Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình Cung ứng sản phẩm đối với
Trung tâm y tế quận Hải Châu Đà Nẵng.
Chức năng liên quan trực tiếp HTTTKT trong chu trình cung ứng là hạch
toán tổng hợp và chi tiết tình hình nhập kho, kiểm soát quá trình cung ứng, định kỳ
đối chiếu với khoa Dược/phòng Thiết bị VTYT, theo dõi thanh toán, thực hiện
thanh toán cho các nhà cung cấp và lập các báo cáo theo yêu cầu quản lý. Do đó,
hai đối tượng cơ bản liên quan trực tiếp đến chu trình cung ứng là thuốc/VTYT và
công nợ đối với nhà cung cấp.
Để quản lý thuốc/ VTYT có thể tổ chức tập tin “Danh mục thuốc vật tư”
để lưu trữ và cập nhật các thông tin về nội dung. Đặc điểm của từng loại thuốc,
VTYT.
Cấu trúc tập tin “Danh mục thuốc vật tư”
Tên trường
THUOC_VAT TU
TEN_THUOC_VAT_TU
DON_VI_TINH
ID_NHOM_THUOC_VAT_T
U
ID_NOI_DUNG_VIEN_PHI
ID_TY_LE_BHYT_TH_TOA
N
ID_CACH_DUNG
TON_KHO_TOI_THIEU
DAT_HANG_TOI_UU
TON_KHO_HIEN_TAI
SU_DUNG

Diễn giải
Mã thuốc, VTYT
Tên Thuốc, Vật tư
Đơn vị tính

THUOC VAT TU là để phục vụ cho việc phân loại các nội dung chi phí trong quá
trình lâp bảng kê này.
Ngoài ra, trên tập tin DANH MUC THUOC VAT TU còn có trường SL
TON KHO TOI THIEU phản ánh lượng tồn kho tối thiểu của từng loại thuốc,
VTYT nhằm đáp ứng kịp thời công tác điều trị; trường SL DAT HANG TOI UU
cho biết số lượng đặt hàng tối ưu của từng loại; trường SL TON KHO HIEN TAI
được cập nhật sau mỗi lần nhập xuất, phản ánh số lượng tồn kho thực tế của từng
loại thuốc, VTYT tại mỗi thời điểm. Khi số lượng tong kho hiện tại của loại thuốc,
VTYT vừa xuất kho nhỏ hơn số lượng tồn kho tối thiểu, hệ thống tự động đưa loại
thuốc, VTYT này vào danh mục đặt hàng. Số lượng cần đặt hàng của từng lần
được xác định căn cứ vào dữ liệu trên trường số lượng đặt hàng tối ưu. Những loại
thuốc, VTYT không còn được sử dụng nữa sẽ được cập nhật trên trường SU
DUNG để không còn hiển thị trên màn hình, tiện cho việc quản lý và sử dụng danh
mục thuốc và VTYT.
Tổ chức dữ liệu và quy trình xử lý nhập kho thuốc, VTYT.
- Tại khoa Dược/ phòng Thiết bị- VTYT: Khi nhập thuốc và VTYT, tiến
hành các thủ tục kiểm nghiệm, nhập kho, cập nhật dữ liệu và lập phiếu nhập kho
(PNK). PNK được lập dựa trên dữ liệu đặt hàng, tình hình thực tế nhập kho, biên
bản kiểm nghiệm, phiếu giao hàng, hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp. trong quá


trình lập phiếu nhập kho, khoa Dược/ phòng Thiết bị - VTYT cần kiểm soát đơn
giá thuốc/VTYT phù hợp với giá giao thầu của từng loại tại mỗi thời điểm. Việc
kiểm soát này có thể được hỗ trợ bằng cách thêm trường DON GIA GIAO THAU
trên tập tin DANH MUC THUOC VAT TU, hoặc tổ chức một tập tin riêng. Mỗi
khi có sự khác biệt giá giao thầu và giá trên hóa đơn, hệ thống sẽ lập tức cảnh báo.
PNK được in 3 liên, phản ánh đầy đủ các nội dung và có đầy đủ chữ ký
của các bộ phận, cá nhân có liên quan. Liên 1 lưu ở bộ phận nhập thuốc/VTYT,
liên 2 giao cho thủ kho để đối chiếu, theo dõi và lập thẻ kho, liên 3 chuyển về
phòng kế toán kèm theo đầy đủ các chứng từ mua thuốc/VTYT.

THUOC VAT TU
SO LUONG

Diễn giải
Số phiếu nhập kho
Mã thuốc, VTYT
Số lượng nhập


DON GIA
Đơn giá nhập
HAN SU DUNG
Hạn sử dụng
Đồng thời với việc lưu dữ liệu trên hai tập tin PHIEU NHAP KHO và
CHI TIET PNK, số lượng nhập của từng loại thuốc, VTYT được cập nhật tăng trên
trường SL TON KHO HIEN TAI của tập tin DANH MUC THUOC VAT TU,
phản ánh đúng số lượng tồn kho của từng loại tại mỗi thời điểm.
- Tại phòng kế toán: Sauk hi nhận được PNK và các chứng từ liên quan,
kế toán được và VTYT tiến hành kiểm tra, đối chiếu nhằm đảm bảo tính xác thực
và hợp lệ của nghiệp vụ mua hàng và nhập kho. Kế toán Dược và VTYT không
nhập lại PNK, thay vào đó được phép truy cập vào hệ thống để xem và kiểm tra nội
dung PNK và lưu vào hệ thống trước đó, đối chiếu với bản in ra giấy có đầy đủ chữ
ký của các bộ phận, cá nhân có liên quan (kế toán dược và VTYT không có chức
năng chỉnh sửa nội dung của PNK do khoa Dược lập).