ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM
KHOA KINH TẾ - LUẬT
BỘ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH
Tiểu luận: Môn Quản Trị Nguồn Nhân Lực
Đề Tài: MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG
HÀNH CHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT-
THƯƠNG MẠI MAY SÀI GÒN
GVHD: TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH

Nhóm thực hiện: K06407B
Trần Thị Thùy Biên K064071241
Võ Thị Dung K064071248
Phạm Mỹ Phương K064071298
Đỗ Thị Phương Thảo K064071309
Trần Thị Hồng Thắm K064071312
TPHCM tháng 12 năm 2009
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….

…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
MỤC LỤC Trang
CHƯƠNG 1
1.1.Lí do chọn đề tài:…………………………………………………………1
1.2. Đối tượng nghiên cứu:………………………………………………… 1
1.3. Mục đích nghiên cứu của đề tài:……………………………………… 2
1.4. Phạm vi nghiên cứu: :……………………………… ……… 2
1.5. Phương pháp nghiên cứu: :………………………………… …… 2
1.6.Kết cấu của đề tài:…………………………………… … 2
CHƯƠNG 2: LÝ THUYẾT VỀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC 3
2.1. Lý thuyết về Quản lý hành chánh của Henry Fayol (1841-1925) 3
2.2.Lí thuyết phân tích công việc: 4
2.3.Lý thuyết về mô tả công việc: 4
3
CHƯƠNG 3: MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG
HÀNH CHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN SX – TM MAY SÀI GÒN 6
3.1. Giới thiệu chung về công ty: 6
3.2.Giới thiệu phòng hành chánh của công ty: 9
3.3.Mô tả công việc của trưởng phòng hành chánh 10
3.3.2. Các mối quan hệ: 10
3.3.1.Tóm tắt công việc: : 10
3.3.3. Quyền hạn của công việc: 11
3.3.4. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể: : 12
3.3.5. Điều kiện làm việc: 14
3.3.6. Tiêu chuẩn lựa chọn trưởng phòng hành chánh 14

huy hết vai trò cũng như trách nhiệm của mình thì vai trò của trưởng phòng cũng rất
quan trọng trong việc điều phối và phân công công việc của từng thành viên.
1.2. Đối tượng nghiên cứu:
Trưởng phòng hành chánh của công ty SX-TM MAY SÀI GÒN
1.3. Mục đích nghiên cứu của đề tài:
Tìm hiểu về công việc của trưởng phòng hành chánh của công ty SX-TM MAY
SÀI GÒN
1.4. Phạm vi nghiên cứu:
Không gian: Phòng hành chánh của công ty SX-TM MAY SÀI GÒN
Thời gian: Từ 2007 đến 10/2009
1.5. Phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp khảo sát thực tế: gặp gỡ và trao đổi với Trưởng phòng hành chánh
của công ty.
5
Phương pháp thu thập dữ liệu:
Dữ liệu sơ cấp: dữ liệu mới chưa được xử lý ( dữ liệu được cung cấp bởi
nhân viên công ty).
Dữ liệu thứ cấp: dữ liệu đã qua xử lý trên Internet, sách báo…
Phương pháp tổng hợp: tổng hợp các dữ liệu đã thu thập được
Phương pháp phân tích: từ các dữ liệu tổng hợp có được, phân tích chúng để
đưa ra các kết luận
1.6.Kết cấu của đề tài
Chương 1
Chương 2: Lý thuyết về mô tả công việc
Chương 3: Mô tả công việc của trưởng phòng hành chánh
Chương 4: Kết luận
CHƯƠNG 2: LÝ THUYẾT VỀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC
2.1. Lý thuyết về Quản lý hành chánh của Henry Fayol (1841-1925)
Henry Fayol đưa ra định nghĩa : “Quản lý hành chánh là dự đoán và lập
kế hoạch, tổ chức điều khiển, phối hợp và kiểm tra”.

7
Nền tảng của công tác hoạch định nguồn nhân lực.
Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và bố trí nhân viên.
Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển.
Xác định nhu cầu đào tạo và lập kế hoạch cho các chương trình.
Xây dựng hệ thống tiền lương.
Cơ sở cải thiện môi trường làm việc.
Các sản phẩm của phân tích công việc:
Bảng mô tả công việc : Mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc.
Bảng yêu cầu chuyên môn: Những kĩ năng đặc thù cần có để hoàn thành tốt
công việc.
Bảng tiêu chuẩn kết quả công việc : Xác định các thước đo đánh giá kết quả
công việc.
2.3.Lý thuyết về mô tả công việc
“Mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác
cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc”.
Bản mô tả công việc là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan
tới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó. Bản
mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các
công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó.
Ý nghĩa của bản mô tả công việc:
Để mọi người biết họ cần làm gì.
Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó.
Công việc không bị lặp lại do một người khác làm.
Tránh được các tình huống va chạm.
Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì.
Mỗi người đều phải có một bản mô tả công việc, thậm chí cả người chồng
hoặc vợ của người chủ doanh nghiệp cũng phải có nếu họ có liên quan đến công việc.
Những thông tin mà một bản mô tả công việc cần có:
8

9
Sức khỏe.
Ngoại hình.
Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt như ghi tốc ký, đánh máy.
Hoàn cảnh gia đình.
Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân.
Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc.
CHƯƠNG 3: MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÁNH
CÔNG TY CỔ PHẦN SX – TM MAY SÀI GÒN.
3.1. Giới thiệu chung về công ty:
Địa chỉ: Văn phòng Công ty: Số 236/7 Nguyễn Văn Lượng, Phường 17, Quận
Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
10
Điện thoại: 84- (8) 39844 822 Fax: 84-(8) 39844 746
Email: [email protected]
Website: http://www.garmexsaigon-gmc.com
Công ty Cổ phần Sản xuất - Thương mại May Sài Gòn tiền thân là Công ty Sản
Xuất-Xuất Nhập Khẩu May Sài Gòn (Garmex Saigon), được thành lập năm 1976 từ
việc tổ chức lại Liên hiệp xí nghiệp May Thành phố Hồ Chí Minh.
Ngày 05/05/2003, Garmex đã thực hiện chuyển đổi thành Công ty cổ phần theo
quyết định số 1663/QĐ-UB của UBND Thành phố Hồ Chí Minh và được Sở Kế
hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
số 4103002036 ngày 07/01/2004; đăng ký thay đổi lần 1 ngày 24/6/2004 và đăng ký
thay đổi lần 6 ngày 03/07/2009.
Nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao uy tín và vị thế của Công ty,
Garmex Saigon JS đã tiến hành xây dựng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008 và được cấp chứng nhận của tổ chức Quarcert.
Công ty không ngừng mở rộng lĩnh vực hoạt động kinh doanh nhằm khai thác
tối đa những nguồn lực sẵn có. Bên cạnh hoạt động chính là may mặc, Garmex
Saigon JS đã thực hiện các hoạt động liên doanh liên kết, xúc tiến kế hoạch khai thác

toán
thống
kê
Phòn
g
hành
chánh
Phòng
xuất
nhập
khẩu
Phòng
kĩ
thuật
quản
lý chất
lượng
Phòng
phát
triển
dự án
& dịch
vụ
Phòng
kế
hoạch-
sản
xuất
Phòn
g KD

Tham gia xây dựng hệ thống quản lý môi trường và trách nhiệm xã hội của công
ty.
Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho công ty và quản lý việc
chấp hành các nội qui đó.
b. Chức năng hậu cần:
Phục vụ các công tác hành chánh để Tổng Ban Giám Đốc(TBGĐ) thuận tiện
trong việc chỉ đạo- điều hành, phục vụ hành chánh để các bộ phận khác có điều kiện
hoạt động tốt.
Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của công ty.
c. Chức năng đại diện:
Cùng với công đoàn trao đổi, dung hòa các lợi ích giữa các cá nhân với cá nhân,
giữa các cá nhân với tổ chức.
Xử lý tốt các mâu thuẫn nội bộ trong tập thể CBCNV, gìn giữ đoàn kết và kỷ
luật trong công ty.
Tổ chức phối hợp và hỗ trợ các bộ phận khác để thực hiện các công tác đặc biệt
do ban Giám đốc phân công.
3.3.Mô tả công việc của trưởng phòng hành chánh
13
Người thực hiện: Nguyễn Thị Thu Hương
3.3.1.Tóm tắt công việc:
Tham mưu cho Giám Đốc và chịu trách nhiệm về toàn bộ các vấn đề thuộc lĩnh
vực hành chánh, nhân sự nhằm phát triển và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực
trong toàn công ty.
3.3.2. Các mối quan hệ:
Bên trong:
Báo cáo định kỳ hàng tháng cho Giám Đốc về các hoạt động hành chánh - hoạt
động - nhân sự như: sự biến động nhân viên, hoạch định lịch trình công tác của nhân
viên, cập nhật những thông tư, nghị định có liên quan đến lãnh vực HĐSXKD của
công ty.
Quản lý và chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc của phòng: Lập kế hoạch và

chính thức để phòng ban hoàn thành nhiệm vụ do BTGĐ giao.
Áp dụng các biện pháp tức thời để phòng ngừa và ngăn chặn ngay các vụ việc
có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của công ty hoặc của
người lao động.
Xử lý các sai phạm của nhân viên và công nhân căn cứ nội qui công ty và pháp
luật Nhà nước.
Tạm thời đình chỉ công tác đối với cán bộ nhân viên theo ủy nhiệm BTGĐ khi
thấy có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng nội qui, qui định của công ty như không chấp
hành lệnh điều động, ăn cắp, gây rối trật tự, phạm tội hình sự, sách động. lôi kéo công
nhân làm điều sai trái gây thiệt hại về người và của cho công ty,…
Ký các thông báo
Thừa ủy nhiệm của BTGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận, tổ
chức phối hợp các điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ
thị BTGĐ.
Đào tạo nhân viên trong phòng các chủ trương của BTGĐ công ty.
3.3.4. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể:
Tổ chức và giám sát công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, cung cấp dịch vụ văn
phòng cho các Phòng ban, quan hệ đối ngoại với các cơ quan bên ngoài gồm:
15
Phân công và giám sát nhân viên soạn thảo, lưu trữ văn bản, công văn đi và
đến có hệ thống và đúng thể thức trình bày văn bản của Công ty. Quản lý và sử dụng
con dấu.
Hướng dẫn và giám sát công tác lễ tân, trực tiếp quan hệ đối ngoại với các
cơ quan bên ngoài.
Lập kế hoạch, mua và cấp phát văn phòng phẩm; sửa chữa, nâng cấp,thanh
lý thiết bị văn phòng. Báo cáo tình trạng và tình hình sử dụng theo yêu cầu.
Quản lý, điều hành công việc của nhân viên trong Phòng, đảm bảo hoàn thành
mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của Phòng:
Xác định nhu cầu nhân sự, đề xuất và thực hiện tuyển dụng .
Phân công công việc cho từng nhân viên.

PCCC, vệ sinh công nghiệp, an toàn lao động…
Quản lý việc lưu trữ hồ sơ nhân viên trong toàn công ty.
3.3.5. Điều kiện làm việc
Phòng làm việc đầy đủ trang thiết bị: máy lạnh, tủ hồ sơ, bàn ghế, máy vi tính,
máy fax…
Thời gian làm việc: giờ hành chánh
3.3.6. Tiêu chuẩn lựa chọn trưởng phòng hành chánh
3.3.6.1. Trình độ chuyên môn:
Hành chính: Xây dựng và triển khai hệ thống văn bản quản lý công ty, soạn thảo
văn bản, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, quản lý và sửa chữa tài sản, quan hệ các cơ
quan chức năng…
Nhân sự: có trình độ chuyên môn về tuyển dụng, đào tạo phát triển, đánh giá
hiệu quả, thăng tiến và đãi ngộ
Muốn làm tốt các công việc này đòi hỏi kiến thức chuyên môn của trưởng
phòng phải đủ sâu và rộng, phải nắm vững chiến lược phát triển của Công ty, nắm
vững và luôn cập nhật các văn bản pháp luật liên quan (Luật lao động, Luật BHXH,
BHYT, Luật doanh nghiệp, Luật công ty và các văn bản dưới luật), nắm bắt kịp
thời sự thay đổi của thị trường lao động, đời sống xã hội
17
3.3.6.2. Kỹ năng quản lý:
Ít nhất phải thực hiện tốt việc lập, thực hiện kế hoạch, sắp xếp công việc và giải
quyết vấn đề
3.3.6.3. Kinh nghiệm sống và kinh nghiệm công việc
Vì đối tượng quản lý là con người nên nếu thiếu kinh nghiệm sống trưởng
phòng sẽ khó thực hiện tốt được công việc này. Cần nắm bắt, thể hiện và truyền đạt
đúng ý chí của Lãnh đạo tới người lao động một cách khôn khéo, linh hoạt. Nắm bắt
được tâm lý người lao động, giải quyết tốt các vấn đề nảy sinh và trong mọi trường
hợp trưởng phòng sẽ là người chủ động, thậm chí trong những trường hợp đang ở thế
bị động trưởng phòng cũng phải tìm ra kẽ hở để dành thế chủ động thì mới giải quyết
tốt các vấn đề, tóm lại là lúc nào trưởng phòng cũng phải là người làm chủ tình thế

Câu 1: Nêu những nhiệm vụ chính mà một trưởng phòng hành chính phải đảm
nhận?
Câu 2: trưởng phòng hành chính chịu sự giám sát của ai?
19
Câu 3: Các vị trí nào cùng cấp tương tác với trưởng phòng hành chính? Mô tả
bản chất của các mối quan hệ này?
Câu 4: quyền hạn ra quyết định về những vấn đề gì? Những quyết định nào phải
thông qua cấp trên?
Câu 5: Vị trí công việc trưởng phòng hành chính cần phải đáp ứng những yêu
cầu như thế nào về đào tạo? về kinh nghiệm ?
Câu 6: Vị trí công việc trưởng phòng hành chính cần phải có những kiến thức
chuyên môn gì? Mức độ yêu cầu như thế nào?
Câu 7: Vị trí công việc trưởng phòng hành chính cần phải có những kỹ năng
nghề nghiệp gì? Mức độ yêu cầu như thế nào?
Câu 8: Công ty đã tạo điều kiện làm việc như thế nào cho vị trí của chị?
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Phạm Thế Tri-Quản Trị Học-NXB ĐHQG TPHCM 2006
2. Martin Hilb-Quản Trị Nhân sự tổng thể mục tiêu-chiến lược-công cụ.NXB Thống
Kê 2003
3. Minh Châu-Nghệ thuật dụng nhân và 100 điển tích kim cổ-NXB Thanh Hóa
4. Nguyễn Hữu Thân-Quản trị nhân sự-NXB Thống Kê
20
5. TSKH Phạm Đức Chính-Khoa Kinh Tế-Luật.ĐHQG TPHCM-Slide bài giảng
6. Website công ty http://www.garmexsaigon-gmc.com
21