Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Lời nói đầu
Hiện nay đất nớc ta đang trong công cuộc công nghiệp hoá hiện đại hoá
trên mọi lĩnh vực của nền kinh tế. Cùng hoà nhịp trong những bớc đi lên của nền
kinh tế, công nghệ thông tin ngày càng đóng vai trò to lớn trong mọi hoạt động
của đời sống xã hội. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các tổ chức doanh
nghiệp ở nớc ta cũng khá phổ biến và đã đem lại những hiệu quả không nhỏ. Là
một sinh viên khoa Tin học Kinh tế của Đại học Kinh tế Quốc dân bên cạnh kiến
thức cơ bản về Quản lý Kinh tế em còn đợc trang bị kiến thức chuyên sâu về tin
học và công nghệ phần mềm, đó là một điều thuận lợi rất lớn giúp em có khả năng
đáp ứng đợc những đòi hỏi của công việc sau này. Sau 7 học kỳ học tập tại giảng
đờng gồm 43 môn học, học kỳ cuối cùng dành cho đợt thực tập tốt nghiệp trong
thời gian 15 tuần giúp cho sinh viên cọ xát với thực tế, ứng dụng kiến thức đợc học
vào thực tế. Với đặc trng của khoa Tin học kinh tế thì sinh viên có thể thực tập tại
một cơ sở chuyên nghiệp về tin học hoặc tại một cơ sở sản xuất kinh doanh...
Trong đợt thực tập tốt nghiệp của mình em lựa chọn thực tập tại một doanh nghiệp
nhà nớc đó là Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu thuộc Tổng công ty thuỷ tinh
và gốm xây dựng, để có thể tìm hiểu về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin
hiện nay ở cơ sở thực tế và những yêu cầu đối với một hệ thống thông tin quản lý
trong kinh tế.
Hiện nay phòng xuất nhập khẩu đang trong quá trình mở rộng và phát triển,
khối lợng dữ liệu cần lu trữ và xử lý ngày càng nhiều do vậy yêu cầu về phần mềm
hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu là hết sức cần thiết. Sau một thời gian nghiên cứu
tìm hiểu em nhận thấy đây là một đề tài phù hợp với chuyên môn đợc đào tạo và
phù hợp với khả năng của bản thân cũng nh đáp ứng đợc nhu cầu của cơ quan thực
tập nên em đã chọn đề tài:
"Xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu"
Chơng trình này sẽ hỗ trợ công tác xuất nhập khẩu nh cập nhật thông tin
cần lu trữ, tìm kiếm nhanh các thông tin cần thiết và tạo ra các báo cáo phục vụ
cho công tác quản trị.
Trong chuyên đề thực tập này em sẽ trình bày cụ thể về cách thiết kế thực

khẩu.
I- Giới thiệu chung về công ty:
Công ty Kinh doanh và Xuất nhập khẩu đợc thành lập ngày 7/5/1998, theo
Quyết định của Bộ trởng Bộ Xây Dựng, Công văn số 401/TCT-HĐQT đợc ký và
có hiệu lực từ ngày 27/4/1998.
Công ty Kinh doanh và Xuất nhập khẩu (đơn vị thành viên của Tổng công
ty Thuỷ tinh và gốm xây dựng - VIGLACERA) mới thành lập đợc 5 năm, nhng là
một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Các chỉ tiêu về doanh thu,
nộp ngân sách và lợi nhuận hàng năm luôn vợt mức kế hoạch đợc giao và ngày
càng khẳng định đợc vị thế của mình trên thị trờng Việt nam và quốc tế.
Sơ đồ tổ chức của công ty:

-3-
giám đốc
pgđ kinh doanh pgđ xuất nhập khẩu
Phòng
tổ chức
hành
chính
phòng
kinh
doanh
phòng
xuất
nhập
khẩu
phòng
xuất
khẩu
lao

vụ với từng đối tợng khách hàng.
- Các quá trình, văn bản tài liệu, chỉ dẫn cần thiết cho quá trình cung cấp
dịch vụ.
- Xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết cho việc cung cấp dịch vụ.
- Các hoạt động kiểm tra, xác nhận, theo dõi cần thiết đối với sản phẩm.
-4-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Lu trữ các hồ sơ cần thiết để cung cấp bằng chứng về việc thực hiện và kết
quả sản phẩm đáp ứng yêu cầu.
2. Xem xét yêu cầu khách hàng:
Tất cả các yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan đều đợc Công ty
xem xét trớc khi ký kết, thực hiện. Mục đích của việc xem xét nhằm đảm bảo:
- Yêu cầu khách hàng và các bên liên quan đa ra đợc Công ty hiểu đúng và
ghi nhận đầy đủ.
- Công ty có đủ năng lực và điều kiện để thực hiện các yêu cầu đó.
3. Quản lý các quá trình mua sản phẩm và dịch vụ:
Công ty sử dụng các sản phẩm và dịch vụ mua ngoài nh: mua hàng hoá
trong và ngoài nớc, thuê dịch vụ vận tải chuyển hàng hoá, giám định hàng hoá
xuất nhập khẩu... phục vụ hoạt động kinh doanh và xuất nhập khẩu.
- Công ty KD-XNK đảm bảo chỉ mua hàng hoá và dịch vụ của các bên
cung ứng đã đợc đánh giá năng lực, lựa chọn và phê duyệt.
- Các bên cung ứng đợc Công ty KD-XNK phê duyệt dựa trên một trong
các tiêu chí sau đây: Năng lực của nhà cung cấp; Chất lợng của sản phẩm
và dịch vụ; T cách pháp nhân; Uy tín; Thái độ và tinh thần phục vụ; Quá
trình làm việc với Công ty.
- Công ty KD-XNK có tiến hành đánh giá việc thực hiện của các nhà cung
ứng để đảm bảo chất lợng của hàng hoá và dịch vụ mua vào.
- Công ty xem xét định kỳ những nhà cung ứng không đáp ứng đợc yêu
cầu để loại bỏ.
- Trong các tài liệu mua hàng và dịch vụ (dới hình thức kinh tế hoặc hợp

hàng mỗi khi có sự cố.
-6-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
6. Nhận biết và truy tìm nguồn gốc sản phẩm, trạng thái kiểm tra:
Việc nhận biết các sản phẩm và dịch vụ đợc tiến hành thông qua các ký
hiệu, tên gọi của các khách hàng, sản phẩm, dịch vụ đó. Quá trình tạo ra sản phẩm
hay dịch vụ đợc ghi nhận thông qua các hồ sơ. Các hồ sơ này đều đợc lu thành các
file dữ liệu và có tên và mã ký hiệu để nhận biết.
7. Lu kho bao gói, bảo quản, xếp dỡ hàng hoá.
II- Quy trình hoạt động xuất nhập khẩu của phòng
Xuất Nhập khẩu:
1. Bộ phận nhập khẩu:
1.1 Sơ đồ tổng quát:
Trách nhiệm thực hiện Sơ đồ quy trình Tài liệu liên quan
BGĐ & Trởng phòng xuất
nhập khẩu
Kế hoạch nhập khẩu năm
Trởng/ Phó phòng XNK và
cán bộ XNK
Hợp đồng ngoại thơng.
Hợp đồng uỷ thác.
Hợp đồng kinh tế.
BGĐ theo thẩm quyền
BGD Mẫu hợp đồng
CB nhập khẩu
Lãnh đạo phòng
Sổ theo dõi thực hiện hợp
đồng
CB nhập khẩu Các chứng từ liên quan
CB nhập khẩu & khách

có nhu cầu nhập khẩu trực tiếp đánh giá & lựa chọn. Công ty thực hiện đàm phán
về nội dung thơng mại của hợp đồng.
- Đối với các Hợp đồng kinh tế thì việc đánh giá & lựa chọn nhà cung cấp
do phòng XNK và BGĐ thực hiện đối với từng hợp đồng.
1.2.3. Triển khai thực hiện hợp đồng:
- Ngay sau khi ký hợp đồng, cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm mở sổ theo
dõi hợp đồng và bàn giao cho kế toán 01 bộ hợp đồng để theo dõi và cùng thực
hiện.
- Hàng tuần, bộ phận nhập khẩu có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện
trong tuần và kế hoạch tuần sau gửi trởng phòng xem xét.
1.2.4. Kiểm tra hồ sơ nhập khẩu và tiếp nhận hàng hoá:
- Cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm kiểm tra chứng từ hồ sơ nhập khẩu ngay
sau khi nhận đợc bộ chứng từ giao hàng bằng bản Fax, hoặc 1/3 bộ chứng từ do
bên bán gửi tới. Bộ chứng từ kiểm tra phải đảm bảo tính chính xác các thông tin
nh hợp đồng ngoại đã ký kết và L/C đã mở qua ngân hàng. Đồng thời tiến hành
kiểm tra và liên hệ với đại lý hãng tàu để theo dõi ngày hàng về cảng.
- Cán bộ nhập khẩu chuẩn bị bộ hồ sơ nhập khẩu để làm thủ tục khai báo
hải quan, kiểm tra việc tính thuế và áp mã số thuế, chuẩn bị các chứng từ của bộ
hồ sơ nhập khẩu theo qui định của hải quan và giao cho các đơn vị vận tải (dùng
giấy uỷ quyền). Đồng thời báo cho hãng bảo hiểm đối với những hàng hoá mua
bảo hiểm trong nớc dễ bị tổn thất.
-8-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm thờng xuyên theo dõi tiến độ nhận hàng
để giải quyết các phát sinh trong quá trình nhận hàng và thông báo kịp thời cho
các bạn hàng kế hoạch giao hàng tại các đơn vị. Cán bộ nhập khẩu ghi nội dung
phát sinh, phơng pháp xử lý và kết quả vào sổ theo dõi thực hiện hợp đồng.
1.2.5. Bàn giao hàng hoá:
Sau khi làm thủ tục thông quan hàng hoá cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm
tổ chức bàn giao hàng hoá cho các bạn hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh

(1). Hồ sơ nhập khẩu hàng hoá .
(2). Kế hoạch nhập khẩu hàng hoá.
(3). Sổ theo dõi thực hiện hợp đồng.
(4). Biên bản bàn giao hàng hoá.
(5). Biên bản bàn giao chứng từ.
(6). Danh mục hồ sơ nhập khẩu.
(7). Báo cáo thực hiện hợp đồng tháng.
(8). Báo cáo tuần.
2. Bộ phận xuất khẩu:
2.1 Sơ đồ tổng quát:
-10-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Trách nhiệm thực hiện Sơ đồ quy trình
Phó phòng xuất khẩu
Phó phòng xuất khẩu &
nhân viên xuất khẩu
Phó phòng xuất khẩu &
nhân viên xuất khẩu
Giám đốc/ Phó giám đốc
Phó phòng xuất khẩu &
nhân viên xuất khẩu
Nhân viên xuất khẩu
Nhân viên xuất khẩu
Phó phòng xuất khẩu &
nhân viên xuất khẩu
Nhân viên xuất khẩu
-11-
Xác định nhu cầu xuất khẩu
tìm kiếm đối tác
đàm phán và thoả thuận HĐNT

điều khoản chính nh sau:
(1). Mô tả đối tợng của hợp đồng: gồm tên hàng, chủng loại hàng, quy
cách cơ bản, số lợng (trọng lợng), đơn giá, trị giá, đồng tiền thanh
toán, điều kiện cơ sở giao hàng.
(2). Quy cách chất lợng hàng hoá: trong đó có nêu rõ những thông số kỹ
thuật hoặc những tiêu chuẩn chất lợng áp dụng dối với hàng hoá.
(3). Thời gian giao hàng: nêu rõ số lần giao hàng & thời hạn cuối cho
phép.
(4). Điều kiện thanh toán: phơng thức thanh toán & thời hạn thanh toán
cho phép.
(5). Điều kiện đóng gói hàng: cách đóng gói và vật liệu dùng trong đóng
gói bao bì cũng nh phơng tiện xếp hàng.
(6). Điều kiện phạt thực hiện hợp đồng: nêu rõ một số khung phạt đối với
hai bên trong quá trình thực hiện hợp đồng nh: phạt giao hàng chậm,
phạt giao hàng kém chất lợng, phạt thanh toán muộn...
-12-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
(7). Điều kiện trọng tài: trong trờng hợp có tranh chấp và hai bên không
thể đi đến thoả thuận thì cơ quan trọng tài nớc nào sẽ dứng ra giải
quyết theo điều luật nào...
2.2.4. Phê duyệt:
Do lãnh đạo công ty thực hiện.
2.2.5. Lựa chọn nhà cung cấp.
2.2.6. Theo dõi thực hiện hợp đồng:
Vào thứ sáu hàng tuần, Cán bộ xuất khẩu lập báo cáo công việc trong tuần
và kế hoạch tuần tới nộp trởng phòng xem xét.
2.2.7. Kiểm tra tiếp nhận hàng hoá.
2.2.8. Giao hàng.
2.2.9. Hoàn tất thủ tục thanh quyết toán:
Sau đó cán bộ xuất khẩu lập danh mục hồ sơ lu, gồm có:

- Chuyên nghiệp hoá hoạt động thơng mại.
- Đơn giản hoá công tác chứng từ.
+ Chứng từ đợc hoàn thành theo mẫu( Form) thống nhất.
+ Công việc cập nhật chứng từ đơn giản và ít tốn thời gian.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí. Tập trung thời gian vào phát triển thị trờng
và quản lý quan hệ với đối tác.
- Tối u hoá hoạt động quản lý:
+ Quản lý giá thành, giá cả chào cho các đối tác. Theo dõi thống
nhất, chính xác giá cả đã chào cho các đối tác.
+ Quản lý kho hàng hoá nhằm điều phối một cách có hiệu quả hoạt
động tiếp thị bán hàng cũng nh đặt hàng tiếp theo để cung cấp cho
các công ty bạn hàng.
+ Quản lý hiệu quả của hợp đồng: Doanh thu, lợi nhuận, chi phí từ đó
đa ra những phân tích phát huy điểm mạnh và loại bỏ điểm yếu
trên cơ sở: đối tác, thị trờng, nhà cung cấp...
+ Quản lý quan hệ với khách hàng.
-14-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
+ Cập nhật số liệu một cách chính xác và nhanh chóng về hàng hoá
để cung cấp thông tin cho khách hàng và cho nhân viên khi cần
thiết.
* Các công cụ để thực hiện đề tài:
Công cụ thiết kế: Sử dụng các phơng pháp thiết kế hệ thống thông tin nh các
sơ đồ mô hình hoá hệ thống, các phơng pháp thiết kế CSDL cho chơng trình nh
thiết kế từ thông tin đầu ra sau đó thực hiện chuẩn hoá tạo ra một CSDL hoàn
chỉnh.
Phần mềm Visual Foxpro 6.0: một môi trờng hớng đối tợng mạnh mẽ cho
việc xây dựng cơ sở dữ liệu và phát triển các ứng dụng. Visual Foxpro cung cấp
các công cụ tổ chức Table chứa thông tin, tạo một hệ thống cơ sở dữ liệu liên quan
thống nhất hay lập trình một ứng dụng theo ý ngời sử dụng.

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Sơ đồ quản lý trong một tổ chức
Lao động quản lý của nhà quản lý có thể đợc chia thành: lao động ra quyết
định và lao động thông tin. Lao động ra quyết định là lao động của nhà quản lý
sau khi có thông tin cho đến khi ký quyết định. Lao động thông tin của nhà quản
lý là toàn bộ phần lao động dành cho việc thu thập, lu trữ, xử lý và phân phát
thông tin. Có thể nói rằng thông tin và lao động thông tin đang chiếm tỉ trọng lớn
và có tầm quan trọng to lớn. Vì vậy, mục tiêu giảm lãng phí, tăng hiệu quả trong
lĩnh vực thông tin là đối tợng nghiên cứu của nhiều nghành khoa học.
1.2. Tính chất của thông tin theo cấp quyết định:
Cán bộ quản lý trong các cấp quản lý khác nhau thì cần những thông tin cho
quản lý khác nhau. Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản
lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.
Ví dụ: cán bộ phòng xuất nhập khẩu là những ngời ở cấp tác nghiệp, xử lý
giao dịch do đó họ cần thông tin rất chính xác, chi tiết với tần xuất đều đặn.
2. Hệ thống thông tin
2.1 Khái niệm Hệ thống thông tin (HTTT)
HTTT là một tập hợp những con ngời, thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ
liệu thực hiện hoạt động thu thập, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các
ràng buộc đợc gọi là môi trờng.
Hệ thống này đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ liệu và các
thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đợc
lấy từ các nguồn (Sources) và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ
liệu đã đợc lu trữ từ trớc. Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích
(Destination) hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage).
-17-
ĐíchNguồn
Phân phát
Kho dữ liệu
Thu thập Xử lý và lưu trữ

vực nào đó. Đặc tính riêng của nó là nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật
của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao
chứa các sự kiện và các quy tắc đợc chuyên gia sử dụng.
- HTTT tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for
Competitive Advantage): Hệ thống này đợc thiết kế cho ngời sử dụng là
ngời ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng
có thể là một tổ chức khác cùng ngành công nghiệp.
Phân loại theo cấp quản lý trong doanh nghiệp:
Các thông tin trong một tổ chức đợc phân chia theo cấp quản lý và trong
mỗi cấp quản lý, chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Theo cách
phân chia này, có ba loại HTTT là: HTTT ở mức chiến lợc, HTTT mức chiến thuật
và HTTT mức tác nghiệp.
"Hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu"là hệ thống
thông tin tác nghiệp hỗ trợ quản lý và là hệ thống đợc sử dụng một cách chính
thức.
2.3. Các mô hình biểu diễn HTTT:
Cùng một HTTT có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của ngời
mô tả. Chẳng hạn một khách hàng nhìn một cửa hàng giao dịch tự động của một
ngân hàng nh một thực thể cấu thành từ một đầu cuối với những câu hỏi đợc hiện
ra trên màn hình và một tập hợp các thủ tục cần đợc thực hiện. Đối với giám đốc
dịch vụ khách hàng ở ngân hàng mô tả hệ thống đó nh một thực thể cho phép thực
hiện việc gửi và rút tiền với giá trị lớn nhất là 500 USD, chuyển tiền từ tài khoản
này sang tài khoản khác sau khi đã kiểm tra t cách khách hàng. Còn cán bộ kỹ
thuật tin học của ngân hàng thì mô tả hệ thống tự động đó nh một thực thể cấu
thành từ 122 chơng trình và thủ tục khác nhau, đợc viết trong ngôn ngữ lập trình
có cấu trúc với loại máy tính cụ thể và chúng sử dụng một số đĩa từ với dung lợng
cụ thể nào đó.
Mỗi một ngời trong số họ mô tả HTTT theo một mô hình khác nhau. Khái
niệm mô hình này là rất quan trọng, đó là nền tảng của phơng pháp phân tích thiết
-19-

Mô hình
ổn định nhất
Cái gì? Để làm gì?
Mô hình logíc
( Góc nhìn quản lý)
-20-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Cái gì? ở đâu?
Khi nào?

Mô hình hay
thay đổi nhất
Nh thế nào?
Mô hình vật lý trong
(Góc nhìn kỹ thuật)
Ba mô hình của một hệ thống thông tin
2.4. Tầm quan trọng của HTTT hoạt động tốt
Nh chúng ta đã biết, việc quản lý hiệu quả một tổ chức phần lớn dựa vào
chất lợng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Do đó, một
HTTT hoạt động kém sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng.
Một HTTT hoạt động tốt hay kém đợc đánh giá thông qua chất lợng thông
tin mà nó cung cấp. Những tiêu chuẩn đánh giá chất lợng của thông tin bao gồm:
Độ tin cậy: Thông tin do HTTT cung cấp phải tin cậy đợc. Độ tin cậy của
thông tin thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy
sẽ gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ.
Tính đầy đủ: Hệ thống phải cung cấp đợc thông tin ở nhiều góc độ khác
nhau, bao quát đợc những vấn đề nhà quản lý quan tâm, yêu cầu để nhà quản lý
xem xét vấn đề và đa ra quyết định.
Tính thích hợp và dễ hiểu: Thông tin phải đợc gửi tới cho những ngời sử
dụng thích hợp, không chứa nhiều thông tin không thích ứng với ngời sử dụng,

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt
buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Có rất nhiều vấn đề
về hoạt động của hệ thống thông tin hoặc của quá trình quản lý là nguyên nhân
thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống. Tuy nhiên các nguyên nhân chính có thể
đợc tóm lợc nh sau :
1. Những vấn đề về quản lý : Quản lý là việc rất cần thiết đối với mọi đơn
vị, tổ chức bởi vì nó là nền tảng quyết định sự thành công của tổ chức, đơn vị đó.
Những vấn đề nảy sinh trong quá trình hoạt động của hệ thống liên quan đến quản
lý có thể làm giảm hiệu quả của hệ thống. Chính vì vậy nó trở thành một trong các
nguyên nhân để phát triển một hệ thống thông tin.
2. Những yêu cầu mới của nhà quản lý : Bất kỳ một hệ thống nào cũng
hoạt động trong một môi trờng mở, nghĩa là luôn luôn có sự thay đổi. Những sự
thay đổi của môi trờng bên ngoài có tác động tới hệ thống, làm hệ thống thay đổi
và do đó nảy sinh những yêu cầu mới đối với việc quản lý. Những thay đổi nh
-22-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
những luật mới do chính phủ mới ban hành, việc ký kết một hợp tác mới, đa dạng
hoá các hoạt động của doanh nghiệp đều có thể thúc đẩy việc phát triển một hệ
thống thông tin mới.
3. Sự thay đổi công nghệ : Trong thời đại hiện nay, việc các phát minh, sáng
chế xuất hiện nhanh chóng đã dẫn tới những công nghệ hết sức mới mẻ và hiệu
quả trên tất cả các lĩnh vực. Việc xuất hiện các công nghệ mới đó có thể dẫn đến
việc một tổ chức phải xem xét lại các thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của
mình và có thể phải quyết định thay thế những công nghệ sẵn có bằng những công
nghệ mới hiệu quả hơn. Do đó khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới ra đời nhiều tổ
chức phải rà soát lại hệ thống thông tin để quyết định những gì họ phải cài đặt khi
muốn sử dụng những công nghệ mới này.
4. Thay đổi sách l ợc chính trị : Bất kỳ hệ thống nào cũng phải nằm trong
một thể chế chính trị nhất định và chịu ràng buộc của thể chế chính trị đó. Đó là
nguyên nhân những thay đổi sách lợc chính trị cũng có thể dẫn đến việc phát triển

Nhiệm vụ lúc đó cũng khó khăn hơn.
Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc
3, có nghĩa là đi từ vật lý sang lôgíc khi phân tích và đi từ lôgíc sang vật lý khi
thiết kế. Việc phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại và về
khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là những ngời sử dụng, các tài liệu và
quan sát. Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ
thống. Ví dụ, một ngời sử dụng nói với chúng ta: Robert xem xét bản sao màu
hồng và chuyển bản sao màu xanh cho Marie. Marie xem xét nội dung tài liệu,
ký vào văn bản và gửi cho phòng kế toán hơn là nói: Ngừơi thứ nhất xem xét
tính hợp lệ của đơn đặt hàng, ngời thứ hai xem xét và xác định tính đúng đắn
của số tiền trả. Việc phiên dịch nh vậy là nhiệm vụ của phân tích viên. Tuy
nhiên, vấn đề sẽ khác đi khi tiến hành thiết kế hệ thống mới. Trong thực tế ta xây
dựng trớc hết rằng: Hệ thống phải kiểm tra t cách của khách hàng trớc khi ta
xem xét cụ thể nên để Khách hàng đa thẻ của mình vào cửa đọc thẻ và nhập mã
hiệu cá nhân vào máy hay là để Khách hàng để ngón tay cái và ngón tay trỏ
vào máy đọc vân tay số hoá.
Hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuát nhập khẩu dới đây đợc
xây dựng nhờ kết hợp cả ba nguyên tắc trên nhng chủ yếu là theo nguyên tắc
Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phân tích và từ mô hình lôgíc
sang mô hình vật lý khi thiết kế.
3.3. Các nguyên tắc phát triển HTTT
-24-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
(1). Đi từ cái chung tới cái riêng.
(2). Sử dụng các mô hình.
(3). Đi từ vật lý tới lôgíc trong phân tích và đi từ lôgíc đến vật lý trong
thiết kế.
(4). Tính toán các chi phí và lợi ích.
(5). Sử dụng phơng pháp Tiếp cận hệ thống.
(6). Tiến triển dần và lặp lại.