ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

CAM ANH TUẤN
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI
LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ
NƯỚC CỦA CÁC BỘ

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Mã số: 5 10 02
Người hướng dẫn: PGS.Vương Đình Quyền

HÀ NỘI - 2004

1

MỤC LỤC


2
3.2.3. Xây dựng các hệ cơ sở dữ liệu trong hệ thống. 101
3.2.4. Các thành phần khác của hệ thống 116
3.3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM VẬN HÀNH HIỆU QUẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN TLLT TẠI CÁC BỘ. 117
PHẦN KẾT LUẬN 123
TÀI LIỆU THAM KHẢO 125 1

2
công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ nói chung và công tác tổ chức sử dụng
TLLT nói riêng. Mặt khác, việc “không gặp nhau” giữa ngƣời sử dụng với cán
bộ lƣu trữ là một trở ngại đáng kể. Những thách thức này hiện diện rõ nét nhất
trong các lƣu trữ hiện hành, đặc biệt là trong lƣu trữ các cơ quan nhà nƣớc cấp
bộ - các lƣu trữ mà thông tin TLLT là một nguồn dữ liệu đặc biệt cho hoạt
động quản lý. Điều này đã và đang đặt ra hai bài toàn khó đối với những ngƣời
làm công tác tổ chức sử dụng tài liệu của các lƣu trữ bộ. Thứ nhất, các lƣu trữ
bộ cần phải có sự chủ động hơn nữa, dự đoán trƣớc các nhu cầu sử dụng TLLT
thoả mãn. Thứ hai, các lƣu trữ bộ cần phải có những giải pháp để phục vụ tốt
các nhu cầu sử dụng TLLT trên cơ sở ứng dụng tiến bộ của công nghệ thông
tin. Có nhƣ vậy, công tác lƣu trữ mới có thể đem lại những hiệu quả thiết thực
nhất phục vụ các nhu cầu khác nhau của xã hội nói chung, của các bộ nói riêng.
Thấu hiểu đƣợc những khó khăn này của các lƣu trữ bộ, trên cơ sở những nét
tƣơng đồng giữa các bộ, chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài “Nghiên cứu xây
dựng hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhà nước
của các bộ” làm đề tài luận văn Thạc sỹ khoa học chuyên ngành “Lƣu trữ học
và Tƣ liệu học”. Đây là một đề tài có ý nghĩa rất lớn. Cụ thể nhƣ sau:
+ Nghiên cứu, xây dựng hệ thống thông tin TLLT sẽ là giải pháp giúp
cho hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ ngày càng hiệu quả và hiệu lực,
phục vụ đắc lực cho công cuộc cải cách hành chính đang diễn ra mạnh mẽ tại
các cơ quan nhà nƣớc nói chung và tại các bộ nói riêng. Nhƣ chúng ta đã biết,
công tác đảm bảo thông tin, trong đó có thông tin TLLT, là yếu tố quyết định
đảm bảo chất lƣợng cho hoạt động quản lý nhà nƣớc. Hệ thống thông tin nói
chung và hệ thống thông tin tài liệu lƣu trữ nói riêng sẽ là cơ sở không thể thiếu
cho hoạt động quản lý của các bộ. Việc xây dựng và cam kết cung cấp chính
xác, đầy đủ, kịp thời những thông tin TLLT của hệ thống thông tin nàylà yếu tố
đảm bảo cho hiệu quả hoạt động của các bộ.
+ Xây dựng hệ thông thông tin TLLT góp phần thay đổi quan niệm cũ về
công tác lƣu trữ nói chung, công tác tổ chức sử dụng tài liệu trong các lƣu trữ

vừa đƣợc coi là thƣớc đo chất lƣợng của công tác lƣu trữ, vừa đƣợc coi là một

4
biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác lƣu trữ ở các bộ và đem lại một
vị thế xứng đáng trong xã hội cho công tác lƣu trữ nói riêng, ngành lƣu trữ nói chung.

5
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài.
Với những ý nghĩa nêu trên, đề tài đƣợc tiến hành nhằm thực hiện một số
mục tiêu cụ thể sau đây:
+ Phân tích và nhận định về thực trạng công tác thông tin TLLT tại các
bộ hiện nay. Đây là những cơ sở thực tiễn quan trọng giúp chúng tôi đƣa ra
đƣợc một mô hình tổ chức tối ƣu của hệ thống thông tin TLLT tại các bộ;
+ Đề xuất, định hƣớng việc xây dựng hệ thống thông tin TLLT ở các bộ,
qua đó xác định đƣợc một số thành phần thiết yếu nhất của hệ thống thông tin
TLLT phục vụ hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ. Đây là một hƣớng
nghiên cứu mới trong công tác lƣu trữ nên chúng tôi không đi sâu nghiên cứu
một cách cụ thể các thành phần của hệ thống thông tin TLLT. Những phân tích,
kiến nghị của chúng tôi xung quanh vấn đề này chỉ dừng lại ở việc khai phá ban đầu.
3. Phạm vi nghiên cứu của đề tài.
Đây là một đề tài khó, phức tạp và có phạm vi nghiên cứu rộng. Xây
dựng hệ thống thông tin nói chung hay hệ thống thông tin TLLT nói riêng là
một sự huy động và tập trung nhiều nguồn nhân lực, vật lực (trong đó đáng kể
là nguồn nhân lực, vật lực khoa học công nghệ). Tuy nhiên, do điều kiện khách
quan, chúng tôi chỉ dừng lại ở việc xác định các thành phần trong hệ thống
thông tin TLLT phục vụ hoạt động quản lý Nhà nƣớc của các bộ. Chúng tôi
không đi sâu nghiên cứu việc áp dụng những giải pháp khoa học công nghệ vào
việc xây dựng các hệ thống thông tin tài liệu lƣu trữ tại các bộ, cụ thể trong đề
tài này là công nghệ thông tin, sự lựa chọn các thiết bị phần cứng hay chƣơng
trình phần mềm thích hợp

Nhiệm vụ thứ hai là tiến hành nghiên cứu thực trạng công tác thông tin
TLLT tại các bộ. Nhiệm vụ này có tính chất quyết định của đề tài. Hoàn thành
tốt nhiệm vụ nghiên cứu này sẽ là cơ sở thực tiễn để xác định giải pháp phù
hợp và tối ƣu nhất đối với công tác thông tin TLLT tại các bộ trong giai đoạn hiện
nay.

7
Và nhiệm vụ thứ ba là nghiên cứu nhằm xác định đƣợc các thành phần
thiết yếu của hệ thống thông tin TLLT tại các bộ. Đây là nhiệm vụ quan trọng
nhất đồng thời cũng là mục tiêu lớn nhất mà đề tài cần đạt đƣợc.

8
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Thông tin TLLT là một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác
lƣu trữ nói chung. Mục đích cuối cùng của những khâu nghiệp vụ phức tạp
trong công tác lƣu trữ nhƣ thu thập, bổ sung, phân loại tài liệu, xác định giá trị
tài liệu chính là để phục vụ hoạt động thông tin TLLT - nguồn thông tin quá
khứ đặc biệt quan trọng. Vì vậy, bên cạnh những mảng nghiên cứu truyền
thống về các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ, một trong những chủ đề nghiên
cứu đƣợc rất nhiều các nhà lƣu trữ học trên thế giới và Việt Nam quan tâm, đó
là công tác thông tin TLLT. Dƣới tác động của thời đại bùng nổ thông tin, sự
lựa chọn này của các nhà lƣu trữ học Việt Nam và trên thế giới càng mang
nhiều ý nghĩa quan trọng.
Hiện đại hoá công tác thông tin TLLT, đặc biệt là việc sử dụng những
thành tựu tân tiến của công nghệ thông tin, đã trở thành một xu hƣớng phát
triển chung của ngành lƣu trữ trên toàn thế giới. Trong cuốn chuyên khảo mang
tên “Lưu trữ học”, do Nhà xuất bản Giáo dục Chuyên nghiệp Mátxcơva ấn
hành năm 2002, các tác giả cuốn sách, đồng thời là các nhà lƣu trữ học hàng
đầu của Nga đã dành một chƣơng để viết về công tác “Thông tin hoá công tác
lưu trữ”. Theo bản dịch của cuốn sách này, hiện đang đƣợc lƣu giữ tại Phòng

5 tháng 5 năm 2004 với chủ đề “Các chính sách và thực tiến xác định giá trị,
bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử”, Tiến sỹ William Undertood, Viện Nghiên
cứu Công nghệ bang Georgia, Mỹ đã giới thiệu một mô hình sử dụng thông tin
TLLT theo tiêu chuẩn ISO. Đó là hệ thống thông tin TLLT mở (The open
archival information system - OAIS). Hệ thống này bao gồm rất nhiều thành
phần, trong đó công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng nhất.
Qua hai chuyên khảo nghiên cứu nói trên, có thể nói công tác thông tin
TLLT cũng nhƣ công tác lƣu trữ tại các nƣớc nhƣ Nga, Mỹ đã có những bƣớc
phát triển vƣợt bậc. Những quan niệm về công tác thông tin TLLT đã có sự
thay đổi rất lớn dƣới tác động của thành tựu công nghệ thông tin. Có thể nói,
những lý luận cũng nhƣ kinh nghiệm thực tiễn xây dựng hệ thống thông tin

10
TLLT của các nƣớc này là những kinh nghiệm quý báu cho nƣớc ta sau này.
Tuy nhiên, khả năng áp dụng những mô hình nói trên vào nƣớc ta lúc này là
hoàn toàn không khả thi. Nga, Mỹ là những nƣớc có nền kinh tế phát triển, có
cơ sở hạ tầng thông tin tân tiến, những quan niệm truyền thống về văn bản và
TLLT đã có sự thay đổi, trình độ dân trí cao Những điều kiện nói trên hoàn
toàn không hội tụ đủ ở Việt Nam. Tuy nhiên, những kết quả nghiên cứu nói
trên sẽ giúp ích rất nhiều cho các nhà lƣu trữ học Việt Nam trong việc đi tìm
một mẫu hình phù hợp với thực tiễn nƣớc nhà.
Ở Việt nam, từ cuối những năm 1970, trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt
Nam - một tạp chí chuyên ngành uy tín - đã xuất hiện những bài nghiên cứu
đầu tiên bàn về mối quan hệ giữa công tác thông tin và công tác lƣu trữ. Có thể
kể đến những bài viết nhƣ “Bước đầu tìm hiểu về những hoạt động thông tin
trong các Viện Lưu trữ” của tác giả Hồ Văn Quýnh, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ số
3/1977; “Bàn về chức năng cơ bản của thông tin khoa học - kỹ thuật, lưu trữ
khoa học - kỹ thuật và sự phối hợp hoạt động giữa chúng” của tác giả Văn
Thắng, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ số 3/1978; “Hoạt động thông tin trong công
tác lưu trữ” của tác giả Nguyễn Cảnh Đƣơng, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ số

đã đƣợc tiến hành, trong đó có thể kể đến đề tài mã số 86-98-015 “Nghiên cứu,
xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu phông lưu trữ Quốc gia”do Ts Phan
Đình Nham làm chủ nhiệm đề tài; đề tài mã số 48A.02.04 “Những vấn đề cơ
bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động hoá tài liệu lưu trữ quốc
gia” do TS Dƣơng Văn Khảm làm Chủ nhiệm đề tài Những bài viết và công
trình nghiên cứu nói trên đều ít nhiều đề cập đến công tác thông tin tài liệu lƣu
trữ dƣới những góc độ khác nhau. Một xu hƣớng mà các nhà nghiên cứu đề cập
đến trong hầu hết các bài viết của mình là cần phải hiện đại hoá công tác lƣu
trữ, trong đó việc hiện đại hoá công tác thông tin tài liệu lƣu trữ cần đặt lên
hàng đầu. Đây là một xu thế tất yếu trong giai đoạn hiện nay.
Ngoài ra, vấn đề này cũng nhận đƣợc sự quan tâm nghiên cứu của rất
nhiều các sinh viên, học viên cao học ngành Lƣu trữ học và Quản trị Văn
phòng. Có thể kể đến một số đề tài nhƣ “Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động

12
điều hành và lãnh đạo của Bộ Nội vụ” của sinh viên Trần Thị Châm; “Thu
thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý ở Văn
phòng HĐND - UBND Tỉnh Thái Bình” của sinh viên Vũ Thị Vƣợng Đây là
những đề tài gắn liền với một địa chỉ nghiên cứu nhất định, vì vậy nó mang tính
thực tiễn cao. Tuy nhiên, đề tài của các sinh viên chủ yếu đề cập đến nguồn
thông tin hiện hành, ít đề cập đến nguồn thông tin quá khứ từ TLLT.
Những kết quả nghiên cứu về công tác thông tin TLLT ở Việt Nam cũng
nhƣ trên thế giới là những gợi ý rất bổ ích đối với đề tài của chúng tôi. Tuy
nhiên, những công trình, bài viết kể trên chỉ dừng lại nghiên cứu ở một số khía
cạnh cụ thể của công tác thông tin TLLT nhƣ mối quan hệ của công tác lƣu trữ
với công tác thông tin TLLT, xây dựng các công cụ tra tìm thông tin TLLT,
ứng dụng công nghệ thông tin TLLT hoặc mang tính chất tổng kết công tác
thông tin TLLT tại một cơ quan cụ thể Gần nhƣ không có đề tài nào đề cập
đến việc nghiên cứu các giải pháp mang tính toàn diện và hệ thống nhằm nâng
cao hiệu quả của công tác thông tin TLLT, đặc biệt là công tác thông tin TLLT

nghiên cứu nhƣ phƣơng pháp phân tích, phƣơng pháp tổng hợp, phƣơng pháp
thống kê, phƣơng pháp phỏng vấn, điều tra, khảo sát. Phƣơng pháp phỏng vấn,
điều tra, khảo sát đƣợc chúng tôi vận dụng trong việc thu thập các thông tin cần
thiết đối với đề tài. Những thông tin thu đƣợc qua các phƣơng pháp trên và các
thông tin trên các nguồn tài liệu tham khảo sẽ đƣợc chúng tôi xử lý một cách
khoa học trên cơ sở vận dụng phƣơng pháp phân tích, tổng hợp. Phƣơng pháp
thống kê giúp chúng tôi xử lý hữu hiệu các số liệu thu nhận đƣợc. Ngoài ra,
trong đề tài này, chúng tôi cũng vận dụng một số phƣơng pháp nghiên cứu khác
nhƣ phƣơng pháp hệ thống Mặt khác, những kết quả nghiên cứu đều đƣợc
chúng tôi phân tích, đánh giá, nhìn nhận dựa trên những quan điểm mang tính
phƣơng pháp luận của chủ nghĩa Mác -Lênin đã đƣợc cụ thể hoá thành các
nguyên tắc của lƣu trữ học, cụ thể đó là nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch
sử và nguyên tắc toàn diện tổng hợp.
7. Đóng góp của đề tài.
Đề tài hoàn thành có những đóng góp cơ bản sau đây:

14
Thứ nhất, đề tài đã hệ thống hoá một cách khá cụ thể những thành tựu và
hạn chế của việc nghiên cứu công tác thông tin TLLT ở nƣớc ta từ trƣớc đến
nay, cũng nhƣ ở một số nƣớc trên thế giới.
Thứ hai, đề tài đã đƣa ra một cái nhìn tổng quan nhất về công tác thông
tin TLLT tại các bộ trong giai đoạn hiện nay. Đây là những đóng góp về mặt
thực tiễn.
Thứ ba, về mặt lý luận, đề tài là đã có những đóng góp nhất định trong
việc xác định đƣợc một số yêu cầu mang tính nguyên tắc khi tiến hành xây
dựng hệ thống thông tin TLLT, cũng nhƣ xác định đƣợc một số thành phần cơ
bản trong hệ thống thông tin TLLT tại các bộ.
Trên đây là một số đóng góp quan trọng của đề tài. Ngoài ra, chúng tôi
hy vọng rằng, đề tài này sẽ là những gợi ý đối với các bộ trong nỗ lực cải thiện
hoạt động thông tin TLLT tại bộ mình.

với công tác thông tin TLLT của các bộ. Trong đó, giải pháp xây dựng hệ
thống thông tin TLLT là giải pháp mang tính triệt để nhất.
Chƣơng 3: Xây dựng hệ thống thông tin tài liệu lƣu trữ phục vụ hoạt động quản
lý nhà nƣớc của các bộ.
Căn cứ vào các nhu cầu thông tin trong hoạt động quản lý nhà nƣớc, trên
cơ sở thực trạng công tác thông tin TLLT của các bộ, chúng tôi đƣa ra mô hình
hệ thống thông tin TLLT bao gồm nhiều thành phần có mối liên hệ chặt chẽ với
nhau nhƣ vấn đề tổ chức, con ngƣời, xây dựng cơ sở dữ liệu, lựa chon các thiết
bị phần cứng, xây dựng phần mềm Sự vận hành của cả hệ thống, mà cụ thể là
của các thành phần đã nêu sẽ đáp ứng đƣợc nhu cầu thông tin TLLT của các
đối tƣợng sử dụng là cán bộ trong bộ.
Phần kết luận
Trong quá trình thực hiện luận văn, chúng tôi gặp phải rất nhiều khó
khăn, đặc biệt là sự khan hiếm về mặt tƣ liệu. Mặt khác, do trình độ bản thân
còn hạn hẹp, cộng với thời gian nghiên cứu ngắn, nên mặc dù đã rất cố gắng
song đề tài chắc chắn không tránh khỏi những sai sót, hạn chế nhất định. Chúng

16
tôi mong muốn nhận đƣợc những ý kiến đóng góp từ các thầy cô giáo và các
đồng nghiệp.
Để hoàn thành luận văn, trong thời gian thực hiện, chúng tôi đã nhận
đƣợc sự giúp đỡ rất nhiệt tình từ phía các cán bộ Phòng Nghiệp vụ Trung ƣơng
thuộc Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc, các cán bộ Phòng Lƣu trữ Bộ Công
nghiệp, Phòng Lƣu trữ Bộ Khoa học Công nghệ Đặc biệt, chúng tôi sẽ không
thể hoàn thành luận văn này nếu không nhận đƣợc sự giúp đỡ đầy nhiệt huyết
của PGS Vƣơng Đình Quyền - thầy giáo hƣớng dẫn khoa học trực tiếp của
chúng tôi, của các thầy cô giáo và bạn đồng nghiệp hiện đang công tác tại Khoa
Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng - Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân
văn Hà Nội. Nhân đây, chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới sự giúp đỡ quý báu
đó. Xin chân thành cảm ơn!

phù hợp.
+ Khâu tổ chức thực hiện là khâu quyết định dẫn đến việc mục
tiêu đề ra có đạt đƣợc hay không. Khi thực hiện khâu này, các nhà quản lý cần
phải thu thập các thông tin về kinh nghiệm tổ chức thực hiện trƣớc đây, thông
tin về phản ứng của các đối tƣợng thực hiện

18
Hoạt động quản lý nhà nƣớc là một trong những hoạt động rất phức tạp.
Ứng biến trƣớc những biến động không ngừng của xã hội luôn là bài toán hóc
búa đối với các cơ quan quản lý nhà nƣớc. Thách thức này yêu cầu hoạt động
quản lý nhà nƣớc không thể thụ động, bảo thủ hay trì trệ. Thông tin chính là
luồng không khí luân chuyển liên tục trong các hoạt động quản lý, trong đó có
quản lý nhà nƣớc. Sự thụ động của các nhà quản lý sẽ mất đi nếu nhƣ họ luôn
nắm đƣợc thông tin. Có hai loại thông tin tồn tại song hành trong quản lý là
thông tin hiện hành và thông tin lƣu trữ (hay còn gọi là thông tin quá khứ). Đây
là hai cột trụ vững chắc của bất cứ hoạt động quản lý nào. Tuy nhiên, nhận thức
về tầm quan trọng của hai loại thông tin này có sự thiên lệch nhất định. Trƣớc
đây, ngƣời ta cho rằng, hoạt động quản lý luôn cần nhiều những thông tin
“nóng hổi”, tức là những thông tin hiện hành, hơn là những thông tin lƣu trữ.
Quan điểm này ít nhiều xuất phát từ cái nhìn thành kiến của xã hội đối với công
tác lƣu trữ. Với những tính chất đặc thù, thông tin TLLT rất thiết thực cho hoạt
động quản lý. Nó đã, đang và sẽ có những đóng góp quan trọng đối với hoạt
động quản lý nói chung và quản lý nhà nƣớc nói riêng. Trong chƣơng này,
chúng ta sẽ tìm hiểu sâu về vai trò và giá trị của thông tin TLLT, cũng nhƣ của
hệ thống thông tin TLLT đối với hoạt động của các bộ - một hoạt động quản lý
nhà nƣớc quan trọng đối với xã hội.
1.1. KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI LIỆU LƢU TRỮ
1.1.1. Khái niệm về thông tin
Con ngƣời tồn tại và luôn bị chi phối, tác động bởi thế giới vật chất.
Cũng chính vì vậy, việc nhận thức đƣợc thế giới vật chất là mục đích cuối cùng

Điểm bất hợp lý lại ở chỗ: chỉ những cái mới nào đƣợc thể hiện bằng các tín
hiệu quy ƣớc của con ngƣời thì mới đƣợc nhận biết. Đây là điểm bất hợp lý.
Cách hiểu thứ hai: tìm hiểu khái niệm thông tin qua việc tìm hiểu mục
đích của quá trình cung cấp thông tin. Đây là cách định nghĩa đƣợc nhiều nhà
khoa học sử dụng. Dƣới đây là những cách định nghĩa nhƣ vậy: 1,2: Dẫn theo Luận văn Tiến sỹ chuyên ngành Quản lý kinh tế “Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kinh tế”
của Đoàn Thị Thu Hà.

20
+ Thông tin là “bộ phận tri thức đƣợc sử dụng để định hƣớng, để xác
định tích cực, để điều khiển”
2
.
+ “Thông tin là sự phát biểu về cơ cấu của một thực thể mà nó giúp cho
một con ngƣời ra quyết định hoặc đƣa ra cam kết”[18:;21]
+ Thông tin là “những tin tức đƣợc tiếp nhận và cần cho sự phân tích các
tình huống cụ thể, tạo ra khả năng đánh giá tổng hợp nguyên nhân xuất hiện và
phát triển tình huống đó để lựa chọn quyết định thích hợp, tối ƣu cho quá trình
quản lý” [11;27].v.v.
Cách hiểu này không sai nhƣng chƣa thực sự đầy đủ. Mục đích của thông
tin rất đa dạng và phức tạp, nhƣng các định nghĩa này chƣa khái quát hết đƣợc
những mục đích mà thông tin đem lại cho con ngƣời. Mặt khác, ở mỗi góc độ
sử dụng khác nhau, thông tin đều đem lại những lợi ích thiết thức khác nhau.
Đi tìm khái niệm thông tin thông qua quá trình xử lý của nó là cách định
nghĩa thứ ba của các nhà khoa học. Chúng ta có thể nhắc đến một số định nghĩa
nhƣ vậy:
+ Thông tin là “điều hiểu biết về một sự kiện, một hiện tƣợng, một quan
hệ nào đó, thu nhận đƣợc qua giao tiếp, khảo sát, đo lƣờng, lý giải, nghiên

đã đƣợc xây dựng một cách khoa học và tƣơng đối chính xác. Theo quan điểm
triết học, thông tin là “sự phản ánh của tự nhiên và xã hội (thế giới vật chất)
bằng ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh hay nói rộng hơn bằng tất cả các phƣơng tiện
tác động lên giác quan của con ngƣời”[26;14]. Mặt khác, cũng theo quan điểm
triết học duy vật, thuộc tính phản ánh là một thuộc tính vốn có và quan trọng
nhất của mọi vật chất. Nhƣ vậy, tất cả sự vật tồn tại trong thế giới vật chất đều
có thể trở thành nguồn thông tin. Nhƣng đây chỉ là dạng thông tin tiềm năng,
vật chất không thể tự nói lên tất cả những gì thuộc về bản chất của nó. Vật chất
chỉ trở thành thông tin khi và chỉ khi có sự tác động qua lại giữa đối tƣợng phát
tin và đối tƣợng thu tin. Ở đây, ta có thể hiểu quy trình sản sinh thông tin nhƣ
sau: đối tƣợng phát tin là ngƣời trực tiếp tiếp xúc với vật chất và cảm thụ sự
phản ánh của nó. Sau đó, sự cảm thụ của đối tƣợng phát tin đƣợc phản ánh một
lần nữa cho đối tƣợng thu tin. Và chu trình này kết thúc khi đem lại sự hiểu biết
nhất định về vật chất cho đối tƣợng thu tin (thông qua lăng kính và năng lực
cảm thụ phản ánh của đối tƣợng phát tin). Trên cơ sở này, các nhà thông tin học
đã đƣa ra một định nghĩa tƣơng đối đầy đủ và khái quát về thông tin nhƣ sau:
Thông tin là “sự phản ánh và biến đổi những phản ánh thu nhận được thành sự 4,5: như trên 22
hiểu biết về những sự vật, hiện tượng”. Đây cũng là cách hiểu mà chúng tôi rất
đồng thuận. Công trình nghiên cứu của chúng tôi sẽ đƣợc triển khai dƣới góc
độ của cách hiểu này.
1.1.2. Khái niệm về hệ thống thông tin
Dƣới góc độ tiếp cận với khái niệm thông tin mà chúng tôi đã trình bày ở
trên, chúng ta dễ dàng nhận thấy tính vô định là một trong những đặc điểm cốt
yếu của thông tin. Thật vậy, nhà kinh tế học ngƣời Nga I.Trerniak đã nhận xét