ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ THU HƢƠNG
Nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu tại kho
lƣu trữ Trung Ƣơng Đảng

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC VÀ TƢ LIỆU HỌC
Ngƣời hƣớng dẫn: TS. DƢƠNG VĂN KHẢM
HÀ NỘI - 2002

5

Mục lục Mở đầu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7
1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2.2. Công cụ thống kê và ph-ơng pháp thống kê tài liệu l-u trữ . . . . . . . .
28
1.3. Vai trò của việc ứng dụng tin học trong công tác l-u trữ và thống
kê tài liệu l-u trữ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
36
Tiểu kết ch-ơng 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
41 Ch-ơng 2: Tình hình tài liệu và công tác thống kê 6
tài liệu của Kho l-u trữ Trung -ơng Đảng
2.1. Thành phần và nội dung tài liệu của Kho L-u trữ Trung -ơng
Đảng . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
44
2.2. Tình hình thống kê tài liệu của Kho L-u trữ Trung -ơng Đảng . . .
49
2.2.1. Hệ thống công cụ thống kê tài liệu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
49
2.2.2. Tình hình quản lý, sử dụng và ứng dụng tin học trong thống kê
tài liệu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
60
Tiểu kết ch-ơng 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
68

Ch-ơng 3: thiết kế hệ thống CSDL thống kê tài liệu
Kho L-u trữ Trung -ơng Đảng



BẢNG CHỮ VIẾT TẮT BCH
Ban Chấp hành
BBT
Ban Bí thư
BCT
Bộ Chính trị
CHDC
cộng hoà dân chủ
CHND
cộng hoà nhân dân
CSDL
cơ sở dữ liệu
ĐVBQ
đơn vị bảo quản
ĐVHTP
đơn vị hình thành phông
KHKT
khoa học kỹ thuật
THBQ
thời hạn bảo quản
TW
Trung ương
XHCN
xã hội chủ nghĩa 8
Kho Lưu trữ Trung ương Đảng quản lý một khối lượng không nhỏ tài
liệu có giá trị thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Trong
những năm qua, Kho lưu trữ Trung ương Đảng đã tổ chức phục vụ tương đối
tốt công tác nghiên cứu lịch sử, nhất là nghiên cứu lịch sử Đảng như biên tập
các tập Văn kiện Đảng toàn tập, biên soạn lịch sử Trung ương Cục miền Nam,
các Khu uỷ, Xứ uỷ, lịch sử Đảng bộ địa phương và nhiều yêu cầu khác. Tuy
nhiên, việc tổ chức quản lý và sử dụng tài liệu ở đây chủ yếu vẫn theo các
phương pháp thủ công nên không nắm chắc và truy cập thường xuyên, chính
xác được số lượng, thành phần cũng như nội dung tài liệu thuộc diện quản lý
của Kho. Việc tra tìm tài liệu phục vụ theo các chuyên đề, vấn đề lớn mang
tính chất xuyên phông còn tốn nhiều thời gian, công sức nhưng chưa đạt được
hiệu quả như mong muốn. Công tác quản lý, phục vụ các yêu cầu khai thác và
sử dụng tài liệu lưu trữ của Đảng còn gặp nhiều khó khăn.
Những năm qua, nguồn tài liệu của Kho lưu trữ Trung ương Đảng
không ngừng được bổ sung, các công cụ quản lý và tra cứu truyền thống
không đảm đương được hết chức năng thông tin và quản lý của chúng. Trong
khi đó, cho đến những năm cuối thế kỷ XX, cùng với sự bùng nổ của thông
tin là sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật. Cuộc cách mạng khoa
học công nghệ trên toàn thế giới đang bước vào kỷ nguyên mới - kỷ nguyên
công nghệ tin học. Đối với nước ta, để từng bước hội nhập với các quốc gia
trên thế giới, vấn đề đặt ra là phải nghiên cứu ứng dụng công nghệ tin học vào
tất cả các lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội, trong đó có việc quản lý
công tác văn thư, lưu trữ. Chỉ có như vậy mới có thể làm tốt công tác quản lý
và khai thác tài liệu lưu trữ, phục vụ có hiệu quả công tác nghiên cứu khoa
học cũng như thoả mãn các nhu cầu của đời sống xã hội. Việc từng bước tự
động hoá các nội dung nghiệp vụ lưu trữ, trong đó có thống kê tài liệu, được
đặt ra như một yêu cầu cấp thiết. Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu thống kê

10
- Trên cơ sở lý luận và thực tiễn đã nghiên cứu, xác định được các yêu
cầu, nội dung cơ bản của các CSDL thống kê quản lý tài liệu truyền thống
trong Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, làm cơ sở cho việc tự động hoá một
trong những nội dung nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ của Kho.

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu của đề tài
- Các kết quả nghiên cứu cơ bản về nguyên tắc và phương pháp thống kê
tài liệu lưu trữ.
- Hệ thống công cụ thống kê tài liệu lưu trữ, các vấn đề về lý luận và
thực tiễn liên quan đến việc ứng dụng tin học vào công tác thống kê tài liệu
lưu trữ trong những năm qua.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài chỉ tập trung nghiên cứu thiết kế hệ thống CSDL thống kê tài
liệu lưu trữ của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, không đi sâu nghiên cứu thiết
kế hệ thống phần mềm cho các CSDL quản lý tài liệu lưu trữ. Các thông tin
tài liệu lưu trữ được nghiên cứu để thiết kế là thông tin của tài liệu truyền
thống (tài liệu giấy) của Kho lưu trữ Trung ương Đảng. Đề tài không đề cập
đến các loại hình tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật và các loại hình
tài liệu đặc thù khác.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trên thế giới, việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào công
tác lưu trữ được bắt đầu từ cuối những năm 60 của thế kỷ XX. Nhưng phải
đến những năm 80, sự nghiên cứu ứng dụng này mới thực sự được lưu tâm và
bước đầu có hiệu quả. Tại các Hội nghị những người lãnh đạo các Viện Lưu
trữ các nước XHCN (các năm 1980, 1982, 1984), kinh nghiệm về lĩnh vực 11

1990), trong đó có phần "Thiết kế hệ thống CSDL thống kê quản lý tài liệu lưu
trữ". Công trình này đã được nghiệm thu năm 1989 và trên cơ sở đó, các tác
giả của đề tài, PTS Dương Văn Khảm và kỹ sư Lê Văn Năng, đã biên soạn
cuốn "Tin học hoá công tác văn thư, lưu trữ và thư viện" (xuất bản năm
1993, tái bản năm 1995). Tuy nhiên, việc thiết kế hệ thống CSDL thống kê tài
liệu lưu trữ cũng mới đưa ra được những yêu cầu nguyên tắc chung nhất cho
thống kê tài liệu lưu trữ thuộc phông Lưu trữ Nhà nước, không đề cập đến tài
liệu của Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Mặt khác, việc xây dựng
các CSDL này cũng chỉ là nghiên cứu cơ bản, kết quả ứng dụng trong thực
tiễn còn hạn chế.
Tại các cuộc Hội thảo khoa học về ứng dụng tin học vào công tác lưu
trữ trong những năm 1991 và 1996, vấn đề thống kê tài liệu cũng được một số
tác giả đề cập đến, nhưng cũng chỉ dừng lại ở mức định hướng chung, chưa có
giải pháp xử lý cụ thể.
Đối với công tác thống kê tài liệu lưu trữ Đảng, việc ứng dụng tin học
cũng đã được bước đầu nghiên cứu trong đề tài KX-04 "Hệ chương trình
quản lý văn thư - lưu trữ" chuyên dùng cho tài liệu lưu trữ của các cơ quan
thuộc hệ thống Đảng Cộng sản Việt Nam do ông Hoàng Quốc Tuấn làm chủ
nhiệm. Đề tài đã được nghiệm thu năm 1996. Trong hệ quản lý CSDL này có
thiết kế chức năng Quản lý các phông, sưu tập lưu trữ, quản lý hồ sơ lưu trữ,
quản lý các loại hình tài liệu lưu trữ, nhưng chỉ mới thiết kế một cách chung
nhất về cấu trúc các tệp, chưa có chỉ dẫn cụ thể về yêu cầu sản phẩm đầu ra,
các nội dung xử lý thông tin tiền máy cũng như các sản phẩm cụ thể của
CSDL.
Có thể thấy rằng, việc thiết kế hệ thống CSDL thống kê quản lý tài liệu
lưu trữ của Đảng cho đến nay chưa được nghiên cứu ứng dụng một cách đầy
đủ và có hệ thống. Với việc thực hiện đề tài "Nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ 13

thống kê và các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ trong một số cơ quan thuộc
hệ thống cấp uỷ Đảng.
6. Đóng góp của luận văn
Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ có những đóng góp cơ bản sau đây:
- Hệ thống CSDL thống kê tài liệu lưu trữ truyền thống của Kho lưu trữ
Trung ương Đảng được thiết kế một cách tương đối toàn diện, trên cơ sở các
yêu cầu, nội dung của các CSDL thống kê được xác định.
- Về lý luận, đóng góp cơ bản của đề tài là thiết kế được các quy trình
xử lý thông tin tiền máy để nhập dữ liệu cho các CSDL thống kê tài liệu Kho
Lưu trữ Trung ương Đảng. Với các dữ liệu được nhập, có thể tra tìm và xử lý
dữ liệu thống kê một cách nhanh chóng, chính xác theo yêu cầu quản lý và tra
tìm thông tin thống kê tài liệu. Với việc thiết kế tạo lập và sử dụng dữ liệu
thông tin trong các CSDL, các CSDL hoàn toàn có khả năng thay thế các
công cụ thống kê truyền thống.
- Thiết kế được các biểu mẫu thống kê tự động hoá trong quản lý tài
liệu lưu trữ của Kho lưu trữ Trung ương Đảng. Trên cơ sở đó có thể triển khai
ứng dụng trong thực tế công tác thống kê quản lý tài liệu của Kho, tiến tới
triển khai diện rộng trong các kho lưu trữ thuộc mạng lưới Phông Lưu trữ
Đảng Cộng sản Việt Nam.
Như vậy, áp dụng kết quả nghiên cứu của luận án, việc thống kê tài liệu
lưu trữ của Đảng sẽ từng bước được hiện đại hoá. Các CSDL này cung cấp
thông tin cấp II, trên cơ sở đó người dùng tin có thể tìm đến thông tin cấp I là
tài liệu lưu trữ, góp phần quan trọng vào việc quản lý và tổ chức sử dụng có
hiệu quả các thông tin tài liệu lưu trữ của Đảng.
7. Bố cục của luận văn 15
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Phụ lục, luận văn được chia thành 3
chương:

Chương 2 gồm có các mục sau:
2.1. Thành phần và nội dung tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương
Đảng.
2.2. Tình hình thống kê tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.
2.2.1. Hệ thống công cụ thống kê tài liệu.
2.2.2. Tình hình quản lý, sử dụng và ứng dụng tin học trong công tác
thống kê tài liệu.
Chƣơng 3: Thiết kế hệ thống CSDL thống kê tài liệu tại Kho Lƣu
trữ Trung ƣơng Đảng.
Đây là một trong những vấn đề cốt lõi của luận văn. Trên cơ sở phân
tích hệ thống tài liệu và công cụ thống kê hiện có của Kho Lưu trữ Trung
ương Đảng đã được phân trích ở chương 2, tác giả sẽ đưa ra những vấn đề có
liên quan đến việc xây dựng hệ thống CSDL thống kê tài liệu: mục đích, yêu
cầu của việc xây dựng CSDL, xác định các CSDL cụ thể trong hệ thống
CSDL thống kê của Kho. Từ đó, xác định các nội dung thông tin cần được xử
lý trong từng CSDL trên các mặt: yêu cầu xử lý thông tin đầu vào như bổ
sung và hoàn chỉnh thông tin cho các công cụ thống kê, xác định các yêu cầu
đầu ra của CSDL, xác định cấu trúc các trường trong biểu ghi và hướng dẫn
biên mục biểu ghi nhập dữ liệu.
Kết quả cuối cùng là xây dựng được hệ thống CSDL thống kê quản lý
tài liệu lưu trữ của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng tương đối toàn diện, thống
nhất, có thể phục vụ kịp thời, đầy đủ và chính xác các yêu cầu quản lý và khai
thác thông tin trong dữ liệu được nhập. 17
Chương 3 bao gồm các mục sau:
3.1. Đặc điểm thông tin của CSDL lưu trữ Kho Lưu trữ TW Đảng.
3.2. Mục tiêu của việc xây dựng hệ thống CSDL thống kê tài liệu Kho
lưu trữ Trung ương Đảng.
Chƣơng 1
CÁC NGUYÊN TẮC, PHƢƠNG PHÁP THỐNG KÊ VÀ
VAI TRÒ CỦA ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG THỐNG
KÊ
TÀI LIỆU LƢU TRỮ

1.1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc của công tác thống
kê tài liệu lƣu trữ
1.1.1. Khái niệm
Để hiểu về vai trò của thống kê tài liệu lưu trữ trong công tác lưu trữ,
trước hết, chúng ta cần phân biệt khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ và thống
kê công tác lưu trữ.
Hiện tại trong các tài liệu chuyên ngành lưu trữ còn nhiều định nghĩa
chưa thống nhất và chưa chuẩn xác về hai khái niệm này. Trong sách "Công
tác lưu trữ Việt Nam" xuất bản năm 1987, khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ
là việc "áp dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn nghiệp vụ để nắm 19
được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu,
tình hình cán bộ và hệ thống bảo quản trong công tác lưu trữ" [12, 173].
Tương tự như vậy, Từ điển Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam xuất bản năm
1992 cũng đã định nghĩa thống kê tài liệu lưu trữ là "quá trình ghi chép số
lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản trong các
lưu trữ" [13, 77].

là quá trình ghi chép và phản ánh số lượng, khối lượng và thành phần của tài
liệu lưu trữ theo các đơn vị thống kê trong hệ thống các công cụ thống kê tài
liệu lưu trữ" [31, 10].
Theo định nghĩa trên thì có thể hiểu rằng, thống kê tài liệu lưu trữ trước
hết là một quá trình, đối tượng thống kê là tài liệu lưu trữ. Chúng tôi cho
rằng,

trước hết khái niệm này cho phép chúng ta phân biệt với khái niệm về thống
kê công tác lưu trữ. Có nghĩa là, thống kê tài liệu lưu trữ chỉ là một trong
những nhiệm vụ cơ bản của thống kê công tác lưu trữ. Thống kê công tác lưu
trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, thống kê các công cụ tra cứu khoa học
và các thông tin đối với tài liệu lưu trữ, thống kê các phương tiện bảo quản tài
liệu lưu trữ. Theo nội dung này, thống kê công tác lưu trữ có đối tượng rộng
hơn nhiều so với thống kê tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, khái niệm mới của các
nhà nghiên cứu cũng chưa thể coi là toàn diện và chính xác, vì nó mới chỉ đề
cập đến mục tiêu của thống kê tài liệu lưu trữ, phạm vi thống kê tài liệu lưu
trữ. Về mặt phương pháp, khái niệm đó cho rằng "thống kê tài liệu lưu trữ là
quá trình ghi chép " có lẽ chưa chính xác, bởi chúng ta đều biết rằng, muốn
có các kết quả thống kê tài liệu lưu trữ chính xác, đầy đủ, cũng đòi hỏi phải áp 21
dụng các phương pháp, phương tiện khoa học, không chỉ đơn thuần là việc
ghi chép, tính toán giản đơn.
Mới đây nhất, trong cuốn "Những nguyên tắc công tác chủ yếu của các
Viện lưu trữ cố định Liên bang Nga" và cuốn "Những nguyên tắc công tác
chủ yếu của các lưu trữ cơ quan" do Tổng cục Lưu trữ Liên bang Nga xuất
bản năm 2002 (tiếng Nga), thì khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ được hiểu
là: việc xác định số lượng và thành phần của tài liệu trong đơn vị thống kê và
đăng ký vào sổ thống kê, trong đó đăng ký rõ ràng địa chỉ tài liệu, sự thiếu đủ

thống kê phù hợp, nhằm nắm được chính xác, đầy đủ số liệu thống kê phục vụ
cho công tác quản lý cũng như tra tìm tài liệu trong các kho lưu trữ. Nắm chắc
khái niệm thống kê tài liệu là một trong những điều kiện quan trọng khi
nghiên cứu ứng dụng máy tính vào thống kê tài liệu, là cơ sở để xác định rõ
mục đích, yêu cầu, phạm vi đối tượng của thống kê.
1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của thống kê tài liệu
Theo khái niệm đã phân tích trên đây, mục đích cơ bản của thống kê tài
liệu lưu trữ là nhằm xác định số lượng của tài liệu lưu trữ theo các đơn vị
thống kê, phục vụ cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ.
Một trong những chức năng quan trọng của các kho lưu trữ là phải nắm
được cụ thể thành phần tài liệu thuộc diện quản lý, từ đó có phương hướng bổ
sung những tài liệu còn thiếu vào kho lưu trữ. Các kết quả thống kê tài liệu
lưu trữ có thể giúp cho các nhà quản lý kho lưu trữ xác định được phương
hướng này một cách đầy đủ, chính xác.
Trong tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, các kết quả của thống kê tài liệu
lưu trữ giúp cho các kho lưu trữ chủ động hơn trong phục vụ các yêu cầu khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở hệ thống công cụ thống kê, các nhà 23
lưu trữ có thể xây dựng các công cụ tra cứu khoa học cho các kho lưu trữ,
phục vụ tra tìm tài liệu một cách thuận lợi, chính xác.
Trên cơ sở các số liệu thống kê tài liệu lưu trữ, các cơ quan lưu trữ có
thể xác định nhiệm vụ đặt ra cho ngành mình trong từng năm hay dài hạn như
các kế hoạch về sưu tầm, thu thập, chỉnh lý khoa học tài liệu, tu bổ phục chế,
làm bảo hiểm hay xây dựng kho tàng bảo quản tài liệu lưu trữ
1.1.3. Yêu cầu và nguyên tắc của công tác thống kê tài liệu
1.1.3.1. Yêu cầu
- Cũng như trong bất cứ một lĩnh vực khoa học nào khác của đời sống
xã hội, thống kê công tác lưu trữ nói chung và thống kê tài liệu lưu trữ nói

Biểu hiện rõ nhất của nguyên tắc tập trung thống nhất là các quy trình,
phương pháp thống kê tài liệu trong các cơ quan lưu trữ phải dựa trên cơ sở
sự chỉ đạo thống nhất của cơ quan quản lý nhà nước cao nhất về lưu trữ. Có
như vậy, các số liệu thống kê mới bảo đảm nhất quán, tạo điều kiện thuận lợi
cho việc thống kê ở các cấp độ cao hơn.
b) Nguyên tắc thống nhất với công tác bảo quản
Công tác thống kê tài liệu lưu trữ được thực hiện dựa vào mạng lưới
các kho lưu trữ đã được quy định cho toàn bộ Phông lưu trữ quốc gia. Ngược
lại, hệ thống các công cụ thống kê lại chính là phương tiện để cố định vị trí
bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ, bảo đảm giữ gìn cho các khối tài liệu
không bị xáo trộn trong quá trình di chuyển và sử dụng chúng.
Sự thống nhất giữa thống kê và bảo quản tài liệu lưu trữ không những
là nguyên tắc mà còn là một yêu cầu khách quan nhằm bảo đảm thực hiện
nhiệm vụ tổ chức khoa học tài liệu trong từng lưu trữ. Nguyên tắc này yêu cầu
sự thống nhất giữa thống kê và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, có nghĩa là 25
phải bảo đảm sự thống nhất giữa thống kê và tổ chức vật lý tài liệu theo các
cấp độ phân loại khác nhau, từ phân loại trong từng phông lưu trữ tới phân
loại trong toàn kho lưu trữ và mạng lưới các kho lưu trữ. Việc tổ chức khoa
học tài liệu trong từng phông hay tổ chức các phông tài liệu trong một kho lưu
trữ nhằm cố định vị trí của đối tượng thống kê theo phương án hệ thống hoá.
Phương án này tuỳ thuộc vào các đặc điểm của từng loại tài liệu (tài liệu
truyền thống, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn ). Việc thống kê
tài liệu lưu trữ theo nguyên tắc phân cấp quản lý và theo phạm vi bảo quản sẽ
cho phép xác định được thành phần, khối lượng tài liệu theo từng cấp bậc,
từng phạm vi cụ thể, chỉ rõ vị trí bảo quản của từng khối tài liệu trong mối
liện hệ giữa chúng với các khối tài liệu khác có liên quan. Nó cũng cung cấp
cho cơ quan quản lý lưu trữ những số liệu tổng hợp để xem xét một cách toàn

quản tài liệu, thành phần và nội dung cơ bản của tài liệu, kể cả những tài liệu
chứa thông tin bí mật nhà nước. Cho nên, thực hiện nguyên tắc bảo mật số
liệu thống kê tài liệu lưu trữ là trách nhiệm chung của cơ quan lưu trữ theo
quy định của văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà
nước. Nguyên tắc này được đề ra cũng nhằm bảo đảm cung cấp thông tin đầy
đủ, chính xác, kịp thời cho các nhà quản lý tài liệu lưu trữ và nâng cao trách
nhiệm của các cơ quan lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ.
Thực hiện nguyên tắc này, khi xây dựng các công cụ thống kê và đặc
biệt khi ứng dụng tin học trong công tác này, cần tính đến khả năng bảo vệ bí
mật về số liệu thống kê cơ bản. Khi các yêu cầu về khai thác thông tin trên
mạng và thông tin trên Internet càng trở nên phổ biến thì việc xây dựng các
chương trình bảo mật các số liệu và các thông tin có ý nghĩa bí mật nhà nước
được đặt ra như một yêu cầu cấp thiết cho các nhà lưu trữ và các chuyên gia
xử lý thông tin trên máy tính.
1.2. Nội dung và phƣơng pháp thống kê tài liệu lƣu trữ 27
1.2.1. Các đơn vị thống kê tài liệu lưu trữ
Như đã nêu trong phần khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ, thống kê tài
liệu lưu trữ là quá trình ghi chép và phản ánh số lượng, khối lượng và thành
phần của tài liệu lưu trữ theo các đơn vị thống kê trong hệ thống các công cụ
thống kê tài liệu lưu trữ. Như vậy, chúng ta cần phải hiểu một cách đầy đủ và
đúng đắn về đơn vị thống kê tài liệu lưu trữ.
Theo các nhà nghiên cứu thì việc xác định các đơn vị thống kê tài liệu
lưu trữ còn tuỳ thuộc vào từng loại hình tài liệu và cấp độ thống kê. Tài liệu
lưu trữ rất đa dạng về loại hình: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật,
tài liệu nghe nhìn như ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, đĩa CD , tài liệu điện tử.
Quá trình thống kê tài liệu lưu trữ được tiến hành theo 4 cấp độ khác nhau:
cấp độ hồ sơ, cấp độ mục lục hồ sơ, cấp độ phông lưu trữ và cấp độ các lưu