Lời nói đầu
1. Cơ sở hình thành đề tài
Bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế nào cũng hướng đến mục
tiêu là lợi nhuận của doanh nghiệp ngày càng tăng, qui mô hoạt động ngày càng
được mở rộng, đem lại nhiều lợi ích cho xã hội…Để thỏa mãn những mục tiêu ấy,
ngoài việc doanh nghiệp nghiên cứu các sản phẩm mới, đề ra những kế hoạch hoạt
động rõ ràng, nghiên cứu đối tác và đối thủ…doanh nghiệp cũng cần có một kiểm
soát nội bộhữu hiệu.
Bởi vì những lợi ích do kiểm soát nội bộvững mạnh đem đến cho doanh
nghiệp như: đảm bảo tính trung thực và hợp lý của các số liệu kế toán trên sổ sách,
báo cáo tài chính; giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ
ba hoặc nhân viên của công ty gây ra; giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân
viên nhưng lại gây tổn hại cho doanh nghiệp; giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính
sách và quy trình kinh doanh của công ty; cuối cùng kiểm soát nội bộcó thể giúp
ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.
Đối với một doanh nghiệp nhỏ như công ty TNHH Minh Quang thì một kiểm
soát nội bộhiệu quả là vô cùng quan trọng vì năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp
không mạnh bằng các doanh nghiệp vừa và lớn hoạt động trong cùng ngành xây
lắp. Mặt khác, đặc điểm của quá trình xây lắp là quá trình thi công được chia làm
nhiều giai đoạn, các công việc chủ yếu được thực hiện ngoài trời nên các điều kiện
thiên nhiên có thể ảnh hưởng đến tiến trình thi công. Quá trình tập hợp chi phí kéo
dài, phát sinh nhiều chi phí ngoài dự toán, chi phí không ổn định và phụ thuộc vào
từng giai đoạn thi công. Do đó, kiểm soát tốt chi phí là việc rất cần thiết đối với
doanh nghiệp, vừa hạ thấp được giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất
lượng và từ đó doanh nghiệp có thể tạo dựng được một hình ảnh chất lượng trên
thương trường. Bên cạnh đó, thủ tục và chất lượng của kiểm soát chi phí còn thể
hiện được văn hóa của doanh nghiệp, năng lực quản lý của chủ doanh nghiệp trong
việc chống lãng phí và thất thoát tài sản.
Vì doanh nghiệp có qui mô nhỏ và doanh nghiệp xây lắp thường phát sinh
thêm các khoản chi phí ngoài dự toán, nên người nghiên cứu lựa chọn tìm hiểu,
đánh giá và đề nghị một số phương pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộđối với
Bước một được thực hiện là để thu thập dữ liệu xung quanh đề tài nghiên cứu nhằm
hoàn thiện bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộtrong chu trình chi phí xây lắp của
doanh nghiệp phục vụ cho nghiên cứu chính thức. Trong bước nghiên cứu sơ bộ thì
phương pháp tổng hợp được sử dụng để phân tích các dữ liệu thu thập được.
Nghiên cứu chính thức cho phép tìm hiểu sâu hơn về doanh nghiệp và thực trạng
về kiểm soát nội bộđối với chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp. Từ đó,
người nghiên cứu đưa ra nhận xét về KSNB đối với chu trình chí phí, và một số đề
nghị nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộtrong chu trình trên. Phương pháp nghiên
cứu định tính tiếp tục được sử dụng trong quá trình nghiên cứu chính thức. Dữ liệu
thứ cấp tiếp tục được thu thập bằng kỹ thuật quan sát từ các nguồn: các bảng dự
toán và quyết toán công trình; sổ chi tiết các tài khoản liên quan; chứng từ liên
quan đến quá trình kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp… Và dữ liệu
sơ cấp được thu thập bằng kỹ thuật phỏng vấn trực tiếp chủ doanh nghiệp và 4
nhân viên văn phòng bao gồm: 1 kế toán viên, 1 thủ quỹ và 2 nhân viên kỹ thuật
theo bảng câu hỏi dạng đóng đã được soạn sẵn. Đối với bước này, phương pháp
phân tích dữ liệu được áp dụng vẫn là phương pháp tổng hợp từ các dữ liệu đã thu
thập được.
6. Ý nghĩa
Qua đề tài nghiên cứu, doanh nghiệp có thể nhận thấy được tầm quan trọng
của kiểm soát nội bộđối với toàn doanh nghiệp nói chung, đối với chu trình chi phí
nói riêng. Dựa vào đề tài, doanh nghiệp có thể phân tích và đánh giá được sự hữu
hiệu của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp tìm những
phương pháp riêng và kết hợp với một số đề nghị của người nghiên cứu để thiết lập
một kiểm soát nội bộđối với chu trình chi phí hiệu quả hơn.
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không đảm bảo tuyệt
đối là các mục tiêu sẽ đạt được. Vì kiểm soát nội bộluôn có những rủi ro tiềm tàng.
Kiểm soát nội bộ chỉ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không
thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Đồng thời, một nguyên tắc cơ bản
trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể
vượt quá lợi ích
Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
-
Đối với báo cáo tài chính: kiểm soát nội bộ phải bảo đảm về tính trung thực
và đáng tin cậy của báo tài chính mà mình cung cấp.
-
Đối với tính tuân thủ: kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo tính hợp lý trong việc
chấp hành luật pháp và các quy định, chính sách của đơn vị cũng như của
nhà nước.
-
Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động kiểm soát nội
bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông
tin, nâng cao uy tín…
Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt
hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của
doanh nghiệp.
1.1.2. Các bộ phận hợp thành kiểm soát nội bộ
Bảng 1.1: Các bộ phận của kiểm soát nội bộ
giá rủi
Ro
Hoạt
động
kiểm
Soát
Đơn vị phải nhận biết và đối
phó với các rủi ro bằng cách
thiết lập mục tiêu của tổ
- Xác định mục tiêu của đơn vị.
chức
và hình thành cơ chế để
- Nhận dạng rủi ro.
nhận
- Phân tích và đánh giá rủi ro.
dạng, phân tích và đánh giá
các rủi ro có liên quan.
Các chính sách và các thủ
tục
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ.
để giúp đảm bảo là những
chỉ
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin.
thị của nhà quản lý được
thực
Giám
Sát
- Giám sát thường xuyên.
phải có khả năng phản ứng
năng động được thay đổi
theo
yêu cầu của môi trường bên
trong và bên ngoài.
- Giám sát định kỳ.
1.2. Đặc điểm của sản phẩm xây
dựng
Quá trình sản xuất của doanh nghiệp xây lắp và sản phẩm xây lắp có đặc
điểm riêng biệt, khác với các ngành sản xuất vật chất khác và điều đó ảnh hưởng
đển công tác quản lý, kiểm soát chi phí sản xuất, vì sản phẩm xây lắp:
Mang tính riêng lẻ, có kết cấu kỹ thuật, mỹ thuật, vật tư, địa điểm, nhân lực,
dự toán và phương pháp thi công khác nhau.
Có giá trị lớn thường vượt quá khả năng vốn lưu động của doanh nghiệp trong
kỳ; quá trình thi công thường kéo dài, chịu sự chi phối của thời tiết.
Thời gian hữu dụng tương đối dài; đòi hỏi tiêu chuẩn kỹ thuật, mỹ thuật và
quá trình thi công, bàn giao rất khắt khe.
Gắn liền với những địa điểm cố định trong suốt quá trình thi công và sử dụng.
1.3. Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của khoản mục chi phí sản xuất xây lắp
1.3.1. Khái niệm
Chi phí sản xuất xây lắp là toàn bộ chi phí về lao động sống và lao động vật
hóa phát sinh trong quá trình sản xuất xây lắp bao gồm chi phí sản xuất xây lắp
và chi phí sản xuất khác.
1.3.3. Ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp
Cung cấp thông tin về thực trạng, quy mô sản xuất của doanh nghiệp.
Ảnh hưởng trực tiếp đến các khoản mục trên bảng cân đối kế toán và báo
cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa các khoản mục chi phí xây
lắp với báo cáo tài chính
Bảng Cân đối kế toán:
Chi phí sản xuất
sản phẩm xây lắp:
- Chi phí nguyên
vật liệu trực tiếp.
- Chi phí nhân
công trực tiếp
- Chi phí sử dụng
máy thi công
- Chi phí chung
-
Hàng tồn kho
-
Chi phí sản xuất dở dang
-
Cùng với những thông tin khác như: doanh thu, đối thủ cạnh tranh… thông tin
về chi phí xây lắp có ảnh hưởng đến việc ra quyết định các chiến lược kinh doanh
mới, hay dự toán xây dựng công trình mới của chủ doanh nghiệp.
Cơ quan thuế dựa vào chi phí sản xuất, doanh thu để xác định mức thuế thu
nhập mà doanh nghiệp phải nộp, tránh tình trạng trốn thuế, gian lận…
1.4.
Kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp
1.4.1. Các rủi ro thường gặp trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp
1.4.1.1.
Rủi ro chung trong quá trình sản xuất
-
Lập dự toán sản xuất không chính xác do người lập dự toán nhập sai khối
lượng công việc cần hoàn thành, nhập sai khối lượng, chủng loại nguyên vật
liệu cần sử dụng…
-
Xây dựng không kịp tiến độ thi công do phát sinh thêm hạng mục công
trình phải làm, hoặc do hạng mục công trình không đúng theo yêu cầu phải
phá bỏ làm lại, cũng có thể do tác động của thời tiết như mưa, bão…
-
Sản phẩm không đúng theo yêu cầu về kỹ thuật như hạng mục công trình
…
1.4.1.3. Đối với chi phí nhân công trực tiếp
- Rủi ro về xác định mức lương: nếu xác định mức lương cao hơn so
với thị trường sẽ làm tăng chi phí của doanh nghiệp. Nhưng nếu xác định mức
lương quá thấp sẽ không khuyến khích được sự hăng hái làm việc của công
nhân.
-
Rủi ro về tính lương: ghi chép ít hơn hoặc nhiều hơn ngày công
thực tế của công nhân hoặc tính sai về mức lương giữa các vị trí: đội trưởng,
đội phó và công nhân.
- Rủi ro về chi trả lương: trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc, hoặc
trả lương cho nhân viên không có thực do việc cập nhật dữ liệu về nhân sự
không đầy đủ, kịp thời.
- Rủi ro về ghi nhận và báo cáo về quy trình nhân sự – tiền lương
như ghi nhận không kịp thời, không đầy đủ về số lượng nhân công, ngày
công.
1.4.1.4. Đối với chi phí sử dụng máy thi công
- Việc xuất nhiên liệu sử dụng cho máy thi công không được phê
duyệt bởi người có trách nhiệm.
-
Ghi nhận sai về số giờ chạy máy thi công.
-
Sai sót trong việc tính lương cho công nhân vận hành máy thi công.
CPNVLTT, sổ cái tài khoản CPNVLTT, sổ cái tài khoản NVL (152), sổ cái tài
khoản khoản phải trả (331)…
+ Chi phí nhân công trực tiếp:
Chứng từ: hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, bảng chấm công,
thẻ chấm công, bảng phân bổ tiền lương, bảng thanh toán lương, bảng dự toán chi
phí xây lắp – CPNCTT, phiếu chi tiền, séc, giấy xác nhận số dư tài khoản của
ngân hàng …
Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản
CPNCTT, sổ cái tài khoản CPNCTT, sổ cái tài khoản khoản phải trả (331), sổ cái
tài khoản phải trả công nhân viên (334)…
+ Chi phí sử dụng máy thi công:
Chứng từ: phiếu theo dõi hoạt động của máy thi công, hợp đồng thuê
máy móc thiết bị, bảng kê xuất nhiên liệu sử dụng chạy máy thi công, bảng phân
bổ CPSDMTC, bảng dự toán chi phí xây lắp – CPSDMTC, phiếu chi tiền, séc,
bảng tính khấu hao máy móc thi công…
Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản
CPSDMTC, sổ cái tài khoản CPSDMTC, sổ cái tài khoản khoản phải trả (331),
sổ cái tài khoản NVL (152)…
+ Chi phí chung:
Chứng từ: bảng kê tổng hợp lương cho bộ phận quản lý, bảng kê
công cụ xuất dùng, bảng phân bổ CPC, bảng dự toán chi phí xây lắp – CPC,
phiếu chi tiền, séc, giấy xác nhận số dư tài khoản của ngân hàng …
Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản
CPC, sổ cái tài khoản CPC, sổ chi tiết khoản phải trả (331)…
- Kiểm soát vật chất: định kỳ so sánh số lượng, chất lượng tài sản
cố định thực tế kiểm kê so với tài sản cố định được ghi trên sổ sách. Nhân
viên cần sử dụng máy móc, tài sản cố định phải làm giấy yêu cầu có trình bày
rõ sử dụng cho công việc gì, sử dụng trong thời gian bao lâu…
-
-
Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép
đúng kỳ.
- Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài
chính.
1.4.4.2. Ảnh hưởng của môi trường tin học đến kiểm soát nội bộ trong
doanh
nghiệp
-
Thiếu dấu vết kiểm toán.
-
Việc xử lý hàng loạt nghiệp vụ.
-
Thiếu sự phân chia trách nhiệm đầy đủ.
-
Khả năng xảy ra gian lận và sai sót.
-
Xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ.
+ Kiểm soát việc truy cập (tiếp cận về mặt luận lý): phân quyền cho người sử
dụng, sử dụng các thủ tục nhận dạng…
+ Kiểm soát lưu trữ dữ liệu: ban hành văn bản quy định cụ thể về sử dụng, bảo
quản thiết bị lưu trữ; lập các bản sao dự phòng…
+ Kiểm soát việc truyền tải dữ liệu: kiểm soát truyền sai bằng cách sử dụng số
kiểm tra…
+ Chuẩn hóa tài liệu hệ thống: phân chia tài liệu thành các loại tài liệu quản trị ,
tài liệu vận hành và tài liệu ứng dụng
+ Tạo dấu vết kiểm toán: hạn chế việc chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp, cài đặt phần
mềm tự động ghi nhận khi có sự thâm nhập, truy cập hệ thống…
+ Giảm thiểu thời gian ngưng trệ hệ thống: sử dụng máy tính thay thế, các dụng
cụ, thiết bị duy trì nguồn điện…
+ Khôi phục sau sự cố: sao lưu dự phòng chương trình, dữ liệu…
Hoạt động kiểm soát ứng dụng: chỉ liên quan đến từng phần hành cụ thể,
bao gồm hoạt động kiểm soát được lập trình sẵn trong máy tính và hoạt động kiểm
soát do con người thực hiện.
+ Kiểm soát dữ liệu nhập: kiểm soát nguồn dữ liệu như đánh số trước các chứng
từ trắng; kiểm soát quá trình nhập liệu bằng cách kiểm tra trình tự nhập liệu…
+ Kiểm soát quá trình xử lý: kiểm soát tham chiếu toàn vẹn (các dữ liệu có liên
kết với nhau sẽ không được xóa); sử dụng chứng từ luân chuyển…
+ Kiểm soát các thông tin đầu ra: giám sát việc chuyển giao thông tin, hủy bỏ
các bản in nháp...
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI
PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH MINH QUANG
2.1. GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP
phân công công việc, kiểm tra công nhân tại các công trường, lập bảng chấm công và
tiến hành thanh toán lương cho công nhân.
Các đội xây lắp bao gồm những công nhân trực tiếp xây dựng công trình.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Chủ
doanh nghiệp
Nhân viên
Nhân viên
Đội trưởng
kỹ thuật
đội xây lắp
Thủ quỹ
kế toán
Các đội
xây lắp
quan hệ điều hành trực tiếp
quan hệ điều hành gián tiếp
2.047.092 690.756
6
. Doanh thu hoạt động tài chính
23.952
3.296.652
5.304
7.Chi phí tài chính:
- Trong đó lãi vay phải trả
8
. Chi phí quản lý kinh doanh
1.595.016 386.076
2.816.868
9
. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
452.076
485.088
10
. Thu nhập khác
15
. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
Dựa vào bảng báo cáo tóm tắt về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp
trên, có thể nhận thấy:
Năm 2012 – 2013:
Tình hình kinh doanh của doanh nghiệp năm 2013 khả quan hơn so với năm 2012
nhờ doanh nghiệp mới ký được một hợp đồng mới là gói thầu số 2,3 đường du lịch
nối QL1A-Quỳnh Hậu-đường sinh thái biển Quỳnh bảng . Vì vậy, doanh thu thuần
từ hoạt động kinh doanh tăng từ 19,93 tỷ đồng lên 21,53 tỷ đồng. Năm 2013, có
thêm khoản doanh thu từ hoạt động tài chính có thể cải thiện lợi nhuận của doanh
nghiệp. Trong khi đó, chi phí sản xuất lại tăng khoảng 3,1 tỷ đồng vì giá các loại vậ
t tư xây dựng tăng cao, nhất là giá của sắt thép. Mặc dù chi phí quản lý năm 2013
giảm 1,2 tỷ đồng so với 2012, và doanh thu năm 2013 tăng 0,13 tỷ đồng nhưng vớ i
sự gia tăng nhanh của chi phí sản xuất trực tiếp nên lợi nhuận sau thuế của năm
2013 giảm so với 2012 khoảng 0,7 tỷ đồng.
Năm 2013 – 2014:
Năm 2014 nhận được nhiều hợp đồng xây lắp hơn 2013 nên doanh thu từ
hoạt động kinh doanh của 2014 cũng tăng 1,53 lần so với 2013 và giá vốn hàng bán
năm 2014 tăng 8,87 tỷ đồng. Chi phí quản lý kinh doanh tăng lên gấp gần 7 lần so
với năm 2013, nguyên nhân là do nhận được nhiều công trình nên chi phí quản lý tại
các công trình tăng lên. Mặt khác, doanh thu tài chính năm 2014 lại giảm so với
năm trước 0,78 lần. Tuy với sự gia tăng của chi phí quản lý kinh doanh và sự sụt
giảm của doanh thu tài chính nhưng với mức tăng của doanh thu từ hoạt động kinh
doanh vẫn đảm bảo cho sự gia tăng của lợi nhuận sau thuế – năm 2014 lợi nhuận
sau thuế là 3,49 tỷ đồng tăng hơn 1,09 tỷ đồng so với năm trước. Và tăng mức đóng
góp cho nhà nước từ thuế thu nhập doanh nghiệp từ 0,25 tỷ đồng vào năm 2013 lên
0,36 tỷ đồng vào năm 2014.
1.2. Trường hợp chủ đầu tư chỉ giao cho doanh nghiệp xây dựng công
trình
Đối với trường hợp nhà đầu tư cung cấp cho doanh nghiệp các bản vẽ thiết
kế, thì chủ doanh nghiệp và nhân viên kỹ thuật sẽ kiểm tra lại những dữ liệu được
cung cấp để hiểu về kết cấu, dự đoán khối lượng vật tư, giá trị nhân công, các loại
máy thi công được sử dụng… Nếu chủ doanh nghiệp, nhân viên kỹ thuật không
quan tâm xem xét cẩn thận bản thiết kế có thể xảy ra sai sót như bản thiết kế vẽ
thiếu cửa ra vào, tính sai kích thước cột nhà…
Sau khi kiểm tra về bản vẽ thiết kế, doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra sự
hợp lý của những dự toán do chủ đầu tư tự lập. Việc kiểm tra được thực hiện đối
với khối lượng từng hạng mục công trình và công trình, khối lượng, đơn giá vật
tư sử dụng, giá trị của chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công
và chi phí chung. Trường hợp này, vì chủ doanh nghiệp không phải lập bảng dự
toán nên quá trình kiểm tra ít bị rủi ro do sự chủ quan. Nhưng đối với các công
trình lớn, nhiều hạng mục công trình thì việc kiểm tra có thể xảy ra sai sót do sự
mệt mỏi của chủ doanh nghiệp trong quá trình kiểm tra, vì chỉ có một mình chủ
doanh nghiệp thực hiện việc này.
Từ khi dự toán lập xong đến khi khởi công xây dựng và công trình hoàn
thành, luôn có sự biến động về giá nguyên vật liệu xây dựng, các loại công cụ
dụng cụ, giá thuê máy thi công, giá và số lượng nhân công…Do đó, doanh
nghiệp thường chọn việc hợp tác lâu dài với nhà cung cấp, mua hàng với số
lượng lớn để được mua với giá thấp, được hưởng chiết khấu, giảm chi phí vận
chuyển trên một đơn vị hàng mua… kết hợp với việc mua hàng của nhiều người
bán cùng một lúc để tránh tình trạng ép giá từ nhà cung cấp.
Khi tiến hành quyết toán, doanh nghiệp có thực hiện so sánh tổng chi phí
theo dự toán và tổng chi phí thực tế phát sinh nhưng trong khi thi công không
phân tích được nguyên nhân dẫn đến sự tăng - giảm từng khoản mục chi phí nên
chưa có biện pháp phù hợp để kiểm soát chi phí xây lắp.
tiếp
Do sản phẩm xây lắp chỉ được sản xuất khi có yêu cầu của khách hàng,
khối lượng nguyên vật liệu phụ thuộc vào quy mô công trình nên không thể dự
đoán được số lượng vật tư xây dựng sử dụng trong khoảng thời gian nhất định.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp thường lựa chọn nhà cung cấp các loại vật tư xây
dựng có uy tín, ở gần nơi xây dựng công trình để tiết kiệm chi phí vận chuyển
vật tư. Vì vậy, doanh nghiệp không sử dụng kho bãi để nhập – xuất nguyên vật
liệu mà vật liệu được đưa đến trực tiếp, bảo quản tại các công trình.
Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu trực tiếp – thanh toán
Chủ doanh nghiệp là người có thẩm quyền quyết định trong việc lựa chọn
nhà cung cấp nguyên vật liệu và đặt mua vật tư với khối lượng và giá trị lớn.
Chủ doanh nghiệp cũng thường xuyên so sánh giá cả mặt hàng của nhiều nhà
cung cấp khác nhau trước khi quyết định lựa chọn một nhà cung cấp nếu trong
khu vực thi công có nhiều đại lý cung cấp khác nhau. Đồng thời, trước khi đặt
hàng chủ doanh nghiệp sẽ trực tiếp hoặc yêu cầu đội trưởng phải tìm hiểu đơn
giá vật tư của ít nhất 3 nhà cung cấp.
Khi mỗi công đoạn, công trình cần vật tư, thì công nhân của công đoạn,
công trình đó chỉ báo cho đội trưởng đội xây lắp mà không lập phiếu yêu cầu
mua hàng; các đội trưởng được ủy quyền việc đặt hàng với nhà cung cấp đã
được lựa chọn trước. Vì chỉ gọi điện thoại đặt hàng cho người bán khi nguyên
vật liệu đã gần hết hoặc khi cần thiết nên có nhiều trường hợp, nguyên vật liệu
đã sử dụng hết mà nhà cung cấp vẫn chưa giao hàng. Khi đó, công nhân có thể
chuyển sang thực hiện công đoạn khác hoặc công nhân sẽ nghỉ làm để chờ có
vật tư. Nếu công nhân nghỉ làm thì tiến độ thi công chậm lại và kéo dài ngày
hoàn thành, bàn giao công trình làm cho chi phí thực tế tăng.
Khi vật tư được giao đến, đội trưởng là người kiểm tra loại vật tư có đúng
theo yêu cầu không; số lượng, chất lượng của hàng như thế nào và ký vào giấy
xác nhận đã nhận vật tư. Giấy này được chia làm 2 phần, doanh nghiệp – đại
diện là đội trưởng – giữ một phần, phần còn lại do người bán giữ. Nếu không
đúng về loại nguyên vật liệu, số lượng cũng như chất lượng, đội trưởng sẽ báo
Copyright: Tài liệu đại học ©