HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BỘ MÔN VĂN BẢN CÔNG NGHỆ HÀNH CHÍNH

MÔN HỌC: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI
TÌM HIỂU VIỆC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI,
ĐẾN TRONG CÁC CƠ QUAN-TỔ CHỨC

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: Ts. Nguyễn Thị Thủy

Thành Phố Hồ Chí Minh tháng 4 năm 2011
Page 1


MỤC LỤC

Phần/Mục

Trang

Phần Mở đầu............................................................................................3
Phần Nội dung..........................................................................................4
Chương I: Những khái niệm cơ bản.................................................4
 Khái niệm chung ...................................................................4
 Thực trạng..............................................................................4
Chương II: Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.................6
I. Khái niệm và phân loại..............................................................6
II. Nguyên tắc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.........6
III. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến............7
Bước 1. Nhận văn bản đến, sơ bộ phân loại, bóc bì...............7

trong các cơ quan cũng ngày càng được củng cố và mở rộng, nhất là trong giai đoạn
hội nhập quốc tế như hiện nay. Các nghiệp vụ của công tác này ngày càng được quy
định một cách thống nhất và cụ thể (Công văn số: 425/VTLTNN-NVTW, Thông tư số
01/2011/TT-BNV…). Trong đó các khâu nghiệp vụ về tổ chức, quản lý và giải quyết
các văn bản đi và đến trong công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức là hoạt đông
thường xuyên phổ biến và quan trọng nhất. Được sự quan tâm và thống nhất chỉ đạo
của Chính phủ việc quản lý và giải quyết văn bản đi và đến trong các cơ quan, tổ chức
đã từng bước được củng cố và hoàn thiện. Tuy nhiên, bên cạch đó thì các khâu nghiệp
vụ này vẫn còn có những tồn tại vướng mắc cần làm rõ, đó cũng chính là lý do mà
nhóm quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi,
đến trong các cơ quan, tổ chức” nhằm góp phần làm rõ hơn những vấn đề còn vướng
mắc đó.

Page 3


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở NƯỚC TA
I.

KHÁI NIỆM CHUNG
1. Văn bản.
Văn bản là một phương tiện chứa đựng, lưu trữ thông tin và truyền đạt thong tin
từ chủ thể này xang chủ thể khác bằng hệ thống các ký hiệu, dấu hiệu khác với một
mục đích nhất định
2. Quản lý văn bản.
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp các cơ quan tổ
chức nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết
văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hang ngày của mình.
3. Công tác văn thư.


Có thể nêu lên một số tồn tại cơ bản sau đây trong nội dung chủ yếu của công
tác văn thư mà trong thời gian tới chúng ta chưa thể không khắc phục:
1. Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự được quan tâm và đi vào nề nếp.
Tài liệu hành chính chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh là điều rất dễ nhận thấy trong
nhiều cơ quan hiện nay. Mặc dù ngay từ Nghị định 142/CP công việc lập hồ sơ đã
được đặt ra chính thức như là một nhiệm vụ của cán bộ làm việc trong cơ quan nhà
nước nhưng nó vẫn không được chú ý thực hiện đầy đủ. Phải chăng là còn nhiều khó
khăn trong việc lập hồ sơ không thể khắc phục được? Có nhiều nguyên nhân dẫn đến
tình trạng này, nhưng một trong những nguyên nhân quan trọng nhất đó là không có cơ
chế cụ thể nào được đặt ra để xử lý trách nhiệm cho vấn đề này. Tình trạng bao cấp
chung, nhận thức của cán bộ và cơ chế trách nhiệm không rõ ràng đã đẩy công tác này
vào chỗ gần như bế tắc trong mấy thập kỷ qua. Hậu quả của nó là không thể nghi ngờ
nhưng không được xử lý kịp thời.
2. Việc theo dõi xử lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành còn lỏng lẻo, nhiều khi
không kịp thời. Tình trạng văn bản không được xử lý trong các cơ quan không phải là
cá biệt, trái lại là phổ biến.
3. Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng trong các cơ
quan còn thấp. Văn bản chưa được chuẩn hoá. Ngay văn bản quy phạm pháp luật dù
đã có hai đạo luật điều chỉnh thì việc soạn thảo chúng vẫn còn nhiều tồn tại. Nhiều văn
bản chồng chéo, thậm chí có không ít văn bản vi phạm thẩm quyền do luật định nhưng
không được sửa đổi kịp thời và việc áp dụng những văn bản này vào thực tế đã gây ra
những hậu quả nghiêm trọng.
4. Việc xử lý văn bản ở văn thư như kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi
giải quyết văn bản còn chậm, thủ công. Công nghệ thông tin chưa được áp dụng rộng
rãi vì thiếu nhân lực và nhiều lý do khác. So với các nước khác trên thế giới và trong
khu vực, đây là khâu tụt hậu dễ nhận thấy trong công tác văn thư ở nước ta hiện nay.
Giải quyết các vấn đề trên là yêu cầu tất yếu đối với công tác văn thư nước ta
khi bước vào thời kỳ đổi mới, thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế. Thời kỳ mới đòi hỏi
công tác văn thư nước ta phải đổi mới toàn diện từ nhận thức đến các khâu nghiệp vụ

khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính
chất công.
Ví dụ: UBND thành phố Hồ Chí Minh có thể nhận được các văn bản đến như
Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng, Chỉ thị
Quyết định, Thông tư và các văn bản khác của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang
Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ... Đồng thời, cũng có thể nhận được các văn bản
đến từ các cơ quan, đơn vị cấp dưới hoặc đồng cấp như của của cấp Tỉnh, Thành phố
khác v.v...
2. Phân loại văn bản đến.
Văn bản đến đối với cơ quan là hết sức phong phú nó cần phải được tổ chức quản
lý và giải quyết một cách khoa học, hợp lý. Căn cứ vào thành phần và nội dung, ta có
thể chia văn bản đến thành 4 nhóm sau:
- Nhóm văn bản của cơ quan cấp trên. Ví dụ văn bản của chính phủ gửi đến cho
UBND các tỉnh thành phố trực thuộc trung ương.
- Nhóm văn bản của cơ quan ngang cấp. Ví dụ văn bản của UBND tỉnh Bình
Dương gửi cho UBND tỉnh Đồng Nai.
- Nhóm văn bản của cơ quan cấp dưới gửi lên. Ví dụ văn bản cùa UBND huyện
Củ chi gửi lên cho UBND thành phố Hồ Chí Minh.
- Nhóm Thư công: Là các loại đơn thư do cá nhân trong cơ quan viết để gửi đến
các cơ quan, tổ chức có liên quan để giải quyết việc công.
II. NGUYÊN TẮC CHUNG ĐỐI VỚI VIỆC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ
GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN.
- Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải được xử lý theo nguyên tắc kịp
thời, chính xác thống nhất và giữ gìn bí mật theo quy định của nhà nước.
- Mọi văn bản đến cơ quan phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư để làm
các thủ tục cần thiết trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan. Nguyên tắc
này nhằm đảm bảo cho văn bản đến được tập trung quản lý thống nhất, tránh tình trạng
thất lạc, mất mát tài liệu.
II.
NỘI DUNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN.

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
Trước hết chia văn bản đến thành 02 loại:
+ Loại phải đăng ký bao gồm các văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ
quan.
+ Loại không đăng ký bao gồm các sách, báo, tư liệu tham khảo... Loại phải
đăng ký thì được chia thành hai loại:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, các
đoàn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người nhận. Đối với những bì
văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản có liên quan đến công việc chung
của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những
bì văn bản có đóng dấu mức độ “Mật”.
- Đối với bì văn bản mật: Theo hướng dẫn tại Thông tư số: 12/2002/TT-BCA
(A11), ngày 19/9/2002 của Bộ Công an thì việc bóc bì văn bản mật được tiến hành
như sau:Trường hợp văn bản đến có đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì
văn thư chỉ được phép vào sổ số ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì.
Nếu người có tên trên bì đi vắng thì chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết.
Văn thư không được bóc bì.
Bóc bì văn bản cần chú ý mấy điểm sau đây:
Những bì văn bản có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC” phải
được ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải quyết kịp thời.
Không được làm rách, mất chữ của tài liệu. Địa chỉ nơi gửi, dấu của bưu
điện...phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết.
Page 7


Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh
một sự việc nào đó hoặc những văn bản có ngày nhận cách quá xa ngày ban hành thì
cần phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản để đối chiếu khi cần thiết.
BƯỚC 2. ĐÓNG DẤU ĐẾN, GHI SỐ NGÀY THÁNG ĐẾN.

phải ghi ngày ấy. Trong trường hợp văn bản có đóng dấu “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ
TỐC”, Cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận văn bản đến.
c. Chuyển: Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
Phần trên cùng của dấu “Đến”, ghi tên cơ quan, tổ chức.
BƯỚC 3. ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN.
Hiện nay, việc đăng ký văn bản đến được thực hiện bằng hai phương pháp:
3.1. Đăng ký bằng sổ.
a. Lập sổ đăng ký văn bản đến.
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể
việc lập các loại sổ cho phù hợp.
- Đối với những cơ quan tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến trong một năm thì cần
lập ít nhất hai loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các văn bản, trừ văn bản mật).
* Sổ đăng ký văn bản mật đến.
- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn bản đến trong một
năm, nên lập các loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản của các Bộ, ngành, cơ quan Trung ương.
Page 8


* Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác,
* Sổ đăng ký văn bản mật đến.
- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm thì
cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và
sổ đăng ký văn bản mật đến.
b. Đăng ký văn bản đến
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến được thực hiện theo mẫu
sau:
 Mẫu sổ:
Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn trên giấy A4 (210mm x 297mm)


(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Tên loại và
trich yếu
ndung
(6)

Người Ký
nhận nhận
(7)

Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”
Ví dụ: 07/02, 26/7.
Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Page 9

(8)

Ghi
chú

bản Hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư lưu trữ ban hành kèm
Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà
nước (nay là Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước).
BƯỚC 4. TRÌNH XIN Ý KIẾN PHÂN PHỐI.
Sau khi văn bản được đăng ký xong phải được kịp thời trình cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hoặc người được giao trách nhiệm (gọi chung là người có thẩm
quyền) xem xét, cho ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết.
Người có thẩm quyền căn cứ vào nội dung của văn bản; quy chế làm việc của cơ
quan; Chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho từng đơn vị, cá nhân
để cho ý kiến phân phối giải quyết văn bản. Đối với những văn bản đến có liên quan
đến nhiều đơn vị, cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc
cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.
TÊN CƠ QUAN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Ý kiến phân
phối được ghi vào
mụcĐỘC
“Chuyển”
trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo
TỔ CHỨC
LẬP-TỰ DO-HẠNH PHÚC
giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (nếu
có) cần được ghi vào phiếu
….Ngày….tháng….năm……
riêng (Gọi là Phiếu Giải quyết văn bản đến). Mẫu phiếu như sau:
PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

……………(1)……………..
…………………
Ý kiến của lãnh đạo cơ quan,tổ chức:(2)

của đơn vị mình và trình văn bản cho Thủ trưởng của đơn vị xem xét, cho ý kiến phân
phối, giải quyết sau đó văn bản được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn chuyển qua mạng, cán bộ văn
thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến và chuyển cho đơn vị, cá nhân đã
nhận bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng.
Khi chuyển giao văn bản, văn thư cần lập sổ chuyển giao để tiện theo dõi, tránh
tình trạng thất lạc, mất mát tài liệu. Đối với những cơ quan tiếp nhận dưới 2000 văn
bản đến một năm thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản.
Page
11


Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm thì nên lập sổ riêng
để chuyển giao văn bản. Mẫu sổ như sau:
Sổ chuyển giao văn bản được in sẵn trên giấy có kích thước: 210 x 297 mm hoặc
148 x 210 mm.
 Tờ bìa: Giống tờ bìa của Sổ Đăng ký văn bản đến nhưng thay tên sổ
bằng: SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN và không có dòng chữ “Từ
số ………. đến số ….”
 Phần đăng ký chuyển giao:
Ngày chuyển
(1)

Số đến
(2)

Người nhận
(3)

Ký nhận

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị,
cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá
nhân.
Đối với những văn bản có liên quan đến các đơn vị, cá nhân khác, đơn vị hoặc cá
nhân chủ trì giải quyết văn bản cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm phiếu
giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của
Page
12


các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét phê duyệt,
đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân
có liên quan.
6.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Tất cả các văn bản đến có ấn định thời gian giải quyết theo quy định của pháp
luật hoặc quy định của cơ quan đều phải theo dõi, đôn đốc về thời gian giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến được quy định như
sau:
- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá
nhân giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định.
- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng
hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: Tổng số văn bản đến;
Văn bản đến đã được giải quyết; Văn bản đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết
…để báo cáo cho người được giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan chưa ứng dụng
máy tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì văn thư phải lập sổ để theo dõi
việc giải quyết văn bản đến.

CHƯƠNG III: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Hằng ngày, các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, trường học, bệnh viện, đơn vị vũ
trang... (sau đây gọi chung là cơ quan) trong khi giải quyết các công việc thuộc chức

Thứ ba là các “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối tượng có
liên quan cũng nhằm thực thi công vụ.
2. Nguyên tắc chung đối với việc quản lý văn bản đi.
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình
thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc tổ chức văn bản đi
đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình mà Nhà nước đã quy
định. Chỉ có như vậy, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực đối
với mỗi cơ quan.
Để tổ chức thống nhất văn bản đi, theo nguyên tắc, chúng đều phải được quy về
một đầu mối - đó là bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) cơ
quan. Quy định này nhằm bảo đảm cho việc tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan
được chính xác, kịp thời và tiết kiệm.
II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI.
BƯỚC 1. KIỂM TRA THỂ THỨC, HÌNH THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY
CỦA VĂN BẢN.
1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các
đối tượng có liên quan. Công việc này được giao cho bộ phận, văn thư của cơ quan
thực hiện. Nhiệm vụ cụ thể ở đây bao gồm:
- Kiểm tra lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản như:
+ Quốc hiệu;
+ Tác giả;
+ Số, ký hiệu;
+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành;
+ Tên loại, Trích yếu nội dung;
+ Nội dung;
+ Thể thức đề ký, chữ ký của người có thẩm quyền;
+ Nơi nhận văn bản.
- Kiểm tra các thành phần thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độ Mật, Khẩn, Dấu
Dự thảo, Dấu Thu hồi …

Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ
bất kỳ văn bản nào. Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng nhất định, tính từ
ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm.
* Đối với văn bản Quy phạm Pháp luật, việc đánh số được quy định như sau:
Ví dụ: - Số: 34/2008/PL-UBTVQH10
- Số 123/2009/QĐ-BKHCN.
- Số: 110/2004/QĐ-UB.
* Đối với văn bản thông thường, số văn bản được ghi như sau:
Ví dụ: - Số: 234/BC-BKHCN.
- Số: 345/KH-STM.
- Số: 346/CKN ĐA-ĐT.
Ở những cơ quan lớn, có nhiều văn bản, thì số của văn bản có thể ghi riêng cho
từng loại, tức là mỗi loại văn bản được đánh một hệ thống số riêng theo số Ả rập (0, 1,
2, 3 …)
Ví dụ: - Nghị định số: 02/2004/NĐ-CP.
- Nghị định số: 03/2004/NĐ-CP.
- Nghị định số: 04/2004/NĐ-CP.
Số của văn bản cũng có thể được đánh cho một nhóm văn bản, theo
Số: …/năm ban hành/Tên loại VB-Tên cơ quan ban
Số: …/Tên văn bản-Tên cơ
Cách đánh số này thì những văn bản Quy phạm Pháp luật của cơ quan được đánh
một hệ thống số riêng, nhóm văn bản thông thường sẽ được đánh một hệ thống số
riêng.
Ví dụ: - Chỉ thị số: 11/2004/CT-UB
- Quyết định số: 12/2004/QĐ-UB.
- Chỉ thị số: 13/2004/CT-UB.
Page
15



* Sổ đăng ký văn bản hành chính thông thường.
* Sổ đăng ký văn bản Mật.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản/ 1 năm thì
cần lập ít nhất các loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định, Chỉ thị.
* Sổ đăng ký văn bản có tên gọi cụ thể.
* Sổ đăng ký công văn.
* Sổ đăng ký văn bản mật.
Lưu ý:
Khi lập sổ đăng ký văn bản Mật phải căn cứ vào số lượng văn bản mật của cơ
quan ban hành hàng năm. Nếu văn bản Mật có số lượng ít thì không nhất thiết phải
lập sổ riêng.
 Đăng ký văn bản đi.
Page
16


Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn
một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định. Khi đăng ký không dùng
bút chì, không dập xoá hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây nên sự nhầm lẫn,
khó khăn trong việc tra tìm. Chẳng hạn: XMC - xoá mù chữ, DNT - doanh nghiệp trẻ,
ĐBSH - đồng bằng sông Hồng. XĐGN - xoá đói giảm nghèo...
Mẫu sổ đăng ký văn bản được quy định như sau:
 Bìa sổ:

Tên cơ quan tổ chức

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm: … ….(3)
Từ ngày …/ …/… đến ngày …/…/ …(4)

nhận

(4)

(5)

Đơn vị
Số
Ghi chú
ngươi nhận lượng
bản lưu
(6)
(7)
(8)

Hướng dẫn đăng ký.
Cột số 1: Ghi số, ký hiệu của văn bản.
Cột số 2: Ghi ngày tháng năm ban hành văn bản
Cột số 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Nếu sổ dùng để đăng ký
nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi rõ tên loại văn bản. Nếu sổ được dùng để
đăng ký một loại văn bản hoặc chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một loại văn
bản thì không cần ghi trên loại .
Cột số 4: Ghi đầy đủ họ và tên của người ký văn bản.
Cột số 5: Ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
Page
17


(Ghi giống với phần nơi nhận đã được ghi trong văn bản).
Cột số 6: Ghi tên đơn vị hoặc các nhân nhận bản lưu

cho vào bì ở dạng gấp 03 phần bằng nhau
+ Loại 158x115mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được
cho vào bì ở dạng gấp 4 phần bằng nhau.
Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan
hay người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) để chuyển nhanh
chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra.
Mẫu bì được minh họa như sau:

(8)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)
ĐC: Số xxx - Phố … Quận …, …(2)
ĐT: ………. Fax: …………..(3)
E-Mail: ……………Website: ……….(4)
Số: …………………………(5)
Kính gửi:
………………...……………(6)

Page
18

………………..….…………(7)


Hướng dẫn trình bày và viết bì
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản.
(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (Ghi rõ số nhà, tên đường phố, tên phố phường,
quận, huyện, thị xã, thị trấn tỉnh thành …nếu cần).
(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần).
(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có).

(1)

Số ký hiệu văn
bản
(2)

Nơi nhận

Ký nhận

Ghi chú

(3)

(4)

(5)

Page
19


Cách ghi các cột trong sổ:
Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản, văn bản được chuyển giao ngày
nào phải ghi ngày ấy. Ngày dưới 10, tháng dưới 3 phải thêm số “0” phía trước.
Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản.
Cột số 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, các nhân nhận văn bản.
Cột số 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượng bì...
+ Đối với những cơ quan có số lượng văn bản đi ít thì có thể sử dụng sổ Đăng ký

chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

Hướng dẫn cách ghi các cột.
Cột 1: Ghi rõ ngày tháng chuyển văn bản.
Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn bản (hoặc ghi phiếu chuyển, phiếu gửi).
Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản
Cột 4: Ghi số lượng bì văn bản.
Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của bưu
điện.
Cột 6: Ghi các dấu hiệu thông tin khác ngoài các yếu tố đã ghi ở 5 cột trên.
d. Chuyển phát văn bản qua máy Fax, qua mạng.
Trong trường hợp cần được chuyển phát nhanh, văn bản có thể được cho nơi
nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng nhưng sau đó phải gửi bản chính của văn
bản cho cơ quan nhận văn bản. Việc chuyển văn bản bằng máy fax hoặc qua mạng
cũng được tiến hành đúng các thủ tục như chuyển giao các văn bản khác.
e. Chuyển phát văn bản mật.
Page
20


- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “TÀI LIỆU THU HỒI”, Phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; Khi nhận tài liệu, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản
không bị thất lạc, mất mác.
- Đối với những văn bản đã gửi đi nhưng vì lý do nào đó (Không có người nhận
hoặc cơ quan thay đổi địa chỉ…) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển ngay cho đơn vị
soạn thảo văn bản đó đồng thời ghi chú vào sổ “GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN” để
theo dõi, kiểm tra.
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cho người được giao
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
BƯỚC 6. LƯU VĂN BẢN ĐI, LẬP HỒ SƠ LƯU.
Mỗi một văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản
lý, sau khi phát hành đều phải giữ lại hai bản chính để lưu, một bản lưu tại đơn vị hoặc
cá nhân soạn thảo văn bản, một bản lưu ở văn thư cơ quan.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Cách sắp xếp
như sau:
 Những văn bản được đánh số, đăng ký chung thì được sắp xếp chung thành một
tập (một hồ sơ).
Ví dụ: -Tập văn bản của công ty Xyz quý II năm 2009,
- Tập văn bản của UBND quận 10 tháng 1 năm 2008.

Page
21


 Văn bản được đánh số riêng theo từng loại thì được xếp theo từng tên loại cụ
thể.
Ví dụ: - Tập Nghị định của Chính phủ năm 2004.
- Tập Quyết định của UBND quận Tân Bình năm 2008.
 Văn bản được đánh số theo từng nhóm thì sắp xếp riêng theo từng nhóm.

trích yếu nội
dung văn
bản
(4)

Hồ
sơ
số

Ký
nhậ
n

Ngày
trả

Người
cho
phép sử
dụng

Ghi
chú

(5)

(6)

(7)


quan hệ và cung cấp các dịch vụ của Chính phủ cho công dân. Việt Nam cũng là quốc
gia có 22% website của các cơ quan chính phủ đã cung cấp dịch vụ trực tuyến cho
người dân.
Việc thực hiện chính phủ điện tử đã và sẽ ảnh hưởng đến rất nhiều lĩnh vực liên
quan đến quản lý nhà nước, trong đó có công tác văn thư. Nhận thức rõ những tác
động của việc thực hiện chính phủ điện tử tới công tác văn thư trước yêu cầu của chính
phủ điện tử là việc làm cần thiết. Với những lý do trên, để đáp ứng yêu cầu của giai
đoạn hội nhập, chúng tôi kiến nghị một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu
quả của công tác văn thư.
1. Về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư
Hoàn thiện mô hình quản lý công tác văn thư trong giai đoạn hội nhập quốc tế,
xây dựng và ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư,
hành chính văn phòng; đặc biệt là xây dựng và hoàn thiện hệ thống thuật ngữ văn thư,
làm cơ sở xây dựng các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động văn
thư của các cơ quan; Ở đây, xem xét đến mô hình tổ chức công tác văn thư hiện nay,
có thể nói là chưa đáp ứng được yêu cầu của thời kỳ hội nhập quốc tế, của thời kỳ phát
triển như vũ bão của khoa học công nghệ, việc cần làm là hoàn thiện mô hình tổ chức
công tác văn thư cho phù hợp trong Chính phủ điện tử hiện nay. Đồng thời, nâng cao
nhận thức của cán bộ lãnh đạo cũng như cán bộ thừa hành và xây dựng cơ chế trách
nhiệm rõ ràng. Mô hình tổ chức văn thư này cần phải tính đến hoạt động của nó trong
môi trường điện tử, cách lập hồ sơ ra sao, sao lưu dữ liệu thế nào, rồi vấn đề độ tin cậy
của tài liệu điện tử được sản sinh ra ngày một nhiều.
2. Trên cơ sở phân tích, đánh giá và khắc phục những hạn chế của hệ thống quản
lý hành chính và hệ thống quản lý các quy trình nghiệp vụ ở cơ quan nhà nước, cần
triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000
trong công tác văn thư. Đây thực chất là một trong những hình thức rà soát thủ tục
hành chính nhằm xây dựng một quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lý, một
phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc (làm gì); rõ người (ai làm); và rõ
cách làm (theo trình tự nào, theo quy định nào, theo biểu mẫu nào…); đảm bảo các cơ
sở, căn cứ pháp lý để người lãnh đạo có thể kiểm soát được quá trình giải quyết công

4. Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu
chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ làm công
tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác văn thư đáp ứng
được yêu cầu của quá trình hội nhập.
PHẦN KẾT KẾT LUẬN.
Công tác văn thư nói chung, công tác tổ chức quản lý văn bản đi và đến nói riêng
có một vị trí hết sức quan trọng trong sự hình thành và phát triển của tất cả các cơ
quan tổ chức, vì vậy các cơ quan tổ chức cẩn đặc biệt quan tâm đến công tác này để nó
góp phần nâng cao uy tín cũng như chất lượng hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức.

Tài liệu tham khảo
1. Giáo trình hành chính văn phòng
2. Công văn 425-BNV
3. Thông tư 01/2011 BNV
4. Website: chínhphủ.vn
5. Website: hanhchinh.com.vn

Page
24