MỘT SỐ VẤN ĐỀ
GIAO TIẾP KINH DOANH
HIỆN ĐẠI

NGUYỄN HỒ TRUNG
Lớp QT2 K13 HHC
STT 150

NỘI DUNG MỘT QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP KINH DOANH

Bằng cách truyền đạt được thông điệp của mình đi một
cách thành công, bạn đã truyền đi được suy nghĩ cũng như ý
tưởng của mình một cách hiệu quả. Khi không thành công,
những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh được
những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao
tiếp và những dào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của
bạn - cả trong đời tư và trong sự nghiệp. Vì vậy, để quá trình
giao tiếp có hiệu quả, chúng ta cần chú ý các vấn đề sau:

1. Cấu trúc (Structure)
Cách thức bạn cấu trúc các giao tiếp của mình là hết
sức quan trọng. Nó sẽ giúp các giao tiếp của bạn trở nên dễ
hiểu hơn và nhanh chóng cuốn hút sự chú ý của mọi người.
Mọi giao tiếp tốt nên đảm bảo một cấu trúc gồm ba
thành phần sau:
- Mở đầu;
- Nội dung;
- Kết thúc.
Quy tắc cấu trúc này luôn đúng cho dù phương thức
giao tiếp của bạn là gì chăng nữa - bản ghi nhớ, điện thoại,
voice mail, giới thiệu cá nhân, thuyết trình, trang web,…..

2. Rõ ràng (Clarity)
Hãy hết sức rõ ràng về thông điệp bạn mong muốn
truyền tải bởi vì những thông điệp phức tạp và khó hiểu chỉ
khiến người nghe mệt mỏi và chắc chắn những nỗ lực giao
tiếp của bạn sẽ bị bỏ ngoài tai.
Nếu thông điệp bạn muốn giao tiếp là về việc thanh toán
ngoài giờ, đừng bổ sung vào đấy những chi tiết ngân sách
quá cụ thể hay các cuộc picnic cho nhân viên sắp tới, trừ khi
chúng hoàn toàn thích hợp với thông điệp ban đầu của bạn.
Sẽ tốt hơn và rõ ràng hơn với người nghe nếu bạn chia
tách thông điệp giao tiếp của mình thành các phần theo các
nội dung riêng biệt.

3. Nhất quán (Consistency)
Không có gì khiến đối tượng giao tiếp của bạn trở nên
bực tực bằng việc truyền tải một thông điệp thiếu nhất quán.
Những thông điệp như vậy sẽ huỷ hoại độ tin cậy trong thông
điệp giao tiếp của bạn. Và một khi mọi người đã không tin
tưởng ở bạn, chắc chắn họ sẽ không hành động theo những
gì bạn mong muốn. Họ cũng sẽ không quan tâm tới các thông
điệp giao tiếp khác trong tương lai của bạn.
Sự thiếu nhất quán ở đây không chỉ là giữa các thông
điệp giao tiếp khác nhau mà nó có thể nằm ngay trong một
thông điệp khiến người nghe không thể hiểu nổi.
Bạn cần dùng từ chính xác, với các luận điểm không lan
man từ đối tượng thứ nhất sang đối tượng thứ ba và ngược
lại. Cũng như vậy, chủ đề tổng thể của thông điệp giao tiếp là
không được thay đổi.

4. Phương tiện truyền đạt (Medium)

Rất nhiều người ngày nay vẫn tin rằng mọi người sẽ
quan tâm tới thông điệp giao tiếp của họ - và sau đó tiếp tục
đẩy mạnh giao tiếp với bất cứ ai hay tất cả mọi người họ có
thể tìm thấy bất chấp nội dung thông điệp có thực tương
thích hay không. Thực tế tâm lý của con người là trừ khi một
ai đó quan tâm tới chủ đề thông điệp của bạn, còn bằng
không chắc chắn họ sẽ không chú ý tới những gì bạn truyển
đạt. Nói cách khác, nếu bạn buộc họ phải quan tâm tới thông
điệp của bạn, bạn đang đẩy họ vào vị thế chống lại bạn và
đương nhiên trong tương lai họ sẽ không chú ý tới các thông
điệp bạn đưa ra cho dù nó thích hợp thế nào hăng nữa.

6. Trước tiên/Mới đây (Primacy/Recency)
Bạn cần biết rằng các giao tiếp kinh doanh được ghi nhớ
bởi một hoặc cả hai yếu tố sau:
- sự mạnh mẽ và đáng nhớ của phần mở đầu;
- sự mạnh mẽ và đáng nhớ của phần kết thúc;
Các nhà tâm lý học gọi những ảnh hưởng của việc ghi
nhớ một vài thông tin đầu tiên là “Tác động Trước tiên”
(Primacy Effect). Tương tự, ảnh hưởng của việc ghi nhớ một
vài thông tin sau cùng đó là “Tác động Mới đây” (Recency
Effect).
Xuất phát từ việc mọi người rất khó xác định Tác động
nào là chiếm ưu thế nhất với họ, sẽ tốt nhất khi các giao tiếp
kinh doanh của bạn có phần mở đầu và kết thúc mạnh mẽ và
đáng nhớ.
Phần mở đầu mạnh mẽ có thể là bất cứ thứ gì thu hút
được sự quan tâm của đối tượng giao tiếp:
- một trích dẫn;
- một câu nói đùa;

Từ lâu, các nhà tâm lý học biết rằng não con người có
một khả năng có hạn để lưu giữ các thông tin trong ngắn hạn
hay một trí nhớ lâu dài. Tương tự, não người cũng được cấu
trúc để lưu giữ thông tin theo các cụm hay các nhóm riêng
biệt. Số lượng các nhóm này trung bình chỉ khoảng 7, cộng
trừ 2. Nó cách khác, con người chỉ có thể lưu giữ từ 5 đến 9
nhóm thông tin trong một thời điểm. Đồng thời, người nghe
sẽ phân nhóm thông điệp giao tiếp kinh doanh của bạn thành
4 đến 8 thông điệp nhỏ hơn trong trí nhớ lâu dài.
Giờ đây chắc bạn đã thấy rõ tầm quan trọng của việc
gạn lọc các thông điệp cùng phần mở đầu và kết thúc đáng
nhớ, dễ phân biệt. Nếu bạn muốn các luận điểm then chốt
được mọi người nhớ kỹ sau 5 phút, bạn sẽ phải giới hạn các
giao tiếp kinh doanh của mình trong phạm vi 5 đến 9 luận
điểm cụ thể.
Ngoài ra, nếu bạn muốn một vài hành động nào đó
được người nghe nhớ kỹ sau đó 5 tuần, hãy đảm bảo rằng
các giao tiếp của bạn bao gồm từ 5 đến 9 thông điệp ngắn
gọn và dễ nhớ.
Bộ não con người phân tách các thông tin lưu giữ. Vì
vậy, nếu bạn giao tiếp hay có một tài liệu dài cần truyền đạt,
đặc biệt là trên giấy tờ, bạn nên cấu trúc tài liệu thành:
- 7±2 chương hay mục
- 7±2 mục nhỏ trong mỗi mục lớn