Hớng dẫn sử dụng phần mềm Hỗ trợ Lập thời khoá biểu 3.0
Trung tâm Tin học
Bộ Giáo dục và Đào tạo
Trang 1
Phần 1: hớng dẫn gài đặt, sử dụng phần mềm

1. Giới thiệu phần mềm hỗ trợ lập TKB phiên bản 3.0
Lập thời khoá biểu (TKB) là một công việc thờng kỳ nhng không đơn giản với bất cứ một
trờng học nào, bởi lẽ những mối ràng buộc về dữ liệu của bài toán lầ rất phức tạp. Trên thực
tế thì tất cả các trờng học đều đã giải quyết đợc bài toán này (có thể bằng một phần mềm
nào đó hoặc đa số lập thủ công) trong công việc quản lý của mình, tuy nhiên theo chúng tôi
đợc biết thì họ còn gặp rất nhiều các khó khăn trong công việc lập TKB nh:
- Để lập đợc một TKB cho trờng học họ phải mất rất nhiều thời gian để xếp, chỉnh, sửa,
thay đổi, Thờng mỗi khi quyết định một sự xếp đặt nào đó (đặc biệt vào lúc TKB đã
xếp đợc nhiều) họ gặp rất nhiều khó khăn để kiểm tra tính đúng đắn.
- Quản lý TKB rất phức tạp: khi gặp phải những yêu cầu đổi tiết, xin nghỉ, thờng gọi là
những tình huống bất chợt thì sẽ gặp nhiều khó khăn bởi lẽ phải dò TKB từng giáo viên,
từng lớp rồi sau đó mới đa ra đợc những quyết định. Thờng thì những việc nh thế này
ngời quản lý TKB sẽ rất ngại.
- Việc tra cứu, in ấn TKB còn hạn chế. Thờng thì các trờng học chỉ in ra TKB theo các lớp
học, còn việc sinh ra TKB cho các giáo viên, các tổ chuyên môn thì các giáo viên phải tự
sinh ra.
Một phần mềm tin học hỗ trợ cho các chuyên gia lập TKB là rất cần thiết. Chúng tôi muốn nói
về phần mềm ở đây là chỉ mang tính hỗ trợ, chứ sẽ không thể có một phần mềm nào mà hoàn
chỉnh từ đầu đến cuối việc lập TKB đợc bởi tính đa dạng và tính mờ các yêu cầu bài toán
này.
Trung tâm Công nghệ thông tin- Bộ Giáo dục & Đào tạo đã triển khai dự án xây dựng phần
mềm Hỗ trợ lập thời khoá biểu cho các trờng phổ thông. Trên cơ sở cộng tác từ các thầy giáo
lập TKB từ các trờng học ở Hà Nội, Hà Tây, Hoà Bình, Vĩnh Phúc đến nay chúng tôi đã

tiết này ra danh sách các tiết cha xếp đợc của lớp đó để xử lý sau (xử lý
bán tự động);
Cho phép chọn những tiết trên một buổi học nào đó để họ Hội đồng Nhà
trờng;
Những môn học yêu cầu có một buổi học 2 tiết xếp liền nhau đã xử lý rất tốt;
Bạn có thể yêu cầu các tiết tránh dạy cho các môn học, cho các giáo viên;
Mỗi tổ chuyên môn có thể đợc chọn tiết nghỉ dạy chung để làm việc riêng
của tổ;
Mỗi giáo viên dạy đợc chọn 01 ngày nghỉ cho mình;
Có chế độ lựa chọn tiết chào cờ, tiết sinh hoạt lớp.
- Tính năng lập TKB tự động của phần mềm sẽ đa ra một TKB thô mà chất lợng của nó sẽ
tốt hơn bất kỳ một phần mềm lập TKB nào đang hiện hành. Cái chất lợng TKB ở đây
chúng tôi muốn nói đến là: số buổi đợc nghỉ dạy của các giáo viên tối u (tiến đến ít
nhất); khoảng trống giữa các tiết phải dạy của giáo viên trên từng buổi là nhỏ
và rất
ít; số tiết mà phần mềm không xếp đợc là rất ít (sẽ có ít hơn rất nhiều các tiết trống
trên TKB so với các phần mềm lập TKB khác)
- Một tính năng rất mạnh là Hỗ trợ ngời dùng chỉnh sửa TKB bằng tay. Không một phần
mềm nào có thể đa ra đợc một TKB hợp lý theo ý của trờng bạn, chỉ có bạn (chuyên
gia lập TKB của trờng) là ngời làm tốt nhất đợc điều này, tính năng này sẽ cung cấp
cho bạn rất nhiều các công cụ để làm việc đó một cách đơn giản và dễ.
- Khả năng tra cứu, in ấn TKB đa dạng. Bạn có thể tra cứu và in ấn TKB cho một lớp học,
cho một giáo viên, cho một tổ chuyên môn, cho toàn trờng một cách rất đơn giản. Chất
lợng báo cáo rất cao, mặt khác bạn hoàn toàn có thể in TKB theo ý muốn của mình chỉ
bằng những thao tác sao chép, cắt dán thông thờng trên Excel.
- Có thể dùng để lập TKB cho một trờng học với 200 lớp học, 300 giáo viên giảng dạy.
Chúng tôi liên tục phát triển bộ phần mềm này và sẵn sàng nhận các đóng góp, các yêu cầu
mới từ các trờng để hoàn thiện và đơn giản hơn công việc lập TKB cho các trờng học.
2. Gài đặt chơng trình lên máy tính
Sau khi tải tệp tkb30.msi từ mạng www.edu.net.vn. Hãy kích hoạt tệp này và thực hiện

- ở thẻ Security Level của hộp thoại Security, chọn mục Low (nh hình dới)
Bỏ chọn mục này Hớng dẫn sử dụng phần mềm Hỗ trợ Lập thời khoá biểu 3.0
Trung tâm Tin học
Bộ Giáo dục và Đào tạo
Trang 4

Lu ý khi sử dụng các phần mềm diệt virus: Cơng trình này đợc viết bởi ngôn ngữ VBA,
nó hoạt động đợc là nhờ các Macro lệnh trong Excel, với một chơng trình diệt virus sẽ
hiểu các Macro này là các macro virus, và khi chơng trình này bị mất các macro, nó sẽ
không hoạt động đợc nữa. Nên khi thực hiện quét virus cho máy tính phải thực hiện sao
lu tệp chơng trình (TKB.XLS), sau khi quét xong virus phục hồi lại nh cũ hoặc phải
thiết lập tuỳ chọn diệt virus có thể là: không quét các tệp Officce; không diệt các macro;
hoặc khi diệt phải hỏi trớc.
3. Cách hoạt động Hớng dẫn sử dụng phần mềm Hỗ trợ Lập thời khoá biểu 3.0
Trung tâm Tin học
Bộ Giáo dục và Đào tạo
Trang 5
Modul nhập các dữ kiện đầu vào:
- Danh sách lớp học
- Danh sách giáo viên
- Danh sách môn học
- Bảng phân công giảng dạy
- Các điều kiện ràng buộc
Modul xếp thời khoá biểu

của từng giáo viên giảng dạy và có thể tự tạo ra các TKB theo ý muốn.
Hớng dẫn sử dụng phần mềm Hỗ trợ Lập thời khoá biểu 3.0
Trung tâm Tin học
Bộ Giáo dục và Đào tạo
Trang 6
4. Khởi động chơng trình
Bạn phải nhớ rằng: chỉ khi nào đã hoàn thành các bớc gài đặt ở phần 1. một cách tốt
đẹp, khi đó mới có thể sử dụng đợc chơng trình này.
Để khởi động, từ màn hình của Windows kích hoạt menu Start\Programs\Hỗ trợ lập
TKB2.0\TKB2.0. Màn hình chính của chơng trình này hiện ra:Từ màn hình chính này, ngời dùng có thể chuyển đến đợc các chức năng khác nhau của
phần mềm nh:
- Lập danh mục các môn học
- Lập danh mục các lớp học
- Lập danh mục giáo viên
- Lập bảng phân công giảng dạy
- Tra cứu kết quả
.

5. Thiết lập các thông tin cấu hình
Từ màn hình chính của chơng trình, chọn menu Cấu hình, hộp thoại sau xuất hiện cho phép
bạn thiết lập những thông tin về trờng mình: Hớng dẫn sử dụng phần mềm Hỗ trợ Lập thời khoá biểu 3.0

một tổ chuyên môn sẽ đợc xếp lịch nghỉ trùng tiết họp (nếu có) và đợc in trên cùng một
TKB của tổ đó
- Ngày nghỉ dạy: Phần mềm này cho phép mỗi giáo viên đợc nghỉ dạy ít nhất một ngày
mình chọn.
Bạn có thể chọn lựa giao diện làm việc: trên bảng tính hoặc trên mẫu nhập liệu tuỳ thích.
Hớng dẫn sử dụng phần mềm Hỗ trợ Lập thời khoá biểu 3.0
Trung tâm Tin học
Bộ Giáo dục và Đào tạo
Trang 9
Với mẫu nhập liệu trên, bạn có thể làm việc với thông tin từng giáo viên. ý nghĩa các nút chức
năng trên hộp thoại nh sau:
- Thêm: muốn thêm mới một giáo viên hãy Click lên đây. Sau đó hãy nhập những thông tin
về giáo viên mới trên hộp thoại.
- Bớt: Dùng đễ loại bỏ thông tin một giáo viên ra khỏi danh sách. Khi đó giáo viên đang
hiển thị sẽ bị loại bỏ, tuy nhiên trớc khi quyết định loại bỏ một giáo viên ra khỏi danh
sách máy sẽ yêu cầu bạn kiểm định lại quyết định của mình bởi hộp thoại Yes/No.
- Tiến, Lùi: dùng để định vị tới các bản ghi kế sau và trớc bản ghi hiện tại.
- Đóng: để đóng hộp thoại lại, chuyển về danh sách giáo viên trên bảng tính.
Trớc khi hoàn thành danh sách giáo viên giảng dạy, bạn nên thực hiện tính năng Kiểm tra dữ
liệu để đảm bảo tính đúng đắn dữ liệu mình vừa nhập bằng cách click lên nút Kiểm tra lỗi:

bạn sẽ biết đợc các vi phạm dữ liệu trên bảng danh sách giáo viên giảng dạy.
8. Lập bảng phân công giảng dạy
Từ màn hình chính của chơng trình, chọn menu Lập bảng phân công giảng dạy. Màn hình
sau xuất hiện cho phép bạn lập bảng phân công giảng dạy cho tất cả các giáo viên và các lớp
học:


Tốt nhất bạn phải thực hiện tính năng này trớc khi lập lich tự động.

Tính năng này giúp bạn kiểm tra các thông tin đã nhập trên bảng phân công giảng dạy đã đúng
cha. Ví dụ nh: không có tên giáo viên, hoặc tên lớp, hoặc số tiết / tuần, hoặc có tới hơn một
giáo viên dạy một môn trên một lớp, tính năng này sẽ chỉ ra những lỗi đó.
Hãy click lên nút Kiểm tra dữ liệu để làm việc này.
Sắp xếp dữ liệu trên bảng phân công giảng dạy:
Để tiện theo dõi thông tin nhập trên bảng phân công giảng dạy, có thể sử dụng tính năng sắp
xếp dữ liệu theo các tiêu chí: lớp học, môn học, giáo viên dạy. Click lên nút lệnh Sắp xếp
danh sách, hộp thoại sắp xếp hiện ra:

Hãy chọn các chỉ tiêu (các cột) theo thứ tự cần sắp xếp, click Sắp xếp để thực hiện. Sau khi
sắp xếp danh sách xong, bạn rất dễ kiểm tra đợc bảng phân công giảng dạy của các giáo viên,
các lớp học là thừa hay thiếu. Hớng dẫn sử dụng phần mềm Hỗ trợ Lập thời khoá biểu 3.0
Trung tâm Tin học
Bộ Giáo dục và Đào tạo
Trang 12
Lập TKB tự động:
Trớc khi thực hiện chức năng này, bạn phải kiểm tra lại đầy đủ các danh sách: lớp học, môn
học, giáo viên, bảng phân công giảng dạy đã đầy đủ và đúng đắn cha, khi tất cả đã hoàn tất
mới có thể thực hiện tính năng này.
Hãy chú ý: Khi thực hiện tính năng này TKB cũ trên phần mềm này sẽ bị xoá bỏ và thay vào
đó là TKB mới. Nếu bạn muốn lu lại TKB cũ hãy cất (Save As) thêm một tệp Excel nũa để
lu trớc khi chạy tính năng này.
Tính năng này sẽ giúp bạn có đợc một TKB tơng đối hoàn chỉnh, từ TKB này bạn có thể
chỉnh sửa một chút cho thật hợp lý là bạn đã có một TKB sử dụng đợc. Để kích hoạt chức
năng này, hãy click lên nút lệnh Sắp TKB tự động:

Hớng dẫn sử dụng phần mềm Hỗ trợ Lập thời khoá biểu 3.0
Trung tâm Tin học
Bộ Giáo dục và Đào tạo
Trang 14
giáo viên đó và có thể in trực tiếp TKB của giáo viên ra máy in khi click lên nút lệnh In thời
khoá biểu.

Bạn cũng có thể tra cứu TKB theo từng lớp học, đổi tiết, chỉnh sửa TKB của các lớp trên thẻ
Theo lớp học nh sau:

Trên hộp thoại này bạn có thể:
Các môn học vẫn
cha xếp đợc cho
lớp này
TKB của lớp đang
chọn
TKB của GV
đang chọn Hớng dẫn sử dụng phần mềm Hỗ trợ Lập thời khoá biểu 3.0
Trung tâm Tin học
Bộ Giáo dục và Đào tạo
Trang 15
- Biết đợc TKB của giáo viên dạy môn nào đó cho lớp. Ví dụ ở màn hình trên, khi click lên
môn Toán lập tức TKB của giáo viên dạy môn Toán lớp 11A5 (Chinh.T) sẽ đợc hiển thị
ngay ở dới. Điều này sẽ giúp các chuyên gia lập TKB nhanh chóng có những quyết định
chuyển tiết, xếp đặt lại để TKB hợp lý hơn với từng lớp, với các giáo viên giảng dạy.
- Tra cứu và in ấn TKB của từng lớp học (nh làm việc với TKB của từng giáo viên)
- Biết đợc các tiết vẫn cha xếp đợc (các môn nằm ở danh sách các tiết cha xếp đợc), từ

ra
danh sách các môn cha xế
p
đợc. Chún
g
ta còn hiểu danh sách
các môn cha xế
p
đợc còn là thùn
g
rác
g
iú
p
việc chỉnh sửa TKB
bằng tay.
Hãy chọn thứ, tiết (vị trí đặt môn nà
y
lên
TKB) và click OK. Hớng dẫn sử dụng phần mềm Hỗ trợ Lập thời khoá biểu 3.0
Trung tâm Tin học
Bộ Giáo dục và Đào tạo
Trang 16
- Xem và tinh chỉnh TKB của từng giáo viên. Xem những tiết nào nằm ở vị trí không
hợp lý tìm cách đa chúng đến các vị trí hợp lý hơn;
- Thay đổi tiết dạy theo một số yêu cầu của giáo viên, ví dụ nh: chuyển vị trí của tiết
trong một buổi
Hớng dẫn sử dụng phần mềm Hỗ trợ Lập thời khoá biểu 3.0
Trung tâm Tin học
Bộ Giáo dục và Đào tạo
Trang 18
Phần 2: Các biểu kết quả thu đợc

TKB của toàn trờng
TKB theo các tổ bộ môn
TKB của một giáo viên
TKB của một lớp học