HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHÂN HỆ
QUẢN LÝ HỌC SINH
VEMIS.Student
Phiên bản 1.2.0

Hà Nội, tháng 8 năm 2012


NHỮNG NGƯỜI BIÊN SOẠN
Nhóm biên soạn:

Nguyễn Bạch Đằng
Lê Viết Thái
Bùi Thị Thúy

Chủ trì biên soạn và hiệu đính: Nguyễn Thị Thái

2


MỤC LỤC
LỜI GIỚI THIỆU ................................................................................................... 5
PHẦN 1. HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH .............. 7
Tổng quan.............................................................................................................7
Khởi động và kết nối máy chủ lưu CSDL ............................................................7
1. HỆ THỐNG....................................................................................................10
1.1 .Chọn máy chủ CSDL để kết nối ..............................................................10
1.2. Xuất dữ liệu lên cấp trên ........................................................................ 11
1.3. Kết xuất hồ sơ trường EMIS ................................................................... 12


4.2. Đăng ký môn miễn giảm ......................................................................... 34
4.3. Đăng ký môn khuyến khích ..................................................................... 35
4.4. Đăng ký hệ ngoại ngữ ............................................................................. 36
5. KIỂM TRA VÀ THI....................................................................................... 37
5.1. Đăng ký kỳ thi ......................................................................................... 37
5.2. Nhóm thi ................................................................................................. 38
5.3. Xếp phòng thi cho học sinh..................................................................... 41
5.4. Nhập học sinh bỏ thi ............................................................................... 43
5.5. Xuất hồ sơ thi để nhập điểm ................................................................... 44
5.6. Nhập điểm thi.......................................................................................... 45
6. THỐNG KÊ CÁC BÁO CÁO VÀ TÌM KIẾM ............................................. 47
6.1. Các biểu mẫu thông kê số lượng học sinh .............................................. 47
6.2. Tìm kiếm ................................................................................................. 49
7. TRỢ GIÚP: .................................................................................................... 50
7.1. Trợ giúp. ................................................................................................. 50
7.2. Thông tin về chương trình: .................................................................... 51
PHẦN 2: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG QUẢN LÍ ĐIỂM ...................................... 52
1. KHỞI ĐỘNG VÀ KẾT NỐI MÁY CHỦ LƯU CSDL.................................. 52
2. QUY ĐỊNH SỐ ĐẦU ĐIỂM MÔN HỌC...................................................... 55
3. XUẤT BẢNG ĐIỂM RA EXCEL ................................................................. 57
4. NHẬP ĐIỂM TỪ EXCEL VÀO CHƯƠNG TRÌNH..................................... 59
5. NHẬP ĐIỂM TRỰC TIẾP TỪ CHƯƠNG TRÌNH ....................................... 60
6. TÍNH HỌC LỰC MÔN ................................................................................. 63
7. XÉT HẠNH KIỂM. ....................................................................................... 63
8. TỔNG KẾT ĐIỂM ......................................................................................... 64
9. THI LẠI VÀ XÉT LƯU BAN, LÊN LỚP. .................................................... 65
10. XUẤT SỔ ĐIỂM, HỌC BẠ, IN ẤN. .......................................................... 66
11. TRỢ GIÚP .................................................................................................... 67
PHẦN 3. PHỤ LỤC – MỘT SỐ DANH MỤC CẦN THIẾT ............................ 69

một hệ thống dữ liệu tin cậy, kịp thời, thống nhất chuẩn mực theo cả chiều dọc và chiều
ngang; phục vụ nhu cầu quản lý đa tầng, đa chiều của nhiều đối tượng tương ứng với
nhiệm vụ, chức năng riêng của từng bên.
Việc triển khai thực hiện thống nhất Hệ thống thông tin giáo dục nhằm đổi mới
quy trình thu thập, quản lý, lưu trữ, cung cấp và phổ biến thông tin giáo dục; đảm bảo
độ chính xác của dữ liệu; giảm chi phí và tiết kiệm các nguồn lực dành cho việc thu
thập thông tin giáo dục của các cơ quan quản lý nhà nước thông qua nguyên tắc dữ
liệu được nhập một lần bởi các cơ sở giáo dục và được sử dụng nhiều lần bởi các cơ
quan có liên quan. Hệ thống này được coi là cơ sở nền tảng để xây dựng và hoàn thiện
Cơ sở dữ liệu điện tử dùng chung về giáo dục. Hệ thống sẽ hỗ trợ việc khai thác, tìm
kiếm thông tin giáo dục nhằm đảm bảo tính thống nhất trên toàn quốc. Cơ sở dữ liệu
quốc gia về giáo dục sẽ tích hợp, phân tích và phổ biến cho các bên quan tâm nhằm
đưa ra các quyết định hỗ trợ giáo dục một cách hiệu quả và đúng mục tiêu.
Ngày 13 tháng 2 năm 2012, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ra Quyết
định số 558/QĐ-BGDĐT về việc sử dụng thống nhất phần mềm VEMIS trong các

LỜI GIỚI THIỆU

5


trường phổ thông nhằm xây dựng Cơ sở dữ liệu điện tử dùng chung về giáo dục. Theo
Quyết định, Hệ thống phần mềm quản lý trường học VEMIS có các phân hệ sau:
1. Phân hệ Quản lý học sinh;
2. Phân hệ Quản lý thư viện;
3. Phân hệ Quản lý thiết bị;
4. Phân hệ Quản lý nhân sự;
5. Phân hệ Quản lý giảng dạy;
6. Phân hệ Quản lý tài chính –tài sản;
7. Phân hệ giám sát – đánh giá (M&E);

PHẦN 1. HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH
Tổng quan.
Phân hệ Quản lý học sinh (VEMIS_Student) là một trong 7 phân hệ của Hệ thống
quản lý thông tin trường học VEMIS. Ngoài tính năng quản lý các thông tin của học sinh
(HS), phân hệ này còn giải quyết tốt bài toán quản lý quá trình học tập của HS. Trách
nhiệm nhập điểm HS có thể được qui định khác nhau, tùy theo hoàn cảnh và đặc điểm
của từng trường. Có nơi có thể nhập tập trung (từ các máy tính trong mạng LAN của nhà
trường) hoặc nhập theo các file Excel để đọc vào chương trình.
VEMIS_Student có thể ứng dụng cho hầu hết các loại hình trường phổ thông ở Việt
Nam, kể cả các trường đa cấp, trường DTNT và TTGDTX. Để chương trình đáp ứng tốt
với từng loại hình trường, người sử dụng (NSD) cần nắm vững các nguyên tắc làm việc cơ
bản trong phân hệ quản trị hệ thống để thiết lập chính xác các tham số cho trường mình.
Phân hệ quản lý HS sử dụng tài nguyên chung từ phân hệ quản trị hệ thống và
cung cấp danh sách lớp học cho phân hệ quản lý giảng dạy, danh sách HS cho phân hệ
quản lý Thư viện, Quản lý thiết bị và kết xuất ra hồ sơ trường EMIS.
Khởi động và kết nối máy chủ lưu CSDL
Sau khi cài đặt, trên màn hình máy tính có biểu tượng của chương trình
,
bấm đúp chuột vào biểu tượng hoặc chọn chức năng Start/ Programs/ IoIT VEMIS/
VEMIS/ chọn
để khởi động phân hệ quản lý học sinh.
Bước 1:
Lần đăng nhậpđầu tiên xuất hiện
thông báo của hệ thống.

Bước 2:
Bấm chọn “Kết nối”, nếu kết nối
với cơ sở dữ liệu tốt, sẽ có thông báo như
hình bên.
PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH

Giao diện được chia làm 02 phần chính: thực đơn (menu) chương trình và thanh
trạng thái.
a. Trên cùng là thực đơn chính (Menu chính) chứa các chức năng chính của
chương trình:
+ a1. Hệ thống: là những chức năng liên quan đến những thao tác thuộc về
người quản trị chương trình như:
 Kết nối máy chủ CSDL.
 Đăng ký các tham số thường dùng.
 Kết xuất dữ liệu lên cấp trên.
 Kết xuất hồ sơ trường EMIS.
+ a2. Khối học / Lớp học: gồm các chức năng liên quan đến công việc chuẩn
bị năm học mới như:
 Tạo lớp học theo khối.
 Nhập danh sách trúng tuyển.
 Phân lớp cho học sinh.
 Sắp xếp danh sách học sinh theo thứ tự ABC và In.
 Kết chuyển lên lớp.
+ a3. Hồ sơ học sinh: là chức năng liên quan đến việc đưa dữ liệu vào cơ sở dữ
liệu (CSDL) của chương trình và cập nhật thông tin hồ sơ học sinh, bao gồm các chức
năng mà NSD thao tác trên đó nhiều lần. Các chức năng bao gồm:
 Xuất hồ sơ ra Excel.
 Nạp hồ sơ từ Excel.
 Nạp và sửa hồ sơ ban đầu.
 Nạp ảnh học sinh.
 Chuyên cần.
 Khen thưởng – Kỷ luật.
 Đăng ký chuyển trường.
 Đăng ký chuyển lớp.
 Đăng ký nghỉ học dài hạn.
 Đăng ký đi học trở lại.

1. Hệ thống
1.1. Chọn máy chủ CSDL để kết nối
Trong quá trình làm việc, NSD có thể khai thác dữ liệu từ các máy tính khác
nhau. Các bước thực hiện:
a. Kết nối máy chủ là máy hiện hành.
- Từ thanh công cụ NSD lựa chọn
, xuất hiện màn hình bên.
- NSD thay đổi tên máy chủ, mặc
định sẽ là “(local)\SQLEXPRESS”.
Kiểu kết nối “Máy hiện hành”.
Chọn “Kết nối” để thay đổi.
b. Kết nối máy chủ là máy nào đó trong mạng nội bộ (LAN).
10

PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH


- Từ thanh công cụ, NSD lựa chọn
, xuất hiện màn hình bên.
- NSD thay đổi tên máy chủ là tên
máy tính muốn kết nối hoặc IP của
máy tính đó. Kiểu kết nối “Máy
chủ trong mạng nội bộ (LAN)”.
- Tài khoản là: sa
- Mật khẩu là mật khẩu của tài
khoản sa được thiết lập trong SQL
Server 2005.
Chọn “Kết nối” để thay đổi.

1.2. Xuất dữ liệu lên cấp trên

Bước 1: chọn “Hệ Thống 
Kết xuất hồ sơ trường” xuất hiện
giao diện như hình bên

Bước 2: chọn Kỳ báo cáo và
bấm chọn
quả.

12

để có kết

PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH


1.4. Đăng ký các tham số thường dùng
Mục đích: trong quá trình nhập hồ sơ học sinh thì các thông tin Dân tộc, Tỉnh / TP có
thể lặp đi lặp lại nhiều lần. Để thuận tiện cho việc nhập liệu, chương trình hỗ trợ đăng
ký những Dân tộc, Tỉnh / TP thường xuyên nhập.
1.4.1. Dân tộc thường dùng
Các bước thực hiện:
Bước 1: chọn “Hồ sơ học
sinh  Danh mục dân tộc”
xuất hiện giao diện hiển thị danh
sách các dân tộc.

Bước 2: tích vào

để lựa chọn dân tộc thường sử dụng và bấm chọn


sách trúng truyển và nhập danh
sách trúng tuyển từ mẫu.

2.1.1. Xuất mẫu để nhập danh sách trúng tuyển
Bước 1: chọn
xuất hiện giao diện yêu cầu NSD
đặt tên và chọn thư mục lưu tập
tin.
Save in: thư mục chứa tập tin
kếtxuất.
File name: nhập tên cho tập tin.
Bước 2: Chọn “Save” để
kết xuất.

Một số lưu ý khi nhập liệu trên tập tin mẫu.

14

PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH


Mã học sinh: để trống.
Họ và tên:* Nhập theo giấy khai
sinh.
Kiểu hiển thị *
01 - Họ, tên đệm và tên.
02 - Họ, tên và tên đệm.
03 - Tên, họ và tên đệm.
04 - Tên, tên đệm và họ.
05 - Tên đệm, họ và tên.

(không sử dụng *.xlsx).
Bước2: chọn
để chương trình tiến hành nạp
danh sách trúng tuyển vào CSDL.
Lưu ý: nếu trong quá trình đọc
mà xẩy ra lỗi thì phải kiểm tra lại
tập tin mẫu (tập tin *. xls) và thực
hiện lại bước 1,2.

PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH

15


2.2. Lập danh sách lớp học theo từng khối
Hàng năm, tùy theo chỉ tiêu được giao, nhà trường sẽ tiến hành cơ cấu lại số
lượng lớp học (thêm hoặc bớt số lượng lớp).
Các bước thực hiện:
Chọn “Khối học/Lớp học
 Lập danh sách lớp học theo
khối” xuất hiện giao diện để NSD
tiến hành thêm mới, sửa, xóa lớp
học.

Để thêm mới thực hiện như sau:
Bước 1:
Nếu thêm Lớp học tuần tự:
Chọn
thì NSD được phép chọn Khối lớp nhập Tên lớp, chọn Ban học nếu
là trường THPT. Mã lớp do chương trình tự sinh, Năm học, Học kỳ lấy từ thông tin hệ

thì NSD được phép sửa Tên
Bước 1: chọn Tên lớp cần thay đổi, bấm
lớp; chọn Ban học nếu là trường THPT. Mã lớp tự sinh, Năm học, Học kỳ lấy từ thông
tin hệ thống, Số học sinh là số học sinh hiện có của khối học.
nếu đồng ý thêm mới lớp học. Chọn
Bước 2: chọn
không đồng ý.
Để xóa lớp học thực hiện như sau:
Bước 1: chọn Tên lớp

nếu

trong danh sách và bấm
, chọn

nếu đồng ý xóa.

2.3. Phân học sinh vào lớp học
Sau khi có kết quả tuyển sinh, NSD tiến hành lựa chọn học sinh để phân lớp,
phân lớp theo tỷ lệ nam, nữ, theo phường xã, hoặc theo điểm trúng tuyển (tùy theo cách
bố trí của từng trường).
Các bước thực hiện:
Bước 1: chọn “Khối học/Lớp học
 Phân lớp cho học sinh” xuất hiện
giao diện cho phép lựa chọn học sinh
theo điều kiện. Bên trái là danh sách
trúng tuyển chưa được phân lớp.
tích chọn học sinh.
bỏ tích chọn học sinh.
tích chọn toàn bộ danh sách.

chuyển học sinh xuống dưới,
chuyển học sinh lên trên.
Bước 2: NSD thực hiện sắp xếp danh sách học sinh và chọn

để lưu lại kết quả.

Lưu ý: chức năng này chỉ thực hiện một lần và sẽ không thay đổi được nữa.
Để in danh sách của Lớp chọn

. Chọn

để in thẻ học sinh.

2.5. Kết chuyển học sinh Lên lớp / Lưu ban.
Mục đích: thực hiện kết chuyển học sinh được lên lớp và kết chuyển học sinh
lưu ban của năm cũ vào lớp của năm học mới.
Lưu ý: Chức năng này chỉ hoạt động khi học sinh đã được xét lên lớp hoặc lưu ban.
18

PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH


Các bước thực hiện:
Bước 1: khởi động phân hệ quản lý hệ thống để khai báo năm học mới.
Bước 2: tạo lớp cho năm học mới.
Bước 3: chọn “Khối học/Lớp học  Danh sách kết chuyển lên lớp”
chọn tất cả các lớp kết chuyển,
bỏ chọn danh sách đã chọn,
hủy kết chuyển và thực hiện lại.
Kết chuyển lên lớp:

Chọn “Hồ sơ học sinh  Xuất hồ
sơ ra Excel ” xuất hiện giao diện cho
phép NSD chọn kết xuất cả khối, cả
lớp hay từng học sinh.

Xuất mẫu hồ sơ:
Chọn
lớp.

để xuất mẫu theo Lớp. Có thể xuất cả khối hoặc một

Một số chú ý khi nhập hồ sơ từ mẫu chương trình kết xuất ra:

20

PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH


Số thứ tự: nhập kiểu số tăng dần
từ 1.
Họ và tên:* nhập theo giấy khai
sinh
Kiểu hiển thị *
01 - Họ, tên đệm và tên
02 - Họ, tên và tên đệm
03 - Tên, họ và tên đệm
04 - Tên, tên đệm và họ
05 - Tên đệm, họ và tên
06 - Tên đệm, tên và họ


Nếu chọn nhầm tập tin thì chọn
nạp.

để loại bỏ tập tin ra khỏi danh sách cần
PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH

21


Bước 3: tích

và chọn

để thực hiện nạp dữ
liệu. Xuất hiện hộp thoại:

Lưu ý:
- Yes: xóa toàn bộ danh sách lớp hiện tại và nạp mới từ đầu. Chức năng này dành cho
việc thực hiện nạp hồ sơ học sinh đầu năm hoặc mới nhập học. Trong trường hợp đã
có dữ liệu, nếu chọn chức năng Yes, các dữ liệu cũ sẽ bị xóa đi.
- No: dành cho mục đích sửa, thêm thông tin hoặc thêm học sinh vào danh sách lớp.
3.3. Nạp và sửa hồ sơ ban đầu
Mục đích: cập nhật các thông tin cá nhân, thông tin hiện tại, ảnh, gia đình,
sức khỏe, khen thưởng/kỷ luật,…của từng học sinh.
Các bước thực hiện:
Bước 1: chọn “Hồ sơ học sinh  Nạp và sửa hồ sơ ban đầu” xuất hiện giao
diện để NSD cập nhật thông tin hồ sơ học sinh.

22



máu, Chiều cao, Cân nặng, Thị lực và các thông tin sức khỏe khác.

sinh.


gồm các thông tin về quá trình học tập và rèn luyện của học
gồm các thông tin về khen thưởng, kỷ luật của học sinh
và,

Lưu ý: để cập nhật các thông tin ở mục

2.1. Chọn

để thêm mới,

thực hiện như sau:
sửa thông tin,

xóa dòng.

2.2. Chọn

để lưu thông tin trong các mục này.
PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH

23


Bước 3: chọn

Để xem ảnh chi tiết, chọn “Chi tiết ảnh học sinh”.
xuất hiện giao diện yêu cầu NSD chọn thư mục chứa ảnh của các
Chọn
học sinh.
Lưu ý: đặt tên của từng ảnh trùng với mã số của từng học sinh.
xuất hiện giao diện yêu cầu chọn thư mục và chọn ảnh của học

Chọn
sinh đã chọn.

Lưu ý: để nạp ảnh học sinh, cần đồng ý chạy chương trình hỗ trợ xem và nạp ảnh lên
máy chủ (chương trình sẽ tự động thông báo khi chọn học sinh, trên màn hình chọn
biểu tượng

để khởi động chương trình).

3.5. Chuyên cần
3.5.1. Theo dõi nghỉ học
Mục đích: theo dõi từng ngày nghỉ học của học sinh trong lớp. Chương trình
quy định nhập K: nghỉ không phép, P: nghỉ có phép.
Các bước thực hiện:
PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH

25