
Mẫu phiếu này dùng chung cho cả công ty và khách mua hang. INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD

CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ
NHA TRANG BRANCH
CHI NHÁNH TP.NHA TRANG
MST: 360024563.1.004.1

No
Số …… Mẫu số 3 - TM
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 18 -

GVHD: Bùi Thị Hoà
II. PHÂN TÍCH VÀ LẬP DỰ ÁN
1. Phân tích
Qua thực tế khảo sát, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ thống quản
lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua
hang), Hàng hố, Kho.
a. Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp
và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:
- Họ khách hàng

- Điện thoại kho
- Số fax
- Thủ kho
2. Lập dự án
Qua quá trình khảo sát thực tế cũng như phân tích kỹ yêu cầu thiết yếu,
tôi đưa ra mô hình hệ thống quản lý xuất nhập hàng như sau:
Cần thiết nhất là hệ thống phải quản lý được đầy đủ thông tin về khách
hàng, hàng hố, kho, các hố đơn chứng từ, cũng như khả năng tính tốn, chọn lọc
thống kê và in ấn các thông tin.
Phải đảm bảo độ chính xác, an tồn và tin cậy cao.
3. Dữ liệu vào, dữ liệu ra và các chức năng xử lý của hệ thống
Dữ liệu vào:
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 20 -

GVHD: Bùi Thị Hoà

- Các thông tin về khách hàng như: họ và tên, tên giao dịch, số nhà, điện
thoại, fax, tài khoản ngân hàng, số tiền nợ có thể.
- Các thông tin về hàng hố: tên mặt hàng, nhóm mặt hàng, nơi sản xuất
(hãng sản xuất, nước sản xuất), đơn vị tính, số lượng tồn tối thiểu, số
lượng tồn tối đa.
- Thông tin về kho hàng: tên kho, địa chỉ, điện thoại, fax, thủ kho.
Dữ liệu ra:
- Đưa ra danh sách chi tiết về khách hàng
- Danh sách chi tiết về các mặt hàng
- Danh sách chi tiết về các kho hàng
- In ra danh sách các đơn đặt hàng.
- In ra danh sách các phiếu xuất/ nhập hàng.
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 22 -

GVHD: Bùi Thị Hoà
CHƯƠNG II

PHÂN TÍCH VÀø THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Qua quá trình khảo sát thực tế, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ
thống quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và
khách mua hàng), Hàng hố, Kho, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập/ xuất hàng, phiếu
thanh tốn.
a. Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp
và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:
- Mã khách hàng
- Họ khách hàng
- Tên khách hàng
- Tên giao dịch
- Địa chỉ
- Số điện thoại
- Số fax
- Số tài khoản ngân hàng
 Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:
+ Số nhà
+ Đường
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 24 -

GVHD: Bùi Thị Hoà

+ Huyện
+ Tỉnh
+ Thành phố
+ Quốc gia
b. Quản lý hàng hố: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau:
- Mã mặt hàng
- Tên mặt hàng

f. Quản lý phiếu thanh tốn:
- Mã phiếu thanh tốn
- Ngày thanh tốn
- Số tiền
g. Quản lý ngân hàng:
- Mã ngân hàng
- Tên ngân hàng

2. Các chức năng của hệ thống
 Quản lý nhập hàng: quản lý các thông tin về nhập hàng hố
- Thông tin vào: các thông tin cơ bản về mặt hàng cần nhập (mã hàng, tên
hàng, số lượng, giá nhập, nhà cung cấp).
- Thông tin ra: danh mục hàng cần nhập.
 quản lý xuất hàng: quản lý các thông tin liên quan trong công tác xuất hàng
của Công ty.
- Thông tin vào: các thông tin cơ bản khách hàng yêu cầu, thông tin về
hàng hố, thông tin về kho hàng.
- Thông tin ra: danh mục hàng xuất kho, phiếu xuất hàng.