A. LỜI MỞ ĐẦU
Trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước vì mục tiêu dân giàu
nước mạnh, xã hội công bằng dân chủ văn minh với nền kinh tế tri thức toàn cầu
hóa hội nhập ngày càng sâu rộng vào nền kinh tế thế giới cùng sự phát triển như
vũ bão của công nghệ thông tin công tác văn phòng nói chung và hoạt động của
người thư ký văn phòng nói riêng, đã góp một phần quan trọng trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức đơn vị và sự phát triển chung của đất nước.
Để đáp ứng được nhu cầu cấp thiết của các ngành, các cấp, đồng thời nhận thức
được vị trí quan trọng của công tác văn phòng ngày trường Đại học Nội vụ Hà Nội
.Nhằm giúp các cán bộ làm tốt công tác văn phòng trong tương lai nắm vững được
những lý thuyết đã học vaò thực tiễn, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều
kiện cho sinh viên của trường nói chung và chúng em chuyên ngành thư ký văn
phòng nói riêng đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức để nâng cao nghiệp vụ khi ra
trường công tác, giúp chúng em có được những hành trang vững chắc bước vào đời
và đặc biệt thực hiện phương châm Giáo dục - Đào tạo của Đảng và Nhà nước đã
đề ra: “ Học đi đôi với hành “, “ Lý luận gắn với thực tế” thời gian đi thực tập
chính là dịp để chúng em tập dượt và rèn luyện đạo đức cùng với tác phong nghề
nghiệp của một cán bộ văn phòng trong tương lai.
Trong thời gian đi thực tập từ 2/4 đến 25/5/2012 tai báo Giáo dục và Thời đại đã
giúp em làm quen được với công việc của 1 nhân viên văn phòng nói chung và Thư
kí văn phòng nói riêng. Góp phần bổ sung và củng cố kiến thức đã học được ở
trường, đồng thời học hỏi được nhiều thực tiễn quan phục vụ cho công tác chuyên
môn sau này. Thời gian đi thực tập đã giúp em tổng hợp được những kinh nghiệm
bổ ích, đó là nguồn động viên, khích lệ giúp em ngày càng say mê công việc. Đạt
được kết quả này chính là nhờ 1 phần sự giúp đỡ của nhà trường và toàn thể lãnh
đạo, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ trong tòa soạn Báo Giáo dục và Thời đại
hướng dẫn và tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập này.
Em xin chân thành cảm ơn trường đã trang bị cho em những kiến thức cơ bản các
kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn. Xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, cán bộ Báo
Giáo dục và Thời đại đã giúp em củng cố kiến thức, tích lũy kinh nghiệm thực tế
tạo nền tảng vững chắc cho sự nghiệp sau này của em.

sách, báo…
Nghiên cứu, tìm hiểu vai trò của người thư ký trong hoạt động thực tiễn tại Báo
Giáo dục và Thời đại.
7) Ý nghĩa đề tài:
2
A. LỜI MỞ ĐẦU
Thông qua đề tài nghiên cứu này , từ việc tìm hiểu va trò của người thư ký văn
phòng tại tòa soạn báo, em xin khẳng định một lần nữa tầm quan trọng của người
thư kí văn phòng hiện nay.
8 . Kết cấu đề tài:
Đề tài được xây dựng làm 3 phần bao gồm:
A. Lời mở đầu.
B. Nội dung.
C. Kết luận.
B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG
I. Khái quát chung về đơn vị thực tập:
1. Tên cơ quan: Báo Giáo dục và Thời đại
2. Địa chỉ: 29B Ngô Quyền, Hoàn Kiếm, Hà Nội
3. Số điện thoại: 04-3824781
4. Fax: 39345611
5. Email: gđ[email protected]
6. Website: http:www.gdtđ.com.vn
7. Chức năng , nhiệm vụ:
- Tổ chức biên tập, in và phát hành các số báo định kỳ, số chuyên đề, số đặc biệt và
báo điện tử theo đúng tôn chỉ, mục đích:
+ Phổ biến, tuyên truyền đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước,
chủ trương công tác và định hướng chr đạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo về phát
triển giáo dục và đào tạo, khoa học, công nghệ, môi trường, đào tạo và bồi dưỡng
nguồn nhân lực…

thành tốt nhiệm vụ, là cơ sở trong sạch, vững mạnh.
+ Tổ chức đoàn thể ( công đoàn và đoàn thanh niên ) luôn chăm lo đến đời sống,
bảo vệ quyền của cán bộ, viên chức. Trong những hoạt động chung của Ngành,
các tổ chức đoàn thể của Báo cũng luôn tham gia tích cực. Nhiều năm liền Cong
đoàn Báo đạt danh hiệu Công đoàn cơ sở vững mạnh, nhiều cá nhân điển hình
được tuyên dương, nhận bằng khen. Công đoàn Báo được Công đoàn Ngành và
Liên đoàn lao động Việt Nam khen thưởng là đơn vị tiên tiến xuất sắc.
Chi hội nhà báo Giáo dục và Thời đại là tổ chức nghề nghệp, quy tụ cấcnh chị là
phóng viên, biên tập viên, họa sĩ, nhiếp ảnh,… có tác dụng đoàn kết và phấn đấu
trong nghề ngiệp, đảm bảo và giữ vững phẩm chất người làm báo theo quy tắc đạo
dức báo chí. Nhiều đồng chí và tập thể đoạt nhiều giải báo chí trong các năm 2004,
2005, 2006, 2007 và 2008.
*Thuận lợi:
4
A. LỜI MỞ ĐẦU
- Báo được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo BộGD&ĐT; các đơn vị chức
năng của Bộ, các cơ sở giáo dục đào tạo ủng hộ.
- Báo có bề dày 50 năm với tôn chỉ mục đích phục vụ Ngành, gắn bó với Ngành. Hai
thế mạnh nổi bật của Báo là:
+Kinh tế ổn định
+Chính trị vững vàng
- Đội ngũ cán bộ, phóng viên, công nhân biên đã xác định tư tưởng, lập trường luôn
gắn bó với cơ quan, xác đinh mục tiêu: Dù khó khăn vẫn luôn hướng tới xây dựng
một tờ Báo phát triển, vững mạnh; điều đó được thể hiện ở các số báo, các số
chuyên đề tăng trang, tăng kỳ bám sát các sự kiện của Ngành cũng như của đất
nước.
- Lúc này Báo đã có sự phát triển khá tốt có vị trí cao trong hệ thống báo ngành cả
nước và là cơ quan báo chí đầu tầu của ngành Giáo dục – Đào tạo. Đội ngũ cán bộ,
phóng viên, biên tập viên được tôi luyện đã dần trưởng thành, được trẻ hóa, chuẩn
hóa và vượt chuẩn. Cơ sở vật chất hiện tại tuy chưa thật o lớn song đã tương đối

giáo dục trong giao ban tháng 6/ 2009.
1.2. Các ấn phẩm của Báo GD&TĐ đều có những cải thiện rõ rệt về nội dung và hình
thức trình bày:
+ Bám sát và phản ánh kịp thời các hoạt động của Ngành cũng như của Bộ giáo
dục và Đào tạo.
+ Báo tổ chức nhiều đợt công tác tại các tỉnh thành trong nước đặc biệt là các vùng
còn gặp nhiều khó khăn ( Lạng Sơn, Cao Bằng, Đà Nẵng, ) để trao đổi việc hợp
tác về thông tin, lắng nghe ý kiến của bạn đọc và vận động phát hành.
+ Thay đổi măng-sec trên tất cả các ấn phẩm ừ đầu tháng 7/ 2009
+ Xây dựng lại và mở them nhiều chuyên trang, chuyên mục để nâng cao chất
lượng tờ báo.
Trong vòng 3 năm 2006, 2007, 2008, ngoài việc đảm bảo việc cập nhật thông tin
cũng như duy trì các chuyên mục sẵn có, Báo đã có them nhiều chuyên mục mới
như:
Ấn phẩm Đặc biệt tháng: trò chuyện trong tháng, Đời sống và pháp luật, Nối vòng
tay lớn .Ấn phẩm báo thường kỳ: góc nhìn sự kiện, sổ tay, siêu thị giải trí, du lịch
mua sắm. Đặc biệt với ấn phâmr Chủ nhật từ chỗ ít được chú trọng hơn so với ác
ấn phẩm khác của Báo nhưng trong 3 năm trở lại đây, Báo đã có sự đầu tư thích
đáng nhằm nâng cao chất lượng. Nội dung ấn phẩm được cải thiện rõ rệt với nhiều
chuyên mục mới hấp dẫn mới như: Giáo dục vấn đề và suy ngẫm, Trò chuyện cuối
tuần, Diễn đàn chủ nhật, nhịp sống trẻ. Câu chuyện thể thao, gương mặt nhà giáo…
+Ấn phẩm đặc biệt tháng đã được nâng cấp một bước, xây dựng lại các trang và
chuyên mục, cải tiến hình thức trình bày, in toàn bộ từ số tháng 3/ 2009
6
A. LỜI MỞ ĐẦU
- Trong 3 năm qua, hoạt động phát hành và kinh doanh của Báo đã có những bước
phát triển mạnh mẽ. Doanh thu và lợi nhuận vượt mức kế hoạch đề ra và đạt mức
tăng trưởng cao.
Năm 2008, mặc dù thị trường có nhiều tác động mạnh mẽ có thể dẫn đến giảm sút
số lượng phát hành nhưng với sự nỗ lực của tập thể cán bộ, viên chức Báo, số

điều kiện tốt nhất tham gia các lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ. Trong vòng 3
năm qua nhiều cán bộ, viên chức đã trúng tuyển học các lớp sau đại học ( Tiến sĩ :
01 người, thạc sĩ: 04 người ) và các lớp nâng cao nghiệp vụ khác.
2. Các giải pháp thực hiện đạt hiệu quả hoặc nguyên nhân dẫn đạt được thành
tích:
2.1. Phối hợp chặt chẽ giữa Chi bộ, chính quyền và công đoàn. Củng cố, điều chỉnh,
sắp xếp nhân sự phù hợp vớ nhiệm vụ. Tạo điều kiện cho cán bộ, viên chức được
đào tạo bồi dưỡng nhằm nâng cao năng lực chuyên môn nghiệp vụ, phát huy tiềm
năng, từng bước hình thành những cây bút có thương hiệu. Xây dựng nền nếp làm
việc khoa học , hiệu quả, nhất là việc duy trì chế độ giao ban hang tuần, giải quyết
kịp thời những vấn đề nảy sinh trong chuyên môn và quản lý, từng bước thực hiện
cơ chế quản lý theo chất lượng, hiệu quả công việc.
2.2. Tăng cường quan hệ với các đơn vị chức năng của Bộ, các cơ sở Giáo dục – Đào
tạo, các trường đại học và chuyên nghiệp, các báo bạn. Mở rộng quan hệ cộng tác
viên, nhất là với những tác giả có tên tuổi.
2.3. Xây dựng lại chuyên mục các ấn phẩm, bám sát các sự kiện, tăng cường công tác
biên tập để các bài viết được ngắn gọn, súc tích, có chiều sâu và tăng lượng thông
tin của mỗi số báo.
2.4. Mở rộng quan hệ của Báo ra ngoài ngành, chú trọng xây dựng quan hệ với các
doanh nghiệp để đẩy mạnh quảng cáo, các dịch vụ có thu và các hoạt động xã hội
từ thiện.
2.5. Tăng cường các chuyến công tác địa phương để ở rộng hợp tác về nội dung, phát
hành, quảng cáo , chú trọng việc kết hợp phát hành của phóng viên khi di công tác.
2.6. Tăng cường các hoạt động sinh hoạt tập thể tạo môi trường làm việc thân thiện.
2.7. Phát huy sáng kiến, cải tiến, kinh nghiệm công tác để nâng cao hiệu suất công tác
chuyên môn, nghiệp vụ.
3. Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới
3.1. Tiến hành cải tiến, nâng cao các ấn phẩm, tạo chuyển biến rõ về chất lượng, cụ thể:
+ Báo sẽ tập trung nâng cao chất lượng thông tin, đảm bảo giữ đúng định hướng
tuyên truyền của Đảng, Nhà nước và của Ngành, tạo dấu ấn và bản sắc riêng biệt.

tranh mới , mở rộng vi độc giả.
3.5. Các hình thức khen thưởng đã được ghi nhận trong thời gian từ 2006 đến nay:
- Năm 2008 được BộGiáo dục & Đào tạo tặng cờ thi đua ( quyết định số 3605/ QĐ-
BGDĐT ngày 21 tháng 5 năm 2008 )
- Năm 206,2007,2008 được công đoàn giáo dục Việt Nam tặng bằng khen cho tập
thể Báo Giáo dục & Thời đại vì đã có thành tích xuất sắc trong hoạt động công
đoàn.
9
A. LỜI MỞ ĐẦU
III. Thực trạng công tác Thư kí tại Báo Giáo dục & Thời đại
1. Thực trạng công tác thư kí tại cơ quan:
1.1. Số lượng: một Thư kí riêng của Tổng Biên tập
1.2. Trình độ chuyên môn:
1.3. Thâm niên công tác:
1.4. Tuổi:
2. Đề xuất, kiến nghị:
Để khắc phục một số hạn chế và để công tác thu thập, xử lý cung cấp thông tin của
người Thư ký tại cơ quan đạt hiệu quả cao cũng như để quá trình đào tạo tại trường
Đại học Nội Vụ Hà Nội đạt kết quả cao tôi xin mạnh dạn đóng gópmột số ý kiến
của mình góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của người Thư ký cũng như quá
trình đào tạo tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
- Báo nên có them một thư ký nữa đẻ công tác thu thập , xử lý và cung cấpthông tin
đạt hiệu quả cao hơn nữa.
- Thường xuyên cử cán bộ đi đào tạo nâng cao trình đọ nghiệp vụ chuyên môn.
- Ban lãnh đạo cần quan tâm nhiều hơn đến cán bộ nhân viên chức trong cơ quan để
họ yên tâm làm việc đạt hiệu quả cao hơn nữa.
- Nhà trường cần mở rộng liên kết với các doanh nghiệp hơn nữa để sinh viên có thể
đi thực tập hoặc đi làm đúng chuyên môn nghiệp vụ của mình.
Trên đây là một số ý kiến của bản thân em rất mong ý kiến của mình sẽ được lãnh
đạo nhà trường cũng như quý cơ quan quan tâm, xem xét.

2.2. Thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý pahir là thông tin đã được thu thập, xử lý.
2.3. Gía trị của thông tin cung cấp phụ thuộc vào độ chính xác, kịp thời và đầy đủ của
thông tin.
2.4. Thông tin có thể được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau.
3. Bản chất của thông tin trong hoạt động quản lý:
Thông tin sử dụng trong hoạt động quản lý pahir là những thông tin đã được thu
thập, bảo quản, xử lý và xác định giá trị…do đó thông tin phải đảm bảo yêu cầu:
3.1. Chính xác
3.2. Kịp thời
3.3. Trung thực
3.4. Khách quan
3.5. Đầy đủ
3.6. Liên tục
3.7. Cập nhật và hiện tại
4. Vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý:
Thông tin có vai trò, ý nghĩa quan trọng trong hoạt động của nhà quản lý và cơ
quan. Hàng ngày, hang giờ mỗi bộ phận trong cơ quan đều cần thông tin để thực
hiện chức năng, nhiệm vụ. Nhà quản lý cần thông tin để ban hành các quyết định
quản lý. Các nguồn thông in được yêu cầu cung cấp là rất phong phú. Có thể đó là
11
A. LỜI MỞ ĐẦU
những thông tin liên quan trực tiếp đến công việc của cơ quan, chủ trương, chính
sách của Đảng; quy định của pháp luật, thông tin về thị trường…hay các thông tin
có liên quan tới tính cách, năng lực, sức khỏe của đội ngũ nhân viên. Mỗi loại
thông tin có tính chất, giá trị riêng song đều thể hiện vai trò cơ bản trong hoạt động
của nhà quản lý. Có thể xem xét một số vai rò cơ bản sau đây của thông tin
4.1. Trong việc ban hành các quyết định quản lý:
Quyết định quản lý là một trong những phương tiện giúp nhà quản lý thực hiện
hoạt động điều hành và tổ chức cơ quan theo 1 hệ thống cấu trúc thống nhất để
thực hiện mục tiêu. Dĩ nhiên các quyết định quản lý còn là sự thể hiện hành vi

4.3. Phân tích, dự báo, phòng ngừa và ngăn chặn rủi ro:
Trên cơ sở những thông tin được cung cấp nhầ quản lý có thể phân tích, đánh giá
công việc ở nhiều góc độ để xác định tiềm năng, cơ hội, khả năng thực hiện, những
nguy cơ tiềm ẩn, những rủi ro có thể phát sinh…trước khi ban hành các quyết định.
II: VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC THU THẬP, XỬ LÝ.
CUNG CẤP THÔNG TIN PHỤC VỤ CHO HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN,
TỔ CHỨC.
1.Vài nét về nghề và người Thư ký:
1.1. Vài nét về nghề Thư ký:
Lịch sử phát triển của nghề Thư ký có cách đây hang trăm năm gắn liền với chủ
nghĩa tư bản. Đó là đội ngũ những người có trình độ chuyên môn, khả năng giải
quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Thuật ngữ Thư ký trong tiếng anh là
‘Secretary’. Bao gồm những người làm việc trong văn phòng và có liên quan đến
các hoạt động như thư từ, đánh máy, lưu chứng từ, tổ chức các buổi hẹn… để trợ
giúp lãnh đạo.
Theo Hiệp hội Thư ký chuyên nghiệp quốc tế ( IPS) : Thư ký là người trợ giúp của
cấp quản trị, là người nắm vững các khâu nghiệp vụ hành chính văn phòng ( office
skills ), có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán
đoán, óc sáng kiến và đưa ra quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình.
Ở Việt Nam, nghề Thư ký thực sự có cơ hội phát triển từ năm 1986. Đây là năm
đánh dấu sự chuyển đổi cơ cấu kinh tế của Việt Nam chuyển từ nền kinh tế tập
trung quan liêu sang nền kinh tế thị trường, có sự quản lý của nhà nước, theo đinh
hướng XHCN – cùng với nó là sự thay đổi nhận thức nghề nghiệp, cơ hội thăng
tiến và nhu cầu xuất hiện những người làm công tác trợ giúp lãnh đạo.
Thực tế hiện đang có nhiều quan điểm về Thư ký. Do chức năng nhiệm vụ và vị trí
khác nhau nội hàm của khái niệm có thể thay đổi song chúng ta không được đồng
nhất hoạt động của người Thư ký với những công việc bàn giấy đơn lẻ: không
được đồng nhất hình ảnh của người cán bộ Thư ký đơn giản như một yếu tố trang
trí cho hoạt động công sở.
13

người Thư ký sẽ phụ thuộc vào mục đích của việc sử dụng chính quyền lực ấy.
Căn cứ vào hai nhóm chức năng cơ bản này, người Thư ký có các nhóm nhiệm vụ
sau:
1.3.1.Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân:
14
A. LỜI MỞ ĐẦU
1.3.1.1.Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ trưởng và chuẩn bị các chuyến
công tác của Thủ trưởng.
1.3.1.2.Giữ vững liên lạc với Thủ trưởng khi Thủ trưởng đi công tác, hướng dẫn
một cách khái quát công việc cho những cán bộ tham gia chuyến đi công tác và thu
thập, xử lý thông tin của chuyến đi coong tác sau khi họ trở về.
1.3.1.3.Làm khâu trung gian trong quan hệ điện thoại với Thủ trưởng.
1.3.1.4.Chuẩn bị, triệu tập và ghi biên bản các cuộc họp, các cuộc hội thảo, thảo
luận do Thủ trưởng triệu tập.
1.3.2.Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân
1.3.2.1. Phân chia các bưu phẩm nhân được cho các bộ phận thuộc quyền Thủ
trưởng, vào sổ bưu phẩm đến và đi.
1.3.2.2. Chăm lo việc giao và luân chuyển văn bản giữa các bộ phận.
1.3.2.3. Giải quyết việc trao đổi văn bản đơn giản theo chỉ thị của Thủ trưởng,
đánh máy công văn trao đổi của Thủ trưởng.
1.3.2.4. Kiểm tra thể thức và tính hợp pháp đối với những văn bản trình Thủ trưởng
ký.
1.3.3. Những nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc:
1.3.3.1. Lập lịch ngày, tuần, tháng…của Thủ trưởng.
1.3.3.2. Thống kê và kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị của Thủ trưởng.
1.3.3.3. Sắp xếp và tổ chức phòng làm việc của thủ trưởng.
1.3.4. Những nhiệm vụ khác:
1.3.4.1. Sắp xếp, bảo quản văn bản, hồ sơ nguyên tắc.
1.3.4.2. Báo cáo tổng quát các cuộc hội ý và những sự kiện quan trọng trong cơ
quan, đơn vị…

Phong cách giao tiếp đẹp đẽ sẽ giúp người Thư ký bước đầu tạo ấn tượng và niềm
tin với đối tượng giao tiếp. Phong cách giao tiếp không chỉ đơn giản là những biểu
hiện có tính thường xuyên, liên tục của hành vi gắn với một chủ thể nhất định mà
còn phản ánh trình độ văn hóa, trình độ học vấn, thái độ tôn trọng và khả năng thu
hút của người Thư ký đối với đối tượng giao tiếp. Điều này cũng có nghĩa để có
một phong cách giao tiếp đẹp người Thu ký phải lựa chọn hành vi phù hợp với
giao tiếp…Từ đó thể hiện thái độ tôn trọng của người Thư ký khi thiết lập giao
tiếp. Thái độ tôn trọng những nghi thức giao tiếp cơ bản sẽ là biểu hiện đầu tiên
của một phong cách giao tiếp đẹp.
1.4.2.2.Có khả năng vận dụng những quy phạm xã hội vào trong hành vi ứng
xử thông thường:
Khi xem xét mối quan hệ giữa Thủ trưởng, Thư ký, đồng nghiệp hay mố quan hệ
giữa Thử trưởng, Thư ký với các đối tượng giao tiếp khác…có thể nhận thấy Thư
ký luôn là người đúng giữa, trung gian việc thiết lập các môi quan hệ.Bởi vậy giao
tiếp đã trở thành một trong những hoạt động cơ bản của người Thư ký văn phòng.
Hiệu quả trong giao tiếp của người Thư ký không chỉ là giá trị của các thông tin
16
A. LỜI MỞ ĐẦU
thu thập, việc tạo một ấn tượng tốt là điều Thư ký vần phải thực hiện. Do đó, Thư
ký phải luôn sẵn sàng, chủ động trong giao tiếp. Khả năng vận dụng sáng tạo các
quy phạm khách quan sẽ là căn cứ giúp người Thư ký thiết lập mối quan hệ giao
tiếp có tính xã hội trước khi thiết lập các giao tiếp chính thức. Xét đén cùng, bên
cạnh các mối quan hệ về công việc chức vụ, điwja vị xã hội…giao tiếp công sở
cũng không thể nằm ngoài và đi ngược lại các quy luật xã hội.
1.4.2.3. Có kiến thức về tâm lý:
Kiến thức về tâm lý sẽ giúp người Thư ký giành tình cảm của đối tượng giao tiếp
và giúp Thủ trưởng hạn chế hoặc lại trừ những mâu thuẫn ở nơi làm vệc. Tuy nhiên
cùng với kiến thức về tâm lý Thư ký phải có kiến thức về văn hóa bởi trạng thái
tâm lý sống động của cá nhân sẽ phụ thuộc vào vùng và nề văn hóa nơi cá nhân đó
sống.

văn hóa trọng tình mà bản chất là lấy tình cảm làm khuôn vàng thước ngọc cho
mọi hành vi ứng xử.
Sự thiện chí khi thiết lập mối quan hệ giao tiếp của người Thư ký được thể hiện
thông qua tinh thần hợp tác tích cực và cạnh tranh lành mạnh.
1.5.Vị trí của người Thư ký văn phòng:
Trên cơ sở những nhiệm vụ, quyền hạn trong hoạt động của cơ quan, Thư ký thể
hiện vị trí như một người giúp việc tổng hợp cho lãnh đạo. Vị trí của người Thư
ký được thể hiện ở một số nội dung sau:
1.5.1.Thư ký là người trợ lý, giúp việc thân cận của lãnh đạo
1.5.2. Trong quan hệ với Thử trưởng và đồng nghiệp, Thư ký được coi là một mắt
xích trong việc thiết lập mối quan hệ.
1.5.3. Hiệu quả trong hoạt động của người Thư ký sẽ giải phóng lãnh đạo khỏi
những công việc mang tính sự vụ và tăng phần lao động sáng tạo. Việc hoàn thành
nhiệm vụ của Thư trưởng có sự cộng tác tích cực của người Thư ký.
1.5.4. Hoạt động của người Thư ký văn phòng góp phần đảm bảo và cung cấp kịp
thời, đầy đủ, chính xác, đảm bảo liên tục và thông suốt trong hoạt động nội bộ của
cơ quan.
Với những vị trí trên có thể khẳng định người Thư ký có vai trò quan trọng trong
hoạt động của cơ quan nói chung và của Thủ trưởng nói riêng. Ở phương diện nhất
định, Thư ký là người được Thư trưởng lựa chọn và đặt niềm tin do đó phải luôn
cố gắng phấn đấu, phát huy năng lực cá nhân để xứng đáng với sự tin cậy đó.
1.6. Một số yêu cầu cơ bản đối với người Thư ký văn phòng:
1.6.1. Phải có ước mơ thăng tiến trong nghề nghiệp.
1.6.2. Khả năng xử sự chính xác với mọi đối tượng giao tiếp.
18
A. LỜI MỞ ĐẦU
1.6.3. Khả năng kiềm chế các trạng thái cảm xúc, xử lý đúng khi xảy ra xung
đột.
1.6.4. Tôn trọng sự tin cậy của Thư trưởng.
1.6.5. Khả năng tư duy khoa học.

của thông tin.
2.2. Vai trò của Thư ký trong hoạt động tổ chức thông tin:
2.2.1. Thu thập thông tin:
Đây là giai đoạn đầu tiên trong quá trình tổ chức thông tin của người Thư ký. Có
thể quan sát sơ đồ sau đây:Quy trình thu thập và cung cấp thông tin của người Thư ký:
• Căn cứ theo xuất xứ của thông tin, thông tin có thể được chia
làm 2 loại: nhưng nguồn thông tin nội bộ và những nguồn thông
tin bên ngoài.
• Căn cứ vào giá trị pháp lý của thông tin, thông tin cũng có thể
tiếp tục phân chia thành các thông tin có tính pháp lý.
• Căn cứ vào hình thức thể hện thông tin lại có thể tiếp tục phân
chia thành cá thông tin được thể hiện ở dạng văn bản, thông ttin
miệng, bằng đĩa, tranh ảnh…
Tuy nhiên cần lưu ý giá trị của thông tin cũng phục vụ vào
nguồn thông tin khai thác. Về cơ bản, các thông tin thể hiện ở
hình thức văn bản sẽ dễ dàng xác định giá trị hơn cá thông tin
truyền miệng. Tuy vậy không phải lúc nào Thư ký cũng dễ dang
có được những thông tin đã được văn bản hóa. Trong một số
trường hợp phỏng vấn trực tiếp lại là cách thu thập thông tin
duy nhất. Lúc này giá trị thông tin phụ thuộc vào chính tác giả
cung cấp thông tin, tùy thuộc vào trình độ chức vụ và nhân thân
của họ.
20
A. LỜI MỞ ĐẦU
Thư ký cần chú ý giải quyết mối quan hệ giữa yêu cầ cung cấp
thông tin, giá trị pháp lý của từng nguồn thông tin với hoàn
cảnh thực tiễn khi cung cấp tin để lựa chọn nguồn thông tin cần

21
A. LỜI MỞ ĐẦU
Cần lưu ý thông tn sau khi đã được xử lý không phải bao giờ
cũng là thông tin nguyên bản, đôi khi đây lại là những thông tin
đã được người Thư ký biên tập lại hoặc rút ngắn hoặc khái quát
trước khi cung cấp thông tin cho nhà quản lý. Tuy nhiên Thư ký
không được làm thay đổi giá trị và bản chất của thông tin. Có
thể đánh giá vai trò của Thư ký ở giai đoạn xử lý thông tin qua
sơ đồ sau:
Như vậy, có thể thấy Thư ký là nhân vật trung tâm của quá trình
thu thập và cung cấp thông tin, quá trình này luôn gắn với một
chủ thể cụ thể là Thư ký. Đế thực hiện quá trình này Thư ký cần
đáp ứng được một số yêu cầu nhất định về trình độ chuyên
môn, khả năng tư duy khoa học, khả năng khái quát, khả năng
lập luận…
2.2.3. Cung cấp thông tin:
Thông tin sau khi được phân tích, xử lý và khái quát hóa sẽ
được cung cấp cho lãnh đạo. Đương nhiên các thông tin phải
được sắp xếp theo một trật tự logic nhất định. Do đó. Thư ký
phải tìm ra mối quan hệ giữa các thông tin và tổ chức lại chúng
trước khi cung cấp.
Căn cứ vào nhu cầu, mục đích sử dụng thông tin của lãnh đạo
và giá trị của nguồn thông tin sẽ được cung cấp Thư ký có thể
sử dụng một số hình thức để cung cấp tin như: báo cáo, công
văn, thông báo, truyền miệng hoặc hội họp… cũng nên lưu ý
mỗi phương pháp cung cấp sẽ có ưu điểm, nhược điểm nhất
định cho nên Thư ký cần thận trọng khi lựa chọn sử dụng hình
thức vào để cung cấp thông tin.
III.Thực trạng công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tại Báo Giáo dục
& Thời đại:

Hệ thống thông tin thu thập
Vai trò của người Thư ký trong xử lý
Xây dựng, áp dụng các tiêu chuẩn căn cứ để đánh giá thông tin
Phân tích, đánh giá thông tin
Rút ra thông tin mới
Cung cấp và lưu giữ thông tin
3. Cung cấp thông tin:
Thông tin sau khi được thu thập, xử lý và khái quát hóa sẽ được cung cấp
cho lãnh đạo. Tất nhiên là khi đó nó đã được Thư ký biên tập lại một cách
23
A. LỜI MỞ ĐẦU
khoa học nhất tất các hình thức cung cấp thông tin như: báo cáo, công văn,
thông báo, truyền miệng, thông báo trong cuộc họp…đều được Thư ký của
Báo áp dụng. Tuy nhiên mỗi hình thức đều có ưu, nhược điểm của nó, người
Thư ký sẽ phải căn cứ vào tình hình cụ thể để lựa chọn hình thức cung cấp
thông tin phù hợp nhất.
D. KẾT LUẬN
Qúa trình thực tập tại Báo Giáo dục & Thời đại tuy không dài nhưng
chính trong quá trình thực tập này đã giúp em có điều kiện tiếp xúc với
môi trường làm việc, nơi mà sau khi ra trường em sẽ sống cà làm việc
trong môi trường ấy. Là một sinh viên chuyên ngành Thư ký văn phòng
em ý thức được tầm quan trọng của thông tin trong hoạt động quản lý
nhất là trong xã hội công nghiệp hóa – hiện đại hóa hiện nay. Em nghĩ
rằng để tìm được công việc phù hợp, đúng với chuyên môn của mnhf đã
khó nhưng làm sao để làm công việc đó cho đạt kết quả cao càng khó hơn
chính vì lý do đó nên ngay từ khi còn đang là một sinh tân sinh viên em
đã ý thức được rằng ngành của mình là một ngành, đang ngày càng phát
triển và đòi hỏi khắt khe hơn nên bản thân em đã tự nhủ ngay từ khi đi
học hãy học chăm chỉ, nắm vững kiến thức lý thuyết . Bên cạnh đó cần
phải không ngừng mở rộng các mối quan hệ ngoài xã hội vì qua những