Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM

Baøi 1.

REPORT – BÁO BIỂU

1.1. CHỨC NĂNG VÀ CÁC DẠNG CỦA REPORT
1.1.1. CHỨC NĂNG
Report là một công cụ có chức năng sử dụng nguồn dữ liệu từ table hoặc query để tạo
các bản thống kê báo cáo hoặc các nhãn biểu để in ra giấy trên máy in.

1.1.2. CÁC DẠNG REPORT
a) DẠNG CHI TIẾT
Columnar:

Hình 1.1: Report dạng Columnar
Tabular:

Hình 1.2: Report dạng Tabular

Trang 1


Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
b) DẠNG CHÍNH PHỤ

Hình 1.3: Report dạng chính phụ
c) DẠNG GOM NHÓM THỐNG KÊ

Hình 1.4: Report dạng Tabular có gom nhóm



Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
Các điều khiển (Control) nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện ở cuối mỗi nhóm của
Report. Được sử dụng khi có nhu cầu kết nhóm dữ liệu. Thường là những số liệu
thống kê dữ liệu của từng nhóm.

1.2.6. PAGE FOOTER
Các điều khiển (Control) nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện ở cuối mỗi trang giấy
in của Report. Thường để chứa số thứ tự trang, ngày giờ in, nơi in,…

1.2.7. REPORT FOOTER
Các điều khiển (Control) nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện chỉ một lần ở cuối
Report (cuối dữ liệu in của trang in cuối cùng). Khu vực này thường chứa những số
liệu thống kê cuối bảng báo cáo, các tiêu đề cuối báo cáo như: người lập biểu, ký
duyệt,…

1.3. CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ TRONG MÀN HÌNH THIẾT KẾ
REPORT

Hình 1.6 : Thanh công cụ hỗ trợ thiết kế Report
• Ngăn công cụ View: Giúp cho ta lựa chọn cách hiện thị của Report khi mở

Report View:Dùng để chuyển Report về chế độ xem dữ liệu.
Ở chế độ này cho phép bạn có thể thực hiện các thao tác tác
động lên nội dung của report như tìm kiếm, lọc dữ liệu trong
report,…
Print Preview:Dùng để chuyển Report về chế độ xem trước
khi in
Layout View:Dùng để chuyển Report về chế độ Layout. Ở
chế độ Layout cho phép bạn nhìn thấy dữ liệu thật của report

bảng thuộc tính của các đối tượng đang chọn trên Report.

Hình 1.6.6 : Hộp công cụ Tools

1.4. TẠO REPORT
1.4.1. TẠO BẰNG WIZARD
Thí dụ: Tạo Report gom nhóm như trong thí dụ ở mục R_Bangluong
Thông thường ta chuẩn bị một query làm nguồn cho Report (Ở đậy là Q_Bangluong)
Từ thanh ribbon chọn ngăn Create click chuột vào nút Report Wizart

Hình 1.7: Tạo Report bằng Wizard
Bước 1: Chọn các cột cần có trong Report
-

Chọn Table hoặc query làm nguồn cho Report ở mục Tables / Queries.

-

Đưa những cột cần có trong Report từ khung Available Fields sang khung
để chọn từng Field hoặc bấm
Selected Fields bằng cách bấm vào các nút
vào nút
để chọn hết các Field. Nếu muốn bỏ thì bấm vào các nút ngược lại
phía dưới

hoặc

Trang 6



Calculate percent of total for sums: Dòng tổng kết có thêm tỷ lệ phần trăm.
Bấm nút OK để trở về hộp thoại ở Bước 3.
Bước 4: Chọn bố cục (Layout) tức là cách sắp xếp các thành phần trong Report.

Hình 1.12: Bước 4 của Wizard
Mục Orientation ta có thể chọn:
-

Portrait: in báo cáo dọc theo tờ giấy đúng.

-

Landscape: in báo cáo dọc theo tờ giấy ngang.

tự động co dữ liệu cho vừa với chiều ngang của
trang giấy (trường hợp chiều ngang trang giấy nhỏ hơn chiều ngang của dữ liệu cần
in).
Bước 5: Chọn cách trang trí (Style) cho Report.

Trang 9


Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM

Hình 1.13: Bước 5 của Wizard
Bước 6: Đặt tiêu đề cho Report cũng là tên của Report trong ngăn Report

Hình 1.14: Bước cuối cùng của Wizard
Có thể chọn một trong 2 mục sau để kết thúc việc tạo Report bằng Wizard:
-

• Trong hộp thoại Property Sheet chọn tên Table hoặc query cần lấy dữ liệu trong
thuộc tính Record Source.
Chú ý: Để làm xuất hiện thêm hai khu vực Report Header và Report Footer ta click
phải chuột vào màn hình thiết kế và chọn mục Report Header/Footer.

Hình 1.18: Short menu xuất hiện khi click phải chuột vào khu vực thiết kế.
c) SẮP XẾP VÀ KẾT NHÓM DỮ LIỆU TRONG REPORT
Khi tạo Report bằng Wizard ở bước 2 và bước 3 đã cho phép chúng ta sắp xếp
và kết nhóm dữ liệu để tạo ra một Report gom nhóm. Nhưng nếu ta tự thiết kế một
Report gom nhóm thì ta phải tự khai báo sắp xếp và gom nhóm.
Muốn vậy, ta click chuột vào nút Group & Sort trên thanh ribbon.

Trang 12


Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM

Hình 1.19: Biểu tượng Group & Sort trên ribbon.
Xuất hiện khu vực Group, Sort and Total như sau:

Hình 1.20: Khu vực Group, Sort, Total
Sắp xếp dữ liệu
-

Muốn sắp xếp ta click chuột vào nút Add a sort

Hình 1.21: Hộp thoại Field list xuất hiện khi click chuột vào nút Add a sort

Trang 13


vào Add a sort.

-

Muốn xóa thứ tự sắp xếp đã khai báo ta click chuột vào nút Delete.

Hình 1.24: Hình minh họa nút delete.

Hình 1.25: Hình minh họa ví dụ khai báo đầu tiên sắp xếp theo hoten tăng dần, nếu
trùng họ tên sắp xếp theo ngaycong giảm dần
Gom nhóm dữ liệu:
-

Để gom nhóm dữ liệu thống kê ta click chuột vào nút Add a group

Hình 1.26: Màn hình lựa chọn trường hoặc biểu thức để kết nhóm.
-

Chọn tên trường hoặc xây dựng biểu thức cần kết nhóm trong hộp thoại Fied
list.

Trang 15


Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
Hình 1.27: Màn hình sau khi đã chọn trường phong để kết nhóm.
-

Click chuột vào nút More để khai báo các giá trị thuộc tính khi gom nhóm
gồm:


Hình 1.30: Màn hình hiển thị nơi để click chuột để gõ tiêu đề cho dòng số liệu thống
kê
+Xác định sự xuất hiện của 2 khu vực <Group> Header và <Group> Footer

Hình 1.31: Màn hình dùng để lựa chọn sự xuất hiện của 2 khu vực tiêu đề đầu nhóm
và tiêu để cuối nhóm.
Muốn xuất hiện khu vực <Group> Header ta chọn giá trị with a
header section.
Muốn xuất hiện khu vực <Group> Footer ta chọn giá trị with a
footer section.
+Xác định cách hiển thị dự liệu của nhóm :

Hình 1.32: Màn hình dùng để lựa chọn cách hiển thị dữ liệu của nhóm.
Do not keep group together on one page: Nếu muốn dữ liệu
của từng nhóm có thể sang trang khác nếu dữ liệu vượt quá
kích thước trang in.
Keep whole group together on one page: Nếu muốn giữ dữ
liệu của từng nhóm trên cùng một trang.
Keep header and first record together on one page:Nếu muốn
giữ tiêu đề nhóm và tối thiểu là một mẫu tin đầu tiên của từng
nhóm nằm trên cùng một trang.
- Click chuột vào nút Less để đóng sự lựa chọn của nút More.

Trang 17


Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM

d) ĐÁNH SỐ THỨ TỰ CÁC MẪU TIN TRONG REPORT

[Page] để đánh số trang hiện hành hoặc dùng biến [Pages] để có được tổng số trang
của Report. Những biến này được đặt trong TextBox.
Thí dụ: Trong TextBox nằm ở Page Footer ta gõ
=”Trang “ & [Page] & “/” & [Pages]
Hình 1.37: Khai báo đánh số trang cho Report
thì kết quả là ở trang đầu tiên ta có dòng: Trang 1/4
(ở đây Report có tất cả 4 trang và trang hiện hành là trang 1)
Trang 19


Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
Lưu ý: Ta có thể đánh số trang nhanh bằng cách click chuột vào Insert Page
Number trên hộp Controls.

Hình 1.38: Chọn lệnh đánh số trang cho Report
Xuất hiện hộp thoại Page Numbers

Hình 1.39: Khai báo đánh số trang cho Report
-

Format: hình thức hiển thị
Page N: hiển thị chữ Page và số trang N (Thí dụ: Page 1)
Page N of M: hiển thị chữ Page số trang N chữ of và tổng số trang M (Thí
dụ: Page 1 of 10)

-

Position: vị trí đánh số trang
Top of Page [Header] : đầu trang.
Bottom of Page [Footer] : cuối trang.

Cú pháp: SUM(Expr)

-

Thí dụ: =SUM([Thuclanh])
Hàm Avg:

-

Chức năng: trả về giá trị trung bình chứa trên một cột dữ liệu số nào đó.

-

Cú pháp: AVG(Expr)

-

Thí dụ: =AVG([Thuclanh])
Hàm Count:

-

Chức năng: trả về tổng số mẫu tin không rỗng chứa trên một cột nào đó.

-

Cú pháp: COUNT(Expr)

-



Trang 21


Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM

Hình 1.40: Màn hình Report ở chế độ Print Preview

Click chuột vào nút Print

để khai báo tuỳ chọn khi in

Hình 1.41: Hộp thoại khai báo xuất hiện khi click chuột vào nút Print
Trang 22


Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM

Click chuột vào nút Size

để chọn khổ giấy in report

Hình 1.42: Hộp thoại để lựa chọn khổ giấy in
nếu ta muốn report in đứng.

Click chuột vào nút Portrait
Click chuột vào nút Landscape

nếu ta muốn report in ngang.
để chọn lề in cho report.


Bottom: chừa lề dưới của trang in.

-

Left: chừa lề trái của trang in.

-

Right: chừa lề phải của trang in.

⌧ Print Data Only: chỉ in dữ liệu, không in định dạng
Thẻ Page:

Hình 1.46: Thẻ Page trong hộp thoại Page Setup
-

Orientation: chọn hướng in
+ Portrait: in dữ liệu ra trên tờ giấy đứng.
+ Landscape: in dữ liệu ra trên tờ giấy nằm ngang.

-

Paper: chọn khổ giấy và nguồn cung cấp giấy cho máy in
+ Size: chọn khổ giấy để in báo cáo.
+ Source: chọn nguồn cung cấp giấy.

-

Printer for…: chọn máy in đển in Report hiện hành.