Cơ cấu tổ chức là các bộ phận cấu thành của tổ chức. Thông qua cơ cấu đó, phản
ánh chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và thẩm quyền của tổ chức. Một định nghĩa
khác về cơ cấu tổ chức. Đó là sự phản ánh các hình thức sắp xếp các bộ phận, các
cá nhân trong một tổ chức nhất định. Thông qua đó, mỗi bộ phận, mỗi cá nhân biết
làm việc gì, ai là người lãnh đạo, quản lý, điều hành, chỉ huy trực tiếp, cần báo cáo
xin
ý
kiến,
chỉ
thị
của
ai.
Người ta còn định nghĩa cơ cấu tổ chức là việc tập hợp tất cả những việc cần làm
trong một tổ chức và sự phân chia chúng thành các công việc cụ thể theo từng
nhóm nhất định.
Như vậy, nói đến cơ cấu tổ chức là nói đến các chức danh cho các bộ phận, phòng ban, vị trí
công việc; nói đến các quy định về chi tiêu ngân sách - là vai trò, trách nhiệm, quyền hạn về
tài chính của các vị trí trong tổ chức; là nói đến việc cụ thể hóa công việc trong tổ chức bằng
các bản mô tả và phân tích công việc; là nói đến việc đặt chức danh cho các vị trí công việc
riêng biệt và sự mô tả chi tiết các mối quan hệ qua lại giữa từng bộ phận và từng chức danh,
đảm bảo tổ chức vận hành thông suốt.
Ví dụ như trong một tổ chức Sở, thì cơ cấu tổ chức chính là các chức danh cho các bộ phận
phòng ban, như phòng hành chính - tổng hợp, phòng nghiệp vụ, phòng kế hoạch - tài chính
hay bộ phận thanh tra.
Có nhiều nhân tố tác động đến cơ cấu tổ chức một cách trực tiếp và gián tiếp.
Trong đó, quan trọng hàng đầu là mục tiêu của tổ chức.
Không một tổ chức nào có thể duy trì hoạt động nếu lãnh đạo không đề ra các mục tiêu cho
tổ chức hướng đến. Khi đặt ra mục tiêu cho tổ chức, chúng ta cần lưu ý những điểm sau:
- Mục tiêu đó nên thực tế và khả thi.
- Người lãnh đạo tổ chức nên đề ra những mục tiêu có khả năng cải thiện mọi mặt của tổ
chức,

Nhân tố thứ tư tác động đến cơ cấu tổ chức là trình độ trang thiết bị, hệ thống
thông tin và việc áp dụng công nghệ hiện đại. Xã hội ngày càng phát triển, khoa học
ngày càng phát triển. Quá trình lao động của con người cần có sự giúp đỡ của máy móc, của
khoa học kỹ thuật nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả của hoạt động. Việc áp dụng khoa
học kỹ thuật, máy móc trang thiết bị hiện đại vào cơ cấu tổ chức, giúp tăng cường hiệu quả
cuả hoạt động, nâng cao chất lượng của công việc và đẩy nhanh quá trình đạt được mục
tiêu.
Cơ cấu tổ chức được định nghĩa như một bộ phận của tổ chức. Qua sự phân tích trên đã thể
hiện được vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức. Nó đảm bảo cho tổ chức vận hành thông
suốt, khoa học và có hiệu quả. Do đó, việc cơ cấu và tái cơ cấu tổ chức đặc biệt quan trọng
đối với các nhà lãnh đạo. Trong quá trình thực hiện cơ cấu tổ chức, họ cần phải tính đến mọi
nhân tố, mọi khả năng có thể ảnh hưởng đến tổ chức để từ đó đưa ra những giải pháp thích
hợp, nhằm mục đích cuối cùng là đạt được mục tiêu chung của tổ chức.