Hệ thống thông tin kế toán - 1-
1. Khái quát chung về công ty cổ phần Tổng Bách Hoá
Công ty cổ phần Tổng Bách Hoá (TBH - General Department Store Joint Stock
Company) là doanh nghiệp cổ phần hoạt động trong lĩnh vực thương mại dịch vụ.
Trụ sở : 38 Phan Đình Phùng, Ba Đình, Hà nội.
Điện thoại : 04- 8455012 Fax: 04- 8455012
Vốn điều lệ : 14.000.000.000 đ ( Mười bốn tỷ đồng).
Tài khoản : 43110102117
Chi nhánh NH No & PTNT Thanh Trì-Hà nội
1.1 Chức năng kinh doanh chủ yếu của Công ty
Công ty cổ phần Tổng Bách hóa là doanh nghiệp có chức năng kinh doanh tổng
hợp, trong đó có chức năng kinh doanh nội địa và kinh doanh xuất nhập khẩu. Các mặt
hàng của công ty có thể mạnh truyền thống là gạo, nông sản thực phẩm, phân bón, thép,
hoá chất… Cụ thể trong thời gian vừa qua công ty Tổng Bách Hoá đã hoạt động trong
các lĩnh vực sau:
- Trực tiếp xuất khẩu và xuất khẩu ủy thác các mặt hàng Gạo, nông sản, thực phẩm.
- Trực tiếp nhập khẩu và nhập khẩu ủy thác các mặt hàng vật tư, sắt thép, nguyên
liệu bột giấy, hàng tiêu dùng, phân bón các loại.
- Tổ chức sản xuất và kinh doanh hàng bách hóa.
- Kinh doanh tổng hợp trong đó có hàng bách hóa, văn phòng phẩm, hàng nông sản,
hàng kim khí, điện máy, thiết bị phụ tùng, vật tư bảo hộ lao động,…
- Cung cấp dịch vụ cho thuê kho hàng và vận tải.
1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Muốn quản lý hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp không
phân biệt thành phần kinh tế, loại hình kinh doanh, hình thức sở hữu hay lĩnh vực hoạt
động đều phải sử dụng hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau. Trong đó, kế toán được
coi là công cụ hữu hiệu và cần thiết.
Trước nhu cầu quản lý của công ty cùng với đặc điểm kinh doanh hiện tại, bộ máy
kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ công ty tác kế toán
được thực hiện tập trung tại phòng kế toán. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán
viên kiểm tra, xem xét và căn cứ vào chứng từ gốc để hạch toán các nghiệp vụ liên

hàng hoá, lập bảng kê khai thuế đầu ra
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
Hệ thống thông tin kế toán - 3-
- Thủ kho: Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất và hoá đơn để nhập,xuất hàng và vào
thẻ kho. Cuối tháng, cuối quý tiến hành đối chiếu với kế toán.
3. Các chứng từ được sử dụng trong quy trình
Các chứng từ được sử dụng trong quy trình tiêu thụ gồm có :
3.1 Đơn đặt hàng của khách hàng
Đơn đặt hàng là căn cứ khởi đầu cho nghiệp vụ bán hàng, thu tiền tại doanh
nghiệp. Mục đích lập đơn đặt hàng giúp cho doanh nghiêp nắm rõ nhu cầu của khách
hàng để có sự phục vụ tốt nhất. Đơn đặt hàng gồm các nội dung cơ bản sau:
- Tên khách hàng, địa chỉ
- Mặt hàng yêu cầu: chủng loại, số lượng, yêu cầu chất lượng
- Thời gian, địa điểm giao nhận.
3.2 Hợp đồng kinh tế
Hoạt động tiêu thụ hàng hoá được bắt đầu khi công ty tiến hành ký kết hợp đồng
với khách hàng. Hợp đồng mua bán được xây dựng trên cơ sở đơn đặt hàng của khách
hàng hoặc thư chào hàng do bộ phận kinh doanh của công ty gửi đến cho các khách
hàng. Hợp đồng kinh tế là cơ sở pháp lý đầu tiên để công ty tiến hành thu mua hàng hóa
và chuyển giao cho khách hàng.
Nội dung của hợp đồng kinh tế quy định trách nhiệm cũng như quyền hạn của công
ty cùng khách hàng trong việc chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng hàng hoá cũng như
các nghĩa vụ thanh toán liên quan.
Các điều khoản hợp đồng kinh tế bao gồm:
- Điều 1: Chủ thể tham gia hợp đồng
- Điều 1: Tên hàng, số lượng, giá cả
- Điều 2: Quy cách sản phẩm, Địa điểm giao nhận, Thời gian giao hàng:
- Điều 3: Phương thức thanh toán:
- Điều 4: Điều khoản chung
3.3Lệnh bán hàng

Biên bảo giao nhận gồm có các nội dung:
- Số lượng, chủng loại, chất lượng hàng giao
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
Hệ thống thông tin kế toán - 5-
- Địa điểm, ngày tháng giao hàng
3.7 Giấy báo có, Phiếu thu tiền, Biên bản ghi nhận nợ Ghi số tiền đã thu nhận từ
hoạt động bán hàng
4. Lưu đồ quy trình xử lý của chu trình bán hàng – thu tiền
4.1 Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát của chu trình doanh thu
4.2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
Khách
hàng
Hãng vận
tải
Chu
trình
doanh
thu
Chu trình
chi phí
Chu trình
sản xuất
Chu trình
nhân sự
HT ghi sổ-lập
báo cáo
Ngân hàng
Hệ thống thông tin kế toán - 6-
4.3 Quy trình xử lý đơn đặt hàng của khách hàng bằng máy ở phòng kinh doanh:

ĐĐH
Phiếu xuất
kho
Kho hàng
ĐĐH
Lệnh
BH
N
+
Thông
báo lỗi
tệp tin
chi tiết
lệnh BH
BP Giao
hàng
Hệ thống thông tin kế toán - 7-
4.4 Quy trình xử lý xuất kho và giao hàng bằng thủ công ở bộ phận kho và bộ
phận giao hàng:
Kho hàng BP Giao hàng
4.5 Quá trình lập hóa đơn-theo dõi nợ giữa bộ phận giao hàng và kế toán bằng
máy:
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
Phiếu XK
Kiểm tra và
ghi nhận
hàng xuất
PXK
BP xử lý
ĐĐH ĐH

khách
hàng,
HTK
Tập tin
Đ ĐH
PGH
Khách hàng
thông
báo lỗi
Tại BP kế toán
N
Hóa đơn
Phiếu giao
hàng
Hệ thống thông tin kế toán - 8-
4.6 Hoạt động thu tiền bằng máy :
5. Mô tả tài khoản sử dụng và đối tượng theo dõi chi tiết
Công ty Cổ phần Tổng Bách Hoá sử dụng hệ thống tài khoản đúng theo quy định
của quyết định 15. Trong đó, các tài khoản liên quan đến doanh nghiệp thương mại
được sử dụng thường xuyên như: doanh thu, giá vốn, phải thu khách hàng, phải trả nhà
cung cấp… Một số tài khoản được chi tiết cụ thể theo yêu cầu quản lý. Nhìn chung, hệ
thống tài khoản đáp ứng được yêu cầu ghi chép và phản ánh vào sơ đồ tài khoản của
nghiệp vụ kinh tế phát sinh
5.1 Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 111: Tiền mặt (1111: Tiền Việt Nam); Sử dụng trong nghiệp vụ thu
tiền bán hàng bằng tiền mặt (Nợ TK 1111/Có TK131)
- Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng (1121: Tiền Việt Nam); Sử dụng trong nghiệp
vụ thu tiền bán hàng bằng chuyển khoản, séc (Nợ TK1121/Có TK 131)
- Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng; Sử dụng khi nhập hóa đơn bán hàng (Nợ
TK 131/Có TK5111, Có TK 33311)

33311)
5.2 Đối tượng theo dõi chi tiết
Đối tượng chi
tiết
Nôi dung mô tả Nội dung quản lý Phương pháp
mã hóa
1. Khách hàng Tên khách hàng, địa
chỉ, mã số thuế, nhân
viên quản lý,
Theo khu vực, theo phân
vùng và theo từng loại
khách hàng
Mã thứ tự
2. Hàng hóa Tên, chủng loại, quy
cách ( đơn vị tính), số
lượng tồn kho,
Chủng loại, loại, nhãn
hiệu và dòng sản phẩm
Mã thứ tự
3. Nhân viên bán
hàng
Tên, dòng sản phẩm
chuyên môn phụ
trách
Quản lý theo trách
nhiệm, doanh số
Mã thứ tự
6. Lưu đồ xử lý của quá trình tiêu thụ hàng hoá chi tiết tài phòng kế toán
Hàng ngày, căn cứ vào nghiệp vụ bán hàng phát sinh và các chứng từ gốc, kế toán
có trách nhiệm nhập số liệu kịp thời vào máy tính. Phân hệ: “ Kế toán bán hàng và công

NKBH
NKB
H
Nhập dữ liệu liên
quan
Ghi sổ chi tiết HTK
Kế toán tiền
TB trả tiền
nhập dữ liệu liên
quan
In phiếu thu, ghi
nhật ký
Khách hàng
TB trả
tiền
tập tin
ghi nhật
ký
tập tin
phải thu
KH
NK thu
tiền
thông
báo lỗi
Kế toán phải thu
A-2
Hóa đơn
Nhập DL
liên quan

báo lỗi
Kế toán phải thu
A-2
Hóa đơn
Nhập DL
liên quan
ghi sổ chi tiết
nợ phải thu
Hóa đơn
A
CT điều chỉnh giảm nợ
Sổ CT phải
thu khách
hàng
B-2
NH thu
tiền
NKB
H
CT định
khoản
Nhập DL liên quan
ghi sổ cái TK
NKB
H
CT định
khoản
sổ cái
TK111,1
12,155,1

thu khách
hàng
B-2
NH thu
tiền
NKB
H
CT định
khoản
Nhập DL liên quan
ghi sổ cái TK
NKB
H
CT định
khoản
sổ cái
TK111,1
12,155,1
56,131,5
11…
Kế toán tổng hợp
sổ
cái
Hệ thống thông tin kế toán - 13-
- Sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan khác…
7.2 Chế độ báo cáo
Báo cáo được in trực tiếp thông qua các tệp đã được lưu trữ sẵn trong máy.
- Báo cáo tổng hợp hàng xuất gồm danh sách các mặt hàng xuất trong kỳ, số lượng
xuất dùng.
- Báo cáo công nợ với khách hàng: gồm doanh thu hàng bán. số tiền thu được.

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được lập chứng từ đầy đủ, nội dung
chứng từ trung thực, đánh số thứ tự rõ ràng. Bên cạnh đó, các chứng từ được kiểm tra,
giám sát chặt chẽ. Kế hoạch luân chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được
phân loại, hệ thống hoá theo trình tự thời gian trước khi đưa vào khâu lưu trữ.
 Hệ thống tài khoản
Trên cơ sở những tài khoản thống nhất của Nhà Nước ban hành, kế toán công ty đã
lựa chọn những tài khoản thích hợp để đưa vào vận dụng một cách hợp lý. Đồng thời, kế
toán cũng xây dựng những tài khoản chi tiết thích hợp giúp cho việc theo dõi các đối
tượng kế toán thuận lợi, công việc ghi chép, quản lý, phản ánh thông tin được đầy đủ,
kịp thời.
Do áp dụng kế toán máy nên việc quản lý các tài khoản công nợ theo từng đối
tượng đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi chi tiết từng khách hàng. Mỗi khách
hàng được quy định mã khách riêng với đầy đủ các thông tin kèm theo như: tên khách,
địa chỉ, mã số thuế, tài khoản hạch toán…Số liệu chi tiết về tiêu thụ với từng khách
được cung cấp ngay tức khắc góp phần tích cực cho việc xây dựng chính sách giá cả,
thanh toán hợp lý đối với những khách hàng truyền thống, khách hàng thường xuyên
cũng như khách hàng mới.
Tương tự với tài khoản hàng hoá cũng được quản lý chi tiết đến từng danh điểm
hàng hoá góp phần hoàn thiện công tác kế toán.
 Hệ thống sổ sách kế toán
Hình thức ghi sổ là Nhật ký chung phù hợp đặc điểm hoạt động kế toán tại công ty.
Việc trang bị máy tính và hỗ trợ của phần mềm kế toán đảm bảo cho công tác ghi sổ tại
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
Hệ thống thông tin kế toán - 15-
công ty.
 Hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo tại công ty được lập theo đúng quy định của Bộ Tài Chính. Căn cứ vào các
số liệu sau khi khoá sổ, kế toán tiến hành lên báo cáo đúng nội dung, phương pháp và
trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán.
Ngoài ra, để phục vụ yêu cầu quản lý, cuối mỗi tháng, kế toán công ty lập thêm:

Qua quá trình nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng công tác kế toán nói chung và kế
toán tiêu hàng hoá nói riêng tại công ty cổ phần Tổng Bách Hoá, em nhận thấy bên cạnh
những kết quả đã đạt được thì kế toán tiêu thụ vẫn còn một số tồn tại nhất định. Vì vậy,
với mong muốn góp phần hoàn thiện công tác kế toán tại công ty, em xin đưa ra một số
ý kiến đóng góp sau đây:
9.1 Xây dựng danh mục hàng hoá, danh mục khách hàng
Cùng với việc hạch toán trên phần mềm chuyên dụng công ty đã xây dựng hệ
thống danh mục hàng hoá và danh mục khách hàng tương đối đầy đủ. Tuy nhiên, các mã
khách, mã hàng hoá còn đang được xây dựng theo kiểu mã kiểu thứ tự, do vậy không
mang tính gợi nhớ. Mỗi khi nhập liệu, kế toán cần có thời gian để tra cứu. Vậy nên,
công ty có thể xây dựng các mã khách và mã hàng hoá theo kiểu mã khối kết hợp gợi
nhớ.
Ví dụ : Mã hàng hoá có kí hiệu HH - tên loại hàng - số kí tự phân biệt
Mã khách hàng tương tự có thể phần loại theo khách mua các mặt hàng hoặc khu
vực địa lý…
9.2 Hệ thống sổ sách kế toán
Hệ thống sổ sách của công ty tương đối đầy đủ tuy nhiên mẫu sổ Nhật ký bán hàng
chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Công ty nên hoàn thiện mẫu sổ này theo như quyết
định số 15/2006/QĐ-BTC của bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Mẫu nhật ký bán hàng
SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG
Năm:
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
Hệ thống thông tin kế toán - 17-
Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Phải thu từ

CÔNG TY CP TỔNG BÁCH HOÁ
BÁO CÁO TỔNG HỢP TIÊU THỤ THEO GIÁ BÁN
Tháng Năm
Stt Mã vật tư Tên vật tư Đvt Số lượng Giá bán Doanh thu
1 HH0001 Túi Đóng Đường kg 66.02 2,000 132,040
Tổng: 66.02 132,040
2 HH0063 Thuốc lá Vinataba Sài gòn bao 15,000. 8,005 120,068,182
3 HH0063 Thuốc lá Vinataba Sài gòn bao 60,000. 8,018 481,090,909
4 HH0063 Thuốc lá Vinataba Sài gòn bao 40,000. 8,136 325,454,545
5 HH0063 Thuốc lá Vinataba Sài gòn bao 21,000. 8,182 171,818,200
6 HH0063 Thuốc lá Vinataba Sài gòn bao 10,000. 8,209 82,090,910
7 HH0063 Thuốc lá Vinataba Sài gòn bao 35,000. 8,418 294,636,364
8 HH0063 Thuốc lá Vinataba Sài gòn bao 2,000. 8,436 16,872,727
Tổng: 203,000 1,662,031,837
10 HH0556 Bia chai Hà Nội két 120. 95,455 11,454,545
11 HH0556 Bia chai Hà Nội két 240. 95,455 22,909,091
12 HH0556 Bia chai Hà Nội két 135. 100,000 13,500,000
Tổng: 495. 47,863,636
…… …………
Hệ thống thông tin kế toán - 18-
Ngoài các mẫu báo cáo theo chế độ, công ty cổ phần Tổng Bách Hoá còn lập thêm
Báo cáo chi tiết theo mặt hàng. Đây là một ưu điểm của kế toán tại công ty.
Mẫu báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng có thể được thay đổi để đáp ứng tốt
hơn nhu cầu quản trị. Với việc cải tiến báo cáo này, nhà quản lý có thể biết được doanh
thu, giá vốn, lợi nhuận trên từng mặt hàng. Việc tính toán thêm tỉ lệ lợi nhuận trên
doanh thu của từng sản phẩm hàng hoá sẽ đưa ra cái nhìn rõ nét về lợi nhuận mà mỗi
sản phẩm hàng hoá tiêu thụ mang lại. Từ đó, các quyết định về lựa chọn mặt hàng kinh
doanh cũng như thay đổi phương thức kinh doanh với từng mặt hàng được đúng đắn
hơn.
9.4 Kiểm soát chu trình

9
Cộng tổng
HÀ NỘI, NGÀY THÁNG NĂM
GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG LẬP BIỂU
Hệ thống thông tin kế toán - 19-
viên kiểm tra theo từng phạm vi trách nhiệm. Phương pháp kiểm soát có thể là đọc các sổ sách,
báo cáo, rà soát các nghiệp vụ đã xử lý và có mặt trong kết quả đầu ra. Bên cạnh đó công ty
nên huấn luyện nhân viên trong kỹ năng nhập liệu tránh xảy ra sai sót, khi có sai sót thì phải
sửa chữa đúng quy định và phải lưu lại dấu vết sửa chữa. Phải phân chia trách nhiệm giữa các
chức năng của hệ thống nhằm ngăn ngừa việc thay đổi chương trình, dữ liệu vì mục đích cá
nhân. Đồng thời, phân chia giữa chức năng kiểm soát cũng như nhập liệu để đảm bảo tính
chính xác của thông tin. Định kỳ, yêu cầu nhân viên thay đổi password truy cập hệ thống để
bảo mật hệ thống.
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K