Website: Email : Tel : 0918.775.368
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC VÀ XÃ HỘI NHÂN VĂN
Khoa Thông Tin Thư Viện

BÁO CÁO KHOA HỌC
Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại thư viện Hà nội
Website: Email : Tel : 0918.775.368
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay cùng với sự tiến bộ của KHCN, sự phát triển mạnh mẽ của
CNTT sẽ đưa thế giới hiện đại chuyển từ thời đại công nghệ sang thời đại thông
tin, xã hội thông tin mà ở đó tri thức- thông tin trở thành nguồn lực quan trọng
hang đầu, vị thế của hoạt động thông tin thư viện càng được khẳng định trong
đời sống xã hội và thư viện chính là nơi “có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sản
thư tịch của dân tộc”(điều 1-PLTV). Để đáp ứng đầy đủ các thông tin khác nhau
cho người dùng tin 1 cách có chất lượng, hiệu quả thì công tác XLTL của các cơ
quan thông tin thư viện là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu. Cùng
với hệ thống thư viện toàn quốc,Thư viện Hà Nội là cơ quan hành chính sự
nghiệp trực thuộc sở văn hóa-thông tin HN là TV khoa học tổng hợp. TV phục
vụ đông đảo nhu cầu của bạn đọc, đủ mọi lứa tuổi. Ngoài những yếu tố cơ bản
để xây dựng và phát triển một TV không ngừng lớn mạnh cả về số lượng và chất
lượng như nội dung kho tài liệu, CSVC trang thiết bị…thì hoạt đọng xử lý tài
liệu có một ý nghĩa lý luận và thực tiễn rất lớn. Từ lý do đó chúng em đã chọn
đề tài “ Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại TVHN” để làm đề tài Báo cáo khoa
học.
2. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng hoạt động XLTL tạiTVHN sẽ giúp
chúng ta biết được những thuận lợi, khó khăn, thách thức để từ đó đưa ra những
biện pháp và định hướng phát triển nhằm giúp TV hoạt động ngày một tốt hơn.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Với lượng bạn đọc đông như vậy và nguồn TL phong phú đó đòi hỏi
TVHN phải có cơ cấu tổ chức tốt, năng động để quản lý và đáp ứng nhu cầu
ngày cao của bạn đọc. Trong quá trình hoạt động, TV cũng luôn chú ý đến công
tác XLTL vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đáp ứng NCT của NDT.
1.2. Nguồn lực thông tin
1.2.1. Vốn tài liệu
Hiện nay, TVHN đang lưu trữ một kho tàng thư tịch khá đồ sộ của Thủ đô
và của nhân loại với trên 300.000 cuốn sách, 502 loại báo, tạp chí trong nước và
nước ngoài, trên 25.000 TL ngoại văn, hơn 10.000 TL địa chí di sản quí giá của
Thăng Long- Hà Nội, hơn 2500 bản sách chữ nổi và băng cátet dành cho người
khiếm thị, biên soạn hàng trăm thư mục chuyên đề, thư mục giới thiệu, trên 200
đĩa CD-ROM. TL của TV có được ngoài nguồn mua còn có các nguồn trao đổi,
biếu tặng…
Website: Email : Tel : 0918.775.368
1.2.2. Đội ngũ cán bộ TVHN
TVHN hiện có 43 người, trong đó có 1 tiến sĩ. 5 thạc sĩ và có trên 80%
cán bộ có trình độ đại học, đa số biết từ 1 đến 2 ngoại ngữ, 2/3 cán bộ có trình
độ tin học cơ bản.
1.2.3. Đối tượng phục vụ
Khác với nhiều TV lớn trên địa bàn của Thủ đô, TVHN mở cửa phục vụ
rộng rái mọi đối tượng bạn đọc: từ các cháu thiếu niên, nhi đồng đến những
người tàn tật, từ người cao tuổi, học sinh sinh viên đến cán bộ nghiên cứu,cán bộ
quản lý…
1.2.4. Cơ sở vật chất kỹ thuật
Hiện tại TVHN đang xây dựng tại trụ sở làm việc tại 47 Bà Triệu dự kiến
đến tháng 8/2008 TV sẽ hoàn thành và đưa vào sử dụng nên TV phải chuyển
đến Khu Di tích Thành Cổ 19 Nguyễn Tri Phương- Ba Đình để hoạt động từ
tháng 11/2005. Vì thế các phòng ban của TV cũng bị thu hẹp diện tích làm việc
và phục vụ bạn đọc, CSVCKT chưa được đầu tư nhiều.
Website: Email : Tel : 0918.775.368

Đối với từng loại hình tài liệu khác nhau thì có sự phân loại khác nhau.
b. Phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu tiếng Việt
TVHN sử dụng BPL 19 lớp để phân loại tài liệu tiếng Việt
Đây là BPL dùng cho các TV khoa học tổng hợp được xuất bản lần đầu
vào năm 1961, dựa trên BPL dùng cho các TV đại chúng của Liên Xô những
năm 60 có nguồn gốc từ BPL UDC.
BPL 19 lớp gồm 2 tập:
Tập 1 gồm : Bảng chính và các bảng phụ
Bảng chính gồm 19 lớp
Các bảng phụ gồm: trợ kí hiệu hình thức
trợ kí hiệu địa lý Việt Nam
trợ ký hiệu địa lý các châu, các nước và các địa danh
trợ kí hiệu ngôn ngữ Việt Nam
Tập 2 gồm: Bảng tra chủ đề và hướng dẫn sách
Khi tiến hành phân loại tài liệu, cán bộ TVHN thường căn cứ vào tên tài
liệu, lời giới thiệu, danh mục tài liệu tham khảo để xác định nội dung cuốn sách.
Với một số sách có nội dung tổng hợp, phức tạp rất khó xác định nội dung thì
cán bộ xử lý cần đọc chương, phần mục lục và phải đọc toàn bộ cuốn sách. Có
trường hợp phân loại không theo nội dung mà chỉ dựa vào hình thức, chẳng hạn
các tác phẩm văn học, bách khoa thư, từ điển,
Ví dụ 1: Cuốn sách có nhan đề: “Trên đường học tập và nghiên cứu: phê
bình và tiểu luận(1943-1958)”của Đặng Thai Mai do NXB Văn học HN xuất
bản.
Vậy KHPL cua cuốn sách trên là 8(V) + 801.5
Ví dụ 2: Cuốn sách có nhan đề : “Cơ sở sinh thái học của Dương Hữu
Thời do NXB Đại học Quốc gia HN xuất bản.
Vậy KHPL của cuốn sách trên là 57.026.1
Phân loại báo, tạp chí
Website: Email : Tel : 0918.775.368

danh lam thắng cảnh của thành phố.
H.0: Tài liệu về các nhân vật nổi tiếng của HN ( hộp phích nhân vật)
Ví dụ1: Bảo tồn và phát huy giá trị di sản văn hóa phi vật thể Thăng
Long- Hà Nội/ Võ Quang Trọng// Tạp chí Văn hóa dân gian 2007 số 1 tr.4-7.
Bài trích tạp chí này sẽ thuộc môn loại H.5
Ví dụ 2: Lược sử HN/ Nguyễn Văn Tân H.: Từ điển Bách khoa,2007
766tr.
Tài liệu trên thuộc môn loại H.9
Phân loại tài liệu ngoại văn
Trước đây TVHN đã sử dụng BPL DDC 21 rút gọn do nhà TV học người
Mỹ nổi tiếng Melvin Dewey sáng tạo.
Tháng 9 năm 2006, ấn bản DDC 14 bản dịch tiếng Việt xuất bản đã được
triển khai ở tất cả các TVVN.
Bắt đầu từ năm 2008 TVHN sử dụng BPL này để phân loại TL ngoại văn.
Ví dụ 1: Cuốn sách “ Marketing research” của David A.Aaker do NXB
Willey xuất bản. KHPL là 658.83
Ví dụ 2: Cuốn sách “ Vocational education: concepts and operations” của
Calfrey C.Calhoun do NXB Wadsworth xuất bản. KHPL là 370.11
Phân loại tài liệu là một công đoạn khó nên TVHN đòi hỏi có những cán
bộ phân loại có trình độ ngoại ngữ tốt, có tính cẩn thận, kiên trì, tỉ mỉ và nhiệt
tình trong công việc.
Trong tương lai không xa thay vì sử dụng BPL 19 lớp, TVHN sẽ áp dụng
BPL DDC ấn bản rút gọn14 để phân loại cho cả tài liệu tiếng Việt. Đây là bản
dịch tiếng Việt chính thức có bản quyền; được cập nhật và chỉnh lý mới nhất so
với các phiên bản khác của DDC; được mở rộng và thích nghi với Việt Nam. Bổ
sung những mục phân loại chi tiết liên quan đến VN về các chủ đề lịch sử, địa
lý, dân tộc, chủ nghĩa Mac-Lênin, Đảng phái chính trị, ngôn ngữ, văn học.
Sử dụng ấn bản DDC 14 sẽ có 1 số ưu điểm sau:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Các đề mục được sắp xếp theo nguyên tắc thập tiến cho nên dễ nhớ, dễ

b. vùng 2: Thông tin về lần xuất bản
c. vùng 3: Thông tin về xuất bản
d. vùng 4: Đặc trưng số lượng
e. vùng 5: Tùng thư
f. vùng 6: Phụ chú
g. vùng 7: Chỉ số ISBN, giá tiền, số lượng in.
Những vùng này được trình bày trên phích mô tả theo sơ đồ sau:
Nhan đề chính =nhan đề song song: Thông tin liên
quan đến nhan đề/thông tin về trách nhiệm thông
tin về lần xuất bản / thông tin trách nhiệm liên quan
đến lần xuất bản. – ( nơi in: nhà in ). – số trang:
minh họa; khổ sách + tư liệu kèm theo. – ( nhan đề
tùng thư) Phụ chú
ISBN. Kiểu đóng: giá tiền, số bản
Ví dụ phích mô tả sách 1 tập
DƯƠNG BÁ PHƯỢNG
Bảo tồn và phát triển các làng nghề trong
quá trình công nghiệp hóa / Dương Bá Phượng. –
H.: KHXH, 2001 240 tr.
Ví dụ phích mô tả TL ngoại văn
AAKER, DAVIDA
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Marketing research / David A. Aaker, V.
Kumar, George S Day. – 6
th
ed NY.: Willey,
1998 776 p.
Ví dụ phích mô tả TL địa chí
LÊ DƯ
Dấu tích Thăng Long: Hà Thành kim tích

khoácho TL. Bộ từ khóa này được biên soạn trên cơ sở xử lý, chọn lọc và rút ra
những từ phù hợp trong số hơn 20.000 từ khóa tự do, tạo thành CSDL sách tiếng
Việt và sách nước ngoài( Anh,Pháp, Đức) được nhập vào TVQG từ 1755-1991.
Bộ từ khóa bao gồm nhiều đề tài khác nhau, phản ánh tính chất tổng hợp
của vốn sách TVQG. Những từ khóa trong Bộ từ khóa được sắp xếp theo thông
tin vần chữ cái và chia làm 3 phần:
* Phần 1: Bao gồm các từ khóa về nội dung và hình thức TL
* Phần 2: Từ khóa tên nhân vật
* Phần 3: Từ khóa địa lý tên các tỉnh, huyện của VN và của nước ngoài.
TVHN đã sử dụng các phương tiện kiểm soát từ như sau:
* Giới hạn ý nghĩa của từ: khác với từ điển thông thường mỗi 1 từ trong Bộ
từ khóa chỉ giới hạn 1 ý nghĩa nhất định. Nếu bản thân từ đó chưa thể hiện rõ thì
phải có chú thích nêu rõ quy ước của từ đó.
Ví dụ: Okinama -Võ cổ
Chăm - Dân tộc
* Đối với những từ đồng nghĩa khác âm thì chọn từ nào thông dụng hơn.
Ví dụ: Máy điện toán
Xem: Máy tính điện tử
* Đối với những từ đồng âm khác nghĩa ( từ đa nghĩa) được phân biệt bằng
chú thích hoặc phần mở rộng.
Ví dụ: Mèo – Động vật
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Mèo – Dân tộc
* Tên 1 số nhân vật được thể hiện dưới nhiều bút danh hoặc được viết khác
nhau do dịch thuật ( tên người nước ngoài) được quy vào 1 tên thông dụng.
Ví dụ: Hồ Chí Minh (1890-1969)
DC: Nguyễn Ái Quốc
Nguyễn Tất Thành
Hồ Chủ Tịch
Dicken, Saclo(1812-1870)

Ánh xạ
Từ khóa nhân vật:
Abel, Nieles Henrich(1802-1829)
Xem: Aben, Nien Henrich(1802-1829)
Aben, Nien Henrich(1802-1829)
DC: Abel, Nieles Henrich(1802-1829)
Hồ Biểu Chánh(1884-1958)
DC: Hồ Văn Trung
Hồ Văn Trang
Từ khóa địa lý VN
phần 1: Sắp xếp theo tỉnh
A: An Giang
B: Bắc Ninh Bạc Liêu
Gia Lương Bạc liêu

phần 2: Sắp xếp theo Huyện
A Lưới (Thừa Thiên Huế)
An Biên (Kiên Giang)
An Hải (Hải Phòng)
phần 3: Sắp xếp theo các Châu
Châu Á
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Châu Âu
Châu Đại Dương. Châu Úc
Châu Mỹ
2.2.5. Đóng dấu, dán nhãn
a. Đóng dấu
Ngay sau khi TL được bổ sung về, thao tác đầu tiên mà cán bộ xử lý phải
thực hiện là đóng dấu lên TL.
Mỗi loại hình TL có 1 cách đóng dấu. Chúng khác nhau về loại dấu và số

H43 ĐC
Đ464
H431 : kinh tế Hà Nội
ĐC : kho địa chí
Đ464 : trợ kí hiệu tên TL
Ở trang tên sách và trang thứ 17
Thư viện Hà Nội
HVL/ 1962
HVL : sách về HN khổ Việt lớn
1962 : số đăng kí cá biệt
Ý nghĩa của việc đóng dấu : đóng dấu cho TL sẽ giúp cho việc kiểm soát
TL của TV. Việc đóng dấu cho mỗi TL sẽ chứng tỏ TL đó thuộc quyền sở hữu
của TV. Đồng thời giúp cán bộ TV dễ dàng nhận biết được nếu TL bị xé hay bị
thất lạc, bị mất…
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Yêu cầu : khi đóng dấu, người cán bộ nên chú ý đóng dấu được đầy đủ,
chính xác, cân đối sao cho đảm bảo tính thẩm mỹ, tránh việc đóng nhầm vị trí
của mỗi loại dấu.
b. Dán nhãn
Bất kỳ TL nào cũng phải được dán nhãn bởi trên nhãn chứa đựng 1 số
thông tin cần thiết làm cơ sở cho việc tổ chức, sắp xếp kho TL, bảo quản TL và
việc tra tìm TL của NDT.
TVHN đang in và dùng 5 loại nhãn được kí hiệu như sau:
* Đ (Đọc)
* ĐM (Đọc mở)
* M (Mở )
* ĐC (Địa chí)
* TN (Thiếu nhi)
Trên mỗi loại nhãn gồm có những yếu tố:
* Tên cơ quan

chúng tôi không quan sát được cách đóng dấu, dán nhãn đối với loại hình tài liệu
này.
Yêu cầu:
- dán nhãn trên trang bìa và sát mép gáy của TL.
- nhãn cần dán ngay ngắn, không bị lệch và nhăn nhúm.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2.2.6. Xử lý phiếu tiền máy
Sau khi đã hoàn thành các công đoạn trên, cán bộ XLTL sẽ tiến hành xử
lý phiếu tiền máy hay gọi là lập bản khai các TL. Đây là bước chuẩn bị trước các
yếu dữ liệu của TL trước khi nhập chúng vào máy để tạo ra các CSDL.
TVHN đã lập những bản khai trên theo đúng quy tắc mô tả ISBD và BPL
đang được sử dụng tại TV.
Sau đây là ví dụ về cách điền bản khai của TV dùng cho việc nhập dữ liệu
sách, TL ngoại văn…
2.2.7. Nhập và xây dựng CSDL
a. Nhập CSDL
Sau khi đã điền xong phiếu tiền máy, cán bộ xử lý sẽ kiểm tra lại và tiển
hành nhập tin. Nhập tin là đưa những dữ liệu đã điền trong phiếu tiền máy vào
các trường đã định trước trong máy tính. Hiện nay, TVHN đang sử dụng phần
mềm CDS/ISIS để quản lý và tổ chức CSDL của TV.
Đây là công việc trong quá trình XLTL có sử dụng máy tính. Vì vậy đòi
hỏi người nhập máy phải có sự cẩn thận để thực đúng những quy tắc, quy định
chi tiết khi nhập dữ liệu vào các trường tương ứngcuar phần mềm ứng dụng.
Công việc này đòi hỏi tính chính xác rất cao và sản phẩm tạo ra có ảnh hưởng
lớn tới kết quả của quá trình XLTL của TV. Vì vậy phải kiểm tra lại toàn bộ dữ
liệu đã nhập rồi mới tiến hành in phích.
b. Xây dựng CSDL
CSDL là tập hợp các DL của TL. Chúng có liên quan với nhau về mặt nội
dung và hình thức của TL.
CSDL được tạo nên bởi các biểu ghi và được quản lý bởi 1 hệ quản trị dữ

và phát triển hơn nữa các hoạt động của mình và đặc biệt quan tâm đến công tác
XLTL.
TVHN luôn tập trung nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học
cho cán bộ TV. Đến nay, TVHN đã đào tạo được 1 đội ngũ các bộ XLTL lâu
năm, có rất nhiều kinh nghiệm và có trình độ chuyên môn vững vàng trong hoạt
động này.
Về kiến thức tin học thì được nâng cao rõ rệt. Vì thể cán bộ XLTL có thể
sử dụng thành thạo các thao tác trong quá trình XLTL.
Hiện nay, TVHN đang sử dụng phần mềm CDS/ISIS để lưu trữ và quản
trị toàn bộ CSDL tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu tìm tin trên máy, mang
lại hiệu quả cao và tạo sự thống nhất trong XLTL, tiết kiệm thời gian công sức
cho người cán bộ.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
3.1.2. Những khó khăn
Bên cạnh những thuận lợi nói trên thì TVHN còn gặp những khó khăn
sau:
- Hiện nay TVHN đang sư dụng 3 BPL để phân loại TL, không có sự
thống nhất.
- Phòng báo, tạp chí chưa có dán nhãn dẫn đến việc kiểm soát cho cán bộ
còn khó khăn.
- Đội ngũ cán bộ của TV mặc dù là những người có trình độ chuyên môn
nhưng số lượng cán bộ có trình độ vê ngoại ngữ thành thạo là rất ít.
- Trong khi chờ dự án xây dựng TV tại 47 Bà Triệu, TVHN hiện nay đang
hoạt động tại 19 Nguyễn Tri Phương. Tại đây CSVCKT còn nghèo nàn.
3.2. Những kiến nghị
Qua nghiên cứu thực tiễn hoạt động XLTL và thực trạng hoạt động của
TVHN. Để TVHN đạt được mục tiêu đề ra và hoàn thành tốt chức năng của 1
TV thì TVHN cần phải đề ra những biện pháp khắc phục khó khăn:
- Cần thống nhất và cải tiến các thao tác kỹ thuật trong hoạt động XLTL.
+ thống nhất sử dụng 1 BPL để phù hợp với tình hình hoạt động của đất

6) Nguyễn Thị Đào. Đề cương bài giảng môn xử lí thông tin
7) Lê Gia Hội. Bảng phân loại địa chí cho thư viện Hà Nội.