Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay việc sử dụng máy tính điện tử trong các ngành kinh tế, quản lý sản xuất
kinh doanh gần như đã trở thành một yêu cầu bắt buộc. Máy tính điện tử với việc sử
dụng nó một cách hiệu quả đã và đang trở thành một lực lượng sản xuất, tiên tiến
nhất của thời đại. Mức độ tin học hoá trong sản xuất, kinh doanh đã là một thước đo
hàng đầu và trong nhiều doanh nghiệp là sự đảm bảo sống còn của nền kinh tế thị
trường.Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho các nhà quản lý đưa ra được
những quyết định đúng đắn tính khả thi cao. Để làm được điều đó thì cần phải có sự
trợ giúp của công nghệ thông tin và hệ thống máy tính để lưu trữ, xử lý nhằm mục
đích đưa ra những thông tin cần thiết, chính xác theo yêu cầu của quản lý.
Đối với công việc quản lý bán hàng của Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển
công nghệ tin học Mạnh Dũng, khi tin học chưa ra đời thì việc bán hàng và những
công việc khác được thực hiện một cách rất khó khăn đòi hỏi phải nắm vững
chuyên môn nghiệp vụ , tốn nhân lực thời gian và chi phí cho việc thực hiện.Tin
học hóa là yêu cầu cấp thiết bởi tin học hóa sẽ mang lại lợi ích to lớn về mọi mặt
như : nhân công, chi phí tài chính và thậm chí hỗ trợ cả trình độ chuyên môn của
người thực hiện, với các doanh nghiệp lớn mà còn có thể được thực hiện đối với các
doanh nghiệp nhỏ vì nó chỉ là những thao tác trên máy đơn giản. Tuy nhiên, đầu tư
để xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công việc tính trong khoảng thời gian ngắn
là tốn kém. Tùy thuộc vào những yêu cầu đặt ra đối với từng hoàn cảnh ta có cách
giải quyết khác nhau tạm thời trong khoảng thời gian nhất định đáp ứng được yêu
cầu đề ra của hệ thống.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế của Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển công
nghệ tin học Mạnh Dũng, em đã chọn đề tài có tên là: “Phân tích thiết kế hệ
thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển tin
học Mạnh Dũng”.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ:Nguyễn Thị Thu Thủy đã tận tình
giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập để em hoàn thành bản khóa luận này.

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

lượng hàng hóa trong kho. Kế toán cũng sẽ lấy số liệu từ những phiếu xuất hàng đó

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
để tổng hợp lại doanh số bán hàng và quản lý số lượng tồn kho cũng như công nợ
khách hàng. Công việc tưởng chừng như đơn giản nhưng lại kéo theo cả một dãy
những mắt xích những công việc của các bộ phận khác nhau phụ trách nhưng công
việc khác nhau và nó làm tốn kém thời gian và sức lao động của con người.Xuất
phát từ nhu cầu đó giảm bớt công sức quản lí và kiểm soát lượng hàng bán ra, lượng
hàng tồn kho, …em đi xây dựng Hệ Thống thông tin quản lí bán hàng tại công ty
với các mục tiêu cụ thể như sau.
1.3. Mục tiêu của đề tài:
Để xây dựng được hệ thống thông tin quản lí bán hàng, trước hết em đi tìm hiểu
các khái niệm hệ thống, hệ thống thông tin, phân loại hệ thống thông tin, quy trình
phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí , và các bước cụ thể của quy trình
phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí.
Sau khi đã tìm hiểu các khái niệm và quy trình phân tích thiết kế , em sẽ tiến hành
xây dựng hệ thống thông tin quản lí bán hàng, gồm các nhiệm vụ chính đó là: Quản
lí bán hàng( mua hàng, bán hàng), tìm kiếm( hàng hóa, khách hàng, hóa đơn),thống
kê báo cáo (nhập hàng, xuất hàng, doanh thu, nợ), bảo hành , sửa chữa (bảo hành,
sửa chữa, đổi sản phẩm bị lỗi).Cụ thể đối tượng và phạm vi đề tài của như sau:
1.4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng đề tài là phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng, cụ thể ở
đề tài khóa luận này là: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng máy
tính và linh kiên vi tính.Phạm vi nghiên cứu của đề tài :Nghiên cứu tổ chức hoạt
động tại Công ty cổ phần đầu tư và phát triển tin học Mạnh Dũng.Và để thực hiện
được đề tài đó , trong bài khóa luận em đã sử dụng tổng hợp các kĩ năng sau:
1.5. Phương pháp thực hiện
Sử dụng tổng hợp các kĩ năng : Tổng hợp , phân tích, đánh giá, suy luận …, kĩ

viên, khách hàng, nhà cung cấp hay đối tác của nó. Ngày nay, nhiều tổ chức xem
các hệ thống thông tin là yếu tố thiết yếu giúp họ có đủ năng lực cạnh tranh và đạt
được những bước tiến lớn trong hoạt động. Hầu hết các tổ chức nhận thấy rằng tất
cả nhân viên đều cần phải tham gia vào quá trình phát triển các hệ thống thông tin.
Một cách dễ hiểu ta có thể định nghĩa Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm
con người, dữ liệu, các quy trình và công nghệ thông tin tương tác với nhau để thu
thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin cần thiết ở đầu ra nhằm hỗ trợ cho một hệ
thống. Hệ thống thông tin hiện hữu dưới mọi hình dạng và quy mô.
-Phân loại Hệ Thống Thông Tin:Có nhiều tiêu chí để phân loại hệ thống thông
tin.Đó là phân loại theo chức năng phục vụ hệ thống, dựa trên loại hỗ trợ mà hệ
thống thông tin cung cấp.Có 2 hệ thống chính đó là:
Các hệ thống hỗ trợ hoạt động
Các hệ thống hỗ trợ quản lí
Ngoài ra còn có các loại hệ thống thông tin như sau:
- Hệ các chuyên gia: Đây là các hệ thống cung cấp các tư vấn có tính chuyên gia
và hoạt động như một chuyên gia tư vấn cho người dùng cuối.

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
- Hệ quản trị tri thức : Đây là các HTTT dựa trên tri thức, hỗ trợ cho việc tạo, tổ
chức và phổ biến các kiến thức của doanh nghiệp cho nhân viên và các nhà quản
lý trong toàn công ty.
Các hệ thống chức năng doanh nghiệp ( hoặc các hệ thống tác nghiệp) : Hỗ trợ
nhiều ứng dụng sản xuất và quản ly trong các lĩnh vực chức năng chủ chốt của công
ty.
- Các HTTT chiến lược : HTTT loại này có thể là một HTTT hỗ trợ hoạt động
hoặc hỗ trợ quản lý, nhưng với mục tiêu cụ thể hơn là giúp cho công ty đạt được
các sản phẩm, dịch vụ và năng lực tạo lợi thế cạnh tranh có tính chiến lược
- Các HTTT tích hợp, liên chức năng, đây là các HTTT tích hợp trong nhiều

đồ hình vẽ và bảng biểu của từng giai đoạn cụ thể .
2.3. Các bước phân tích thiết kế hệ thống
Bước 1: Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án.
Ở bước này người ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống, phát hiện nhược
điểm còn tồn tại, từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục, cần cân nhắc tính khả thi
của dự án từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo.
Bước 2 : Phân tích hệ thống.
Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ
khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống mới.
Phân tích hệ thống thông tin là để hiểu rõ hệ thống cũ, trừu tượng hóa nó, tìm cho
được các giải pháp hệ thống thông tin mới đảm bảo yêu cầu thông tin mới cho quản
lý. Phân tích hệ thống thông tin bao gồm các hạng mục công việc sau:
Lập kế hoạch phân tích
Phân tích hệ thống thông tin là một công việc rất quan trọng chiếm tối thiểu 25%
thời gian dành cho phát triển một hệ thống thông tin. Đây là giai đoạn phức tạp vì
vậy phải lập kế hoạch rất cẩn thận, nhất là các kế hoạch chính yếu:
Kế hoạch công việc
Kế hoạch thời gian
Kế hoạch nhân lực
Kế hoạch tài chính
Lựa chọn và trang bị công cụ, phương tiện

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
Danh mục các sản phẩm cần thu được
Nghiên cứu môi trường hệ thống thông tin hiện có
Để tìm hiểu hệ thống thông tin hiện có, cán bộ phát triển hệ thống thông tin phải bắt
đầu từ môi trường. Gồm có 2 môi trường cần xem xét:
• Môi trường ngoài của tổ chức như: Kinh tế xã hội, Tự nhiên, Pháp lý. Xu thế

chức, kỹ thuật và cả đạo đức kinh doanh.
Sửa chữa dự án đề xuất ban đầu.
Sửa đổi cho phù hợp và chi tiết hoá dự án được phê duyệt trong giai đoạn 1- Xác
định yêu cầu.
Chuẩn bị và trình bày báo cáo về giai đoạn phân tích
Kết quả sau báo cáo phải là các ý kiến đánh giá, nghiệm thu và giải quyết tiếp tục
giai đoạn sau của quy trình phát triển hệ thống thông tin.
Bước 3: Phân tích chức năng
Khái quát về phân tích chức năng
Mô tả chức năng hệ thống bằng các mô hình: Mỗi chức năng gồm:
+ Tên chức năng
+ Mô tả về chức năng
+ Thông tin đầu vào
+ Thông tin đầu ra
+ Sơ đồ liên kết chức năng
Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD
Mô tả bằng sơ đồ các chức năng của tổ chức. Trừu tượng hoá các yếu tố vật lý như
Nơi thực hiện, Thời điểm thực hiện, phương tiện thực hiện.
Ký hiệu sơ đồ BFD:
+ Chức năng: Hình chữ nhật có tên chức năng (Thường là bắt đầu bằng một động
từ).
+ Trình tự thực hiện chức năng: Thể hiện bằng mũi tên có hướng.
Phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh BFD
Đối với những tổ chức lớn cần phải phân cấp sơ đồ chức năng. Sơ đồ khởi đầu, sau
đó phân rã chức năng lớn thành các chức năng chi tiết hơn. Cấp cuối cùng là cấp
người đọc có thể hiểu rõ nội dung các việc cụ thể cần phải làm trong chức năng đó.
Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu – công cụ mô tả hệ thống thông tin:

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1


Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
+ Thiết kế hệ thống phần cứng: Mạng, máy tính và các thiết bị ngoại vi, sơ đồ lắp
đặt chi tiết.
+ Thiết kế vào: Thiết kế các giao diện cập nhật và phương thức cập nhật, phương
thức hệ thống thông tin nhận dữ liệu từ ngoài.
+ Thiết kế ra: Chủ yếu là thiết kế chi tiết các thông tin đưa ra từ hệ thống thông tin,
bao gồm khuôn dạng, thiết bị và vật mang tin ra.
+ Thiết kế giao diện người - máy: Thiết kế các giao diện để người sử dụng hệ thống
thông tin có thể giao tác một cách dễ dàng với hệ thống.
* Thiết kế vật lý trong: Là thiết kế các yếu tố bên trong không nhìn thấy được của
hệ thống thông tin mới bảo đảm tính tối ưu và hiệu quả. Thiết kế vật lý trong gồm
các thiết kế sau:
+ Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: Các tệp chỉ dẫn, các tệp trung gian, các trường
dữ liệu phục vụ quản lý hệ thống thông tin
+ Thiết kế phần mềm: Thiết kế các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.
+ Thiết kế sơ đồ liên kết các môdul chương trình và lập trình chương trình.
+ Thử nghiệm phần mềm và thử nghiệm hệ thống.
PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN TIN HỌC
MẠNH DŨNG
3.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ tin học
Mạnh Dũng

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1


   
!"#" ! !$%& '( ! 
Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế

* Phòng kỹ thuật: Phòng kỹ thuật phân ra làm hai bộ phận chuyên trách bao gồm
bộ phận sửa chữa (sửa chữa cây và loa phục vụ cho bán buôn) và bộ phận dịch vụ
khách hàng ( lắp đặt, sửa chữa, bảo hành bảo trì phục vụ).
Các hoạt động chính của công ty:
Kinh doanh Phân phối:
Kinh doanh Bán lẻ:
Kinh doanh Dự án:
Định hướng phát triển
Phát huy hết sức những mặt mạnh vốn có của công ty và công nghệ dịch vụ, đồng thời
tổ chức chặt chẽ và chi tiết bộ máy hoạt động, nâng cao khả năng của công ty nhằm
đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng
Quan hệ, hợp tác với các hãng sản xuất trong và ngoài khu vực nhằm mở rộng hơn nữa
những mặt hàng cũng như hợp tác nghiên cứu và phát triển.
Đẩy mạnh xây dựng các văn phòng và đại lý trên toàn quốc, đảm bảo có mặt và phục
vụ khách hàng tại hầu hết các tỉnh thành của Việt Nam.
3.2. Khảo sát và phân tích hiện trạng
Hiện nay ở Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ máy tính Mạnh
Dũng, cũng đã và đang sử dụng phần mềm để quản lý nhưng phần mềm chỉ đơn
giản là hỗ trợ kế toán trong việc quản lý và theo dõi công nợ còn với công tác bán
hàng thì vẫn đang làm theo cách thủ công, phiếu xuất và phiếu nhập kho được in
theo mẫu trình bày sẵn trên file exel rồi sử dụng chúng để ghi đơn hàng cho khách
hàng. Sau công tác bán hàng của nhân viên kinh doanh thì thêm vào đó là công việc
của thủ kho và kế toán.Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất hàng từ bộ phận kinh
doanh để xuất hàng ra khỏi kho và cuối ngày thì phải nhập từng đơn hàng vào thẻ
kho để quản lý số lượng hàng hóa trong kho. Kế toán sẽ lấy số liệu từ những phiếu

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
xuất hàng đó để tổng hợp lại doanh số bán hàng và quản lý số lượng tồn kho cũng

Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
Hệ thống mới có khả năng thay thế hệ thống hiện tại và giúp bộ phận bán hàng
của công ty làm việc hiệu quả hơn trong kinh doanh và giảm được chi phí và thời
gian.
Có khả năng tự động hiển thị thông tin của tất cả các loại hàng hoá, khả năng hiển
thị loại hàng, đơn giá và những chương trình khuyến mãikèm theo.
Khách hàng có thể lựa chọn cách thanh toán như trả bằng tiền mặt, chuyển khoản
hoặc công nợ trả sau) Vì vậy hệ thống mới phải cập nhật một cách tự động tất cả
những thông tin khách hàng, thông tin hàng, số tiền thanh toán sau khi khách hàng
mua hàng.
Hệ thống có khả năng xuất báo cáo về tổng doanh thu, danh sách khách mua hàng
trong tháng, báo cáo hàng tồn.
Yêu cầu chức năng hệ thống mới
Nhập:
Thông tin khách hàng
Thông tin hàng hoá
Thông tin nhà cung cấp
Thông tin về công ty
Thông tin người quản trị, thông tin người dùng
Xuất:
Hoá đơn bán hàng
Báo cáo hàng nhập
Báo cáo hàng xuất
Báo cáo hàng tồn
Báo cáo tổng thu.
Báo cáo danh mục hàng hoá
Xử lý:
Tự động tính tổng số tiền, các khoản thuế, các phí các dịch vụ …
Thi hành:
Hệ thống có khả năng hoạt động

Chức năng này có nhiệm vụ đăng nhập vào hệ thống, quản trị người dùng và hướng
dẫn chung cho người sử dụng.
3.4.2. Chức năng quản lí hàng nhập

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
Dựa vào số liệu kiểm kê kho, số liệu yêu cầu cần mua của bộ phận bán hàng các
phiếu chào hàng của các hãng cung cấp, đồng thời kết hợp với thông tin của thị
trường, bộ phận mua hàng lập bảng dự trù thông qua sự kiểm duyệt của ban giám
đốc sau đó liên hệ với nhà cung cấp để thoả thuận hợp đồng mua hàng cập nhật
thông tin mua hàng.
3.4.3. Chức năng quản lý hàng xuất (bán):
Khi có khách hàng có nhu cầu cần mua hàng, chức năng này sẽ có nhiệm vụ điền tất
cả các thông tin liên quan đến khách hàng mà đã được lưu trữ. Nếu là khách hàng
mới phải thêm vào danh mục khách hàng. Nếu là khách đã tồn tại phải kiểm tra lại
thông tin xem có chính xác không? Sau đó bộ phận bán hàng lần lượt duyệt các mặt
hàng khách yêu cầu, kiểm tra số lượng mặt hàng mà công ty có thể bán. Có thể xảy
ra các trường hợp sau:
• Mặt hàng này công ty không có hoặc hệ thống thông tin chào hàng không
có trong công ty. Trường hợp này phải từ chối bán hàng.
• Công ty có đủ số lượng, quy cách cũng như yêu cầu:Trường hợp này tiếp
tục thoả thuận về giá cả.
• Công ty không có các mặt hàng này nhưng hệ thống thông tin chào hàng có
các thông tin liên quan đến mặt hàng này, qua đó bộ phận tiếp thị có thể
trao đổi với khách hàng. Nếu khách hàng chấp nhận thì bộ phận bán hàng
sẽ đề nghị với bộ phận nhập hàng liên hệ với nhà cung cấp để khẳng định
lại việc đặt hàng. Sở dĩ như vậy là để tăng độ tin cậy của phiếu chào hàng
của các nhà cung cấp.
• Công ty có đầy đủ số lượng và quy cách mặt hàng theo yêu cầu của khách

L$(
JAB(H"
JAB(
Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
Khi nhà quản lý có nhu cầu kiểm tra lại thông tin hóa đơn, chức năng này sẽ có
nhiệm vụ cung cấp các hóa đơn đã nhập, các hóa đơn đã bán, các phiếu xuất…
3.4.5 Chức năng báo cáo và in ấn:
Khi thực hiện làm các hoá đơn xuất nhập tồn kho xong thì người dùng cần phải
in ra báo cáo xuất nhập tồn kho một cách chi tiết nhất…
3.5. Mô tả hoạt động hệ thống
3.5.1. Sơ đồ BFD
Hình 3.2. Sơ đồ BFD

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

4
4AM5JJ
NH(
4AM(
QUẢN LÝ BÁN HÀNG
!OP
5PQ"
-R5?!S5-LTU5-
44V7W(
4AM"'KI(
?2IX(
(
*I(
4Y'%Z['
Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế

L
L
L
44AM5JJ
?2$
5->J95?J`
Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
3.5.3 Sơ đồ DFD mức 1

Trả lời kết quả
Hình 3.4. Sơ đồ BDF mức 1

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

phßng KINH DOANH
!(
4C(
4CAM
4C7AM
4AMY'%Z
4CAM
4CaI
4C1'"b
4AMY'%Z
-N
5"
-* "
4AM
-
Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế

_X(M73
V7W(NH
Lc
Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
Hình 3.5. Sơ đồ DFD mức 02* Mức 02 - Sơ đồ nhập hàng
Hình 3. 6: Sơ đồ nhập hàng mức 2
* Mức 02 - Sơ đồ xuất hàng
Hình 3. 7: Sơ đồ xuất hàng mức 2
* Mức 2 - Sơ đồ Báo cáo:

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

'7 "
'35JJ
'3
^7W7
'7$
^7W7
Phßng kinh doanh
47(NH
47( "
K
S3
S3
4
-$
-$
L
'$K
L

SoHDB, Mahang, Tenhang, DVTinh,
Giaban, Luongban
ChiTietNhap SoHDN
SoHDN, Mahang, Tenhang, DVTinh,
Gianhap, Luongnhap
HoaDonBan
MaKH,
SoHDB
SoHDB, Ngaylap, MaKH, HTTT,
Tongthanhtien, Tongthanhtien2
HoaDonNhap
MaNCC,
SoHDN
SoHDN, Ngaylap, MaNCC, HTTT,
Tongthanhtien, Tongthanhtien2
HoaDonThanhToanBan SoHDTTB
SoHDTTB, MaKH, SoHDB,
Tongthanhtien, Sotientra, Conlai,
Mahang

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
HoaDonThanhToanNha
p
SoHDTT
N
SoHDTTN, MaNCC, SoHDN,
Tongthanhtien, Sotientra, Conlai
NhanVien

Trích đoạn PHẦN 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

---