TÓM TẮT
Bài nghiên cứu khoa học này gồm ba phần chính:
Phần I- Cơ sở lý thuyết về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa của
các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu: dựa vào các lý thuyết về giao dịch thương mại
quốc tế, vận tải, giao nhận, bảo hiểm, nghiệp vụ hải quan, phần I này đưa ra các kiến thức
chung về quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu làm tiền đề cho phần II.
Phần II- Thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu gốm sứ mỹ nghệ tại công ty
TOCONTAP Hà Nội, dựa trên cơ sở các kiến thức thực tế trong thời gian thực tập tại công
ty TOCONTAP Hà Nội,
Phần III- Một số biện pháp hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu gốm sứ
mỹ nghệ tại công ty TOCONTAP Hà Nội. Nội dung của phần này là đưa ra một số biện
pháp và kiến nghị nhằm khắc phục các vấn đề còn tồn tại trong quá trình thực hiện hợp
đồng tại công ty.
Mục đích nghiên cứu của đề tài này là tìm hiểu quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng
xuất khẩu gốm sứ mỹ nghệ tại công ty TOCONTAP Hà Nội, từ đó đưa ra một số giải pháp
nhằm hoàn thiện hơn quy trình này và nâng cao hơn khả năng cạnh tranh của công ty trong
quá trình hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay.
Phương pháp nghiên cứu của bài nghiên cứu khoa học này là sự kết hợp của các phương
pháp dưới đây:
-

Nghiên cứu các tài liệu thứ cấp: tham khảo các văn bản pháp luật về thủ tục hải

-

quan, Incoterm 2010, UCP600, các hợp đồng ….
Trao đổi trực tiếp: đi thực tế và tham khảo ý kiến của các cán bộ thực hiện các hợp

-

đồng xuất khẩu gốm sứ mỹ nghệ.

hợp đồng xuất khẩu gốm sứ mỹ nghệ tại công ty Tocontap Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu
khoa học của mình. Bài nghiên cứu khoa học này được trình bày theo ba nội dung chính:
Phần I: Cơ sở lý thuyết về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa
của các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu.
Phần II: Thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu gốm sứ mỹ nghệ tại
công ty TOCONTAP Hà Nội.
Phần III: Một số biện pháp hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu gốm
sứ mỹ nghệ tại công ty TOCONTAP Hà Nội

3


PHẦN I
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN
HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG HÓA CỦA CÁC DOANH
NGHIỆP KINH DOANH XUẤT KHẨU
Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thường diễn ra qua rất nhiều bước, mỗi
bước cụ thể thì có nội dung khác nhau. Các nội dung này phụ thuộc vào một số yếu tố như
quy định của pháp luật hay sự thỏa thuận trong hợp đồng giữa người xuất khẩu và người
nhập khẩu, loại hàng hóa xuất khẩu, và những điều kiện khác.
Thông thường một hợp đồng xuất khẩu được thực hiện dựa trên các bước sau:
Sơ đồ 1: Các bước trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu

1.

Chuẩn bị
hàng hóa
xuất khẩu

Kiểm tra

hợp với chất lượng bao bì, kẻ ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng thới gian quy định
trong hợp đồng ngoại thương. Qúa trình chuẩn bị hàng hóa bao gôm hai khâu chủ yếu là
thu gom tập trung thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàng hóa
xuất khẩu.

4


Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu là việc xác nhận hàng về các mặt như tên hàng, số lượng,
phẩm chất đã phù hợp với hợp đồng ngoại thương hay chưa?.

1.1 Thu gom hàng xuất khẩu
Thu gom hàng hóa xuất khẩu là việc tập trung hàng hóa thành từng lô hàng, đủ về số
lượng, phù hợp về chất lượng và đúng địa điểm, tối ưu hóa chi phí.
Việc tập trung hàng hóa xuất khẩu gồm các bước chính sau:
•

Phân loại nguồn hàng xuất khẩu: doanh nghiệp tiến hành phân loại nguồn hàng để
tạo ra các nhóm nguồn hàng có đặc trưng tương đối đồng nhất. Từ đó, doanh
nghiệp có các chính sách, biện pháp lựa chọn và ưu tiên thích hợp với từng loại

•

nguồn hàng để khai thác tối đa khả năng từ mỗi loại hàng.
Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu: muốn khai thác và phát triển nguồn hàng ổn
định và phát triển kinh doanh phải nghiên cứu và tiếp cận nguồn hàng để có
phương thức và hệ thống thu mua hàng xuất khẩu được tối ưu. Doanh nghiệp cần
nghiên cứu đâu là các nguồn hàng hiện hữu và đâu là các nguồn hàng tiềm năng.

Các hình thức thu gom hàng xuất khẩu:


tra hàng hoá về số lượng, chất lượng, trọng lượng bao bì. Nếu đó là động vật, thực vật thì
phải kiểm dịch, nếu là hàng thực phẩm thì phải kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm. Việc
kiểm tra thường bao gồm các nội dung: kiểm tra về chất lượng, kiểm tra số lượng, trọng
lượng.
Việc kiểm tra tiến hành được thực hiện ở hai cấp:
•

Kiểm tra ở cơ sở do chính cơ sở sản xuất tiến hành hay do tổ chức kiểm tra chất
lượng sản phẩm tiến hành. Tuy nhiên, thủ trưởng đơn vị vẫn là người chịu trách
nhiệm chính. Việc kiểm dịch động vật, thực vật ở cơ sở do phòng bảo vệ thực vật

•
3.

tiến hành.
Kiểm tra ở các cửa khẩu: có tác dụng thẩm định lại kết quả kiểm tra ở cơ sở.

Thuê phương tiện vận tải
Nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải khá phức tạp đòi hỏi doanh nghiệp khi xuất khẩu

hàng hoá đều phải nắm rất chắc về đặc điểm của từng loại hình phương tiện vận tải có
đầy đủ thông tin về đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê phương tiện vận tải, cước phí vận
tải trên thị trường cũng như các Công ước và Luật lệ quốc tế và quốc gia về vận tải.
Tuỳ theo các trường hợp cụ thể của từng trường hợp xuất khẩu hàng hoá của doanh
nghiệp mà có thể áp dụng các hình thức thuê phương tiện vận tải sau:
• Vận tải bằng đường biển: đây là hình thức vận tải chủ yếu trong xuất khẩu hàng

hoá. Có các phương thức sau:
- Phương thức thuê tàu chợ.

•

Xác định nhu cầu bảo hiểm: là việc xác định giá trị bảo hiểm và các điều

kiện bảo hiểm. Gíatrị bảo hiểm thường là giá CIF (Cost, Insurance, Freight). Điều
kiện bảo hiểm gồm ba loại chính sau:
- Điều kiện bảo hiểm gốc A: điều kiện bảo hiểm mọi rủi ro.
- Điều kiện bảo hiểm gốc B: điều kiện bảo hiểm bồi thường tổn thất riêng.
- Điều kiện bảo hiểm gốc C: bảo hiểm miễn bồi thường tổn thất riêng.
• Xác định loại hình bảo hiểm: là việc xác định lạo hình bảo hiểm chuyến hay bảo
hiểm bao…
• Lựa chọn công ty bảo hiểm.
• Đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm: thanh toán phí bảo hiểm và nhận chứng từ
bảo hiểm.
5.

Làm thủ tục hải quan

5.1. Khai và nộp tờ khai hải quan
Người khai hải quan phải tiến hành khai và nộp tờ khai hải quan đối với hàng hàng
hoá xuất khẩu cho cơ quan hải quan. Có hai hình thức khai hải quan là người khai hải
quan trực tiếp đến các cơ quan hải quan thực hiện khai hải quan hay sử dụng hình thức
khai điện tử.
Hồ sơ hải quan bao gồm:
-

Tờ khai hải quan.
Hoá đơn thương mại.
Hợp đồng mua bán hàng hoá.
Các chứng từ khác đối với từng loại mặt hàng theo quy định.

phải nộp thuế xuất khẩu.
•
Không được phép xuất khẩu.
6.

Giao hàng cho người vận tải
Trong kinh doanh thương mại quốc tế, có nhiều phương thức vận tải.Mỗi phương thức

vận tải có quy trình nhận hàng hoá khác nhau.

• Giao hàng với tàu biển

Hàng xuất khẩu chủ yếu được giao bằng đường biển và được tiến hành theo các
bước sau:
- Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng kê hàng hoá chuyên chở cho

người vận tải để đổi lấy cơ sở xếp hàng.
- Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng.
- Bốc dỡ lên tàu
- Sau khi giao nhận hàng xong lấy biên lai thuyền phó để xác nhận hàng đã giao

nhận xong, trong đó xác nhận: số lượng hàng hoá, tình trạng hàng hoá, cảng đến…
- Trên cơ sở biên lai thuyền phó đổi lấy vận đơn đường biển, điều quan trọng là

8


phải lấy được vận đơn hoàn hảo hay vận đơn sạch.
• Vận tải bằng đường sắt
- Giao hàng cho vận tải đường sắt có hai hình thức:

- Đổi biên lai xếp hàng lấy vận đơn.
 Giao hàng không đủ container:
- Khi hàng giao không đủ container, người xuất khẩu vận chuyển hàng đến bãi

container do người chuyên chở chỉ định để giao cho người chuyên chở. Việc giao
hàng được coi là hoàn thành khi hàng được giao cho người chuyên chở hoặc
người đại diện cho người chuyên chở.
7.

Làm thủ tục thanh toán
Hiện nay có rất nhiều phương thức thanh toán như tín dụng chứng từ, nhờ thu và

chuyển tiền. Tuy nhiên có hai loại chủ yếu được dùng trong các doanh nghiệp kinh doanh
xuất nhập khẩu đó là phương thứcthanh toán thư tín dụng chứng từ và phương thức thanh

9


toán chuyển tiền (điện chuyển tiền).
• Thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ (Letter of credit- L/C)
Trước khi đến thời hạn đã thoả thuận, doanh nghiệp xuất khẩu nhắc nhở,

đôn đốc người mua mở L/Cđúng thời hạn.
Khi được thông báo chính thức về việc mở L/C cần kiểm tra kỹ lưỡng
L/C trên các nội dung sau: kiểm tra tính chân thực L/C và kiểm tra nội dung của
L/C. Cơ sở để kiểm tra là hợp đồng thương mại quốc tế đã ký kết. Trong đó việc
kiểm tra nội dung là khâu cực kỳ quan trọng trong việc thực hiện phương thức tín
dụng chứng từ. Nội dung của L/C phải phù hợp với nội dung của hợp đồng.
Khi phát hiện thấy nội dung L/C không phù hợp nội dung của hợp đồng
hoặc trái với luật lệ, tập quán của các bên hoặc không có khả năng thực hiện,

phạm hợp đồng đã ký kết hoặc có sự tổn thất hàng hoá trong quá trình chuyên chở, hay
10


tổn thất hàng hoá đã mua bảo hiểm.
• Giải quyết khiếu nại

Người mua thường hay khiếu nại người bán về các nội dung:
- Giao hàng không đúng về số lượng, trọng lượng, quy cách, hàng giao khôngđúng

phẩm chất, nguồn gốc như hợp đồng quy định.Bao bì, ký mã hiệu sai quy cách
không phù hợp với điều kiện vận chuyển, bảo quản làm hàng hoá bị hư hỏng trong
quá trình vận chuyển.
Giao hàng chậm, cách thức giao hàng sai so với thoả thuận giữa hai bên
nhưchuyển tải hàng hoá, giao hàng từng phần.Không giao hàng mà không phải
do trường hợp bất khả kháng gây ra.
Không giao hoặc giao chậm tài liệu kỹ thuật không thông báo hoặc thông
báo chậm việc giao hàng đã giao lên tàu. Không thực hiện hoặc thực hiện không
đầy đủ các nghĩa vụ khác như thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm hàng
hoá…

11


PHẦN II
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP
ĐỒNG XUẤT KHẨU GỐM SỨ TẠI CÔNG TY TOCONTAP
HÀ NỘI
1. Tình hình nghiên cứu đề tài
Bài nghiên cứu được xây dựng dựa trên các lý thuyết về vận tải và giao nhận, bảo hiểm,

giám đốc ký được thì họ sẽ phân công cho nhân viên kinh doanh các phòng làm (Uỷ quyền
cho trưởng phòng các phòng kinh doanh). Với hàng gốm sứ thì các hợp đồng chủ yếu được
phòng kinh doanh số 5 (phòng xuất nhập khẩu 5) đảm trách và có một số hợp đồng do
giám đốc ký được do khách hàng quen tại Hàn Quốc. Do giá trị của hợp đồng gốm sứ
thường không cao nên phương thức thanh toán TOCONTAP thường sử dụng là phương
pháp điện chuyển tiền (Telegraphic Transfer Reimbursement- TTR), hoặc thanh toán bằng
tín dụng chứng từ (Letter of Credit- L/C). Mỗi phương thức có những ưu và nhược điểm
riêng.Vì vậy tùy từng trường hợp mà lựa chọn phương thức thanh toán hạn chế rủi ro tối đa
nhất.Đối với các bạn hàng lâu năm, công ty TOCONTAP thường sử dụng phương thức
thanh toán điện chuyển tiền (TTR), và trong hợp đồng quy định được phép trả chậm hoặc
trả sau.
Ví dụ: trong hợp đồng xuất khẩu hàng bình hoa loại I sang thị trường Nhật Bản vào năm
2011 thuộc hợp đồng số 144/2011/07 có sử dụng thanh toán bằng TTR với phương thức trả
chậm như sau: bên mua trả 60% giá trị hợp đồng khi nhận được bộ chứng từ được chuyển
phát nhanh, trong đó chứng nhận đã hoàn tất việc giao hàng lên tàu (có vận đơn và các
giấy tờ khác). 40% còn lại sẽ thanh toán sau khi đã nhận được hàng tử cảng và chậm nhất
không quá 60 ngày so với ngày ghi trên vận đơn (B/L). Công ty thường giục bên mua thực
hiện các đảm bảo thường bằng thư tín, điện thoại sau khi giao hàng.
Trong trường hợp hợp đồng quy định thanh toán bằng thư tín dụng chứng từ (L/C) như
hợp đồng số 01/2011/05 với số tiền là 4.110,80 USD xuất sang Nga mặt hàng bình bằng
gốm sứ, hay hợp đồng số 120/2010/06 với số tiền 7.100,08 USD xuất sang Tây Ban Nha
mặt hàng chậu gốm sứ. Với các hợp đồng này, song song với quy trình chuẩn bị hàng
người chịu trách nhiệm chính về thực hiện hợp đồng, sẽ giao dịch với bên đối tác bằng thư
điện tử hoặc Fax với nội dung yêu cầu mở thư tín dụng chứng từ (L/C) theo đúng thời gian
13


và tại ngân hàng đã thỏa thuận. Khi nhận L/C của bên nhập khẩu, công ty cần kiểm tra tính
chân thực của L/C vì điều này rất quan trọng nó sẽ quyết định ngân hàng có chấp nhận chi
trả hay thanh toán cho bên mua hay không. Thường căn cứ vào nội dung trong hợp đồng đã



số lượng trong hợp đồng đã ký kết. Nếu hợp đồng giao hàng một lần thì TOCONTAP tiến
hành thu mua cho một lần giao hàng, nếu việc giao hàng nhiều lần thì thực hiện thu mua
cho từng lần giao hàng. Việc mua được tiến hành dựa trên việc mua bán đứt đoạn giữa
TOCONTAP và nhà sản xuất. Giá cả thu mua dựa vào sự thỏa thuận giữa hai bên và cũng
căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua.
Các đối tác của hợp đồng thường là các cơ sở sản xuất và các chân hàng quen được
phân bổ từ Nam ra Bắc tại các vùng chuyên sản xuất hàng gốm sứ. Tùy loại hàng hóa thì
công ty đặt hàng ở những nơi chuyên sản xuất mặt hàng đó như bát đũa mỹ nghệ thì lấy từ
làng gốm Bát Tràng – Gia Lâm, ấm chén mỹ nghệ lấy tại Thái Bình, bình đôn, chậu tượng
trang trí lấy tại Đồng Nai….Tất cả các cơ sở sản xuất và chân hàng này đều là những nơi
có uy tín và chất lượng hàng ổn định, mẫu mã, màu men tốt và đa dạng.
Trong quá trình cơ sở sản xuất ra sản phẩm, cán bộ thực hiện hợp đồng luôn theo dõi và
giám sát kiểm tra và đưa ra các quyết định khi xảy ra vướng mắc. Do kỹ thuật sản xuất sản
phẩm gốm sứ rất phức tạp, nhiều công đoạn, phụ thuộc vào nguyên liệu và thời tiết, chính
vì vậy công ty cần theo sát tình hình sản xuất để tránh những rủi ro có thể xảy ra.
b. Đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàng hóa
Đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàng hóa là khâu quan trọng trong việc chuẩn bị hàng
hóa xuất khẩu nhằm bảo vệ và nhận biết hàng hóa, giúp cho công tác vận chuyển thuận
tiện hơn, nâng cao giá trị thẩm mỹ hàng hóa, hoạt động tiêu thụ nhờ đó cũng được đẩy
nhanh.
Thường thì công ty giao cho cơ sở sản xuất thực hiện do tại cơ sở có đủ điều kiện về lao
động, vật liệu bao gói, chèn lót. Mặt hàng gốm sứ là mặt hàng đặc biệt dễ vỡ, kích thước to
nhỏ khác nhau, một loại sản phẩm cũng có nhiều kích thước khác nhau nên việc đóng gói
phải tùy thuộc vào hàng hóa và bao bì thích hợp đồng thời tránh đổ vỡ khi vận chuyển.Các
hàng gốm sứ đều được bao gói lần đầu bằng lớp giấy mềm mịn, sau đó cho vào thùng các
tông và chèn lót các loại vật liệu mềm như giấy, bìa, xốp, rơm, dạ, chấu… đã qua hun khói
tẩy trùng, cuối cùng đóng thùng gỗ bên ngoài.
Nội dung kẻ ký mã hiệu hàng hóa bao gồm: các dấu hiệu cần thiết đối với người nhận

Công việc kiểm tra mặt hàng xuất khẩu của TOCONTAP thường diễn ra ở hai cấp độ:
-

Kiểm tra tại kho người bán: Nội dung kiểm tra là số lượng, chất lượng, bao bì,
kẻ ký mã hiệu hàng hóa. Việc kiểm tra hàng hoá có thể ngăn chặn kịp thời hậu
quả xấu dẫn đến các khuyết tật, giao hàng bù, hạ giá và thể hiện trách nhiệm của
công ty trong hoạt động xuất khẩu, tạo ra uy tín và mối quan hệ lâu dài với các
bạn hàng nước ngoài. Công việc kiểm tra do cán bộ có nghiệp vụ chuyên môn
của công ty đảm nhiệm.

16


-

Kiểm tra hàng ở cửa khẩu: nội dung của việc kiểm tra số lượng chất lượng, bao
bì, ký mã hiệu có đúng với hợp đồng hay không. Việc kiểm tra có thể được giao
cho một công ty mà hai bên lựa chọn đảm nhận. Thông thường công ty thuê
VINACONTROL của Việt Nam đảm nhận. Sau khi kiểm tra VINACONTROL
sẽ cấp cho công ty giấy chứng nhận chất lượng cho việc kiểm tra đó.

3.3. Thuê tàu lưu cước và mua bảo hiểm hàng gốm sứ xuất khẩu
a. Thuê tàu lưu cước
Thuê phương tiện vận tải nói chung và thuê tàu nói riêng có ý nghĩa quan trọng đối với
các tác nghiệp của quy trình của thực hiện hợp đồng. Hoạt động này thường được tiến hành
dựa trên ba căn cứ như điều khoản của hợp đồng, đặc điểm hàng hoá, điều kiện vận tải, các
yếu tố cần xem xét, đó là tuyến đường thông thường hay đặc biệt vận tải một chiều hay đa
chiều, chuyên chở theo chuyến hay chuyên chở liên tục.
Gốm sứ là hàng cồng kềnh, giá trị không cao nên công ty thường vận chuyển bằng
đường biển. Công ty thường thuê tàu của các hãng tàu nước ngoài kinh doanh tại Việt Nam


3.4. Làm thủ tục hải quan và giao hàng cho người vận tải
a. Thủ tục hải quan
Để hàng hóa có thể xuất qua biên giới quốc gia, các công ty cần làm thủ tục hải quan
với ba bước chủ yếu sau:
•

Bước 1: Khai báo hải quan

Trách nhiệm của người khai báo hải quan là phải khai báo một cách trung thực, chính
xác các chi tiết hàng hóa lên tờ khai hải quan để cơ quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ.
TOCONTAP sẽ tiến hành khai báo hải quan tại cơ quan Hải quan Hà Nội. Hiện nay
TOCONTAP sử dụng hai hình thức khai báo hải quan, đó là khai báo vào tờ khai hải quan
với nội dung theo quy định tại quyết định số 30/2008/QĐ- BTC ngày 21 tháng 5 năm 2008
(tờ khai màu xanh) và khai báo vào tờ khai hải quan điện tử- thông qua mạng internet để
tiết kiệm thời gian và chi phí.
Với hàng gốm sứ thì tờ khai hải quan quy định tên hàng theo mã hiệu, cùng kích thước
sản phẩm. Do mỗi chủng loại gốm sứ đều có kích thước khác nhau nên ngoài tờ khai hải
quan ra thì cần kèm theo tờ khai phụ lục màu vàng ghi chi tiết từng loại hàng gốm sứ.
Nội dung của tờ khai hải quan bao gồm: loại hàng, tên hàng, số lượng, giá trị hàng hóa,
tên phương tiện vận tải, nước xuất khẩu, …Sau khi khai xong, xin đăng ký kiểm hóa và

18


đăng ký xuất hàng. Bộ hồ sơ hải quan xuất trình cho cơ quan hải quan bao gốm đầy đủ các
chứng từ sau:
-

Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu.

kiểm tra hải quan cho một lô hàng là 1100.000 VND/container.
•

Bước 3: Thực hiện quyết định của hải quan

Cơ quan Hải quan sau khi kiểm tra xong, cho phép hàng được xuất khẩu bằng cách đánh
dấu vào mặt sau tờ khai hải quan và tiến hành kẹp chì cho Container. Đồng thời
TOCONTAP có nghĩa vụ thực hiện nghiêm túc: thông quan vô điều kiện hay thông quan
có điều kiện hay thông quan sau khi đã nộp thuế hay lưu kho ngoại quan.
b. Giao hàng cho người vận tải

19


Do TOCONTAP giao hàng chủ yếu bằng container, nên công ty thường tiến hành giao
container cho bãi (hoặc trạm) container để nhận biên lai xếp hàng. Sau đó biên lai này sẽ
được đổi thành vận đơn khi tàu khởi hành. Tùy vào từng hợp đồng cụ thể mà việc giao
hàng cho người vận tải cũng khác nhau.
•

Trường hợp giao hàng theo điều kiện FOB (Free on board):

Đầu tiên, TOCONTAP sẽ trao đổi với cơ quan điều độ tại cảng bốc hàng để sắp xếp kế
hoạch giao hàng, sau đó, TOCONTAP tiến hành thuê các xe ô tô rơ- mooc để xếp hàng dọc
mạn tàu khi được phép xếp hàng. Khi giao hàng lên tàu, nhân viên giám sát hợp đồng cùng
với nhân viên hải quan giám sát việc chuyển hàng lên tàu, ghi số lượng hàng giao và báo
cáo kiểm kiện. Sau khi giao hàng xong, nhân viên tiến hành đổi vận đơn nhận xếp hàng lấy
vận đơn đã xếp hàng. Đặc biệt trong khâu này nhân viên phải cố gắng để lấy được vận đơn
hoàn hảo (Clean- Bill of lading) thì mới được chấp nhận thanh toán. Về chi phí thuê
phương tiện vận tải từ hàng ra cảng và bốc, xếp hàng là do đàm phán cụ thể trong hợp

L/C. Cơ sở để kiểm tra là hợp đồng ngoại thương đã ký kết. Trong đó việc kiểm tra nội
dung là khâu cực kỳ quan trọng trong việc thực hiện phương thức tín dụng chứng từ. Nội
dung của L/C phải phù hợp với nội dung của hợp đồng.
Khi phát hiện thấy nội dung của L/C không phù hợp với nội dung của hợp đồng hoặc
trái với luật lệ, tập quán các bên hoặc không có khả năng thực hiện, công ty phải đề nghị
với người nhập khẩu và ngân hàng mở L/C sửa đổi L/C.
Bộ hồ sơ chứng từ thanh toán bao gồm:
-

Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sales Contract).
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing list).
Vận đơn đường biển (Bill of lading).
Giấy chứng nhận chất lượng và số lượng.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).

Khi bộ chứng từ được thu thập đầy đủ, TOCONTAP sẽ gửi cho ngân hàng mở L/C để
được thanh toán thông qua ngân hàng đại diện của mình. Sau một thời gian, thường từ 10
đến 15 ngày ngân hàng sẽ gửi giấy báo cho TOCONTAP với nội dung đã thanh toán tiền
đối với L/C trả ngay hoặc đã nhận giấy chấp nhận thanh toán đối với L/C trả chậm. Đến
thời hạn trả tiền, ngân hàng sẽ thông báo đã được thanh toán.

•

Thanh toán bằng phương thức điện chuyển tiền(TTR):

Thường là đối với các đối tác làm ăn có uy tín lâu dài và có quan hệ mật thiết với
TOCONTAP, thì phía TOCONTAP sẽ chuyển bộ chứng từ bằng thư đảm bảo cho đối tác.

21

Nhà nước và của Ngân hàng thương mại. Bất cứ động thái nào của Ngân hàng Nhà nước
về vấn đề lãi suất và hạn mức tín dụng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh
của công ty .

22


Giá cả của hàng gốm sứ và tỷ giá hối đoái trên thị trường biến động thất thường nên đôi
lúc hoạt động kinh doanh của một số bộ phận trong công ty còn rơi vào thế bị động. Hạn
chế vay ngoại tệ của Ngân hàng Nhà nước và sự khan hiếm đồng USD trên thị trường tự
do cản trở quá trình ký kết hợp đồng cũng như thực hiện hợp đồng theo cam kết với phía
đối tác, Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến uy tín cũng như tiến độ thực hiện các phương
án kinh doanh của các phòng ban.
Việc giao hàng lên tàu đôi khi còn chưa thực hiện tốt. Điều này do nhiều nguyên nhân
khác nhau như cần gom hàng từ nhiều chân hàng, việc thuê các phương tiện vận tải để chở
hàng từ kho ra cảng không đúng thời gian, đến việc thỏa thuận với cơ quan điều độ cảng
cho việc chuyển hàng lên tàu, năng lực của nhân viên cử đến thu xếp công việc tại cảng để
bốc hàng lên tàu…Điều này làm giảm tiến độ giao hàng lên tàu của công ty. Làm ảnh
hưởng chung đến hiệu quả của cả quy trình thực hiện hợp đồng.

23


PHẦN III
MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỰC
HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GỐM SỨ TẠI CÔNG TY
TOCONTAP HÀ NỘI
Trong thời gian qua, hoạt động xuất khẩu gốm sứ mỹ nghệ của TOCONTAP Hà Nội đã
có những thành tựu nhất định, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục.
Những thành tựu này có thể bị tác động bởi các yếu tố chủ quan xuất phát từ phía công ty

24


-

Thiết lập chính sách giá cả hợp lý nhằm khai thác nguồn hàng một cách tối ưu nhất.

Mặt hàng gốm sứ là loại hàng cồng kềnh, dễ vỡ, giá trị không cao, vì vậy việc đóng gói
hàng phải rất kỹ càng và tỷ mỷ, nhưng chi phí không được quá cao.Công ty có thể sử dụng
loại gỗ chất lượng vừa đủ để đóng bên ngoài, vật liệu chèn lót tận dụng các loại rơm, dạ,
chấu…trong tự nhiên với giá rẻ. Tuy nhiên cần chú ý là các vật liệu này cần hun khói tẩy
trùng để đảm bảo vệ sinh an toàn.

2. Mở rộng phương thức thanh toán và nâng cao nghiệp vụ thanh
toán
Trong quá trình thực hiện hợp đồng thì quá trình thanh toán là khâu quan trọng, chất
lượng của công việc này ảnh hưởng quyết định tới hiệu quả kinh tế cuả hoạt động sản xuất
kinh doanh của công ty, tuỳ theo từng điều kiện cụ thể của công ty khi tham gia vào hoạt
động thương mại quốc tế có thể lựa chọn các phương thức thanh toán và điều kiện thanh
toán phù hợp với khả năng và tình hình thực tiễn của công ty.
Ngoài phương thức thanh toán bằng chuyển tiền, công ty có thể sử dụng phương thức
nhờ thu để khâu thanh toán được hoàn thiện hơn. Để tránh trường hợp khi giao hàng rồi mà
công ty vẫn chưa nhận được tiền hàng, công ty nên mở rộng thêm thanh toán bằng phương
thức nhờ thu (nhờ thu D/P, D/A ). Tuy nhiên đối với các bạn hàng lâu năm thì có thể sử
dụng nhờ thu D/P còn đối với bạn hàng mới thì phương thức D/P tỏ ra không hợp lý. Vì
nhiều khi công ty giao hàng mà người mua có thể không nhận hàng và từ chối chứng từ khi
hàng đã được gửi đi, thời gian thu tiền về của công ty thường chậm làm cho vốn ứ đọng,
gây thiệt hại cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

3. Hoàn thiện khả năng huy động vốn