TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
1
ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG
TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
TS. Nguyễn Lệ Nhung
0912581997
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
2
Nội dung
1. Tài liệu và lưu trữ trong thời đại điện tử - Những khái niệm
cơ bản
2. Các khuynh hướng tổ chức và lưu trữ TLĐT
3. Các vấn đề pháp lý và hệ thống luật pháp
4. Các chiến lược
5. Những tác động đối với lưu trữ
6. Tài liệu trong môi trường CSDL
7. Các ng/tắc bảo quản và tiếp cận khai thác sử dụng TLLTĐT
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
3
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. H
ộ
i
đồ
ng l
ư
u tr
ữ

ch
đ
i
ệ
n t
ử
s
ố
51/2005/QH11 ngày 29
tháng11 n
ă
m 2005
3. Quy
ế
t
đị
nh s
ố 376
/2003/Q
Đ
-NHNN ngày 22 tháng 4
n
ă
m 2003 c
ủ
a Th
ố
ng
đố
c NHNN ban hành quy

n c
ủ
a các T
ổ
ch
ứ
c
cung
ứ
ng d
ị
ch v
ụ
thanh toán.
4. The Electronic Transactions Act and disposal of
Commonwealth records 2003 - Lu
ậ
t Giao d
ị
ch
đ
i
ệ
n
t
ử
và x
ử
lý h
ồ sơ Liên bang năm

ỹ
)
6.
Электронное делопроизводство и канцелярия
- Qu
ả
n
lý h
ồ sơ điệ
n t
ử
và
văn phòng
- www.archives.ru
7.
Дмитрий Казанский
“
Немного о технологии движения
информации с помощью документов
”,
Компьютерра
,
№
24-25, 1998 - Dmitry Kazan “Vài ý ki
ế
n v
ề
công ngh
ệ
c

ệ
m v
ề
tài li
ệ
u l
ư
u tr
ữ điệ
n t
ử
1.2.
Độ
tin c
ậ
y và tính xác th
ự
c c
ủ
a tài li
ệ
u
đ
i
ệ
n t
ử
1.3. Quan ni
ệ
m v

TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
6
Khái niệm về tàì liệu lưu trữ điện tử
• là thông tin được ghi lại, được làm ra hay
nhận được trong quá trình triển khai (bắt
đầu), thực hiện hay hoàn tất một hoạt
động của cá nhân hay của cơ quan, tổ
chức và bao gồm nội dung, bối cảnh và
cấu trúc đủ để cung cấp bằng chứng về
hoạt động đó.
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
7
• Quan ni
ệ
m v
ề
b
ố
i c
ả
nh
đượ
c g
ắ
n v
ớ
i môi tr
ườ

ữ
ký
c
ủ
a quan ch
ứ
c th
ừ
a hành).
- m
ố
i quan h
ệ
gi
ữ
a m
ộ
t TL và các TL khác trong fond.
- ho
ạ
t
độ
ng mà trong
đ
ó tài li
ệ
u
đượ
c t
ạ

ử
d
ụ
ng các
ký hi
ệ
u, cách s
ắ
p x
ế
p (layout), th
ể
lo
ạ
i (format), ph
ươ
ng
ti
ệ
n v
ậ
t lý v.v...
Đố
i v
ớ
i TL
Đ
T thì vi
ệ
c phân

ĩ
a thu
ậ
t ng
ữ
“tài li
ệ
u trên v
ậ
t mang tin là
máy tính” có trong tiêu chu
ẩ
n hi
ệ
n hành GOST R 51141-
98: “
đ
ó là tài li
ệ
u
đượ
c t
ạ
o l
ậ
p do s
ử
d
ụ
ng các v

trường số; (TC_ 52292R)
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
10
1) tính ghi nh
ậ
n - thu
ộ
c tính ch
ứ
c n
ă
ng c
ủ
a TL, nó ch
ỉ
ra TL
ph/ánh các tin t
ứ
c ch
ứ
a
đự
ng trong nó không ph
ụ
thu
ộ
c
vào hình th
ứ

ấ
t, c/ngh
ệ
) b
ằ
ng các ph/ti
ệ
n
s
ẵ
n có t
ạ
i nh
ữ
ng th
ờ
i
đ
i
ể
m
đ
ã cho trong kho
ả
ng th
ờ
i gian
có gi
ớ
i h

ữ
ng y/c
ầ
u
đặ
c thù;
4) tính pháp lý - thu
ộ
c tính c
ủ
a TL, s
ự
trình bày TL ch
ứ
a
các tham s
ố
kh
ẳ
ng
đị
nh tính h
ợ
p pháp kh/quan c
ủ
a c/ngh
ệ
đượ
c s
ử

ệ
u
đ
i
ệ
n t
ử
v
ớ
i nh
ữ
ng tài li
ệ
u khác
ở
d
ạ
ng
truy
ề
n th
ố
ng:
- Vi
ệ
c ghi tin và s
ử
d
ụ
ng các ký hi

ự
c th
ể
(v
ậ
t lý).
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
13
1.2. Độ tin cậy và tính xác thực của tài liệu điện tử
• mục đích chính của việc tạo lập và lưu giữ tài
liệu là để cung cấp bằng chứng. Bằng chứng về
các hoạt động và tác nghiệp là cần thiết để minh
chứng cho trách nhiệm của một pháp nhân hay
cá nhân.
• Độ tin cậy của một TL chính là khả năng của TL
để làm một bằng chứng đáng tin cậy. Về bản
chất, một TL không thể tin cậy hơn so với bản
thân TL đó ở vào thời điểm nó được tạo ra.
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
14
1.2. Độ tin cậy và tính xác thực của TLĐT
• Tính xác thực của TL dùng để chỉ sự bền
vững qua thời gian của các đặc điểm ban
đầu (nguyên bản) của TL đó xét về khía
cạnh bối cảnh, cấu trúc và nội dung. Một
TL xác thực là TL giữ lại được độ tin cậy
ban đầu của nó.
TS. Nguyễn Lệ Nhung -

xác
đị
nh, b
ả
o qu
ả
n an toàn TLLT và b
ả
o
đả
m cho nh
ữ
ng TL
đ
ó có th
ể
ti
ế
p c
ậ
n khai thác s
ử
d
ụ
ng và hi
ể
u
đượ
c.
TS. Nguyễn Lệ Nhung -

o
ạ
n c
ủ
a vòng
đờ
i TL
mà trong
đ
ó ch/n
ă
ng LT ph
ả
i
đượ
c th
ự
c thi
chú ý h
ơ
n t
ớ
i giai
đ
o
ạ
n t
ạ
o l
ậ

c, b
ằ
ng cách
đặ
t ra
t/chu
ẩ
n và h/d
ẫ
n cho các bên liên quan áp d
ụ
ng
và/ho
ặ
c xây d
ự
ng h
ệ
th
ố
ng lu
ậ
t pháp và/hay quy
đị
nh
phù h
ợ
p
thi
ế

ế
p c
ậ
n KT và SD TL
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
17
2. Các khuynh hướng tổ chức
và lưu trữ tài liệu điện tử
2.1. Sự phát triển của các ph/pháp và quy
trình quản lý TLĐT
2.2. Sự thay đổi liên tục của công nghệ và
các ứng dụng
2.3. Nhu cầu của người sử dụng thay đổi
và kỳ vọng tiếp cận khai thác TLĐT
2.4. C/tác lưu trữ TLĐT và sự phụ thuộc
lẫn nhau giữa công nghệ và tổ chức
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
18
2. Các khuynh h
ướ
ng t
ổ
ch
ứ
c và l
ư
u tr
ữ TLĐT

c lo
ạ
i b
ỏ
TL gi
ấ
y
kh
ỏ
i các h
ệ
th
ố
ng c
ủ
a mình hi
ệ
n
đ
ang tìm ki
ế
m các gi
ả
i
pháp cho các v/
đề
v
ề
tính xác th
ự

và c
ấ
u trúc c
ủ
a các ngu
ồ
n l
ự
c thông tin v
ề
các chính
sách và th
ự
c ti
ễ
n
đố
i v
ớ
i vi
ệ
c l
ư
u gi
ữ
TL trong môi
tr
ườ
ng KTS s
ẽ

o
đả
m BQ lâu dài TL có giá tr
ị
LT