MỞ ĐẦU
Tin học ra đời không sớm nhưng sự phát triển nhanh như vũ bão của nó đã
góp phần không nhỏ trong việc cải thiện cuộc sống con người. Các ứng dụng tin
học ngày càng đi sâu vào đời sống của con người và nó là sản phẩm không thể
thiếu của thế giới văn minh. Các ứng dụng công nghệ thông tin vào cuộc sống trở
nên cần thiết và việc nắm bắt thông tin mới nhanh và chính xác là điều vô cùng
quan trọng trong thời kỳ hiện nay. Người ta đã tin học hóa mọi lĩnh vực của đời
sống xã hội, rõ nhất là trong việc quản lý thì ứng dụng tin học lại càng vô cùng
quan trọng. Nhờ tin học ứng dụng, các thí sinh có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin về
điểm thi của mình một cách nhanh nhất, hiệu quả và chính xác nhất. Đặc biệt đối
với những người quản lý thì việc sử dụng phần mềm quản lý khiến cho công việc
của họ dễ dàng và hiệu quả hơn Với những đói hỏi thực tế như vậy thì người ta đã
đưa tin học ứng dụng vào công việc quản lý giúp tiết kiệm thời gian và sức lực của
con người.
Xã hội càng phát triển thì yêu cầu chất lượng cuộc sống ngày càng cao,đòi
hỏi các dịch vụ với chất lượng tốt. Khách sạn là đỉnh cao của ngành công nghiệp
dịch vụ, để đón đầu xu thế hội nhập và mở cửa của Việt Nam, các khách sạn mọc
lên ngày càng nhiều. Muốn tồn tại và phát triển thì mỗi khách sạn không ngừng
trang bị nội thất và nâng cao chất lượng dịch vụ .
Nhưng khách sạn càng hiện đại thì công việc quản lý càng phức tạp vì người
quản lý phải bao quoát toàn bộ các hoạt động của khách sạn từ việc đặt phòng, trả
phòng đến việc quản lý việc sử dụng các dịch vụ của khách…
Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm người quản lý còn phải báo cáo
chi tiết tình hình doanh thu từ việc cho thuê phòng và đáp ứng các dịch vụ cho
khách hàng…
Vì thế việc lưu trữ hồ sơ khách hàng cũng như những thông tin khác phức
tạp mà tốn thời gian. Nhà lãnh đạo khó có thể giữ những thông tin nhạy cảm.
1
THIẾU MỤC LỤC, ĐẶT TRƯỚC PHẦN MỞ ĐẦU
Việc tổng hợp thông tin phục vụ cho báo cáo thống kê tốn nhiều thời gian và
rất phức tạp.

Trong quá trình khảo sát thực tế tại Khách sạn mỏ Việt Bắc-Cty Than Núi
Hồng – Thái Nguyên đã thu thập được những thông tin sau:
Khách sạn Mỏ Việt Bắc-Cty Than Núi Hồng – Thái Nguyên gồm có 31 phòng
nghỉ, được chia làm 3 loại
 Phòng thường đơn
 Phòng thường đôi
 Phòng VIP
Ngoài việc kinh doanh phòng nghỉ, khách sạn còn có một số dịch vụ như: ăn
uống, bar, giặt ủi…Mỗi nhân viên nhà phòng trong khách sạn được phân công phục
vụ 1 hoặc nhiều phòng.
Trước khi đến khách sạn, khách có thể tiến hành đặt phòng trước qua điện
thoại, fax, email với nhân viên lễ tân.
Nhân viên quản lý sẽ kiểm tra tình trạng các phòng trong khách sạn (phòng
trống, phòng không an toàn,phòng đang có người ở…) dựa vào sơ đồ phòng và bố
trí phòng nghỉ hợp lý cho khách. Khi khách đến khách sạn, nhân viên Lễ tân sẽ cập
nhật thông tin chi tiết về khách và bố trí phòng cho khách, nếu là khách nước ngoài
thì cần khai báo tạm trú theo mẫu sau:
3
Trong thời gian nghỉ tại khách sạn, khi khách hàng sử dụng các dịch vụ: ăn
uống, giặt là, khách có thể trả tiền ngay hoặc thanh toán cùng với tiền phòng:
4
CT THAN NÚI HỒNG PHIẾU KHAI BÁO TẠM TRỐNG
KS-Mỏ Việt Bắc REGISTRATION CARD
Số(No):…………
Họ tên (Fullname)
Ngày sinh (Date of birth)
Nam/Male
Nữ/Female
Quốc tịch (Nationality)
Hộ chiếu số (Pass port No)

1 Tăng thời hạn có giá trị cho các đơn đặt phòng lên một ngày trong
trường hợp khách đặt đến phòng chưa đến đúng ngày.
2 Hủy bỏ các đơn đặt phòng đã quá hạn hai ngày của khách.
3 Lập bảng kê xác định doanh thu dịch vụ theo mẫu:
4 Lập Bảng kê xác định doanh thu phòng theo mẫu:
6
CT THAN NÚI HỒNG
CỘNG HOÀ XÃ HỘ CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KS-Mỏ Việt Bắc ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC
***
BẢNG KÊ
XÁC ĐỊNH DOANH THU D ỊCH V Ụ
Ngày tháng năm 200
Phòng
số
Số tiền phải nộp: trong đó Phòng
số
Số tiền phải nộp: trong đó
DT Chưa
thuế
Ti ền
thu ế
Tổng số DT Chưa
thuế
Ti ền
thu ế
Tổng
số
Doanh thu: đồng
Bằng chữ:

CT THAN NÚI HỒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘ CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KS-Mỏ Việt Bắc ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC
***
B ÁO C ÁO
DOANH THU D ỊCH V Ụ
Ngày tháng năm 200
Ngày T ổng doanh thu: trong đó Ngày Tổng doanh thu: trong đó
DT
chưa
thuế
Tiền
thuế
Tổng
cộng
DT
chưa
thuế
Tiền
thuế
Tổng
cộng
1 19
2 20
3 21
4 22
5 23
6 24
7 25
8 26
9 27

chưa
thuế
Tiền
thuế
Tổng
cộng
1 19
2 20
3 21
4 22
5 23
6 24
7 25
8 26
9 27
10 28
11 29
12 30
13 31
14
15
16
17
18 Cộng
Doanh thu: đồng; Tiền thuế: đồng.
Tổng cộng: đồng
Bằng chữ:
Phải nộp: Người lập báo cáo
Thực nộp: (ký, họ tên)
Thừa, thiếu:

- Kiểm tra xem khách hàng đã từng ở khách sạn chưa? Nếu có rồi thì
cập nhật thông tin khách còn nếu chưa thì tạo hồ sơ khách.
Khi khách đến khách sạn thuê phòng, nhân viên Lễ tân sẽ:
- Cập nhật thông tin chi tiết về khách hàng.
- Giao phòng cho khách.
Khi có yêu cầu dịch vụ của khách, nhân viên lễ tân sẽ:
- Truy cập hệ thống kiểm tra xem có đáp ứng được nhu cầu sử dụng
dịch vụ của khách hay không?
- Cập nhật thông tin về tình hình sử dụng dịch vụ của khách (nếu có).
Khi có yêu cầu thanh toán của khách, nhân viên lễ tân phải:
- Cập nhật lại thông tin về tình trạng phòng
- Lập phiếu thanh toán chi tiết với khách hàng về tiền thuê phòng, tiền
sử dụng các loại dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng trong thời gian nghỉ tại khách
sạn.
Cuối mỗi ngày nhân viên bộ phận lễ tân phải cập nhật thông tin về khách
hàng đã đặt phòng trước :
- Tăng thời hạn có giá trị cho các đơn đặt phòng lên một ngày trong
trường hợp khách đặt đến phòng chưa đến đúng ngày
- Hủy bỏ các đơn đặt phòng đã quá hạn hai ngày của khách
- Báo cáo doanh thu ngày
- Tình hình sự cố xảy ra trong ngày
- Lập phiếu ghi nợ hằng ngày
Khi ban quản lý khách sạn yêu cầu hệ thống đưa ra báo cáo về tình hình
doanh thu và các hoạt động của khách sạn thì hệ thống nhanh chóng đáp ứng.
12
CHƯƠNG 2
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1 MÔ TẢ CÁC TƯƠNG TÁC, THÔNG TIN VÀO RA CỦA HỆ THỐNG
2.1.1 MÔ TẢ CÁC TƯƠNG TÁC
 NHÂN VIÊN LỄ TÂN:

+ Thông tin về khách hàng
+ Thông tin về tình hình sử dụng phòng
+ Tình hình thanh toán, nợ của khách hàng, khách sạn
+ Các thông tin tìm kiếm theo yêu cầu trong tác nghiệp của khách sạn.
14
2.2 BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
2.2.1 Các chức năng của hệ thống quản lý khách sạn có thể mô tả bằng sơ
đồ sau:
15
Báo cáo
Báo cáo doanh thu
phòng
QL HT danh mục
Tác nghiệp
QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
. DM các loại phòng
DM các phòng
DM dịch vụ
DM DS khách hàng
Check in
Check out
Night audit
Tra cứu TT khách
. Đổi phòng cho khách
. Báo cáo doanh thu
dịch vụ
. Báo cáo tình hình
nợ của khách
b. Mô tả chức năng
 Quản trị thông tin hệ thống: chức năng này sẽ thực hiện việc cập

 Thay đổi mật khẩu:
 Cho phép người sử dụng thay đổi mật khẩu để đảm bảo vấn đề bảo
mật
b. Chức năng tác nghiệp
 Sơ đồ:
17
QUẢN TRỊ THÔNG TIN HỆ THỐNG
1. Quản lý người sử dụng
2. Phân quyền cho người dùng
3. Thay đổi mật khẩu
 Mô tả:
 Check In: Khi khách đến đăng kí phòng với lễ tân khách sạn, nhân viên
Lễ tân sẽ tiến hành Checkin cho khách.
 Cập nhật thông tin chi tiết về khách
 Hệ thống hỗ trợ nhân viên Lễ tân nhanh chóng lấy lại các thông tin
về khách trong trường hợp khách đã từng ở khách sạn trước đó.
 Cung cấp thông tin về tình trạng các phòng (trống, phòng có khách
đang ở,…) để dễ dàng đáp ứng các thay đổi thông tin đặt phòng trước
của khách
 Đổi phòng cho khách:
 Danh sách các phòng còn trống cùng với các thông tin đầy đủ
về phòng trống đó.
 Lưu trữ các thông tin phục vụ cho thanh toán và quản lý khách
 Tra cứu, xem thông tin về khách:
18
CHỨC NĂNG TÁC NGHIỆP
1. Check in
2. Check out
3. Night audit
4. Đổi phòng cho khách

 Sơ đồ:

 Mô tả: Hệ thống cung cấp chức năng quản lý rất nhiều danh mục
dữ liệu đầu vào cho hệ thống
 Quản lý danh mục các loại phòng trong khách sạn Danh sách
các phòng trong khách sạn
 Danh mục các loại dịch vụ trong khách sạn
 Quản lý danh sách khách đã từng ở tại khách sạn
2.3 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU
2.3.1 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC KHUNG CẢNH
20
QUẢN LÝ HỆ THỐNG DANH MỤC
1. Quản lý DM các loại phòng
2. Quản lý DM các phòng
3. Quản lý các dịch vụ
4. Quản lý DS khách đã ở KS
Trong đó:
1: Khách hàng đặt phòng, đăng kí sử dụng dịch vụ, yêu cầu thanh toán……
2: Khách sạn đáp ứng yêu cầu của khách hàng: Phân phòng, đáp ứng dịch vụ, gửi phiếu
thanh toán…
3: Yêu cầu quản lý
4: Báo cáo
2.3.2 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỈNH
21
QUẢN LÝ
KHÁCH
SẠN
BỘ PHẬN
QUẢN LÝ
KHÁCH

Kho DL
Đáp
ứng
yêu cầu
Yêu
cầu báo
cáo
Hóa đơn
Hóa đơn
Đặt phòng
BỘ PHẬN
QUẢN LÝ
Kết quả
báo cáo
Thông
Tin cá
nhân
Kết quả
Yêu cầu thực
hiện tác
nghiệp
b. CHỨC NĂNG TÁC NGHIỆP
Check- In
23
Cập
nhật
Khách
Cập
nhật
DV

Đáp ứng
yêu cầu
24
Đăng
ký P
Đăng
ký DV
Bộ phận
quản lý
BPQL
Khách
Danh mục
phòng, dichvu
Khách
Bộ phận
quản lý
BPQL
Đặt
Phòng
Đáp ứng
yêu cầu
Ktra
DS P
KQ Ktra
ĐK DV
Đáp ứng
y/c
Ktra DV
Đáp ứng
y/c