Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-1
MỤC LỤC
Trang
Lời mở đầu 2
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ
1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư 4
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư 4
1.1.2. Ý nghĩa của công tác văn thư 4
1.1.3. Nội dung của công tác văn thư 5
1.2. Quan điểm của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư 9
1.2.1. Quan điểm của Đảng 9
1.2.2. Cơ sở pháp lý 10
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ
Ở TRƢỜNG THPT AN PHÚ, HUYỆN AN PHÚ
2.1. Đặc điểm tình hình 12
2.2. Thực trạng công tác văn thư tại trường THPT An Phú, huyện An Phú 13
2.2.1. Những mặt đã làm được 13
2.2.2. Nguyên nhân đạt được 16
2.2.3. Những mặt hạn chế 17
2.2.4. Nguyên nhân hạn chế 17
2.2.5. Những vấn đề đặt ra từ công tác văn thư 18
CHƢƠNG 3.
MỤC TIÊU VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG
CÔNG TÁC VĂN THƢ Ở TRƢỜNG THPT AN PHÚ, HUYỆN ĐẾN NĂM 2015
3.1. Mục tiêu 20
3.2. Một số giải pháp 21
3.2.1. Nâng cao nhận thức về công tác văn thư trong nhà trường 21
3.2.2. Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ 21
3.2.3. Xây dựng quy chế văn thư, quy định chế độ trách nhiệm 22

báo, dạng thông tin cấp một, có độ tin cậy cao bởi nguồn gốc hình thành và tính
chất đặc trưng của pháp lý. Do đó có thể khẳng định hiệu quả đạt được của cơ quan
cao hay thấp, nhanh hay chậm, thiết thực hay phiền hà đều có liên quan đến công
tác văn thư. Làm tốt công tác văn thư sẽ giúp cho cán bộ lãnh đạo, quản lý nâng
cao được hiệu quả, giải quyết, xử lý nhanh và đáp ứng được yêu cầu của công việc.
Qua công việc được phân công ở nhà trường phổ thông, tôi nhận thấy công tác văn
thư trong nhà trường là một trong những công việc mang yếu tố quyết định đến
chất lượng giáo dục của đơn vị, là “cánh tay” đắc lực cho Ban lãnh đạo nhà trường,
các bộ phận liên quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quản lý của mình.
Cán bộ lãnh đạo, nhân viên văn thư cần có nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng
của công tác văn thư, nếu công tác này được quan tâm đúng mức, sẽ góp phần nâng
cao hiệu quả hoạt động và thực hiện tốt mục tiêu quản lý. Tuy nhiên trên thực tế
còn một số cán bộ lãnh đạo, nhân viên văn thư chưa có nhận thức đầy đủ về công
tác này, còn xem nhẹ và nghĩ đây là công việc đơn giản, phân công ai làm cũng

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-3
được, thậm chí không cần phải học hành. Xuất phát từ những lý do trên, với nhiệm
vụ được phân công quản lý Tổ Văn phòng và qua thời gian học tập lớp Trung cấp
lý luận chính trị-Hành chính, B68-huyện An Phú, đồng thời bản thân cũng rất yêu
thích công việc này nên tôi mạnh dạn chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao chất lượng
công tác văn thư ở Trường THPT An Phú, huyện An Phú đến năm 2015”. Nhằm
đánh giá một cách khách quan về công tác văn thư của nhà trường trong thời gian
tới đạt hiệu quả cao hơn.
Đề tài đã sử dụng phương pháp nghiên cứu chủ yếu là quan sát thực tế hoạt
động văn thư tại Trường THPT An Phú, ngoài ra, tôi còn sử dụng phương pháp
tổng hợp và thống kê, phân tích minh họa lý luận bằng số liệu, từ việc đánh giá
khách quan mặt được, chưa được, để làm rõ lý luận bằng thực tiễn và đề xuất
một số giải pháp hữu ích đối với công tác văn thư tại trường THPT An Phú từ nay
đến năm 2015. Đề tài được ngiên cứu trong năm học 2012-2013, ngoài lời mở đầu

và các đơn vị vũ trang nhân dân. Công tác văn thư bao gồm việc soạn thảo, ban
hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác.
1.1.1.2. Văn bản:
- Bản gốc văn bản là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt (bản
thảo sạch).
- Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được
cơ quan ban hành. Bản chính có thể làm thành nhiều bản có giá trị như nhau.
1.1.1.3. Hồ sơ:
Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với
nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một (hoặc một
số) đặc điểm chung về tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
1.1.2. Ý nghĩa của công tác văn thƣ
Công tác văn thư được xác định là mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung, nó có các ý nghĩa sau đây:
- Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ các
nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn của mỗi cơ quan,
tổ chức nói chung. Công tác văn thư vừa có chức năng là bảo đảm thông tin
cho hoạt động của cơ quan, tổ chức, vừa có chức năng truyền đạt, phổ biến
thông tin bằng văn bản.
- Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ
quan, tổ chức.

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-5
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan, tổ
chức được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng
chế độ, giữ gìn được bí mật quốc gia, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ.
- Công tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều
kiện tốt cho công tác lưu trữ. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan, tổ
chức cần phải tổ chức thực hiện tốt công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ,

- Tất cả các văn bản, giấy tờ (kể cả đơn, thư cá nhân) gởi đến cơ quan, tổ chức
gọi là văn bản đến. Văn bản đến bao gồm:
+ Văn bản từ cơ quan ngoài gởi đến trực tiếp;
+ Văn bản nhận được từ con đường bưu điện;
+ Văn bản, giấy tờ do cá nhân mang về từ hội nghị.
- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:
+ Mọi văn bản đến đều phải được tập trung đăng ký tại văn thư cơ quan.
+ Việc tiếp nhận và đăng ký văn bản đến tại văn thư cơ quan theo nguyên tắc
kịp thời, chính xác và thống nhất.
+ Những văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải làm thủ tục phân phối
ngay sau khi đăng ký.
+ Những văn bản mật phải được người có trách nhiệm xử lý mới được bóc và xử lý.
- Nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đến:
+ Tiếp nhận văn bản đến: kiểm tra, bóc bì và phân loại văn bản.
+ Đăng ký văn bản đến: đóng dấu đến lên văn bản và vào sổ theo mẫu qui định.
+ Trình văn bản đến: tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký, cán bộ
phụ trách công tác văn thư phải trình ngay cho người có thẩm quyền giải
quyết và cho ý kiến chuyển văn bản đến từng cá nhân, đơn vị trong thời gian
sớm nhất.
+ Chuyển giao văn bản đến: văn thư cơ quan có trách nhiệm chuyển giao
văn bản đến đúng đối tượng xử lý theo ý kiến của người có thẩm quyền trong
cơ quan, tổ chức. Người nhận văn bản phải ký nhận đầy đủ vào sổ nhận tài
liệu. Những văn bản có dấu mật phải chuyển cả bì có ghi dấu hiệu mật đến
người nhận.
+ Tổ chức giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến: thủ trưởng cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời các văn bản đến. Đơn vị,
cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp
luật quy định hoặc theo quy định riêng của từng cơ quan, tổ chức.

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng

phải hủy bỏ văn bản và làm lại văn bản khác.

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-8
+ Chỉ có người được giao giữ dấu mới được phép trực tiếp đóng dấu vào văn bản.
Người được giao giữ dấu phải là cán bộ biên chế chính thức của cơ quan, tổ chức.
+ Dấu của cơ quan chỉ đóng vào văn bản do cơ quan xây dựng và ban hành.
+ Không đóng dấu ngoài giờ hành chính đối với cơ quan nhà nước. Trường
hợp đặc biệt do thủ trưởng cơ quan cho phép.
- Sử dụng các loại dấu trong cơ quan: trong một cơ quan, tổ chức có thể có
nhiều loại dấu với nhiều hình thức khác nhau như dấu chìm, dấu nổi, dấu thu nhỏ.
Khi sử dụng các loại dấu phải đúng với nội dung văn bản và tính chất công việc.
- Bảo quan con dấu, khâu bảo quản là rất quan trọng, cần phải chú ý:
+ Dấu phải được bảo quản tại trụ sở cơ quan, tổ chức và được quản lý chặt chẽ.
+ Dấu phải được bảo quản trong tủ có khóa chắc chắn trong cũng như ngoài giờ làm việc.
+ Dấu chỉ do một người chịu trách nhiệm giữ. Nếu khi vắng phải bàn giao cho
người khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan.
+ Không được sử dụng vật cứng để cọ, rửa con dấu.
+ Khi dấu bị mòn, méo, hư hỏng trong quá trình sử dụng phải xin phép khắc
dấu mới và nộp lại dấu cũ.
+ Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định, sử dụng dấu để hoạt động
phạm pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật.
+ Trường hợp con dấu bị mất phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất
được biết, đồng thời báo cáo cơ quan cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm,
thông báo hủy bỏ con dấu đã bị mất.
1.1.3.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lƣu trữ
- Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp nhất định.
- Tác dụng của việc lập hồ sơ;
+ Tra tìm tài liệu được nhanh chóng khi cần thiết;

Trung ương Đảng quy định: “Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành và lưu trữ của
cấp ủy Đảng và tài liệu các ngành, các cấp gửi đến cấp ủy Đảng; hợp lý hóa quá
trình chuyển tài liệu đi và đến, theo dõi chặt chẽ việc giải quyết công văn tài liệu,
không để sót việc, chậm việc; quản lý chặt chẽ, bảo vệ bí mật tài liệu, thu hồi đầy
đủ và đúng hạn các tài liệu có qui định thu hồi; lập hồ sơ đầy đủ phục vụ kịp thời
các yêu cầu của cấp ủy và các ban ngành về khai thác tài liệu và nộp vào kho lưu
trữ đúng thời hạn qui định”;

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-10
- Chỉ thị 47-CT/TW, ngày 06 tháng 08 năm 1984 của Ban Bí thư đã xác định:
"Cán bộ, nhân viên làm công tác tài liệu văn kiện ở cấp ủy đảng phải là những
người có phẩm chất chính trị tốt, tuyệt đối trung thành, tin cậy, có kiến thức về
chuyên môn nghiệp vụ và am hiểu hoạt động của cấp ủy đảng" và "cấp ủy đảng
chú ý thường xuyên bồi dưỡng đội ngũ cán bộ nhân viên làm công tác tài liệu văn
kiện về chính trị, tư tưởng, tạo điều kiện cho các đồng chí đó học tập, nâng cao
trình độ chuyên môn nghiệp vụ";
- Quyết định số 403/QĐ-VPTW ngày 22 tháng 10 năm 1984 của Văn phòng
Trung ương Đảng quy định một số chế độ công tác văn thư-lưu trữ ở văn phòng
tỉnh ủy, thành ủy;
- Quyết định số 91-QĐ/TW, ngày 16 tháng 02 năm 2004 của Ban Bí thư Trung
ương về bổ sung thẩm quyền ban hành văn bản trong một số điều của "Quy định về
thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng";
- Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28 tháng 5 năm 2004 của Văn phòng
Trung ương Đảng về thể thức văn bản của Đảng;
- Quyết định số 06-QĐ/TW, ngày 19 tháng 6 năm 2006 của Ban Bí thư Trung ương
ban hành Đề án tin học hóa hoạt động của các cơ quan Đảng giai đoạn 2006-2010;
- Hướng dẫn số 22-HD/VPTW ngày 06 tháng 11 năm 2009 của Văn phòng
Trung ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của
các cơ quan, tổ chức đảng các cấp.

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-12
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ
Ở TRƢỜNG THPT AN PHÚ, HUYỆN AN PHÚ
*****************
2.1. Đặc điểm tình hình.
Trường THPT An Phú là một ngôi trường có quá trình hình thành và phát triển
khá lâu đời. Trường được thành lập vào khoảng năm 1967, với chỉ vài phòng học
cho học sinh lớp 6, rồi phát triển thêm các cấp lớp cho những năm kế tiếp. Sau
ngày 30/4/1975, miền Nam được giải phóng, đất nước thống nhất, trường được
nâng lên thành trường cấp II-III An Phú. Tiếp đến là những năm chiến tranh biên
giới Tây Nam, thầy trò trường An Phú phải sơ tán đi nơi khác trong điều kiện cực
kỳ khó khăn; nhiều thầy cô chuyển về quê, nhiều học sinh phải bỏ học giữa chừng,
song việc dạy và học vẫn được duy trì. Chiến tranh biên giới kết thúc, năm 1980
trường được tái lập, lúc này là phân hiệu của trường cấp III Tân Châu, huyện Phú

phòng thiết bị);
+ Phòng thí nghiệm thực hành: chưa có (Tạm mượn 02 phòng của trường
THPT An Phú 2 để chứa đồ dùng dạy học và thí nghiệm Lý, Hóa, Sinh);
+ Phòng bộ môn: chưa có;
+ Phòng máy vi tính : 02 được nối mạng (Mượn tạm phòng học);
+ Phòng thư viện: chưa có (Mượn tạm phòng học);
+ Khu hiệu bộ: Chưa có
Với những đặc điểm nêu trên, sự thiếu thốn về cơ sở vật chất đã ảnh hưởng rất
lớn đến nhiều mặt hoạt động của trường, đặc biệt là hoạt động của Tổ Văn phòng,
trong đó có công tác văn thư.
2.2. Thực trạng công tác văn thƣ tại trƣờng THPT An Phú, huyện An Phú.
2.2.1. Những mặt đã làm đƣợc
2.2.1.1. Tổ chức công tác văn thƣ
Theo thông tư liên tịch số: 35/2006/TTLT-BGDĐT-BNV ngày 23 tháng 08 năm
2006 của liên Bộ Giáo dục và Đào tạo-Bộ Nội vụ, Trường THPT An Phú được
UBND tỉnh An Giang ra Quyết định công nhận trường hạng 1 (trên 27 lớp). Cũng
theo thông tư này, đối với trường hạng 1 thì biên chế cho bộ phận công tác văn
phòng (Văn thư, Thủ quỹ, Kế toán, giáo vụ và Y tế trường học) là 03 người. Trong
đó văn thư kiêm giáo vụ. Hiện tại, Trường THPT An Phú là một đơn vị sự nghiệp
tương đối lớn, cơ cấu tổ chức khá phức tạp, số lượng văn bản tương đối nhiều,
nhân viên thì thiếu, nên bố trí biên chế làm công tác văn thư dưới hình thức tập
trung đồng thời kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ giáo vụ. Với quyết tâm của bộ phận

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-14
văn thư, nên công việc hoạt động của nhà trường luôn trôi chảy, nhanh chóng, kịp
thời và đạt hiệu quả.
2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Trong những năm gần đây trường THPT An Phú tiếp nhận rất nhiều công văn
đến từ Sở Giáo dục và Đào tạo An Giang, Ủy Ban Nhân dân huyện An Phú, Công

227
2012
232
24
256
0106
2013
98
07
105

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-15
2.2.1.3. Quản lý và giải quyết văn bản đi
Hầu hết các văn bản đi (báo cáo, đề nghị, kế hoạch, dự trù số tiết dạy học sinh
giỏi,…) do cá nhân hay bộ phận văn thư phụ trách công việc liên quan soạn thảo
hoàn chỉnh, sau đó văn thư trình lãnh đạo ký duyệt bản gốc. Các văn bản đi gởi
đến cơ quan khác phải thông qua văn thư và làm đúng thao tác theo qui định của
công tác văn thư, bộ phận văn thư luôn chủ động trong công việc và phân loại
từng loại văn bản một cách cụ thể, các văn bản gởi đi kịp thời, đúng qui định,
đúng địa chỉ cần gởi. Trước khi trình lãnh đạo duyệt nhân viên văn thư có trách
nhiệm xem xét lại thể thức văn bản, cho số các loại công văn gởi đi, xem nội dung
công văn có phù hợp với ý của lãnh đạo không, mới trình duyệt, lãnh đạo ký tên,
đóng dấu, vào sổ, ghi đầy đủ ngày, tháng, năm phát hành văn bản và cho phát
hành văn bản đi.
Thống kê số lƣợng công văn đi từ năm 2010 đến tháng 06 năm 2013

Năm
Số lƣợng công văn đi
Sở GD&ĐT An Giang

Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-16
2.2.1.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ
Trong giai đoạn hiện nay, khoa học công nghệ tiến bộ, thông tin được cập nhật
nhanh và liên tục, hầu hết cơ quan nào cũng có máy tính kết nối mạng, máy in, máy
photocopy, máy scan, nên việc tiếp nhận văn bản và phát hành văn bản dễ dàng và
nhanh chóng. Một số văn bản của Sở Giáo dục và Đào tạo An giang đến trường
qua đường bưu điện, một số ít được đem về từ các buổi họp hay hội nghị. Ngoài ra,
trong hệ thống thông tin của Sở Giáo dục và Đào tạo An Giang có hình thức
chuyển văn bản qua địa chỉ mail trên internet. Tuy nhiên, cổng thông tin này có
tính pháp lý không bằng văn bản truyền thống (có dấu của Sở) và chỉ do Ban lãnh
đạo nhà trường xử lý. Đặc biệt trong quá trình phát hành văn bản nếu có phát hiện
sai sót thì dễ dàng chỉnh sửa văn bản, Nhà trường có tạo một địa chỉ mail chung
cho giáo viên và trên đó trường gửi lên các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp
luật của nhà nước, chủ trương của ngành, vì vậy thông tin được cán bộ, giáo viên,
nhân viên cập nhật kịp thời. Từ đó phục vụ tốt cho công tác tuyên truyền vận động
cán bộ, giáo viên, nhân viên sống, làm việc theo hiến pháp và pháp luật.
2.2.2. Nguyên nhân đạt đƣợc
Công tác văn thư của Trường THPT An Phú, huyện An Phú trong thời gian qua
đã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao, do một số nguyên nhân sau:
- Nhiệt tình, tận tâm và chịu khó học tập, trau dồi chuyên môn, nâng cao tay
nghề của nhân viên văn thư;
- Nhân viên văn thư vừa học xong lớp trung cấp văn thư, trình độ tin học ứng
dụng chứng chỉ A, chứng chỉ A ngoại ngữ;
- Mối quan hệ công tác giữa nhân viên văn thư với các cá nhân, bộ phận trong
đơn vị được thiết lập tốt;
- Được sự quan tâm thường xuyên, sâu sắc của lãnh đạo nhà trường đối với
công tác văn thư; thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở, đôn đốc việc giải quyết công
văn đến, công văn đi phải nhanh chóng, kịp thời;
- Công tác văn thư nhìn chung đã đáp ứng được nhu cầu hoạt động của đơn vị.
Đảm bảo được các khâu cơ bản, then chốt trong quy trình nghiệp vụ;

- Chế độ chính sách (chế độ tiền lương) đối với nhân viên văn thư còn thấp,
không đáp ứng được nhu cầu cuộc sống hiện tại, một số cán bộ công chức nói
chung, nhân viên văn thư nói riêng còn phải làm thêm ngoài giờ, kiếm tiền để cải
thiện cuộc sống, từ đó làm cho họ giải quyết công việc ở trường gấp gáp, thiếu cẩn
trọng, hoặc chậm trễ nên dẫn đến sai sót, làm trễ nãi công việc;

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-18
- Nhân viên văn thư vừa mới học xong lớp trung cấp, trình độ tin học, ngoại
ngữ còn hạn chế, còn thiếu kinh nghiệm trong công tác, việc xử lý công văn đến,
công văn đi còn rườm rà, chưa nắm bắt và thành thạo công việc, nhất là khâu
phân loại công văn;
- Về mặt quản lý, lãnh đạo nhà trường chưa quan tâm đúng mức đến công tác
văn thư. Chủ yếu tập trung vào các loại tài liệu, văn bản có liên quan trong thời
điểm nhất định (nhất là vào thời điểm kiểm tra học kỳ), sự phân công công việc còn
chồng chéo lên nhau;
- Chế độ khen thưởng, kỷ luật chưa rõ ràng, hợp lý;
- Cơ sở vật chất còn thiều thốn, điều kiện làm việc của Tổ văn phòng chưa đảm
bảo, còn ghép chung với phòng giáo viên và ban lãnh đạo nhà trường, một số văn
bản đến đôi khi bị thất lạc (do nhiều người ra vào);
- Đôi lúc do máy tính hư, lỗi của mạng, nhân viên văn thư trực không liên tục,
từ đó việc xử lý thông tin còn chậm, đôi lúc chưa chính xác;
- Trường hợp công văn đến vào lúc ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ, việc
tiếp nhận chưa đúng qui trình, không được kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu
niêm phong, văn bản “mật” chưa được kiểm tra, đối chiếu trước khi nhận.
2.2.5. Những vấn đề đặt ra từ công tác văn thƣ
Trong thời gian công tác, với nhiệm vụ được phân công phụ trách Tổ Văn
phòng và tiếp thu kiến thức từ khóa học, vận dụng vào thực tiễn của đơn vị, tôi
nhận thấy một số nội dung cần rút kinh nghiệm như sau:
- Việc kiểm tra, đôn đốc của lãnh đạo nhà trường đối với công tác văn thư là hết

Thực hiện tốt công tác văn thư là cơ sở giải quyết mọi công việc của cơ quan nhanh
chóng, kịp thời, chính xác, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động giáo dục và
thực hiện tốt mục tiêu quản lý.
Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-20
CHƢƠNG 3. MỤC TIÊU VÀ GIẢI PHÁP
NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC VĂN THƢ
Ở TRƢỜNG THPT AN PHÚ, HUYỆN ĐẾN NĂM 2015
***************
3.1. Mục tiêu.
Công tác văn thư là một móc xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý ở
cơ quan, đơn vị. Trong trường học nói chung, trường THPT An Phú, huyện An Phú
nói riêng đều có bố trí một nhân viên làm công tác văn thư, nhưng hiện nay vẫn
còn từng lúc, từng nơi chưa thật sự quan tâm đến vấn đề này. Mặt khác, người
được giao nhiệm vụ văn thư đôi khi thờ ơ, không nắm hết được các kỹ năng để giải
quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao và không đạt hiệu quả. Với
mục đích của đề tài nhằm giúp cho lãnh đạo nhà trường có tầm nhìn chiến lược
trong lĩnh vực xây dựng và quản lý công tác văn thư của đơn vị đến năm 2015, cần
hướng đến những mục tiêu sau :
Một là, tập trung nâng cao chất lượng, trước hết là chất lượng người làm công
tác văn thư về tư tưởng, chính trị, quán triệt sâu sắc về quan điểm, đường lối, chủ

thư. Từ đó có kế hoạch theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc nhân viên văn thư
hoàn thành tốt nhiệm vụ nhằm giúp lãnh đạo nhà trường nâng cao hiệu quả quản lý
của mình. Xây dựng quy chế làm việc phổ biến, triển khai trong đơn vị, tạo liên
kết, phối hợp nhịp nhàng giữa nhân viên văn thư với các cá nhân, bộ phận trong
trường. Nhân viên văn thư phải nhận thức rõ vai trò, trách nhiệm của bản thân đối
với lãnh đạo, đối với nhà trường. Từ đó thực hiện nhiệm vụ một cách có trách
nhiệm, thể hiện tính kỷ luật trong công việc. Suy nghĩ, tìm tòi các biện pháp hữu
hiệu để nâng cao năng suất lao động.
Như vậy, thực hiện tốt giải pháp này, người lãnh đạo phải có tầm nhìn chiến
lược, có cái nhìn sâu rộng, nhận thức được ý nghĩa to lớn của công tác văn thư, từ
đó không ngừng đề cao vai trò của người làm công tác văn thư.
3.2.2. Đào tạo, bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ
Đây là giải pháp mang tính lâu dài, có kế hoạch thực hiện theo từng giai đoạn
với nhiều hình thức khác nhau. Nhân viên văn thư là người phải có trình độ
chuyên môn, nghiệp vụ và tay nghề vững vàng, có kỹ năng và thao tác tốt, chính
kỹ năng và thao tác là thước đo năng lực thực tế của người nhân viên văn thư

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-22
chính xác nhất. Bên cạnh hiểu biết về chuyên môn, nhân viên văn thư còn phải
biết thêm một số chuyên môn nghiệp vụ khác có liên quan để phục vụ cho công
việc của mình, để nâng cao tay nghề cho nhân viên văn thư, có các hình thức
đào tạo bồi dưỡng như sau:
Một là, tự học, tự bồi dưỡng, nhân viên văn thư phải tự trau dồi thêm kinh
nghiệm thông qua đồng nghiệp, thông qua tư liệu, tài liệu. Luôn tuân thủ theo pháp
luật của Nhà nước đã quy định về chuyên môn nghiệp vụ như Nghị định số
110/2004/NĐ-CP; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP; Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP; … và một số văn bản khác của ngành.
Hai là, tham gia các lớp bồi dưỡng ngắn hạn do Sở Giáo dục và Đào tạo An
Giang tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư.

đạo trong công tác quản lý của mình, xây dựng qui chế tốt sẽ đưa công tác
này đi vào ổn định, nề nếp, khoa học, tránh được những việc làm tùy tiện
thiếu khoa học.
3.2.4. Đầu tƣ trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thƣ
Đây là giải pháp cần thiết cho công tác văn thư, cần xác định đúng mức
nhu cầu về trang thiết bị, cơ sở vật chất để phục vụ tốt cho công tác văn thư.
Xây dựng phòng làm việc riêng (tách khối văn phòng riêng với phòng giáo
viên và phòng lãnh đạo); mua sắm trang thiết bị đầy đủ, máy móc hiện đại
(máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy scan, máy fax), tủ để hồ sơ, nhất là
tủ để những con dấu của nhà trường được an toàn, bàn ghế làm việc đúng qui
cách để phục vụ cho nghiệp vụ văn thư, cải thiện môi trường làm việc, đẩy
mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư (các máy tính
của văn phòng cần được kết nối mạng internet, mạng nội bộ). Từ đó nâng cao
được chất lượng công tác văn thư.
3.2.5. Công tác cán bộ và tổ chức thực hiện
Giải pháp này thể hiện năng lực của người lãnh đạo. Trong công tác cán bộ,
người lãnh đạo cần phải thấy được năng lực, sở trường, sở đoản của các cá nhân,
kết hợp với những qui định hiện hành của ngành để phân công công việc sao cho
hợp lí, đúng người, đúng việc, đem lại hiệu quả công tác cao nhất, đồng thời phù
hợp với qui mô của nhà trường.
Người lãnh đạo phải tạo mọi điều kiện cho nhân viên văn thư học tập, nâng cao
trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, thực hiện tốt các chính sách và đề cử nhân viên đi
học tập để nâng cao tay nghề, đáp ứng nhu cầu trong thời kỳ mới.

Trường Chính trị Tôn Đức Thắng
Học viên: Ngô Thanh Dũng-Lớp TCLLCT-HC (B68-An Phú) trang-24
Do đó việc sắp xếp, tổ chức, bố trí nhân viên làm công tác văn thư phải ổn
định, phải là người có năng lực, có chuyên môn nghiệp vụ, có tinh thần trách
nhiệm trong công tác và ý thức tổ chức kỷ luật cao.
3.2.6. Chính sách hỗ trợ, khen thƣởng và xử lý vi phạm

tác cán bộ, công tác tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư; tăng cường nề
nếp, kỷ luật, kỹ cương, xây dựng qui chế hoạt động, qui định trách nhiệm của
văn thư trong nhà trường.
- Lãnh đạo nhà trường cần thường xuyên quan tâm đến công tác văn thư, đôn
đốc, chỉ đạo kịp thời, để nhân viên văn thư có trách nhiệm hơn về công tác của mình.
- Đối với cá nhân là nhân viên văn thư cần trau dồi thêm về chuyên môn, nghiệp
vụ, tự học tập, nghiên cứu các văn bản, các hướng dẫn, các qui định về công tác
văn thư, từ đó rèn luyện thêm kỹ năng, thao tác và thạo việc.
- Mua sắm trang thiết bị đầy đủ, xây dựng phòng làm việc riêng để phục vụ tốt
cho công tác văn thư, …
Tóm lại, công tác văn thư được quan tâm đúng mức, được đầu tư về con
người, trang thiết bị hiện đại, chế độ chính sách thỏa đáng, chế độ khen thưởng
hợp lý, sẽ có ý nghĩa thiết thực trong công cuộc đổi mới và hội nhập quốc tế.