Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
Một số kỹ thuật thư tín
Trong chương này
 Chuyển và lưu trữ thư tín
 Các cổng nối đến những hệ thống thư tín khắp thế giới
 Trao đổi thư tín với robot và máy fax
Bây giờ bạn đã biết cách gửi và nhận thư. Đây là lúc tìm hiểu thêm một số
kỹ xảo để đưa bạn vào thế giới thư tín thực sự.
Những cách xử lý thư tín
Sau khi đã nhận được một thư điện tử, có ba điều bạn có thể làm với nó:
 Bỏ nó đi (có thể ngay cả trước khi bạn nhận thư, nếu bạn không thích
dòng chủ đề)
 Lưu trữ lại để dùng sau
 Chuyển nó cho một người khác
Bỏ thư đi thì dễ đến nỗi mà bạn có thể đã biết cách làm: chỉ cần xóa nó trên
chương trình thư tín. Nếu bạn đang sử dụng một chương trình thư tín tương đối tốt
biểu diễn cho bạn thấy một màn hình các dòng chủ đề thì bạn thường có thể bỏ đi
những chủ đề thực sự buồn chán ngay cả không cần đọc nó, như những thư bằng
giấy vô tích sự.
Chuyển thư
Bạn có thể chuyển thư điện tử cho một ai đó. Chuyển thư là một trong những
điều hay nhất của thư điện tử và đồng thời cũng là một trong những điều tồi tệ
nhất. Điều này tốt vì bạn có thể dễ dàng chuyển các thông điệp đến cho những
người cần biết về chúng. Nó xấu vì bạn có thể dễ dàng gửi đi hàng đống thông điệp
đến những người nhận mà những ngươi này không muốn nhận. Do đó, bạn nên suy
nghĩ một chút trước khi làm tăng chất lượng cuộc sống của một ai đó bằng cách
gửi một thông điệp đến cho anh ta. (Nếu bạn không quan tâm đến chất lượng cuộc
sống thì hãy chọn một tiêu chuẩn khác).
Những cách chuyển thư
Có hai cách (các máy tính không bao giờ cho một cách là đủ) để chuyển thư:
1

2
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
phầứn nào đó. Dĩ nhiên, khi bạn làm như vậy, hãy bảo đảm là bạn không sửa đổi tới
mức làm thay đổi ý tưởng ban đầu của tác giả hoặc xuyên tạc ý nghĩa của thông
điệp như trong trả lời sau:
> In answer to your question, I check with our
> research department and found that the favorite pizza
> toppings... and
> they said that there was no statistically significant
> response about them.
Đó là một cách xuất sắc để biến bạn thành thù. Đôi khi cần phải sắp đặt câu
cú một chút - trong trường hợp đó đặt phần được sắp xếp trong ngoặc vuông như
sau:
> [When asked about prunes on pizza, research]
said that there was no statistically significant
> response about them.
Việc mọi người không đồng ý về việc có nên sắp xếp câu để làm ngắn những
phần trích dẫn đi hay không là một ý hay. Nếu bạn làm tốt điều đó thì nó tiết kiệm
thì giờ của mọi người. Trái lại, nếu bạn làm kém và ai đó cảm thấy bị thương tổn
thì bạn phải tốn hàng tuần lễ xin lỗi sẽ xóa sạch bất kỳ thời gian nào mà bạn lẽ ra
đã tiết kiệm được. Tùy bạn quyết định.
Lưu trữ thư
Lưu trữ thư điện tử lại để sau này tham khảo giống như bạn để dành thức ăn
trong tủ lạnh để dùng sau. Rất nhiều thư điện tử của bạn đáng được lưu trữ, giống
như thư bằng giấy (dĩ nhiên, rất nhiều thư không đáng lưu trữ nhưng chúng ta đã
bàn đến điều đó rồi).
Bạn có thể lưu trữ thư điện tử bằng vài cách khác nhau:
 Lưu trữ trong các hộp thư chứa đầy các thông điệp
 Lưu trữ trong các file thường xuyên
 In ra và để vào tủ cùng với giấy tờ khác

Nếu chủ đề là accounting thì hãy gọi hộp thư là accounting vì nếu bạn viết tắt thì
bạn sẽ không bao giờ nhớ được là bạn gọi nó là acctng, acct, acntng hoặc bất cứ
4
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
những chữ viết tắt nào khác.
Các hệ thống UNIX cho phép bạn gán nhiều tên cho một file duy nhất bằng
cách sử dụng các liên kết. Điều này mang lại một giải pháp cho vấn đề tên-hơi-
khác-nhau này. Nếu bạn không thể nhớ tên nào trong 4 tên sử dụng cho một hộp
thư của dự án thì hãy làm một hộp thư và liên kết với cả 4 tên. Bằng cách này bạn
có cùng hộp thư bất kể tên nào mà bạn sử dụng.
Một vấn đề khác có liên quan là nơi để hộp thư. Hầu hết các chương trình
thư tín đều có một thư mục ưa thích dành cho hộp thư thường được gọi tên kiểu
như Mail.Thường đó là một chỗ như bất kỳ chỗ nào bạn để hộp thư của bạn. Tuy
nhiên, đôi khi đưa hộp thư chứa các thông điệp về một dự án vào cùng một thư
mục với những file khác của cùng dự án đó là một ý hay. Một lần nữa, với UNIX,
bạn có thể sử dụng các liên kết sao cho hộp thư vừa ở trong thư mục Mail vừa
trong thư mục dự án.
Những thư gửi chuyền
Một trong những điều đáng ghét nhất mà bạn có thể làm với thư điện tử là
chuyển đi những thư gửi chuyền. Vì mọi chương trình thư tín đều có các lệnh
chuyển nên chỉ với vài lần nhấn phím là bạn có thể lấy một thư loại này và chuyển
chúng đi cho hàng trăm người khác. Đừng làm điều đó. Các thư gởi chuyền này chỉ
mang lại thích thú vài giây và sau đó chỉ còn sự khó chịu.
Một số thư gởi chuyền tiếp tục đến bất chấp mọi nỗ lực của chúng ta để loại
trừ chúng. Hãy nhận biết chúng để tránh bối rối sau này. Dưới đây là một số câu
chuyện:
Một đứa trẻ sắp chết muốn nhận được các thiệp chúc mừng: Cách đây nhiều
năm, một cậu bé người Anh tên là Craig Shergold được đưa vào bệnh viện với
bệnh mà người ta nghĩ là u não không thể giải phẫu được. Craig muốn lập kỷ lục
thế giới về nhận được nhiều thiệp chúc mừng nhất. Sau khi nói ra ý định này, Craig